Interne controle Een pragmatische aanpak

Interne controle Eerste rapportering aan de RMW maart 2011 –decretale kader –te ondernemen stappen in de uitbouw van het intern controle systeem –aanduiden van een medewerker financiële dienst voor de coördinatie van het IC-systeem en de rapportering. 2

3 Interne controle Is er momenteel dan nog geen interne controle ? Erg veel bomen maken het bos onzichtbaar.  behoefte aan systematiseren  inventariseren  zichtbaar te maken (rapportering),  kritisch te evalueren en hiaten bloot te leggen

Interne controle Budgetteringsproces, Strategische nota’s, meerjarenplanning, beleidsnota’s, Stuurkaarten, Kascontroles, Kredietbewaking (planon), Interne audits Verbruiksanalyses TFD, Uitgewerkte procedures, Datawarehouse – managementinformatie (AthenaWeb) Revisorale audit financieel beheer bewonersgelden rusthuis + budgetbeheer SD, Veiligheidsadviseur, Rapporteringen (op dienst- en MC-niveau), Informatieveiligheidsverantwoordelijke Klachtensysteem 4

5 Interne controle Maandelijkse steekproefcontroles FD/SD/PZ/SZ - FD: * Betalingen op rekeningnummer van personeelsleden * Verschillen tussen rekeningnummers in software en deze in BelfiuswebWeb - SZ: * Controle stavingsdocumenten tussenkomst vreemde rusthuizen - PZ: * Controle van het gedetailleerd loonbestand met het Belfius betaalbestand * Gebudgetteerde versus reële loonkost van de poetsdienst en uurprestaties

6 Interne controle Maandelijkse steekproefcontroles FD/SD/PZ/SZ - SD: * Aanmaak nieuwe cliëntendossiers * Uitbetaling leefloon * Terugbetaling ziekenhuiskosten * Oninbaar verklaarde opbrengst * Betaling hospitalisatiekost * Overlijden * Betalingen aan personeelsleden * Dossiers waarbij er gedurende jaar uitbetalingen gebeurden op meerdere rekeningnummers

7 Interne controle Praktische invulling COSO model Bereiken van doelstellingenConformiteitBetrouwbaarheidEfficiëntieFraudevoorkoming Interne omgeving Budgetterings- procesInterne audit Integriteitsbeleid DoelstellingenStuurkaartenMeerjarenplan Budgethouderschap Inventaris van risico's Uitgeschreven procedures, steekproefcontrolesKascontroles Klachten- management RisicobeoordelingSteekproefcontroles Kwartaal- rapportering Beleidsnota's Reactie op risico's Veiligheidsadviseur Klachten- management BeheersmaatregelenMC Tevredenheids- onderzoek Informatie & communicatieRMWStrategische nota'sAthenaWebAnalyses TFD Monitoring Kwartaal- rapporteringAuditverslagenFinanciële analysesAthenaWeb Steekproefcontroles Hoe? Wat?

8 Interne controle Snoeien in het bos houdt het in leven Inventarisatie bestaande controles 2. Risicoanalyse 3. Prioriteiten leggen op basis van de risico-analyse planning kan aangepast worden bij incidenten, wijzigingen regelwetgeving of om aanbevelingen uit voorgaande controles op te volgen 4. Uitwerken van opvolgingsysteem (Intern verbeterplan) 5. Rapporteren aan RMW 6. RMW legt prioriteiten vast 7. Uitvoering 8. Jaarlijkse rapportering aan Mc en RMW 9. Periodieke opvolgaudit om het IC-plan te kunnen bijsturen.

9 Interne controle Jaarrapport aan de RMW Hierin zullen alle aspecten ivm interne controle opgenomen worden: - Interne controle plan : prioriteiten adh. Risico-analyse - Resultaten steekproefcontroles (aantal/aard/conclusies/…) - Klachtenbeheer - Stuurkaarten - Interne audit - … Opdracht van de IC – coördinator is o.m. het overzicht voor rapportering te bewaken.

Interne Controle stafmedewerker secretaris op kwalitatieve aspecten van interne controle stafmedewerker financieel beheerder op financiële controle, (rapporteert aan secretaris) +/- 05 VTE op jaarbasis 10

Interne Controle Waarom werken via interne audit –Minder bedreigend dan externe audit –Meer betrokkenheid van personeel –Meer inzicht in het proces en bijgevolg in de verbetertrajecten –Output bevat reeds verbetertrajecten door de dienst zelf voorgesteld/doorgevoerd vs. externe aanbevelingen waarmee men achteraf aan de slag moet, soms met weerstand eigen aan externe output 11