HR Forum Graduate School Stella v/d Meulen, dagvoorzitter 24 mei 2011

HR Forum Graduate School (GS) 08.45 – 09.00 Inloop 09.00 – 09.05 Welkom (Stella v/d Meulen) 09.05 – 09.10 Woord vooraf Nynke Jansen 09.10 – 10.15 Presentaties: Graduate School TU Delft (Petra Jorritsma) Rol HR binnen de GS (Mandy Tamerus) Digitale formulieren (Vera Smits) Vragen 10.15 – 10.30 Koffie & theepauze 10.30 – 11.00 ‘Ren je Rot’ (Marieke Bouma) 11.00 – 11.45 Workshops: Mentorschap, promovendi begeleiding (Maaike Kleinsmann & Lennart Rem) Promovendi voortgangscyclus (Mandy Tamerus) 11.45 – 12.15 Terugkoppeling workshops & Vragen 12.15 – 13.00 Lunch

Voorwoord Nynke Jansen

Graduate School TU Delft Petra Jorritsma, Trainee GS 24 mei 2011

Inhoud presentatie Aanleiding TU Delft Graduate School Organisatie en vorm TU Delft GS Doctoral Education HR instrumenten Pilot GS

Aanleiding TU Delft GS

Aanleiding Gesignaleerde knelpunten en problemen Kwaliteit van de begeleiding is niet optimaal Benadrukken van het opleidingsaspect van het promoveren Promotie rendement te laag Onvoldoende betrouwbare managementinformatie

Besluit oprichting Graduate School Om de problemen TU breed aan te pakken is in januari 2010 besloten om op TU niveau een Graduate School op te richten, inclusief facultaire Graduate Schools. Vanaf dat moment zijn werkgroepen gestart om de deelproblemen uit te werken en voorstellen te doen ter verbetering. Streven is om begin 2012 volledig operationeel zijn (zowel op TU niveau als facultair).

Doelen Graduate School Promotietraject meer als opleidingstraject zien en beter structureren Verder ontwikkelen van begeleidingskwaliteit van supervisors Kwaliteit van promovendi verhogen zodat zij: minder vaak uitvallen binnen 4 jaar promoveren aantrekkelijk blijven voor (internationale) academia & overige arbeidsmarkt 4. Nadrukkelijker positioneren TU Delft als excellente promotieplek Overall doel: de promotieopleiding te verbeteren. De gepromoveerde is de hoogst opgeleide professional en tegelijk highly developed researcher Promoveren is uniek aspect van de universiteit en het is belangrijk om dit zo Goed mogelijk te laten verlopen

Organisatie & Vorm Kwaliteit van het proces van het promotietraject verbeteren en stroomlijnen van het promotieproces Grad school is internationaal veel ingezet middel om dit te doen Uitval in een eerder stadium en minder uitval Tranpsparant proces: bijv door integratie van Prom 1 en Prom 2 bij de intake in de Grad.School)

Vorm Graduate School TU Delft De Graduate School bestaat uit: Een Universitaire Graduate Office die centrale intake verzorgt generieke trainingsaanbod coördineert promotiemonitoringsysteem draait en algemene support aanbiedt en ontwikkelt Facultaire Graduate Schools (1 per Faculteit) met daarin opgenomen Graduate Programma’s en vakinhoudelijke Doctoral Education ondersteund door Facultaire Graduate Office medewerker(s) Kwaliteit van het proces van het promotietraject verbeteren en stroomlijnen van het promotieproces Grad school is internationaal veel ingezet middel om dit te doen Uitval in een eerder stadium en minder uitval Tranpsparant proces: bijv door integratie van Prom 1 en Prom 2 bij de intake in de Grad.School)

Schematische weergave van taken van de verschillende domeinen

Taken en rollen Universitaire Graduate Office In de loop van 2011 start aanbod support: psycholoog (juli) career counselor (mei) start intake balie (sept) promotiesysteem (najaar) Doctoral Education generieke vaardigheden (okt) Vanaf 2012 aangevuld met: structurele medewerkers intake & administratie beleidsmedewerker/coördinator GS

Facultaire GS Kwaliteit van het proces van het promotietraject verbeteren en stroomlijnen van het promotieproces Grad school is internationaal veel ingezet middel om dit te doen Uitval in een eerder stadium en minder uitval Tranpsparant proces: bijv door integratie van Prom 1 en Prom 2 bij de intake in de Grad.School)

Verwachte taken Directeur Graduate School Faculteit* *Is rol voor directeur Onderwijs of Onderzoek voor 1 dag per week Stuurt inhoudelijk Facultaire GS aan o.b.v. mandaat decaan Kent op hoofdlijnen de opleidingsaspecten van de Graduate Programma’s Stemt af met de onderzoeksscholen actief binnen de Faculteit Maakt jaarplannen voor de GS Zit namens decaan in board van GS (met collega directeuren, RM, directeuren O&S + HR en coördinator GS/GO) Stelt in board het universitaire GS beleid vast Ondertekent het diploma supplement namens de Facultaire GS Door instellen van deze rol komt er op de Faculteit een duidelijker gezicht en aanspreekpunt voor promovendi onderwerpen op beleids- en kwaliteitsniveau Aandachtspunten: 1.Relatie Dir GS tov afdelingsvoorzitters cq hoogleraren. Idee: Dir GS levert informatie aan voor Previews R&O zodat de afdelingsvoorzitter zijn HL/UHD/UD kan aanspreken op Tijd/kwaliteit promotiebegeleiding 2.Idem relatie Dir GS tov decaan: van info voorzien voor MT agendering van GS 3.afstemming OZS; zij zullen groot deel van facultair opleidingsprogramma verzorgen Dingen die Fac GS kan doen voor supervisors, benefits: informatie geven over vaktrainingen: bv een aio kan niet programmeren en wil men een korte cursus geven. Nu weet men soms niet waar die te zoeken. administratieve deel van werving van PhD's uit handen nemen en/of een voorselectie maken als de kwaliteitsverhoging van de GS zijn vruchten afwerpt dat PhD's makkelijker overal terecht kunnen; nuttig wanneer ze over de hele wereld op mooie plekken zitten

Taken en rollen Facultaire GO (1) Ondersteunen van Directeur Facultaire GS Organisatie en kwaliteit van curriculum Doctoral Education (DE) (discipline gerelateerde vaardigheden en onderzoeksvaardigheden) Informeren en voorlichten van promovendi Met promotiesysteem monitoren voortgang promotietrajecten en hier management informatie over verstrekken Het is de bedoeling dat er meer focus komt op het promoveren en meer aandacht voor promovendie en het promotieproces. En er een nauwere samenwerking ontstaat tussen wetenschappers en ondersteuners binnen de Faculteiten. En meer uitwisseling tussen faculteiten en de universitaire GO.

Taken en rollen facultaire GO (2) HR ondersteunen bij uitvoering van: PhD development cycle: voortgangsgesprekken PhD Agreement, GO/No GO besluit verbeteren werving- en selectieproces 6. Stimuleren van begeleidingskwaliteit van supervisor 7. Informatievoorziening voor supervisors over DE aanbod 8. Positionering specifieke Graduate Programma’s o.a. door Facultaire GS site Op dit moment wordt dit allemaal nader uitgewerkt, het gaat dus nog om work in progress maar de contouren zijn wel gesteld

Doctoral Education

Doctoral Education 3 onderdelen (indicatie 45 ECTS): Te behalen door: Discipline related skills Research skills Generic of transferable skills Te behalen door: Master vakken Trainingen, cursussen learning on the job Voor iedere promovendus is minimaal € 7500,- beschikbaar voor het DE programma De PhD Start-Up en ‘Loopbaan en Carrière’ oriëntatie zijn verplichte cursussen voor alle promovendi De promovendus ontvangt een certificaat en bijpassend supplement

HR Instrumenten GS

HR Instrumenten GS Advies over de volgende onderwerpen: Werving & Selectie Aanstelling Promovendi competenties PhD Student Development Cycle

Pilot jaar 2011 …To be continued Definitieve invulling van processen & taken hangt af van: voortgang en bevindingen bij de faculteiten evaluatie pilot besluitvorming CvB toekomst ontwikkelingen …To be continued Er wordt geanticipeerd op toekomstige samenwerking met universiteiten van Leiden en Rotterdam

Rol HR binnen de GS Mandy Tamerus, HR 24 mei 2011

PhD Student Not just an average employee…

Dat betekent.. We zijn verantwoordelijk hen te voorzien van een opleiding Ze moeten vertrekken met vaardigheden die een toegevoegde waarde hebben voor de rest van hun carriere Ze hebben recht op een goede (bege)leiding Hun opleidingsprogramma moet ondersteund worden door de organisatie

Welke rol zien jullie in deze context voor de HR adviseurs?

Rol HR binnen GS De rol voor HR is het adviseren en begeleiden van het de promotor, dagelijks begeleider en promovendus op het gebied van de voortgang van het promotieproces -adviseren over het verhogen van de kwaliteit van opleiding (generieke vaardigheden) en begeleiding Bijpassende HR instrumenten 1.PhD development cycle (workshop later) 2.Competenties gekoppeld aan Doctoral Education, met suggestie voor bijpassende cursus/opleiding 3. Ondersteuning bij W&S

PhD development cycle 4 verplichte elementen: PhD agreement (voorheen OBP) Go/No go gesprek Planning en Evaluatie gesprek Exit gesprek Optioneel: Tussendoor voortgangsgesprekken ahv checklist Geen VO en EO

Werving en selectie Door middel van bijvoorbeeld: skype interview Training werving en selectie Checken diploma’s en universteiten via International Office Applicant tracking system, Inzetten PPQ en Phd Scan Voorschriften / richtlijnen tav werving en selectieproces (minstens 2 personen voeren gesprek)

Digitale formulieren Vera Smits 24 mei 2011

Definities typen promovendi (VSNU) Standaardpromovendus (in dienst): Werknemer die een arbeidsovereenkomst heeft met de universiteit met daarin opgenomen een promotieverplichting. Indicatoren: Afspraak te komen tot een promotie ( vb. toegang tot graduate school, opleidings- en begeleidingsplan, promotieplan, promotor aangewezen) Personeelsnummer en salaris van universiteit > 0 Eerste UFO-code is promovendus

Definities typen promovendi (VSNU) Interne promovendus (in dienst): Werknemer die een arbeidsovereenkomst heeft met de universiteit met daarin opgenomen een promotieverplichting. Indicatoren: Afspraak te komen tot een promotie ( vb. toegang tot graduate school, opleidings- en begeleidingsplan, promotieplan, promotor aangewezen) Personeelsnummer en salaris van universiteit > 0 Eerste UFO-code is NIET promovendus.

Definities typen promovendi (VSNU) Contractpromovendus: Persoon die geen arbeidsovereenkomst heeft met de universiteit waar de promotie wordt afgerond, maar die als hoofddoelstelling heeft te promoveren. Indicatoren: Afspraak te komen tot een promotie ( vb. toegang tot graduate school, opleidings- en begeleidingsplan, promotieplan, promotor aangewezen). Geen salaris van universiteit Financiering en/of tijd beschikbaar gesteld om te promoveren

Definities typen promovendi (VSNU) Buitenpromovendus: Persoon die geen arbeidsovereenkomst heeft met de universiteit waar de promotie wordt afgerond, maar die wel als doelstelling heeft te promoveren. Bijvoorbeeld: gepensioneerden die aan een promotie werken, personen van bedrijven die naast hun baan in hun eigen tijd aan een promotie werken. Indicatoren: Afspraak te komen tot een promotie ( vb. toegang tot graduate school, opleidings- en begeleidingsplan, promotieplan, promotor aangewezen). Geen salaris van universiteit Geen financiering en/of tijd door werkgever beschikbaar gesteld om te promoveren.

Vragen ?

Koffie & thee pauze

Maaike Kleinsmann & Lennart Rem, Mandy Tamerus 24 mei 2011 Workshops Maaike Kleinsmann & Lennart Rem, Mandy Tamerus 24 mei 2011

Workshops Promovendi voortgangscyclus (Mandy Tamerus) Berlage 1 Mentorschap, promovendi begeleiding (Maaike Kleinsmann & Lennart Rem) Berlage 2

Contact Graduate School Petra Jorritsma (Management trainee) Stella v/d Meulen (projectleider GS) Website: graduateschool.tudelft.nl Regiegroep: Frank v/d Hoeven (BK) Frank Sanders (CiTG) Marcel Reinders (EWI) Pieter Jan Stappers (IO) Fulvio Scarano (LR) Peter Wieringa (3ME) Michel van Eeten (TBM) Rob Mudde (TNW)