draaiboek

draaiboek Een draaiboek is onmisbaar bij elk evenement, zowel bij de voorbereiding als tijdens het evenement. Bij de voorbereiding omdat het maken van een draaiboek het organiserend comité dwingt zich het evenement van minuut tot minuut voor de geest te halen. Tijdens het evenement, omdat het draaiboek het belangrijkste houvast is voor alle medewerkers en deelnemers.

draaiboek “Het draaiboek” bestaat eigenlijk uit 4 stappen: Het voorbereidingsdraaiboek (6 stappen) Het dagdraaiboek De uitvoering De afronding en evaluatie

Voorbereidingsdraaiboek 1. Aanstellen van een coördinator 2. Werkgroep maken 3. Succes criteria 4. Grote lijnen van het evenement 5. Plan van aanpak 6. Vrijwilligers werven

voorbereidingsdraaiboek 1. Aanstellen van een coördinator Kwaliteiten: Problemen oplossen Grote lijnen uitzetten Iedereen enthousiast kunnen maken Conflicten kunnen oplossen

voorbereidingsdraaiboek 2. Werkgroep maken Groep vormen Brainstormen Ideeën inbrengen Ideeën bespreken vaststellen

voorbereidingsdraaiboek 3. Succes criteria Mensen (medewerkers, vrijwilligers) Geld (inkomsten uitgaven) Accommodatie (geschikte ruimtes)

voorbereidingsdraaiboek 4. De grote lijnen van het evenement Wat voor evenement wordt het? Wat is het doel? Wanneer? Voor wie? Wie heeft de algemene leiding? Voldaan aan de succes criteria?

voorbereidingsdraaiboek 5. Plan van aanpak; Hoe kun je het doel bereiken? Taakverdeling maken = werkplanning Welke activiteiten moeten er verricht worden? Wie is hiervoor verantwoordelijk? Wanneer moet het af zijn? Wat heb je er voor nodig?

voorbereidingsdraaiboek Datum Activiteit Wie Gereed op Opmerking 1 sept Vergunning aanvragen Peter 15 okt Accommodatie vastleggen Martijn 15 sept Uitnodiging maken Erik 1 nov band Wedstrijdschema maken 7 nov

voorbereidingsdraaiboek Wat 5 weken 4 weken 3 weken 2 weken 1 week Evene Ment Vergun ning Poster Accom modatie Uitnodi ging wedstrijdschema

voorbereidingsdraaiboek 6. Vrijwilligers werven en begeleiden Hoeveel mensen heb je nodig? Wat moeten ze kunnen, weten of doen? Wie vraag je? Waar vind je vrijwilligers?

dagdraaiboek Draaiboek voor de uitvoering van het evenement (totaaloverzicht): Het programma Het draaiboek voor de medewerkers De materiaallijst Het wedstrijdschema (Uitdaagsysteem, poulesysteem, enz) Plattegrond, scorelijsten, telefoonlijsten..

Het voorbereidingsdraaiboek Aanstellen van een coördinator Werkgroep maken Succes criteria De grote lijnen van het evenement Plan van aanpak Vrijwilligers werven en begeleiden

Het dagdraaiboek Het programma Dagdraaiboek medewerkers De materiaallijst Wedstrijdschema’s Omschrijving Activiteiten Plattegrond / scorelijst