Infosessie CVO Aanbod en organisatie 27 augustus 2009

Welkom! Sigrid Callebert

Afdeling Volwassenenonderwijs Programma Nieuwigheden Gebruik administratieve documenten. Zendingen. Verificatie Communicatie: website, mailadressen, kalender Word Wat Je Wil Koffiepauze - Registratie en opvolging aanwezigheden NT2-cursisten 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Nieuwigheden (Patrick Weckesser) Verificatie Toelatingsvoorwaarden Vrijstelling inschrijvingsgeld

Afdeling Volwassenenonderwijs Verificatie drie verificateurs voor CVO’s toewijzing centra aan de verificateurs in infomap en op website volwassenenonderwijs afsprakenkader geactualiseerd financiering en verificatie 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Toelatingsvoorwaarden Medisch geschiktheidsattest: lijst opleidingen = bijlage 26 van VWO/2007/01 http://edulex.vlaanderen.be/edulex/ozb/4153.doc enkel voor cursisten die vanaf 1.9.2009 met een opleiding starten verklaring van lichamelijke geschiktheid wordt afgeleverd door een arts (geen model voorzien) kopie attest in cursistendossier 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Toelatingsvoorwaarden Samenwerking onderwijs – defensie vrijstellingen voor militairen op basis van EVK bijlage 27 van de omzendbrief VWO/2007/01 geeft een overzicht van de attesten die toegang verlenen tot sequentieel geordende modules http://edulex.vlaanderen.be/edulex/ozb/4154.doc 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Vrijstelling inschrijvingsgeld één nieuwe categorie van volledige vrijstelling: cursisten van de opleiding ervaringsdeskundige in de armoede en sociale uitsluiting vademecum op website is leidraad Cursistenadministratie bij twijfel = ingescand attest mailen aan patrick.weckesser@ond.vlaanderen.be 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Gebruik administratieve documenten. Edison. (Piet De Smet) Doc. 3A en 3B Overdrachten Zendingen Controles

Veranderingen in doc. (3A) Wordt afgeschaft: de informatie wordt verkregen via Elektronisch personeelsdossier 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Veranderingen in doc. (3B) Doc 3B: vereenvoudigd Functie: controle op aanwending toegewezen leraarsuren In de hoofding: De naam van het centrum Het instellingsnummer Voorlopige versie (15 oktober): mailen naar centrumbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be definitieve versie (31 mei): mailen naar centrumbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be (geen ondertekende versie meer) 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Veranderingen in doc. (3B vervolg) In body Stamboeknummer van de titularis. Gegevens over de plaatsvervangers worden niet meer opgevraagd. Naam van de titularis Voornaam van de titularis De modulecode Benaming van de opleiding (automatisch) RGS: (bijv. BSO2, RG1, HBO) (automatisch) Vakbenaming: automatisch indien eenduidig, anders zie bijlage ‘codelijsten’ bij de omzendbrief ‘Gegevensuitwisseling in functie van subsidiëring/financiering’ 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Veranderingen in doc. (3B vervolg) Totaal aantal uren Coördinatie-uren onderwijsopdracht: het aantal uren van het totaal dat ingenomen wordt door de coördinatie-uren onderwijsopdracht Coördinatie-uren andere opdracht: het aantal uren van het totaal dat ingenomen wordt door andere coördinatie-opdrachten Automatische berekening totaal aantal uren 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Verandering in doc. (overdrachten) Afschaffing Overdr. LU ander centrum (3826.doc) Overdr. LU ander schooljaar (3827.doc) Overdr. punten ander centrum (3828.doc) Overdr. punten ander schooljaar (3829.doc) Zending via Edison Technische brochure: deel record overdracht http://www.ond.vlaanderen.be/edison/Wie/Schoolauto/Download/tb_middelen_0910.doc 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Verandering in doc. (Overdrachten, vervolg) Soorten overdrachten zie te gebruiken codes: http://www.ond.vlaanderen.be/edison/Wie/Schoolauto/Download/Middelen_codes_2009-2010.xls Leraarsuren Basispuntenenveloppe Bijkomende punten voor technieken ICT coördinatie (enkel naar ander CVO) 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Verandering in doc. (overdrachten, vervolg) Elke zending overschrijft de voorgaande zending. De uiterste datum voor de overdrachten naar een volgend schooljaar en naar een ander centrum is 15 februari. De uiterste datum voor de overdracht m.b.t. voordrachtgevers is 1 oktober Deze uiterste data worden ook gepubliceerd in Schooldirect   27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Zendingen Voor Webedison tot 20h30, voor Edison tot 20h15 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Technische brochure zendingen Nieuwe lay-out Nieuwe code: Ervaringsdeskundigen in armoedebestrijding: code 85 Gecombineerd onderwijs: relatie tussen organisatievorm en aantal contactlestijden doorgeknipt Verhouding tussen lestijden en aantal contactlestijden bepaalt de financieringsfactor toe te passen op het aantal lesurencursist 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Versoepeling controles Volgende kenmerken kunnen gewijzigd worden (binnen referteperiode) Financieringsbron Begindatum cursus Einddatum cursus Registratiemoment Organisatievorm Aantal contactlestijden Indicatie lesmoment Samenwerkingsverband 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Verificatie (Jacques Scalais) Mailen afgeschafte lesplaatsen Invullen aanwezigheidslijsten Opvolging zendingen Nascholingsgelden en voordrachtgevers

Mailen van afgeschafte lesplaatsen Via mail naar cel gegevensbeheer: Lesplaatsen die definitief zijn opgeheven, maar nog voorkomen op het document cvo2/5 Ook wijzigingen van: - adres - benaming centrum - directeur Via formulier 3834.doc: wijziging rekeningnummer 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Invullen aanwezigheidslijsten Omzendbrief vwo/2007/01 (cvo) + Afsprakenkader verificatie - gebruik juiste symbolen - invullen tijdens eerste lesuur - geen blanco toegelaten na eerste lesuur (laatkomers worden aangeduid met code LA) - parafering door leraar 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Opvolging zendingen (volledigheid cvo 2-5) Na elke zending af te toetsen. Indien daags na een zending geen terugzending via Edison en ook geen foutenrapport = best contact opnemen met cel gegevensbeheer. Ook na zending studiebewijzen wordt daags nadien een rapport via Edison teruggestuurd. Ontbrekende cursussen bij aanvang verificatie melden, zoniet worden ze achteraf niet meer aanvaard voor financiering (tenzij overmacht). 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Nascholingsgelden en voordrachtgevers Betreft aparte budgetten (gekleurde middelen) Verificatie wordt op voorhand aangekondigd Alle verantwoordingsstukken bundelen met overzicht uitgaven. Nascholingsgelden zijn hoogstens twee jaar overdraagbaar. 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Communicatie met de Afdeling VWO (Carolien Ackaert) E-mailadressen Website Affiche

Nieuwe e-mailadressen Secretariaat van de afdeling: levenslangleren@vlaanderen.be volwassenenonderwijs@vlaanderen.be De cel financiering: schoolbeheer.levenslangleren@vlaanderen.be  centrumbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be De cel gegevensbeheer: gegevensbeheer.levenslangleren@vlaanderen.be  gegevensbeheer.volwassenenonderwijs@vlaanderen.be 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Website www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Affiche schooljaar 2009-2010 Bijlage met contactpersonen per CVO/CBE: uw dossierbehandelaar centrumbeheerteam uw dossierbehandelaar werkstation uw verificateur Hoe bekomen? mapje van de infosessie per post 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Word wat je wil (Luk Verbeke) Nieuwe wwjw Impact nieuwe website Impact herbouw databank Aandachtspunten

Afdeling Volwassenenonderwijs “Nieuwe” wwjw De Vormingsdatabank en de website wordwatjewil vallen sinds januari 2009 onder de verantwoordelijkheid van AHOVOS – Afdeling Volwassenenonderwijs Opportuniteiten: Verbetering van de datakwaliteit gegevens Volwassenenonderwijs Koppeling naar andere onderwijsdatabanken 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs “Nieuwe” wwjw Niet enkel een verandering van eigenaar, maar ook een materiële migratie, naar Ministerie van Onderwijs: Vormingsdatabank wordt herbouwd Nieuwe website gecreëerd Ontwikkeling reeds gestart Lancering van de nieuwe databank en website: begin 2010 Impact… 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Impact nieuwe website Doel: zichtbaarheid van de opleidingen vergroten Uitbreiding zoekmogelijkheden Google doorzoekbaar Filteren Tags … Bladwijzers, info delen,… Makkelijker in te bedden in andere sites 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Impact herbouw VDB Belangrijkste wijzigingen voor de CVO’s mbt de herbouwde Vormingsdatabank: Alle beschikbare info automatisch uit de Mainframe van Ministerie van Onderwijs in de databank pompen Aangevuld met de informatie die centraal bij de Afdeling Volwassenenonderwijs aanwezig is Geen handmatige invoer meer via online beheersschermen 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Impact herbouw VDB Redenen voor verdwijnen handmatige invoer Schermen aanmaken is heel duur VDAB, Syntra Vlaanderen, SoCiuS, DKO leveren allemaal automatisch aan; van de “grote” dataleveranciers is het dus enkel nog CVO die handmatig aanlevert Omslachtig systeem Er is een alternatief beschikbaar (mainframe + VWO) 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Impact herbouw VDB Voordelen van de nieuwe methode voor CVO Verlichten van de planlast Dataset wordt volledig en up to date MAAR… 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Impact herbouw VDB … ook enkele AANDACHTSPUNTEN !!! 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Aandachtspunten Gegevens in Mainframe komen uit de zending van de planningsdocumenten, daardoor is tijdig zenden cruciaal om niet met verouderde data te moeten werken  Idealiter zijn de gegevens online beschikbaar tegen eind juli/begin augustus, want dan beginnen potentiële cursisten opleidingen te zoeken  Versoepeling controles (zie hoger) 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Aandachtspunten Een beperkt aantal gegevens (hoofdzakelijk gegevens over de inschrijvingen) zullen nog aangeleverd moeten worden door de Centra via Excel of XML  Wanneer volledig duidelijk is hoe deze documenten er uitzien, zal er een handleiding gemaakt worden voor de CVO’s 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Aandachtspunten Handmatige invoer verdwijnt pas begin 2010, tot dan blijft het huidige systeem om gegevens op te laden van kracht  Warme oproep om niet te wachten op de nieuwe situatie om de opleidingsinformatie in wwjw op te laden. De geloofwaardigheid van wordwatjewil voor de burger hangt af van de kwaliteit en de volledigheid van de databank. 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Registratie en opvolging aanwezigheden NT2-cursisten (Aron De Hondt) Doelpubliek: inburgering en wooncode KBI en M@trix Regelgeving en werkafspraken Proces registratie & opvolging afwezigheid

Doelpubliek: wie opvolgen en waarom Inburgeraars in Vlaanderen NT2 richtgraad 1 HVN  CVO, CBE, UTC MO: Maatschappelijke oriëntatie  OB LO: Loopbaanoriëntatie  VDAB Wooncode: taalbereidheid  VMSW, (OCMW) Belangrijk: Opvolging enkel voor richtgraad 1 (Breakthrough) Inspanningsverbintenis: cursisten moeten effectief les volgen. Een correcte en tijdige registratie is dus erg belangrijk! 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Databank en software voor uitwisseling KBI = Kruispuntbank Inburgering M@trix = interface met KBI 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Regelgeving en werkafspraken Decreet HvN: ‘De HvN staan in voor de intake, evt. testing en doorverwijzing van cursisten die zich voor NT2 inschrijven bij de centra’. Afsprakenkader NT2: richtgevende taakverdeling en –afspraken tussen CVO, CBE, UTC, Consortia, HvN, OB, VDAB. Lokale werkafspraken bepalen de concrete samenwerking/ procedures tussen de centra en de HvN! 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: overzicht stappen Belangrijk: concrete procedure hangt af van softwarepakket en lokale werkafspraken! FASE 1 1. Cursusaanbod registreren 2. Cursusplanning (lesmomenten) doorgeven/ wijzigen 3. Cursisten registreren, plaats registreren in cursus en/ of inschrijven in een cursus FASE 2 4. Opvolgen afwezigheden 5. Evt.: updaten cursistgegevens. Registreren heroriëntering of uitstap 6. Doorgeven eindresultaat 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: applicaties voor gegevensoverdracht Edison Matrix = uitwisseling van data via FTP, vanuit de eigen toepassing. Idem als uitwisseling met onderwijs maar naar/ van KBI. Webservices = ‘dienst’: registratie in eigen toepassing en dan naar KBI, automatisch of na opdracht (knop). Webtoepassing = website/ elektronisch invulformulier, los van de eigen toepassing, uitsluitend voor uitwisseling met de KBI. Belangrijk: iedereen gebruikt Edison Matrix. Sommige centra gebruiken webservices, andere de webtoepassing. 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 1: registreren van cursussen en cursisten 1. Cursusaanbod registreren Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix (= registratie in eigen pakket en dan data versturen) Belangrijk: - Cursussen zo snel mogelijk doorsturen - Ook doorgeven als cursus geschrapt worden 2. Cursusplanning (lesmomenten) doorgeven/ wijzigen Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing Ook vakantieplanning doorgeven 3. Cursisten registreren en plaats reserveren in cursus en/ of inschrijven in een cursus. Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix Evt. niveaubepaling (door HvN, zie lokale werkafspraken) HvN reserveren plaats in een module en centrum bevestigt inschrijving OF cursist schrijft zich rechtstreeks in bij het centrum Regels m.b.t. inschrijvingsgeld en cursistendossier. 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (1) 4. Opvolgen afwezigheden Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - 5 codes (zie afsprakenkader verificatie) - X: aanwezig - A: afwezig - LA: laattijdig afwezig - VA: verantwoord afwezig - P: stages en werkplekleren 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Vb. webtoepassing: registratie cursisten 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (1) 4. Opvolgen afwezigheden Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - 5 codes (zie afsprakenkader verificatie) - X: aanwezig - A: afwezig - LA: laattijdig afwezig - VA: verantwoord afwezig - P: stages en werkplekleren 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (2) 5. Eventueel: updaten cursistgegevens. Heroriëntering en uitstap registreren. Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix. Cursistgegevens up-to-date houden in eigen pakket. Belangrijk: uitschrijven indien nodig en uitstapreden en –datum invullen. 6. Doorgeven eindresultaat 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Informatie Vragen rond NT2: directie, ICT-verantwoordelijke of beheerder, consortium, HvN! Info over HvN, Inburgering, Wooncode, regelgeving, afsprakenkaders: http://www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs/directies/huizen_van_het_nederlands.htm Belangrijk: lokale afsprakenkader! Afsprakenkader verificatie Praktische info webservices en webtoepassing: KBI documentatieportaal: - http://kbi.inburgering.be/ (login aan te vragen) Praktische problemen: helpdesk DM&S - Tel: 050/40.20.65 - E-mail: kbi@dmsgroup.eu - Bereikbaar elke werkdag van 8u30-12u30 & 13u30-17u15 27 augustus 2009 Afdeling Volwassenenonderwijs