Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving “Comenius monitoring dagen” : over verslaggeving 20 mei 2008, Alden Biesen 29 mei 2008, Brugge

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Vorig jaar (2007), na 47 slides: –“VEEL SUCCES!! –In de toekomst: LLP => eenvoudiger !” Nu? Oordeel zelf…

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Eindverslaggeving: programma  Eindverslaggeving: enkele algemene aandachtspunten  Inhoudelijke verslaggeving  Financi ë le verslaggeving  Bijhouden & voorleggen van bewijsstukken  De “ afrekening ” door het NA

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Verslaggeving: opmerking vooraf Contract + bijlagen:  Zeker lezen!  Bevat alle info over opmaak verslag (hoewel: cf. website!)

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Verslaggeving: wat, wanneer en wie? 30/06/ ’ 08: tussentijds verslag  ENKEL als het contract nog loopt t.e.m  “ Is dit alles? ”  JA!  is tussentijdse zelfevaluatie  wordt gebruikt voor monitoring doeleinden door het NA (signaalfunctie)  door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= i/d eigen taal) MAAR de  structuur/inhoud van de vragenlijst is overal gelijk;  in principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate v/h mogelijke!)

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving 30/09/’08: eindverslag  ENKEL als contract eindigt op (= 2007/08 is laatste werkjaar)  “Is dit alles?”  NIET ALTIJD (maar toch bijna!)  is finale zelfevaluatie  wordt door NA gebruikt voor bepaling van beurssaldo  door ELKE partner, voor het EIGEN NA (= i/d eigen taal) MAAR de structuur/inhoud van de vragenlijst is overal gelijk;  in principe GEZAMENLIJK in te vullen (MAAR: in de mate v/h mogelijke!) Verslaggeving: wat, wanneer en wie?

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Verslaggeving: nog enkele aandachtspunten  1 exemplaar volstaat !  eindprodukt meesturen: bij voorkeur maar niet verplicht  (nog) geen bewijsstukken meesturen !  Datum, handtekeningen & stempel niet vergeten !

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Inhoudelijke verslaggeving Tussentijds verslag  cf. formulier (volledig, dus geen financieel gedeelte) Eindverslag  cf. formulier (punt 1 t.e.m. 11; punt 12 = financieel gedeelte; punt 13 = handtekeningen)

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Vragen?

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Financiële verslaggeving: principes  ENKEL bij het eindverslag  Bestaat ENKEL uit het invullen van rubriek 12:  cf. formulier  kruis het aantal (contractueel gefinancierde) mobiliteiten aan  vul éé n tabel per mobiliteitsactiviteit in (1 per projectmeeting bvb)  voeg – indien expliciet gevraagd door het NA – de “ bewijsstukken ” toe (cf. infra)

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving  Budget = beurs => niet 100% kostendekkend (hoewel…)  Contract: max. beursbedrag  80% na ondertekening  Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag  Uitgaven moeten plaatsvinden binnen contractperiode  overige principes: cf. bijlage II bij het contract Financiële verslaggeving: principes

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Illustratie bij Bijlage II (D, laatste alinea) v/h contract Uitgangspunt : vooropgesteld min. aantal mobiliteiten = 12 Gerealiseerd aantal mobiliteiten Erkend aantal mobiliteiten Berekening/toelichting 7 lkn + 5 lln = 12 het “perfecte” aantal… 8 lkn + 7 lln = 158 lkn + 4 lln = 12Aantal lkn als referentie; méér mobiliteiten mag maar worden niet allemaal gefinancierd 6 lkn + 6 lln = 126 lkn + 5 lln = 11Aantal lkn als referentie; 1 ll minder (want minder dan 50%) 3 lkn + 7 lln = 103 lkn + 2 lln = 5Aantal lkn als referentie; 1 ll minder (want minder dan 50%) Méér leerlingen dan leekrachten mobiel: mogelijk MITS akkoord van het NA, vastgelegd in addendum

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Vragen?

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Bijhouden & voorleggen van bewijsstukken  Waarom?  aantal gerealiseerde mobiliteiten bewijzen  Wat?  een kopie van de reistickets en/of de instapkaarten + een aanwezigheidsattest, verstrekt door de ontvangende school/organisatie  Hoelang bewijsstukken bijhouden?  t.e.m. 5 jaar na laatste betaling

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Vragen?

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving  Controle door het NA: “ monitoring bezoeken” ter plaatse, tijdens het project, op initiatief van het NA (min. 2) of op vraag van de scholen (?) controle van het inhoudelijk eindverslag (100%) controle van het financieel verslag (op “bewijsstukken”) (10%)  enkel op expliciete vraag van NA “bewijsstukken” opsturen! geen “in situ audit visits” na afloop van het project meer  Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand van aantal gerealiseerde (ontvankelijke + relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II bij het contract)  Bepaling & uitbetaling van het saldo: Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1) Totaal van ontvankelijke kosten na “afrekening” door NA (=2) Saldo = (2) – (1) ; negatief saldo = terugvordering “Afrekening” door het NA

Comenius monitoring dagen - mei over verslaggeving Vragen?