Infosessie Evaluatierooster Informatisering ziekenhuizen FOD Volksgezondheid 09/11/2010

2 Inleiding Het BCD-rooster : –doelstellingen ? –de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

3 Oorsprong en doelstellingen Oorsprong –10 / 2008 Colloquium – Brussel Communicatie van 3 informaticaverantwoordelijken van ziekenhuizen –06 / 2009 Comité ziekenhuisprestaties – Groep met niet-klinische indicatoren : uitbreiding van de reikwijdte en uitwerking scoremethode –09 / 2009 SPF : Onderzoekscontract voor uitwerking van de tool Doelstellingen van het BCD-rooster –« De doelstelling van onze uiteenzetting bestaat erin een globaal rooster op te maken met de functionaliteiten die vandaag nodig en morgen onontbeerlijk zijn voor de invoering van een digitaal patiëntendossier. Een opdeling in vier opeenvolgende generaties van tools leidt vooreerst tot een makkelijkere positionering en analyse van de daadwerkelijke realisaties binnen elk ziekenhuis. Vervolgens moet ze de definitie mogelijk maken van een strategisch en functioneel plan voor de komende jaren. –Wij spreken ons niet uit over de producten die zouden kunnen tegemoetkomen aan de beschreven functionaliteiten. We spreken ons evenmin uit over de keuze tussen een "best of breed"-strategie en een optie met een "geïntegreerde tool". Vooraleer deze keuzes aan de orde zijn, stellen we een tool voor die elke algemene directie, elke medische directie, elke verpleegkundige directie en elke IT-directie de kans biedt om een goed inzicht te krijgen in haar huidige situatie, dit met het oog op het detecteren van specifieke toekomstige prioriteiten voor elke instelling. » Introductie van versie 1.0

4 Oorsprong en doelstellingen Doelstellingen –Komen tot een verduidelijking van waar men staat: Beter totaalbeeld Interne benchmarking –Komen tot een formalisering van waar men naartoe wil : Definitie van het strategische informaticaplan van de instelling –Interne opvolging van het strategisch plan –Verduidelijken wat men niet (onmiddellijk) zal doen –Aanpasbare en toekomstgerichte tool Succes : de tool wordt de tool van de sector

5 Inleiding Het BCD-rooster : –doelstellingen ? –de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

6 BCD-rooster : 2 tools Rekenblad –De functionele aspecten waarvan de invoering moet worden geëvalueerd, worden geventileerd in 4 opeenvolgende generaties –Een item : de kruising van een functionaliteit binnen een bepaalde generatie –Op de x-as : de generaties – Op de y-as : de functionaliteiten Het rekenblad is tevens de scoretabel Verklarende fiches -Voor tal van items (punt x,y) wordt een verduidelijking gegeven via een beschrijvende fiche : via een hyperlink krijgt men snel toegang tot de fiche -Semantische fiches willen de concepten zo nauwkeurig mogelijk definiëren

7 Inleiding Het BCD-rooster : doelstellingen ? Het BCD-rooster : de 2 tools Het BCD-rooster – Scoretabel / structuur –7 krachtlijnen –4 generaties –Structuur Het BCD-rooster – Verklarende fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

8 De operationele functionaliteiten –Krachtlijn 1 : Klinische gegevens van de patiënt »Core business –Krachtlijn 2 : Administratieve gegevens van de patiënt »Al geruime tijd gekend –Krachtlijn 3 : Logistiek van het ziekenhuis »Alle andere beroepsgroepen binnen het ziekenhuis –Krachtlijn 4 : Ondersteuning aan de organisatie »De rest De 7 krachtlijnen

9 De transversale krachtlijnen –Krachtlijn 5 : Methodologie en Governance »Informaticarevolutie –Krachtlijn 6 : Traceerbaarheid en veiligheid van de patiënt »Permanent streven naar verbetering –Krachtlijn 7 : Veiligheid van de operaties »Aanvulling op het vorige De 7 krachtlijnen(2)

10 Generatie 1 : papier !!!! … en het begin van de informatisering Generatie 2 : er zijn informaticatools geïnstalleerd : in "silo’s" Generatie 3 : integratie van de bestaande informaticatools - de tools communiceren : uitwisselen/delen van gegevens - er worden nieuwe tools ingevoerd : men beeldt ze zich in en men brengt ze transversaal tot stand doorheen het hele ziekenhuis Generatie 4 : op basis van de tools van generatie 3, toevoeging van tools voor - Business Intelligence - hulp bij beslissingen - computer ondersteunde activiteiten - toekomstbeeld op maximaal 5-7 jaar De 4 generaties

11 HIMSS in de USA

12 KRACHTLIJN Functionaliteit Generatie 3 Functionaliteit Item - ScoreFunctionaliteit GROEPGROEP Generatie 4Generatie 2Generatie 1 Structuur (1) Item - Score Aanwezigheid van items doorheen generaties Concept van groep

13 KRACHTLIJN 1 Generatie 1Generatie 2Generatie 3Generatie 4 GROEPGROEP Functionaliteit GR OE P Functionaliteit KRACHTLIJN 2 Generatie 1Generatie 2Generatie 3Generatie 4 GROEPGROEP Functionaliteit Het rooster bevat meerdere krachtlijnen Elke krachtlijn omvat een of meer groepen van functionaliteiten Elke groep van functionaliteiten bevat meerdere functionaliteiten Structuur (2)

14 Inleiding Het BCD-rooster : doelstellingen ? Het BCD-rooster : de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches –Fiches –Boscar –Semantische fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

15 BCD-rooster: verklarende fiches. Doelstellingen: –Elke functionaliteit definiëren en preciseren in een gestructureerd document. –Eenduidig referentiesysteem binnen het BCD- rooster. –De ervaringen van de leden van de community benutten voor de definitie en de invoering van de verschillende functionaliteiten. –Exacte definitie van het ‘wat’ en niet het ‘hoe’. 01/11/201015

16 BCD-rooster: verklarende fiches. Methodologie: BOSCAR³ –Background: maakt de beschrijving van de vertreksituatie mogelijk. –0bjectives: maakt de definitie van het ‘wat’ mogelijk. –Scope: maakt de beschrijving van de reikwijdte van de functionaliteit mogelijk, maar ook van wat er niet in is opgenomen. –Constraints: definieert de vereisten, gerelateerd met de specifieke context van de functionaliteit. 01/11/201016

17 BCD-rooster: verklarende fiches. Methodologie: BOSCAR³ –Assumptions: getransformeerd in Correlaties: maakt een beschrijving mogelijk van de correlaties tussen de functionaliteiten. Hier kan een concept van voorrang worden ingeroepen. –Resources: maakt de identificatie mogelijk van het type en de grootte van de in te zetten middelen met het oog op de realisatie van de functionaliteit. –References: identificeert de externe referenties die worden gebruikt tijdens de opmaak van de fiche over de beschreven functionaliteit. –Risks: identificeert de risico’s die inherent zijn aan de beschreven functionaliteit. 01/11/201017

18 Model - Naam van het item / van de fiche - Generatie - Nummer van de fiche - B O S CA R

19 Semantische fiches. Bepaalde algemene concepten buiten de functionaliteiten verklaren en vastleggen. Deze fiches vormen een referentiekader waarmee de functionele fiches verband houden. Ze maken het gebruik van een gemeenschappelijke en gedefinieerde woordenlijst mogelijk met betrekking tot de concepten. Hierbij de lijst met semantische fiches : 01/11/ EMD + EVD + EPaD = EPD CAEPD - Computer Aided Elektronisch PatiëntenDossier Traceerbaarheid Digitaal dictaat en Spraakherkenning et EPD-software SMSI: systeem voor beheer van informatieveiligheid Bestellingen Geneesepisodes Waarschuwingen Kennisgevingen Permanente risico’s Vereisten Correlaties Risico’s

20 Evolutie van de fiches. Met het oog op de leesbaarheid hebben we een paragraaf toegevoegd met de naam « Korte Uitleg ». Dit biedt de kans om de functionaliteit die later volledig zal worden ingevuld, in enkele woorden te verklaren. Fiches: –> 350 geïdentificeerde functionaliteiten –99 volledige fiches –53 fiches met een korte uitleg De volgende versies zullen worden uitgebreid met de volledige fiches en/of de fiches met een korte uitleg. 01/11/201020

21 01/11/ Roadmap BCD-rooster BCD V1 BCD V2 Globale informatica ziekenhuis, beoordeling BCD V3: Processen en functionaliteiten BCD V3.5 Change Mgt 0kt 2008Nov2010Dec 2011Juni 2012 BCD V1.5 BCD V1.6 April 2010Juli 2010 Voortdurende uitbreiding van het aantal volledige fiches

22 Inleiding Het BCD-rooster : doelstellingen ? Het BCD-rooster : de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches Valideringsmethode –Community –Testziekenhuizen Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

23 BCD-rooster : de community. Een community –De stichters (P. Bouchat, L. Ceyssens, G. de Wasseige) –Werkgroepen –Mensen (20) die persoonlijk en individueel zijn betrokken bij de community, maar ook bij de invoering van informaticatools in zorginstellingen. Informatici, Computerafdelingen, Artsen, Verpleegkundigen. Groepeert een tiental verschillende ervaringen in Belgische ziekenhuisinstellingen (FR en NL) Staat open voor alle geïnteresseerden. 01/11/

24 De community Doelstellingen: Een tool voorzien voor beslissingen en strategische positionering inzake de informatisering van een ziekenhuisinstelling. De evolutie van het strategische IT-plan dat daaruit voortvloeit, opvolgen. De dialoog met de andere afdelingen van het ziekenhuis bevorderen. De dialoog met de autoriteiten structureren. Aan de markt en de leveranciers de visie op middellange termijn bekendmaken van al wie betrokken is bij de informatiesystemen van het ziekenhuis. Redacteurs : Elk lid (FR en NL) Op basis van besprekingen via een werkgroep en/of binnen de community stellen ze een fiche op over een of meer functionaliteiten. Gebruik van standaardfiches. Beroep op specialisten van buiten de community. 01/11/201024

25 De community Validering : Meerdere niveaus in een open-source-schema: –Via de werkgroep, –De hele community (ononderbroken en systematisch proces : wekelijks), Definitieve validering en integratie in het rooster door de stichters. Opeenvolgende versies : Elke fiche kan mettertijd evolueren in functie van de technologische, beleidsmatige en economische supervisie door de community. 01/11/201025

26 Testziekenhuizen –AZ St Jan Brugge, –Klina Brasschaat, –AZ Sint Blasius Dendermonde, –St Luc Bouge, –Heilig Hart Tienen

27 Testziekenhuizen

28 Synthese van de opmerkingen 155 punctuele verbeteringen ingezameld MAAR geen enkele keer ter discussie gesteld Noch de benadering, die als volledig en objectief wordt beschouwd, Noch de methode

29 Inleiding Het BCD-rooster : doelstellingen ? Het BCD-rooster : de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

30 Inleiding Het BCD-rooster : doelstellingen ? Het BCD-rooster : de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

31 Gebruiksaanwijzing De mogelijke waarden – 0 Niet gevraagd – 1 Vraag bestaat – 2 Beoogd/ter studie/gepland – 3 In een pilooteenheid/-dienst – 4 < ½ van de eenheden/diensten – 5 > ½ van de eenheden/diensten – 6 > 90 % van de eenheden/diensten Definitie van beoogde eenheden/diensten

32 Gebruiksaanwijzing Geeft een score aan de vooruitgang van de functionaliteit Regel voor coherentie –Beoordeling Generatie N Als en slechts als Score (Generatie N - 1) = 6 Zo niet : niet-blokkerende « fout » Een uitzondering –Niet van toepassing : een groep of een functionaliteit is niet actueel binnen de instelling –Actie : de zone voor de scores leeglaten Demo

33 Gebruiksaanwijzing Overzicht van de tabs –Inleiding : korte uitleg –Groepen : plaats voor scores (hyperlinks) –Synthese : optelling van scores (hyperlinks) –Grafieken : interpretaties van de scores –Indicatoren : samenvatting 7 krachtlijnen

34 Gebruiksaanwijzing Hoe scores toekennen ? –De gesproken taal –Evalueren van elke waarde « 0 » –Invullen toegekende waarde voor instelling

35 Onmiddellijk resultaat De details van elke krachtlijn –Zie tab « Grafieken » Alle krachtlijnen samen –Zie tab « Synthese »

36 Toekomstgericht model Keuze van de krachtlijnen : intuïtief en eenvoudig Model op basis van gemiddelden –Zorgt voor vergelijkbaarheid Lokaal : van jaar op jaar voor een instelling Globaal : benchmarking tussen ziekenhuizen –Maakt toekomstige evoluties mogelijk Toevoeging van een nieuwe generatie : effect op globaal traject Toevoeging van een krachtlijn : geen impact Toevoeging van een groep : effect op krachtlijn Toevoeging van een functionaliteit : effect op groep –Mogelijkheid voor herziening van verleden

37 Inleiding Het BCD-rooster : doelstellingen ? Het BCD-rooster : de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête –Antwoorden –Resultaten Conclusies Vragen / Antwoorden

38 Antwoorden op de enquête WIE ? –Alleen de zorginstellingen (dus niet de rusthuizen, …) –Als meerdere erkenningsnummers maar één enkel informaticabeheer (of administratief beheer) : EEN ENKEL ANTWOORD Helpdesk –Behartigd door de initiatiefnemers –Mogelijkheid tot stellen van vragen, versturen van opmerkingen, voorstellen van verbeteringen – GE:::FSP_LANGUAGE_PREFERENCE:nlhttps://preportal.health.fgov.be/pls/apex/f?p=GRILLEBCD:1::CHANGELANGUA GE:::FSP_LANGUAGE_PREFERENCE:nl – Antwoord schriftelijk – telefonisch op initiatief van de helpdesk FAQ (Frequently Asked Questions) –Reeds voorzien : vragen naar aanleiding van de tests –Zal worden aangevuld op het ritme van de enquête

39 Antwoorden op de enquête(2) Hoe ? –Antwoorden op de enquête = de gelegenheid om een groep te installeren, belast met de informatiseringsstrategie –Karakteristieken van de groep : Meerdere vakgebieden Debat over het strategische informatiseringsplan Opvolging van het plan –Actueel bestaan van een dergelijke groep ? Invullen van de spreadsheet "Tableau BCD Rooster.xls" De spreadsheet via versturen naar De FOD Volksgezondheid zal de antwoorden anoniem maken alvorens ze voor verwerking worden doorgestuurd naar de initiatiefnemers

40 Resultaten van de enquête GEEN verspreiding van individuele resultaten Elke zorginstelling krijgt haar positionering ten opzichte van het gemiddelde van de antwoorden. De verwerking van de enquête : –Kwantitatieve analyse –Kwalitatieve analyse –Op de voorgrond plaatsen van de gemeenschappelijke bekommernissen van de sector Na validering door de FOD Volksgezondheid verzending van de verwerkte gegevens naar de zorginstellingen. Na de enquête zal er een nieuwe versie van het BDC-rooster worden opgemaakt. Het echte resultaat : toe-eigening van de tool door de zorginstellingen

41 Samenvatting WIE ? –De zorginstellingen –1 antwoord per administratieve eenheid Helpdesk : –Vragen, opmerkingen, observaties, … : website –Antwoord per FAQ : voor nu en straks

42 Inleiding Het BCD-rooster : doelstellingen ? Het BCD-rooster : de 2 tools Het BCD-rooster - Scoretabel Het BCD-rooster – Verklarende fiches Validering van de tool BCD-rooster Break Gebruiksaanwijzing: De scoretabel De enquête Conclusies Vragen / Antwoorden

43 Dank u

44 De 7 krachtlijnen (1) Krachtlijn 1 : klinische gegevens van de patiënt Deze krachtlijn zal de functionaliteiten behandelen die te maken hebben met de klinische aspecten van het informatiesysteem. Het is uiteraard de belangrijkste krachtlijn van het evaluatierooster omdat het tegemoetkomt aan de « core business » van elke ziekenhuisinstelling. Krachtlijn 2 : administratieve gegevens van de patiënt Net na de klinische gegevens volgt het belang van de functionaliteit voor de administratieve identificatie van de patiënt. De werkingslogica noopt ertoe de patiënt zodanig te behandelen en te identificeren dat de gepresteerde handelingen kunnen worden gefactureerd. Krachtlijn 3 : logistiek van het ziekenhuis Deze krachtlijn interesseert zich voor de functionaliteiten die de niet-klinische gegevens verwerken, die niet rechtstreeks te maken hebben met de patiënt. Het zijn de functionaliteiten die sinds enkele jaren het vaakst geïnformatiseerd zijn. Deze functionaliteiten leunen nauw aan bij de gebruikelijke praktijken in de commerciële sector. Dit zou moeten leiden tot een grotere vooruitgang met de functionaliteiten van deze krachtlijn. Krachtlijn 4 : ondersteuning aan de organisatie De functionaliteiten van deze krachtlijn interesseren zich voor toepassingen die steun bieden aan het management (kwaliteitsbeheer) of aan modeltoepassingen van de instelling (website)

45 De 7 krachtlijnen(2) Krachtlijn 5 : methodologie en governance De prestaties van een ziekenhuisinstelling kunnen worden geanalyseerd vanuit het oogpunt van de toegepaste methodes in de projecten en de organisatie van de informaticadienst. Maar het is tevens interessant om zich te buigen over het aspect ‘governance’ door te antwoorden op vragen zoals : waar is de informatica gepositioneerd binnen het organigram ? Krachtlijn 6 : traceerbaarheid en veiligheid van de patiënt De veiligheid van de patiënt (Patient Safety) krijgt een steeds meer uitgesproken transversaal belang. De informatisering van de vakprocessen biedt de kans om een veel efficiëntere en meer systematische traceerbaarheid te realiseren, die manueel enkel zou kunnen worden ondersteund door er massale (en dus onbetaalbare) menselijke inspanningen aan te wijden. Het is dus belangrijk om de vorderingen in deze richting te kunnen meten. De moeilijkheid situeert zich op het vlak van de processen en de transversaliteit van dit zeer belangrijke onderwerp. Krachtlijn 7 : veiligheid van de operaties Het ziekenhuis is een openbare plaats waar medische handelingen plaatsvinden en zorgen worden verstrekt die te maken hebben met de persoonlijke levenssfeer van het individu (Privacy). Het is bijgevolg belangrijk om een geheel van maatregelen en werkmethodes door te voeren die de inachtneming van de dualiteit ‘openbaar – privé’ verbeteren.

46 Woordenlijst Krachtlijn : het BCD-rooster bevat 7 krachtlijnen; een krachtlijn wordt gedefinieerd door een nummer en een naam; in de tabel bevinden ze zich op de y-as. Elke krachtlijn omvat een of meer groepen Fiche : beschrijving in BOSCAR-formaat (Background, Objectives, Scope, Assumptions, References, Reports, Risks) Semantische fiche : een bepaald aantal functionaliteiten vergt een precieze definitie van de semantiek van de gebruikte begrippen. Aangezien een functionaliteit zich vaak uitstrekt over meerdere generaties, wordt ervan uitgegaan dat het makkelijker is de semantische definities te groeperen in afzonderlijke fiches in plaats van deze definities te herhalen. Functionaliteit : groepering van items; Generatie : het BCD-rooster omvat 4 generaties; in de tabel staan ze op de x-as. Groep : logische en/of functionele bundeling van een geheel van functionaliteiten; elke groep wordt geïdentificeerd via een naam; een groep behoort tot een krachtlijn; een groep bevat een of meer functionaliteiten. Item : de meest verfijnde granulariteit van het BCD-rooster; een item bevindt zich op het kruispunt van een functionaliteit met een generatie ( punt x, y) Scoretabel: rekenblad (excel-formaat) met de macro’s waarmee de items kunnen worden beoordeeld. De scoretabel beschikt over hyperlinks waarmee men van de tab met de scores per item naar de tab met de synthese per krachtlijnen en groepen kan gaan