GAC Gemeenschappelijke Aankoopcentrale stad – OCMW Antwerpen

Inhoud Aanleiding Situering Organogram Uitwerking Resultaat Agenda 2

1. Aanleiding Beslissing oprichten gemeenschappelijke aankoopcentrale Besluit College 2 juni 2006: Opzetten van een expertisecentrum overheidsopdrachten Besluit College 29 december 2006: gunning opdracht aan PPI Besluit College 10 oktober 2008: kennisname van auditrapport “Opzetten van een expertisecentrum ‘overheidsopdrachten’, het operationeel leiden ervan en het invullen van de nodige expertise om dit centrum te doen werken”. Besluit College 17 oktober 2008: Kennisname rapport “Samenwerking tussen Stad en OCMW van Antwerpen. Een kwestie van doen?” Beslissing College 24 oktober 2008: Opstarten aanstelling van een leidinggevende, voor de operationele aansturing GAC. 3

1. Aanleiding Beslissing samenwerking Stad – OCMW Tweedaagse managementteam Stad en managementcomité OCMW 23 en 24 januari 2008: afspraken over structurele samenwerking tussen Stad en OCMW Besluit College 19 december 2008 (jaarnummer 17254): Voorstel om te starten met samenwerking Stad - OCMW op 9 concrete domeinen, waaronder aankoop September 2009: Aanstelling bedrijfsdirecteur Gemeenschappelijke Aankoopcentrale 4

1. Aanleiding Motivatie oprichten GAC Overkoepelend eigenaarschap voor het ganse proces overheidsopdrachten Functiescheiding tussen gebruikers en verwervers van diensten, leveringen, werken Creatie van expertisecentrum overheidsopdrachten Onderhandelen op hoog niveau en met het nodige economische inzicht om tot betere prijscondities te komen 5

2. Situering GAC = GAC rapporteert zowel aan stad als OCMW centrale aankoopdienst die diverse klanten ondersteunt (Zorgbedrijf, OCMW, bedrijven stad…) bij overheidsopdrachten voor leveringen, diensten en werken vroegere aankoopafdelingen van stad Antwerpen en OCMW Antwerpen organisatorisch gemeenschappelijke dienst stad / OCMW samengesteld uit personeel van stad en OCMW GAC rapporteert zowel aan stad als OCMW 6

2. Situering Situatie t.e.m. 2009 Situatie 2012 19,0 VTE Cel Overheidsopdrachten OCMW Centrale Aankoop en Logistiek stad Aankoop Werken PO/SW Situatie 2012 Gemeenschappelijke Aankoopcentrale 19,0 VTE 61,3 VTE 5,0 VTE = 85,3 VTE = 74,4 VTE 7

3. Organogram 8

3. Organogram 9

4. Uitwerking Opstellen gemeenschappelijk gunningsproces Voor leveringen, diensten en werken Voor alle klanten Gevalideerde RASCIV-matrix 3-ledig proces plan van aanpak publicatie toekenning Begeleiding externe consultant Gunningsproces = vanaf intake t.e.m. sluiting contract 10

4. Uitwerking Opstellen doelstellingen 11

4. Uitwerking Aankoopdienst Administratief gedeelte van overheidsopdrachten 3 afdelingen: Leveringen – Werken – Diensten 3 hoofdaankopers Juridische cel Strategisch aankoopexpert Klantbegeleiders 12

4. Uitwerking Klantbegeleiding Klantbegeleider tussenpersoon tussen klant en aankoopdienst automatisch aanspreekpunt voor dienstverlening of advies m.b.t overheidsopdrachten Opstart en intake van nieuwe aankoopdossiers Informatie m.b.t. timing en procedure Tussentijdse stand van zaken en eventuele problemen in een dossier Opstellen aankoopplan in overleg met contactpersoon bij het klantbedrijf Inplannen overlegmomenten (structureel of ad hoc) Opvolgen tevredenheid (klanten / leveranciers) 13

4. Uitwerking Klanten: Stad OCMW Zorgbedrijf AG KOP Groep Antwerpen Formule aankoopcentrale: De stad Antwerpen zal voor prestaties die het voorwerp van deze opdracht uitmaken tevens kunnen optreden als aankoopcentrale voor: OCMW Antwerpen; instellingen die vallen onder de rechtspersoonlijkheid van de stad en/of het OCMW (bijvoorbeeld lokale politie, brandweer, districten, gewone gemeentebedrijven, intern verzelfstandigde agentschappen, gemeenschappelijke interne preventiedienst enzovoort); instellingen met een aparte rechtspersoonlijkheid die: door de stad belast zijn met een bepaalde taak van gemeentelijk belang (stedelijke vzw’s, autonome gemeentebedrijven, andere extern verzelfstandigde agentschappen in privaatrechtelijke vorm, enzovoort) en/of door het OCMW belast zijn met een bepaalde taak die behoort tot de opdrachten van het OCMW (Zorgbedrijf, Beschut Wonen); andere instellingen die zeer nauw verbonden zijn met de stad en/of OCMW (AG Havenbedrijf, Digipolis …). 14

5. Resultaat Aankoopcentrale die zorgt voor: Consolidatie / synergie Prijsonderhandelingen Maximaliseren raamcontracten Marktverkenning en - analyse Adviesverlening Kwaliteitsopvolging Klantentevredenheid Kortere doorlooptijd Proactieve opvolging Transparantie van werkwijze - opvolging in elk stadium Optimalisatie van de procedures Begeleiding en opleiding 15

5. Resultaat GAC in cijfers Medewerkers: 74,4 (47 aankoopdienst) 2011 2012 (t.e.m. 30.09) Aantal gunningen 261 334 waarvan aantal raamcontracten: 173 254 16

Vragen? 17