Naar een uitsluitend elektronische communicatie tussen ondernemingen en de sociale zekerheid Frank Robben Administrateur-generaal Kruispuntbank Sociale Zekerheid Sint-Pieterssteenweg Brussel Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

2 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Het netwerk van de sociale zekerheid R FW R Werkgevers FW RRR Portaal R FTP R Isabel Vocale server FW RR Backbone R R KSZ

3 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid De richting Betere dienstverlening door E-government Administratieve vereenvoudiging +

4 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Doelstellingen n een dienstverlening aan sociaal verzekerden en ondernemingen -effectief -efficiënt -gebruikersgericht n met een minimum aan administratieve lasten n door de herziening van alle processen en relaties -binnen elke instelling van sociale zekerheid -tussen instellingen van sociale zekerheid onderling -tussen instellingen van sociale zekerheid enerzijds en sociaal verzekerden en ondernemingen anderzijds n met een maximale inzet van moderne technologieën n uitgaande van een duidelijke visie inzake strategisch informatiebeheer

5 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Strategie n afdoende standaardisatie van begrippen en procedures over alle sectoren van de sociale zekerheid heen n eenvormige instructies n eenmalige opvraging van informatie bij werkgever en hergebruik door de instellingen van sociale zekerheid van informatie die beschikbaar is in het netwerk n uitbouw van waardeketens afgestemd op de leefwereld van de gebruikers n maximale mogelijkheid tot elektronische aangifte, verbetering en raadpleging van informatie, bij voorkeur van toepassing tot toepassing n neutraliteit -inzake uitkeringen voor sociaal verzekerden -inzake loonkosten voor ondernemingen -geen verlies van informatie in vergelijking met de huidige situatie

6 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Communicatiewijzen en -kanalen n communicatiewijzen -via file transfer, vooral geschikt voor integratie met eigen toepassingen voor personeelsadministratie van ondernemingen en sociale secretariaten voor grotere volumes -interactief via overkoepelende portaalsite voor de sociale zekerheid, vooral geschikt bij onstentenis van eigen toepassingen voor personeelsadministratie bij onderneming voor kleinere volumes -via vocale server voor DIMONA n communicatiekanalen -types telefoonlijnen (PSTN of ISDN) Isabelnetwerk vaste, gehuurde lijnen ADSL -criteria kostprijs volume van de zendingen aansluitingskosten

7 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Communicatiewijzen en -kanalen n gebaseerd op open standaarden, zoals -voor interconnectie: TCP/IP, SMTP, LDAP, FTP, S/MIME -voor informatie-uitwisseling: XML gestructureerd standaardformaat aangepast aan de gegevensuitwisseling in een heterogene omgeving flexibel en leesbaar formaat maakt het mogelijk om makkelijk de syntactische verificatie te scheiden van de semantische veel instrumenten beschikbaar voor verwerking en conversie opmaak van een bestand volgens de beschrijving van de glossaria n na doorlopen procedure -aanvraag van user-id en paswoord -voor sterk beveiligde toepassingen, aanvraag van certificaat (aan Belgacom, Globalsign, Isabel) -toekennen van een verzender-nummer in de toepassing DB-verzender -testfase -productie

8 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Multifunctionele aangifte n doelstellingen -waarborgen van een eenmalige aangifte door sociaal verzekerden en hun werkgevers van alle gegevens nodig voor de berekening en inning van sociale zekerheidsbijdragen op arbeidsinkomsten van werknemers, incl. bijdrageverminderingen, door de RSZ en de RSZPPO de berekening van alle loon- en arbeidstijdgerelateerde uitkeringen van sociale zekerheid -maximale onderlinge gegevensuitwisseling tussen de instellingen van sociale zekerheid

9 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Toepassingen n 4 soorten elektronische aangiften -onmiddellijke aangifte van het begin en het einde van een arbeidsrelatie (DIMONA-aangifte) -kwartaalaangifte van loon- en arbeidstijdgegevens -aangifte van een sociaal risico (ASR) wanneer dat risico zich voordoet -overige aangiften, zoals de tijdelijke detachering van een buitenlandse werknemer naar België of de werkmelding n mogelijkheid tot interactieve elektronische verbetering van aangiften n mogelijkheid tot interactieve elektronische raadpleging van -aangiften -personeelsbestand -andere nuttige informatie, zoals het feit of een werkgever in orde is met zijn RSZ-verplichtingen

10 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Interactie Onderneming RSZ Instellingen sociale zekerheid Aangifte Verwerken Feedback Verbeteren Onderneming

11 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Voorbeeld: interactie bij DIMONA n werkgever verricht aangifte n overheid ontvangt, en bevestigt ontvangst (ontvangstbewijs) n overheid verricht identificatiecontrole van de werknemer n overheid verrijkt de gegevens van de werknemer (INSZ, naam, voornaam, …) n werkgever krijgt het resultaat via DIMONA-bericht (push) n werkgever kan status van de aangifte en de verrijkte gegevens consulteren (call) n werkgever kan elementen van zijn aangifte verbeteren n gegevens worden ter beschikking gesteld van andere instellingen van sociale zekerheid via het netwerk (push en call)

12 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Personeels- register Speciaal Personeels- register Individueel document Studenten contract Arbeidscontract De vereenvoudiging Onlineconsultatie RSZ Personeels- bestand Inspectie KSZ DIMONA

13 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid DIMONA n kan enkel elektronisch gebeuren via -het portaal van de sociale zekerheid -FTP/MQSeries -het Isabelnetwerk -een vocale server n kan 24/7 gebeuren n biedt de werkgever een sleutel tot on line raadpleging en verbetering -van de DIMONA-gegevensbank en zijn eigen personeelsbestand -mits een elektronisch certificaat, van de kwartaalaangiften van de loon- en arbeidstijdgegevens en de afgeleide gegevensbanken -m.b.t. de betrokken werknemers en hun periode van tewerkstelling bij hem

14 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Webpagina personeelsbestand

15 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Detail

16 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden RSZ RVPRJV Werkgever Pensioen Vakantiegeld KSZ RVARIZIVRKWFAOFBZ De vereenvoudiging Activiteit 3 Activiteit 2 Activiteit 1 1 elektronische aangifte

17 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden n kan enkel elektronisch gebeuren via -het portaal van de sociale zekerheid -FTP/MQSeries -het Isabelnetwerk n kan 24/7 gebeuren n kan, mits een elektronisch certificaat, achteraf on line -door de werkgever worden geraadpleegd en verbeterd -m.b.t. zijn werknemers en hun periode van tewerkstelling bij hem

18 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden

19 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Verdere ontwikkelingen n inproductiestelling mogelijkheid tot elektronische verbetering van de RSZ-aangifte n inproductiestelling mogelijkheid tot elektronische raadpleging van de loon- en arbeidstijdgegevensbank door de werkgever n systematische vervanging van papieren RSZ-attesten door elektronische raadpleging van de schuldsituatie van de onderneming bij de RSZ n relatie sociale zekerheid – FOD Financiën -elektronische overmaking informatie inzake bedrijfsvoorheffing -elektronische overmaking arbeidsinkomsten en inkomsten uit sociale zekerheid voor voorinvulling personenbelastingaangifte -controle bedrijfskosten vennootschappen n naar een standaardisering van de individuele rekening ? n elektronische toegang door een werknemer tot zijn eigen gegevens

20 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid n van meervoudige opvraging van informatie via diverse, complexe, niet-gecoördineerde papieren formulieren Aangiften sociale risico’s

21 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Aangiften sociale risico’s n naar -de beperking van de ingezamelde informatie tot de nog niet in het netwerk van de sociale zekerheid beschikbare informatie (afschaffing of minstens vereenvoudiging van formulieren) -eenmalige inzameling van informatie bij de werkgever -gestandaardiseerd over alle instellingen van sociale zekerheid (arbeidsongeschiktheid, geneeskundige verzorging, moederschap, arbeidsongeval, beroepsziekte, werkloosheid, pensioen, gezinsbijslagen, jaarlijkse vakantie) -aangifte kan gebeuren op papier (tijdelijk) elektronisch (24/7) via –het portaal van de sociale zekerheid –FTP/MQSeries –het Isabelnetwerk -aan de hand van éénvormige instructies

22 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Aangiften sociale risico’s n één aangifte = één scenario n 3 mogelijke aangiftemomenten -aanvang van het sociaal risico -herhaling of verderzetting van het sociaal risico (bv. maandelijks) -einde van het sociaal risico n structuur van de aangifte -identificatiegegevens -eventueel loon- en arbeidstijdgegevens die nog niet zijn aangegeven via een kwartaalaangifte (= mini-aangifte) -specifieke gegevens m.b.t. het sociaal risico

23 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Algemeen overzicht werking ASR Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn : datum dat het sociaal risico zich voordoet eerste trimester 2005 Deel 1 Sociaal Risico + 1 maand, + 2 maand,... Einde risico Eventueel mini = lonen en arbeidstijden = mini kwartaalaangifte voor de periode die nog niet werd aangegeven en die de periode dekt tussen de vorige kwartaalaangifte en het sociaal risico Specifieke gege- vens, eigen aan het sociaal risico Deel 3 Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Specifieke gegevens - werkrooster - aard van de dag - … Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Specifieke gegevens Deel 1 Deel 3 Deel 1 Deel 2 Scenario aanvang Scenario herhaling Scenario einde risico laatste trimester 2004 kwartaal- aangifte aan RSZ

24 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid b C4 RSZ C4 RVA Sociaal verzekerde Werkgever Uitbetalings- instelling Voorbeeld: huidige situatie 4 5a

25 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid bis 1ter 6b 6a Voorbeeld: toekomstige situatie Sociaal verzekerde RVA Werkgever Uitbetalings- instelling

26 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Tijdslijn

27 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Administratieve vereenvoudiging n resultaten -eenvormige looncodes 8 looncodes historisch loon 3 looncodes gemiddeld dagloon -eenvormige begrippen arbeidstijd en daarmee gelijkgestelde tijd van 101 naar 50 begrippen afwijkende begripsdefinities zijn van rechtswege nietig begripsdefinities kunnen enkel worden aangepast mits naleving van een stricte procedure -eenvormige regels i.v.m. de referteperiodes -geharmoniseerde personeelsadministratie bij de Belgische ondernemingen -eenvormige procedures en instructies -50 formulieren zijn afgeschaft en 1,1 miljoen aangiften per jaar worden vermeden -27 formulieren, die samen 4,6 miljoen maal worden gebruikt per jaar, zijn vereenvoudigd tot gemiddeld 1/3 van de rubrieken -de overmaking van studentencontracten per jaar door ondernemingen wordt vermeden -het personeelsregister is afgeschaft voor alle ondernemingen

28 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Portaalsite als communicatieplatform n algemene informatie n links naar andere sites n instructies aan de werkgevers n technische informatie n glossaria n maquettes - demo versies n handleidingen n gestructureerde bijlagen n FAQ’s

29 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Contactcenter Eranova n ondersteuning via telefoon, , contact portaal (later fax), aan de hand van een customer relation management tool RSZ- dimona RSZ- informatie- dienst Andere Telefoon Contactcenter Eranova

30 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Toegangsprocedure n indeling in 3 soorten toepassingen, gebaseerd op risico-analyse -openbaar toegankelijke toepassingen DIMONA via het portaal en de vocale server werkmelding raadpleging inhoudingsplicht en hoofdelijke aansprakelijkheid bouwsector -beveiligde toepassingen, enkel toegankelijk mits een gebruikersnummer en een paswoord de raadpleging van het personeelsbestand de raadpleging van werkmeldingen de kwartaalaangifte en het doorsturen van voorstellen tot wijziging ervan via het portaal de aangifte van sociale risico’s via het portaal -sterk beveiligde toepassingen, enkel toegankelijk mits een gebruikersnummer, een paswoord en een digitale handtekening de raadpleging en de wijziging van de kwartaalaangifte via het portaal alle toepassingen via file transfer –DIMONA –kwartaalaangifte en (voorstellen tot) wijzigingen ervan –aangiften sociale risico’s –aanvragen tot detachering (Gotot)

31 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Toegangsprocedure n doel -waarborgen van de bewijskracht en de bewijswaarde -waarborgen van naleving van de wetgeving inzake de bescherming van de persoonlijke levenssfeer

32 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Ondernemingen zelf de onderneming wordt vertegenwoordigd door een natuurlijk persoon, de lokale beheerder, waarvan zij de identiteit schriftelijk meedeelt aan de RSZ de RSZ kent aan de lokale beheerder een gebruikersnummer en paswoord toe de lokale beheerder -heeft zelf toegang tot alle beveiligde toepassingen -kan gebruikersnummers en paswoorden toekennen aan andere gebruikers binnen de onderneming om hen toegang te geven tot alle of bepaalde beveiligde toepassingen de lokale beheerder moet een persoon zijn waarvoor de onderneming uiteindelijk verantwoordelijk is en die onder het rechtstreeks gezag staat van de onderneming -dus wel: een werknemer, de zaakvoerder, een bestuurder,... -maar niet: een externe boekhouder, … Onderneming Lokale beheerder Gebruikers Alleen eigen gegevens

33 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Dienstverleners van ondernemingen n een onderneming kan via een ondertekende lastgeving overgemaakt aan de RSZ een dienstverlener aanduiden, die voor haar rekening de beveiligde toepassingen mag gebruikern n de onderneming blijft de verantwoordelijke voor de verwerking in de zin van de Wet Verwerking Persoonsgegevens; de dienstverlener is een verwerker in de zin van deze wet n tussen de onderneming en de dienstverlener moet dus een overeenkomst bestaan, die voldoet aan de eisen van artikel 16 Wet Verwerking Persoonsgegevens (zorgvuldige keuze, toezicht, bepalen van de voorwaarden en van de aansprakelijkheid,...) n de dienstverlener kan een rechtspersoon (bvb. een sociaal secretariaat) of natuurlijk persoon (bvb. een boekhouder) zijn

34 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Dienstverleners van ondernemingen Onderneming Lokale beheerder Gebruikers Alleen gegevens van ondernemingen aan- gesloten bij het betrokken sociaal secretariaat Lastgeving (RSZ-repertorium) Sociaal secretariaat

35 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Dienstverleners van ondernemingen Onderneming Lokale beheerder Gebruikers Alleen gegevens van ondernemingen waarvoor de contractuele band geregistreerd werd Dienstverlener Contractuele band (RSZ-repertorium) RechtspersoonNatuurlijk persoon =

36 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Juridisch: elektronische aangiften n de kaderwet van 26 juli 1996 tot modernisering van de sociale zekerheid (BS van 1 augustus 1996) geeft bepaalde bevoegdheden aan de Koning -het aanbrengen van wijzigingen inzake de wijze van inzameling van gegevens bij de werkgevers en het nemen van nuttige maatregelen om de elektronische inzameling en de kwaliteit van de gegevens te bevorderen en te regelen (artikel 38) bv. het koninklijk besluit van 5 november 2002 tot invoering van een onmiddellijke aangifte van tewerkstelling -het doorvoeren van een harmonisatie van sommige basisbegrippen om de inzameling en de verwerking van gegevens te vereenvoudigen (artikel 39) bv. het koninklijk besluit van 10 juni 2001 tot eenvormige definiëring van begrippen met betrekking tot arbeidstijdgegevens ten behoeve van de sociale zekerheid bv. het koninklijk besluit van 10 juni 2001 waarin het uniform begrip “gemiddeld dagloon” wordt vastgesteld en sommige wettelijke bepalingen in overeenstemming worden gebracht

37 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Juridisch: elektronische aangiften n artikel 3, § 3, van de wet van 24 februari 2003 betreffende de modernisering van het beheer van de sociale zekerheid (BS van 2 april 2003) erkent de elektronische aangifte als alternatief voor de papieren aangifte -de mededeling van gegevens aan een instelling van sociale zekerheid, verricht door middel van een elektronische techniek, wordt gelijkgesteld met het afleggen van een verklaring of met het invullen of afleveren van een document n artikel 3, § 2, van de wet van 24 februari 2003 machtigt het Beheerscomité van de KSZ tot het uitvaardigen van een gebruikersreglement -beschikbaar op het portaal van de sociale zekerheid -regelt voor de ondernemingen en hun lasthebbers de toegang tot en het gebruik van het informatiesysteem en de aangeboden diensten toegangsprocedure bewijskracht en bewijswaarde wederzijdse aansprakelijkheid

38 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Juridisch: elektronische aangiften n de juridische waarde van de elektronische handtekening wordt geregeld overeenkomstig het gemeen recht artikel 1322, tweede lid, BW –kan voldoen aan de vereiste van een handtekening, een geheel van elektronische gegevens dat aan een bepaalde persoon kan worden toegerekend en het behoud van de integriteit van de inhoud van de akte aantoont wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels i.v.m. het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten (BS van 29 september 2001) –een “geavanceerde elektronische handtekening” gerealiseerd op basis van een “gekwalificeerd certificaat” en aangemaakt door een “veilig middel voor het aanmaken van een handtekening” wordt geassimileerd met een handgeschreven handtekening geavanceerde elektronische handtekening: elektronische handtekening die aan welbepaalde eisen voldoet gekwalificeerd certificaat: certificaat dat aan welbepaalde eisen voldoet en wordt afgegeven door een certificatiedienstverlener die aan welbepaalde eisen voldoet

39 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Juridisch: elektronische archieven n diverse - maar gelijkaardige - regelingen -voor de FOD Sociale Zekerheid, de instellingen van sociale zekerheid die onder deze FOD ressorteren, de sociale secretariaten en hun onderaannemers wettelijke basis: wet van 4 april 1991 (BS van 27 juni 1991) koninklijk besluit van 22 maart 1993 (BS van 1 april 1993) -voor de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg, de instellingen van sociale zekerheid die onder deze FOD ressorteren en de Fondsen voor bestaanszekerheid wettelijke basis: wet van 6 augustus 1993 (BS van 9 augustus 1993) koninklijk besluit van 15 maart 1999 (BS van 7 mei 1999) -voor de instellingen van sociale zekerheid uit de zelfstandigensector wettelijke basis: wet van 30 december 1992 (BS van 9 januari 1993) koninklijk besluit van 28 november 1995 (BS van 29 december 1995) -voor de zorgverleners en de ziekenfondsen wettelijke basis: wet van 22 februari 1998 (BS van 3 maart 1998) koninklijk besluit van 27 april 1999 (BS van 15 mei 1999) -voor de Administratie der Pensioenen wettelijke basis: wet van 25 januari 1999 (BS van 6 februari 1999) koninklijk besluit van 9 januari 2000 (BS van 24 februari 2000)

40 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Juridisch: elektronische archieven n procedure -de instellingen van sociale zekerheid kunnen hun procedures voor elektronische opslag, bewaring en weergave van informatiegegevens ter erkenning aan de bevoegde Minister voorleggen -het Toezichtscomité bij de KSZ onderzoekt of de voorgelegde procedure voldoet aan bepaalde voorwaarden en formuleert een advies is de procedure nauwkeurig omschreven? waarborgt de aangewende technologie een getrouwe, duurzame en volledige weergave van de informatie? wordt de informatie systematisch en zonder weglatingen geregistreerd? wordt de verwerkte informatie op een zorgvuldige manier bewaard, systematisch gerangschikt en beschermd tegen elke vervalsing? welke gegevens m.b.t. de verwerking van de informatie worden bewaard? -de overeenkomstig een door de Minister erkende procedure opgeslagen, bewaarde of weergegeven informatiegegevens hebben bewijskracht tot bewijs van het tegendeel n koninklijke besluiten zijn raadpleegbaar op de website van de KSZ

41 19/05/2003 Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid Voor meer informatie n portaal van de sociale zekerheid - n website Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid - n persoonlijke website -

u voor de aandacht ! Vragen ? Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid