PRAKTIJKGETUIGENIS GEMEENTE GAVERE Serge Ronsse, gemeentesecretaris Jan Decock, financieel beheerder 27 februari 2008

1. Gavere kleine gemeente tussen Gent en Oudenaarde Vlaamse Ardennen Schelde / N60 27 februari 2008 VLO-VFG

Gavere ca. 12.000 inwoners (“klasse 15”) 6 deelgemeenten ca. 90 personeelsleden 27 februari 2008 VLO-VFG

1. Gavere Financiële parameters: Exploitatie 2008: ca. 12 mio € Investeringen 2008: ca. 5 mio € Balanstotaal: ca. 50 mio € 27 februari 2008 VLO-VFG

1. Gavere Traditie inzake beleidsplanning en budgettering: Tot 2006 werd nagenoeg jaarlijks gewerkt met voorlopige twaalfden. De hoofdreden was het politieke fiat. Sedert 2007 is een ‘tijdig’ budget een politiek doel geworden. Inzake beleidsplanning (denken op MLT) is echter nog een cultuursverandering noodzakelijk. 27 februari 2008 VLO-VFG

2. Wie is wie? 2.1. De gemeentesecretaris Serge Ronsse, 30 jaar Licentiaat Bestuurwetenschappen Ervaring: 01/09/1999: assistent Universiteit Gent 01/04/2000: gemeentesecretaris Zingem 01/02/2007: gemeentesecretaris Gavere 27 februari 2008 VLO-VFG

2. Wie is wie? 2.2. De financieel beheerder Jan Decock, 27 jaar Licentiaat Publiek Management Postmaster bedrijfseconomie Ervaring: 01/07/2004: gemeenteontvanger Gavere 27 februari 2008 VLO-VFG

3. Taakverdeling Secretaris: strategisch mgt: beleidsvoorbereiding voorontwerp strategische nota en beleidsnota  beleidsdoelstellingen en -opties: toelichting financiële toestand aansluiting bij financiële nota diensthoofdenmodel: in overleg managementteam 27 februari 2008 VLO-VFG

3. Taakverdeling Financieel beheerder: onder functionele leiding gemeentesecretaris voorontwerp financiële nota’s  financiële consequenties: exploitatiebudget liquiditeitenbudget investeringsbudget diensthoofdenmodel: in overleg managementteam 27 februari 2008 VLO-VFG

3. Taakverdeling Memorie van toelichting bij het gemeentedecreet “Waar de Nieuwe Gemeentewet uitgaat van het conflictmodel beoogt dit decreet duidelijk het samenwerkingsmodel. Het is de bedoeling dat secretaris en financieel beheerder nauw samenwerken. Er moet daarbij een functionele leider zijn en dit is toevertrouwd aan de secretaris.” 27 februari 2008 VLO-VFG

4. Context Gemeentedecreet: Aanvang bestuursperiode 2007-2012 prioriteiten implementatie gewijzigde taakverdeling “nieuwe” financiële en planningsdocumenten/-instrumenten managementteam: sinds februari 2007 Aanvang bestuursperiode 2007-2012 Samenwerking sinds 1 februari 2007 27 februari 2008 VLO-VFG

5. Budgetopmaak Gavere Meerjarenplan: = algemeen beleidsprogramma + meerjarig financieel beleidsplan = resultaat van overleg tussen college en managementteam (diensten) 27 februari 2008 VLO-VFG

5. Budgetopmaak Gavere Gemeenteraad College Diensten Managementteam 27 februari 2008 VLO-VFG

5. Budgetopmaak Gavere Meerjarenplan: secretaris: algemene coördinatie planningsproces bewaken van eenheid van denken (opmaak strategische nota)  ABP financieel beheerder: toetsing financiële haalbaarheid en terugkoppeling naar het geheel uitwerken diverse alternatieven opmaak financiële nota  MFB 27 februari 2008 VLO-VFG

5. Budgetopmaak Gavere Gemeenteraad College Diensten Managementteam Gemeentesecretaris & Fin. beheerder Diensten Managementteam 27 februari 2008 VLO-VFG

5. Budgetopmaak Gavere Budget: = beleidsnota + financiële nota = vertaling van het meerjarenplan = resultaat van communicatie in 2 fasen: 1. tussen managementteam en diensten 2. tussen S + FB en college 3. budgetcommissie 27 februari 2008 VLO-VFG

5. Budgetopmaak Gavere budget: secretaris: financieel beheerder: algemene coördinatie budgetteringsproces opmaak beleidsnota – vnl veranderlijk beleid financieel beheerder: toetsing financiële haalbaarheid opmaak financiële nota ‘aansluiting’ beide nota’s =>basis voor onderling overleg ! 27 februari 2008 VLO-VFG

5. Budgetopmaak Gavere Aandachtspunten: Opwaardering budgetcommissie: verhoogde interactiviteit tussen de S+FB en de andere diensten is gewenst <> gaat gepaard met verhoogde tijdsdruk… Rol van het managementteam: Verdere uitbouw van de betrokkenheid van de leden van het mgtteam bij het totstandkomen van het voorontwerp budget <> gaat gepaard met mentaliteitswijziging… 27 februari 2008 VLO-VFG

6. Voorwaarden Focus op beleid: gemeenschappelijk doel Benadering van financiën op zich: Financiën > financiële doelen Financiën ≠ doel Financiën > middel Financiën = voorwaarde 27 februari 2008 VLO-VFG

6. Voorwaarden Gemeenteraad College Beleid Financiën Diensten Gemeentesecretaris & Fin. beheerder Beleid Financiën Diensten Managementteam 27 februari 2008 VLO-VFG

6. Voorwaarden Communicatie: S & FB = communicatiefacilitoren vlotte communicatie tss S & FB: “mijn informatie = jouw informatie” => afstemming van bij het begin van het proces => ‘eerstelijnscommunicatie’ voedt de gedeelde verantwoordelijkheid en het wederzijds vertrouwen 27 februari 2008 VLO-VFG

6. Voorwaarden Gemeenteraad College Beleid Financiën Financiën Gemeentesecretaris & Fin. beheerder Beleid Financiën Financiën Diensten Managementteam 27 februari 2008 VLO-VFG

6. Voorwaarden Openheid: in denken & handelen geen “taboes” andere standpunten compromis verandering wederzijds respect en begrip 27 februari 2008 VLO-VFG

6. Voorwaarden De professionele “klik” aanwezig of niet (≠) vriendschappelijke “klik” 27 februari 2008 VLO-VFG

6. Voorwaarden Resultaatgerichte benadering: budget = gedeelde verantwoordelijkheid rol ondergeschikt aan resultaat … … maar wederzijds engagement 27 februari 2008 VLO-VFG

7. Knelpunten Communicatie: S & FB = bottleneck van het proces = tijdrovend vergt coördinatie S & FB = bottleneck van het proces Een sterke dualiteit kan altijd door anderen worden misbruikt 27 februari 2008 VLO-VFG

8. Conclusie 27 februari 2008 VLO-VFG

8. Conclusie Samenwerking loont: … 27 februari 2008 VLO-VFG

8. Conclusie … het resultaat > 1 + 1 ! 27 februari 2008 VLO-VFG

9. Vragen 27 februari 2008 VLO-VFG