Manager BCPM Business Consultant Calculeren van Applicatiebeheer Presentatie 7 oktober 2003 voor NGI afdeling Noord Marco Luiten - John Rutten - Manager BCPM Business Consultant

Programma 17:30 Voorstellen 17:40 Inleiding 18:00 Discussie 18:30 Broodmaaltijd 19:00 Presentatie Resultaten 19:10 Presentatie Calculatiemodel 20:00 Afsluiting

Even voorstellen... Marco Luiten (marco.luiten@centric.nl) Marco Luiten is Manager Business Consultancy en Projectmanagement bij Centric Information Engineering. Hij is 25 jaar werkzaam in de ICT, met als specialisme het ontwikkelen en beheren van maatwerksoftwaretoepassingen. Vanuit een breed aandachtsgebied is Marco gespecialiseerd in de vele aspecten die een rol spelen bij het begroten van software ontwikkeling en beheer. John Rutten (john.rutten@centric.nl) John Rutten is Business Consultant bij Centric Information Engineering en verantwoordelijk voor de Centric Beheer Aanpak, waartoe het Calculatiemodel Applicatiebeheer behoort. Sedert 18 jaar is hij in uiteenlopende functies actief in de informatietechnologie. Vanaf het midden van de jaren negentig richt hij zich op management en beheer van applicaties, de laatste jaren als Business Consultant en Product Manager bij Centric.

Situatieschets Ontwikkelingen rondom informatiesystemen Knelpunten Voornamelijk aandacht voor nieuwe applicaties Gaat ten koste van aandacht voor bestaande applicaties (er komt wel meer bij, er gaat weinig af) Beheerkosten nemen voortdurend toe Noodzaak van ICT om te professionaliseren Knelpunten Economische ontwikkelingen Toenemende complexiteit Onderbouwing strategische keuzes

Oorzaken van knelpunten Inzicht in huidige applicatie portfolio ontbreekt Bedrijfswaarde Life-cycle, techniek, kennis Kosten (Middel-)lange termijn beslissingen vaak onvoldoende onderbouwd Sturing vaak op basis van incidenten Draagvlak voor verandering diffuus Inzicht in kosten moeilijk te verkrijgen

Ontwikkeling versus Beheer Ontwikkeling heeft historisch meer aandacht Modellen voor kostencalculatie ontwikkeling zijn voorhanden FPA, PPA, Use Cases, COCOMO, KLOC Kosten beheer 50-80% van totale kosten (Gartner) Kosten applicatiebeheer nu expert-schatting vaak éénmalig, en/of op hoofdlijnen Vandaag presentatie model voor calculatie kosten van applicatiebeheer

IT Service organisatie Drie vormen van beheer Klant IT Service organisatie Business Management Gebruikers Applicatie Beheer Functioneel Beheer Service team Technisch Beheer

Discussievragen Groep 1 Groep 2 Groep 3 Groep 4 Welke parameters zijn volgens u van invloed op de kosten van applicatiebeheer (top 3)? Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheer momenteel begroot? Welke eisen stelt de business aan (kosten van) applicatiebeheer? Hoe kun je de kosten van applicatiebeheer beïnvloeden?

Discussie (tot 18.30 uur) Indeling in 4 groepen Per groep één vraag Groep 1, A t/m Ha, discussieleider Arthur Alferink Groep 2, He t/m O, discussieleider Eric van Kuiken Groep 3, P t/m S, discussieleider John Rutten Groep 4, T t/m Z, discussieleider Marco Luiten Per groep één vraag Resultaten op A4 Inleveren voor pauze Samenvatting resultaten na pauze

Resultaten discussie Welke parameters zijn volgens u van invloed op de kosten van applicatiebeheer (top 3)? Volwassenheid IT organisatie Snelheid veranderingen in tijd, in grillige omgeving Complexiteit Hoe worden bij u kosten van applicatiebeheer momenteel begroot? Vast percentage totale ontwikkelkosten Ervaringscijfers (gebruikers, incidenten) achteraf Expertschatting van ontwikkelaar Begroting op groepen applicaties Reactief op Pilot

Resultaten discussie Welke eisen stelt de business aan (kosten van) applicatiebeheer? Strategisch niveau stelt eisen op hoofdlijnen (kostenreductie, klanttevredenheid) Tactisch niveau vertaalt deze eisen naar niveau van dienstverlening Eisen afhankelijk van ‘waarde’ bedrijfsproces Hoe kun je de kosten van applicatiebeheer beïnvloeden? Standaardisatie (softwareontwikkeling als beheerorganisatie) Analyse van tijdsbesteding, maatregelen nemen Service niveau’s aanpassen (releases beperken) Kwaliteit ontwikkeling en implementatie verhogen

Het Calculatiemodel Cost-Drivers Applicatiebeheer Grote diversiteit aan factoren die de kosten beïnvloeden Drie categorieën Beheertaken en serviceniveau Kenmerken applicatie en omgeving Kwaliteit applicatie en omgeving Verschil in de mate waarin de factoren invloed hebben op de kosten Ervaringscijfers Expertschattingen Kengetallen Onderzoeksbureau’s Concurrenten Benchmarking

Structuur Calculatiemodel

Waarom een model? Het verkrijgen van inzicht in de kosten van applicatiebeheer is een moeilijke opgave Specifieke kennis Instrumenten en methodieken Tijd Alternatieven hebben een globale focus Ervaringscijfers uit benchmarks Calculaties van hard- en softwareleveranciers Behoefte aan praktisch instrument voor specifieke omgeving en architectuur

Het Calculatiemodel voor Applicatiebeheer Uitgangspunten: handig en praktisch instrument Het Calculatiemodel geeft op basis van diverse specifieke parameters inzicht in de kosten van beheer en onderhoud van een applicatie Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het beheer en onderhoud van een specifieke applicatie Specifieke benchmark op de kosten van beheer en onderhoud Informatie voor kostengestuurde afweging over het beheer en onderhoud

Positionering t.o.v. standaarden Calculatiemodel binnen ITIL / ASL ITIL en ASL zijn procesgericht, WAT Calculatiemodel is ondersteunend aan Managementprocessen (budgettering), HOE Cost Management (ASL) Financial Management (ITIL) Functiepunt Analyse Standaard voor bepalen omvang Applicatie

Het calculatieproces

Het calculatieproces Beheer versus ontwikkeling

Toepassing van het Calculatiemodel Resultaat: begroting van de norm ‘workload’ voor het beheer en onderhoud van een specifieke applicatie Informatie voor kostengestuurde afweging over het beheer en onderhoud Het calculeren van kosten leidt niet tot verbetering, de beslissingen daarna wel! Scenario’s definiëren op basis van calculatie op: Strategische niveau Tactisch niveau Operationeel niveau

Strategisch niveau Bedrijfswaarde versus Kosten Uitfaseren Optimaliseren Hoog Beheerkosten Negeren Cultiveren Laag Laag Hoog Bedrijfswaarde

Strategisch niveau Optimaliseren beheerkosten Applicatie en applicatieomgeving Simuleren wat het effect van veranderingen (van de kenmerken) op de kosten is Kwaliteitsverbetering Beheerdiensten Aanbod en niveau van de dienstverlening Procesverbetering Uitbesteding van beheertaken Korte demonstratie van het Calculatiemodel

Het Calculatiemodel Korte presentatie Diensten Applicatiebeheer, inclusief het niveau van dienstverlening.

Het Calculatiemodel Korte presentatie Verschillende manieren om de omvang van de applicatie te bepalen.

Het Calculatiemodel Korte presentatie Scorecard voor het bepalen van de kwaliteit van applicatie(omgeving).

Het Calculatiemodel Korte presentatie Simulatie van kwaliteitsverbetering op de kosten van applicatiebeheer.

Tactisch niveau Wat doen we met een applicatie? Goede balans tussen kosten en opbrengsten Life-cycle Management: kostenontwikkeling volgens ‘Badkuip-model’ simuleren Pro-actief maatregelen nemen: Perfectief onderhoud Preventief onderhoud Nieuwe technologieën Opleiding Kwaliteitsverbetering Tijdig (delen) vervangen

Operationeel niveau Beheerkosten applicatie beheersen Kosten voor beheer van een applicatie reduceren Budgettering van onderhoud Beheerkosten applicatie kwantificeren Efficiëntie bepalen Budgetten definiëren (in overleg met organisatie)

Samenvatting De aandacht op beheersing van de kosten van beheer neemt toe Hoewel moeizaam te verkrijgen, is inzicht in de kosten van beheer essentieel voor beheerstrategie Het Calculatiemodel is een hulpmiddel dat op praktische wijze de (specifieke) kosten van applicatiebeheer berekent en voorspelt

Centric Information Engineering B. V Centric Information Engineering B.V. Regiokantoor Noord Nederland Leonard Springerlaan 9 9727 KB Groningen Tel. (050) 520 62 60 Fax (050) 520 62 65 www.centric.nl

Centric Information Engineering B. V Centric Information Engineering B.V. Marconibaan 2 Postbus 188 3430 AD Nieuwegein Tel. (030) 605 14 10 Fax (030) 605 12 51 www.centric.nl