Sogeti Nederland B.V.

Succesvoller selecteren en implementeren van pakketten ICT-implementaties met Regatta® Succesvoller selecteren en implementeren van pakketten Reinder Koop 28 oktober 2003 Sogeti Nederland B.V.

Gebruikers worden gek van de releases Alweer een verandering Herkent u dit? Mijn gebruikers snappen niets van de ICT-oplossing We lopen uit budget Onze ICT-projecten worden gestuurd op T/G/K/F Kostenbeheersing Maken of Kopen? Gebruikers worden gek van de releases Alweer een verandering Weerstand tegen verandering Met andere woorden: Hoe breng ik implementeren ter sprake als mijn gesprekspartner het ogenschijnlijk niet heeft over implementeren. Eerst een paar inkoppertjes. mijn gebruikers snappen niets van de Ict-oplossing. Dit is een gemakkelijke he!. Je hoeft alleen maar te vagen WAT snappen ze niet. En vanuit implementatieoogpunt toewerken naar gebruikersonderstuening bijvorbeeld opleidingen. Denk ook aan de metafoor. Er is hier niet voldoende aan de factor Mens gedacht. Nog een gemakkelijke…. Ik ben bezig met een pakketimplementatie. Vragen die hier kunt stellen. Wie verzorgt de implementatie, In het geval de pakketleverancier implementeerd dan weet je dat zij als we praten over de mens kant aan opleidingen en dergelijke denken. Over acceptatie door de organisatie hoor je ze vaak niet. Je kunt dan aansluiting zoeken bij onze dienstverlening op dit gebied. Een meer directere vraag die hier op aansluit: Hoe wordt organisatie betrokken. Denk hierbij bijvoorbeeld ook aan onze dienstverlening op communicatiegebied. Een andere vraag zou kunnen zijnPas je het proces aan op het pakket? Hoe is geborgd dat het onderscheidend vermogen c.q. k.s.f. overeind blijft. Dienstverlening op dit gebied: Bijvoorbeeld contra-expertise op selectietraject om dit te checken. Met andere woorden bij elke vraag of antwoord van de klant kun je het bruggetje maken naar de metafoor. Valt de vraag of antwoord bijvoorbeeld bij de ICT kant (de factoren Informatie en Middelen) dan kun je dus vragen stellen over de organisatiekant (Proces en Mens). EN je kunt altijd vragen hoe het project bestuurd wordt (factor Sturing) Laten we eens een moeilijker voorbeeld pakken en dit bruggetje eens toepassen. Onze ICT-projecten worden gestuurd op T/G/K en soms ook nog op functionaliteit. Wanneer we dit antwoord vertalen naar de metafoor. Dan is de kans groot dan het project zich focusd op de ICT kant, Inforamtie en Middelen. Met een beetje geluk, ingeval ook gestuurd wordt op functionaliteit, wordt ook nog de factor Procces ingevuld. De factor Mens en Sturing blijven dan over. Wanneer gestuurd wordt op T/G/K en F. dan kun je dus de vraag stellen hoe het gesteld staat met de acceptatie van de oplossing in de organisatie. Immers de PM heeft het goed gedaan als bij binnen tijd en budget blijft Echter kan de organisatie met de oplossing werken en sluit de oplossing nog aan bij de bedrijfsdoelstellingen. Wanneer we kijken naar de factor Mens dan kun je vragen stellen over opleidingen, documentatie, hoe worden gebruikers betrokken?? Leuk he, je hoeft alleen maar de 5 factoren te onthouden en de kreet: snelheid en rendement door samenhang en balans. Ik heb al verschillende diensten genoemd, laten we hier nu eens wat dieper op in gaan Mijn ICT-afdeling begrijpt mij niet Mijn proces loopt niet goed! Sogeti Nederland B.V.

Klassieke benadering Rendement Start project Tijd Feitelijke start in productie Start voorbereiding implementatie Verborgen kosten, “Nazorg” Start activiteiten ingebruikname “Live” Investering Sogeti Nederland B.V.

Programma Regatta® Professionaliseren Pakketimplementatie Pauze Vragen Pakketselectie Pauze Sogeti Nederland B.V.

Regatta®, het denk- & werkmodel Externe omgeving Leren Interne omgeving Ervaren Proces Sturing Mens Middelen Infor- matie Verandermanagement Project Voortraject Uitvoering In gebruik name Procesmanagement Verbeteren

Implementeren volgens Regatta® Organisatie Mens Resultaat Organisatie / processen leidend Standaardpakket leidend Proces Middelen Informatie Sturing Doel ICT Sogeti Nederland B.V.

Implementeren volgens Regatta® Organisatie Resultaat Mens Samenhang Proces Middelen Informatie Sturing ICT Doel Sogeti Nederland B.V.

Implementeren volgens Regatta® Organisatie Resultaat Mens Balans Proces Middelen Informatie Sturing ICT Doel Sogeti Nederland B.V.

SNELHEID & RENDEMENT door SAMENHANG & BALANS Resultaat Organisatie ICT Mens SNELHEID & RENDEMENT door SAMENHANG & BALANS Proces Middelen Informatie Sturing ICT Doel Sogeti Nederland B.V.

Programma Regatta® Professionaliseren Pakketimplementatie Pauze Vragen Pakketselectie Pauze - Valkuilen - Selectie - Praktijk - Doelgroepanalyse - Participatie Sogeti Nederland B.V.

Traditionele valkuilen Pakketselectie Het had geen pakket hoeven zijn Er was ook een pakket voor geweest Het gekozen pakket past niet De (bijkomende) kosten lopen uit de hand Het pakket is niet op tijd operationeel Beheer en onderhoud(baarheid) zijn niet geregeld . . . . .

Pakketselectie: Het proces Sturing Mens Middelen Infor- matie Activiteit Fase Resultaat Marktscan Longlist Selectie Verwerving Pre-selectie Request for Information Shortlist Request for Proposal Initiele keuze Proeftuin Referentie- bezoek Principe keuze Contract Proefperiode Definitieve keuze

5 factoren & selectie Tevreden? Discrepanties Proces Mens Informatie Ist Soll Pakketselectie Discrepanties Proces Mens Informatie Middelen Sturing Mens Kunnen Willen Tevreden? Sogeti Nederland B.V.

De praktijk: het concern Pakketselectie 4 BV’s + 10.000 medewerkers 130 winkels >60 miljoen colli / jaar Sogeti Nederland B.V.

De praktijk: de uitdaging Pakketselectie ? Handmatig => Automatisch bestellen ! Minder ‘Nee’ verkopen Marge Omzet Kosten Logistiek voorspelbaar Menselijke factor beperken Sogeti Nederland B.V.

De praktijk: Doelgroepanalyse Sturing (Structuur) Pakketselectie Type: Hiërarchisch Cultuur Cultuur Cultuur Besteller van functie naar rol Cultuur 4 BV’s Multi-culturele benadering Proces Mens Huidige situatie Nieuwe situatie intern direct indirect Bestellers Filiaalman. Vakkenvullers Chauffeurs Cassières Caissières Huidige situatie Nieuwe situatie intern intern direct indirect Bestellers Filiaalman. Vakkenvullers Chauffeurs Cassières Caissières Huidige situatie Nieuwe situatie intern direct indirect Vakkenvullers Cassières Filiaalman. Chauffeurs extern intern direct indirect Bestellers Filiaalman. Vakkenvullers Chauffeurs Cassières Caissières Huidige situatie Nieuwe situatie direct indirect Bestellers DC’s KPN HW lev. Filiaalman. - Vakkenvullers Cassières Bestelproces winkel Vakkenvullers Bestellers Chauffeurs DC’s Filiaalman. Vakkenvullers Chauffeurs Ontvangstproces Vakkenvullers Cassières Klant Filiaalman. Lev. Kassa Directie Verkoopproces Sogeti Nederland B.V.

De praktijk: Actieve betrokkenheid Pakketselectie Externe omgeving Werknemers Filiaalmanagers Directeuren RvC 4 Filiaalmanagers IC Deelname in project Sogeti Nederland B.V.

De praktijk: Passieve betrokkenheid Pakketselectie Externe omgeving Werknemers Filiaalmanagers Directeuren RvC Communicatie Roadshow Nieuwsbrief Zichtbare aanwezigheid IC’s en PM Sogeti Nederland B.V.

Resumé Samenhang Pré-selectie, selectie en verwerving Regatta® Pakketselectie Pré-selectie, selectie en verwerving Actieve & Passieve betrokkenheid Samenhang Externe partijen ICT Proces Mens Informatie Sturing Organisatie Middelen Sogeti Nederland B.V.

Programma - Valkuilen - Scope - Praktijk - Wat levert het op? Regatta® - Ingebruikname scenario’s - Implementatiestrategie - Wat levert het op? Regatta® Professionaliseren Pakketimplementatie Vragen Pakketselectie Pauze Sogeti Nederland B.V.

Valkuilen pakketimplementatie Pakket  Proces Het moet… Betrokkenheid Parametrisering Loopt uit budget Overdracht Fall-back scenario’s … Sogeti Nederland B.V.

Implementatiemethoden Pakketimplementatie Planning Structure Construct Transition Deploy Strategy Business Blueprint Realization Final Preparation Go Live & Support Project Preperation

Scope % t Voorbereiding Uitvoering Afronding Technisch Organisatorisch Pakketimplementatie Voorbereiding Uitvoering Afronding Technisch Organisatorisch % Functioneel t Sogeti Nederland B.V.

Het project Doelgroepanalyse Ingebruikname scenario’s Opleiding A.O. Documentatie Communicatie Acceptatie & Participatie Het project Doelgroepanalyse Ingebruikname scenario’s Implementatiestrategie Businesscase Implementatieplan Hoe zorg ik dat de Organisaties met de verandering Kunnen werken en Willen werken Pakketimplementatie Proces Sturing Mens Middelen Infor- matie Samenhang Projectmanager ICT Realisatie Implementatie & Beheer 4 implementatie coördinatoren 1 projectleider Project Voortraject Uitvoering In gebruik name Implementatie-spoor Roll-out draaiboeken (incl. fall-back) Conversiedraaiboeken Roll-out teams Crisisopvang Roll-over procedures ORG Business Blueprint Realization Final Preparation Go Live & Support Project Preperation ICT Sogeti Nederland B.V.

Handmatig=>Automatisch Management Informatie Proces is leidend Pakketimplementatie Werkwijze Cultuur Organisatie Mens Bestelproces Winkel Servers + WS KPN Samenhang Proces Middelen 4 BV’s Informatie Sturing Handmatig=>Automatisch Management Informatie ICT Sogeti Nederland B.V.

Ingebruikname scenario’s Pakketimplementatie Big Bang Tijd Gefaseerd Tijd Functioneel Organisatorisch Technisch Gecombineerd Tijd Parallel Tijd Sogeti Nederland B.V.

Gekozen scenario 1 filiaal/BV/week Opleiden vlak voor roll-out Pakketimplementatie Uitgangspunten 1 filiaal/BV/week Opleiden vlak voor roll-out Externe leveranciers Start met slow movers Gecombineerd Scenario Leren Ervaren Resultaat 4 pilots Snelheid Beheersbaar Uitgebalanceerd Rendement overige filialen draaiboek Verbeteren Sogeti Nederland B.V.

Implementatiestrategie Ist Soll Pakketimplementatie Ist Ist Ist Discrepanties Proces Mens Informatie Middelen Sturing Kunnen Willen Sogeti Nederland B.V.

Kunnen & Willen Opleidingen Documentatie A.O. Participatie Acceptatie Pakketimplementatie Opleidingen Documentatie A.O. Participatie Acceptatie Communicatie Kunnen Willen Sogeti Nederland B.V.

Implementatiestrategie Pakketimplementatie Strategie Workshop Implementatie Huidige kennis & kunde  Gewenste kennis & kunde Vragenlijst (radar techniek) Uitkomsten Geen A.O. Opleiding alleen filiaalmanagers Systeemdocumentatie (parametrisering) Gebruikersdocumentatie (alleen on-line help) Resultaat Gedragen oplossing Synergie Rendement Sogeti Nederland B.V.

Gestructureerd implementeren Rendement Pakketimplementatie Start project Tijd Start voorbereiding implementatie Feitelijke start in productie Start activiteiten ingebruikname “Live” Investering Sogeti Nederland B.V.

Gestructureerd implementeren Implementeren ‘klassieke’ benadering De winst Rendement Gestructureerd implementeren Pakketimplementatie Opbrengst=(A+B)-1 B Implementeren ‘klassieke’ benadering Project Professionalisering van het implementeren Start project Tijd 1 A Feitelijke start in productie Start voorbereiding implementatie Organisatie Start activiteiten ingebruikname “Live” Investering Sogeti Nederland B.V.

Resumé Balans Samenhang 5 factoren 6 aspecten Pakketimplementatie Regatta® 5 factoren Balans Opleiding A.O. Documentatie Communicatie Acceptatie & Participatie 6 aspecten Samenhang Huidige situatie  Gewenste situatie ICT Proces Mens Informatie Sturing Organisatie Middelen Sogeti Nederland B.V.

Implementeren volgens Regatta® DAT WORDT HET OOK HET LIJKT SIMPEL Sogeti Nederland B.V.

Pauze Sogeti Nederland B.V.

Programma Regatta® Professionaliseren - IM model - Referentiekader Pakketimplementatie - IM model - Referentiekader - Volwassenheid matrix - Verbeteren Vragen Pakketselectie Pauze Sogeti Nederland B.V.

Waarom professionaliseren? Ervaren, Leren en Verbeteren Kostenbesparing Snelheid … Sogeti Nederland B.V.

Implementation Maturity Model Professionaliseren initial repeatable defined managed optimizing Implementatie activiteiten (ad hoc) Implementatie procedures Implementatie project Implementatie proces Geïntegreerd proces 3 2 1 4

IMM Referentie kader Implementatiefactoren IMM Elementen Implem Professionaliseren Implementatiefactoren Implem IMM Elementen Niveaus Implementatie volwassenheid Matrix

Implementatiefactor Proces Professionaliseren Elementen Invulling aspecten Fasering Implementatiestrategie Integratie Verandermanagement Procesmanagement Niveau’s implementatiestrategie Strategie per aspect Strategie voor alle aspecten Strategie voor samenhang met project

Volwassenheid matrix Professionaliseren

Waar staat u? Ambitie Inbedding Professionaliseren Implementeren: informatiesysteem is technisch 100% goed maar de implementatie is minder goed voorbereid. Gebruikswaarde 0% en technische / productwaarde 100%. Zorgen dat het informatiesysteem gebruikt wordt. Niet een rolls royce bouwen als je met een VW een goed resultaat kunt bereiken. Sheet: Gezamenlijk proberen rechtsboven te komen. Een goed informatiesysteem, dient in de eerste plaats (goed) gebruikt te worden, maar ook zeker technisch gezien voorbereidt te zijn op de toekomt. Dus niet iets bouwen in VB-3 terwijl VB-6 al op de markt is. Inbedding Sogeti Nederland B.V.

Ambitieniveau Pakketselectie en –implementatie is ook een directie zaak Het is beleid om key performance indicatoren te definiëren waarmee successen gemeten worden. Pakketten worden altijd geselecteerd vanuit een architectuurvisie Alle belanghebbende lagen zijn betrokken bij het selectietraject Selecteren en implementeren gebeurt met behulp van een proefperiode Bij aanschaf van pakketten wordt rekening gehouden met groeimogelijkheden

Inbedding Er is voortdurende controle of de functionaliteit en effectiviteit van de gebruikte pakketoplossingen Alle betrokkenen kennen alle noodzakelijke feautures van de pakketten die gebruikt worden Er bestaat een standaard procedure voor het inventariseren van wensen, voor aanpassingen en verbeteringen Het is bij iedereen bekend wie de applicatiebeheerder is van elk pakket (onderdeel) Het is bij iedereen bekend wie de functioneel eigenaar is van elk pakket (onderdeel) Een vaste groep specialisten is belast met de uitrol/implementatie van nieuwe pakketten

Waar staat u? Resultaatgericht Visie Actie-gericht Ad-hoc Ambitie Professionaliseren Resultaatgericht Visie Ambitie Actie-gericht Ad-hoc Implementeren: informatiesysteem is technisch 100% goed maar de implementatie is minder goed voorbereid. Gebruikswaarde 0% en technische / productwaarde 100%. Zorgen dat het informatiesysteem gebruikt wordt. Niet een rolls royce bouwen als je met een VW een goed resultaat kunt bereiken. Sheet: Gezamenlijk proberen rechtsboven te komen. Een goed informatiesysteem, dient in de eerste plaats (goed) gebruikt te worden, maar ook zeker technisch gezien voorbereidt te zijn op de toekomt. Dus niet iets bouwen in VB-3 terwijl VB-6 al op de markt is. Inbedding Sogeti Nederland B.V.

Verbeteren Professionaliseren Huidige situatie Gewenste situatie

Strategie in samenhang met project Strategie voor alle aspecten Controlepunten & Afhankelijkheden Invulling aspecten-C Fasering-C Participatiegraad-C Acceptatiegraad-B Afhankelijkheden Professionaliseren Strategie in samenhang met project (C) Overkoepelende impl. Strategie Risico & Succes factoren benoemd Controlepunten Invulling aspecten-B Fasering-B Participatiegraad-B Beheer-A Afhankelijkheden Strategie voor alle aspecten (B) Differentiatie diepgang Onderlinge afstemming (synergie) Controlepunten Invulling aspecten-A Participatiegraad-A Afhankelijkheden Strategie per aspect (A) Risico-afweging Een of meerdere m&t voor invulling aspect Controlepunten

Resumé Samenhang Referentiekader Volwassenheid matrix Professionaliseren Regatta® Referentiekader Volwassenheid matrix Samenhang Controlepunten en afhankelijkheden ICT Proces Mens Informatie Sturing Organisatie Middelen Sogeti Nederland B.V.

Implementeren volgens Regatta® Organisatie Mens Resultaat Proces Middelen Informatie Sturing Doel ICT Sogeti Nederland B.V.

Implementeren volgens Regatta® Organisatie Resultaat Mens Samenhang Proces Middelen Informatie Sturing ICT Doel Sogeti Nederland B.V.

Implementeren volgens Regatta® Organisatie Resultaat Mens Balans Proces Middelen Informatie Sturing ICT Doel Sogeti Nederland B.V.

SNELHEID & RENDEMENT door SAMENHANG & BALANS Denk aan… Organisatie ICT Resultaat Mens SNELHEID & RENDEMENT door SAMENHANG & BALANS Proces Middelen Informatie Sturing ICT Doel Sogeti Nederland B.V.

E-mail: REGATTA@SOGETI.NL Vragen SNELHEID & RENDEMENT door SAMENHANG & BALANS E-mail: REGATTA@SOGETI.NL