Nieuwe aanwezigheidslijsten Vergadering met de promotoren 10 februari 2010

Inleiding Aanwezigheidslijsten = belangrijk element om de subsidies, toegekend door het Europees Sociaal Fonds, te rechtvaardigen Vraag van het Auditcel van de Inspectie van Financiën (ACIF) : nagaan of de uren vermeld op de aanwezigheidslijsten wel degelijk overeenkomen met de uren vermeld in de tab “Prestaties” van de toepassing ESF-Primaweb. => Jullie moeten er dus ook op toezien dat de uren vermeld op de aanwezigheidslijsten wel degelijk overeenkomen met de uren vermeld in de tab “Prestaties” van de toepassing ESF-Primaweb. => Controle door Beheersautoriteit tijdens de preventieve bezoeken en door inspectiedienst. Oude modellen niet altijd zeer duidelijk => nieuwe modellen.

Nieuwe modellen TRAJECT : Fiche per activiteit (model 1) Fiche per deelnemer (model 2) INDIVIDUELE BEGELEIDING – Opvolgingsfiche (model 3) BEGELEIDER – uren administratieve taken (model 4) VOORTRAJECT Fiche per activiteit (model 1*) Fiche per deelnemer (model 2*) Gebruik de modellen die het best overeenkomen met uw realiteit : Per activiteit of per deelnemer Specifieke fiche voor de individuele begeleiding Fiche om de uren administratieve taken van de begeleiders te registreren.

Algemene richtlijnen Enkel de handtekening bevestigt de aanwezigheid van een persoon. Bijgevolg zal elke niet-ondertekende registratie geweigerd worden. Het is aan te raden om de aanwezigheidslijst te laten onderteken bij aanvang van een individueel onderhoud. De handtekening wordt door de deelnemer vaak ervaren als een controle. Er wordt dus voorgesteld om de deelnemer uit te leggen dat de handtekening een middel is om de ontmoeting officieel te maken. De duur van een activiteit moet in uureenheden worden uitgedrukt (voorbeeld: 1,5 aangeven voor een activiteit van 1.30 uur).

Indien een deelnemer afwezig is op een onderhoud, worden de uren van de begeleider niet gevaloriseerd in begeleiding. Deze uren kunnen echter wel gevaloriseerd worden in administratief werk. Bij ziekte van de deelnemer van een traject kunnen zijn uren niet ingevoerd worden in de aanwezigheidslijsten en kunnen niet worden ingegeven in de uren opleiding en/of begeleiding in de toepassing ESP-Primaweb. Zij kunnen echter wel ingegeven worden in de gepresteerde uren van de toepassing ESF Primaweb, indien zij gedekt worden door een gewaarborgd loon.

Aanwezigheidslijst // ESF applicatie De getekende uren op de aanwezigheidslijsten van een bepaald kwartaal moeten in een van de volgende rubrieken worden ondergebracht: Voor de begeleider van een traject : Vorming Begeleiding Administratieve taken Voor de deelnemer van een traject : = totaal van de individuele en collectieve begeleidingsuren

Enkele goede praktijken van OCMW’s Sommige OCMW’s voegen bij het dossier van elke deelnemer een blad met uitleg over het ESF. Andere OCMW’s leggen dit al uit bij de eerste kennismaking. Sommige OCMW’s houden de aanwezigheidslijsten bij voor al hun klanten, zelfs indien zij niet gesubsidieerd worden. Dit toont immers aan dat er wel degelijk acties werden ondernomen, in geval van betwisting. Bepaalde OCMW’s maken kopieën in kleur van de individuele fiches om het werk van hun lesgevers te vereenvoudigen.

Vragen ?