Registratie en opvolging aanwezigheden NT2-cursisten Doelpubliek KBI en M@trix Regelgeving en werkafspraken Proces registratie & opvolging afwezigheid

Doelpubliek: wie opvolgen en waarom? Inburgeraars in Vlaanderen NT2 richtgraad 1 HvN  CVO, CBE, UTC MO: Maatschappelijke oriëntatie  Onthaalbureaus LO: Loopbaanoriëntatie  VDAB Wooncode: taalbereidheid  VMSW, (OCMW) Belangrijk: Opvolging enkel voor richtgraad 1 (Breakthrough) Inspanningsverbintenis: cursisten moeten effectief les volgen. Een correcte en tijdige registratie is dus erg belangrijk! Afdeling Volwassenenonderwijs

Databank en software voor uitwisseling KBI = Kruispuntbank Inburgering M@trix = interface met KBI Afdeling Volwassenenonderwijs

Regelgeving en werkafspraken Decreet HvN: ‘De HvN staan in voor de intake, evt. testing en doorverwijzing van cursisten die zich voor NT2 inschrijven bij de centra’. Afsprakenkader NT2: richtgevende taakverdeling en –afspraken tussen CVO, CBE, UTC, Consortia, HvN, OB, VDAB. Lokale werkafspraken bepalen de concrete samenwerking/ procedures tussen de centra en de HvN! Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: overzicht stappen Belangrijk: concrete procedure hangt af van softwarepakket en lokale werkafspraken! FASE 1: voor de start van de lessen: aanbod en inschrijving registreren 1. Cursusaanbod registreren 2. Cursusplanning doorgeven/ wijzigen 3. Cursisten inschrijven in een cursus FASE 2 4. Afwezigheden registeren 5. Uitstap of heroriëntering registreren + evt. cursistgegevens updaten 6. Eindresultaat doorgeven Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: applicaties voor gegevensoverdracht Edison Matrix = uitwisseling van data via FTP, vanuit de eigen toepassing. Idem als uitwisseling met onderwijs maar naar/ van KBI. Webservices = ‘dienst’: registratie in eigen toepassing en dan naar KBI, automatisch of na opdracht (knop). Webtoepassing = website/ elektronisch invulformulier, los van de eigen toepassing, uitsluitend voor uitwisseling met de KBI. Belangrijk: iedereen gebruikt Edison Matrix. Sommige centra gebruiken webservices, andere de webtoepassing. Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 1: registreren van cursussen en cursisten 1. Cursusaanbod registreren Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix (= registratie in eigen pakket en dan data versturen) Belangrijk: - Cursussen zo snel mogelijk doorsturen, ten laatste 2 maand voor start cursus - Ook doorgeven als cursus geschrapt wordt 2. Cursusplanning doorgeven/ wijzigen Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing Ook vakantieplanning doorgeven Ten laatste doorgeven tegen de start van de cursus! 3. Cursisten inschrijven in een cursus Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix Evt. niveaubepaling (door HvN, zie lokale werkafspraken) HvN reserveren plaats in een module en centrum bevestigt inschrijving OF cursist schrijft zich rechtstreeks in bij het centrum Regels m.b.t. inschrijvingsgeld en cursistendossier volgen! Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (1) 4. Afwezigheden registreren Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - Codes (zie afsprakenkader verificatie) X : aanwezig LA: laattijdig aanwezig A : afwezig VA : verantwoord afwezig P: stages en werkplekleren G : afstandsonderwijs i.f.v. gecombineerd onderwijs Afdeling Volwassenenonderwijs

Vb. webtoepassing: registratie cursisten Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (2) 4. Opvolgen afwezigheden Gegevensuitwisseling via webservices of webtoepassing Belangrijk: - Enkel op te volgen cursisten richtgraad 1 - Registratie binnen de 48u A/ Webservice: gegevens invoeren in eigen pakket en doorsturen B/ Webtoepassing: naar applicatie gaan en gegevens inbrengen en doorsturen. - Standaard staat de cursist op aanwezig - Sowieso steeds bevestigen of les is doorgegaan - 5 codes (zie afsprakenkader verificatie) - X: aanwezig - A: afwezig - LA: laattijdig afwezig - VA: verantwoord afwezig (voorwaarden opnemen in centrumreglement!!) - P: stages en werkplekleren Afdeling Volwassenenonderwijs

Proces: FASE 2: opvolgen aanwezigheid cursisten (3) 5. Eventueel: updaten cursistgegevens. Heroriëntering en uitstap registreren. Gegevensuitwisseling via Edison-Matrix. Cursistgegevens up-to-date houden in eigen pakket. Belangrijk: uitschrijven indien nodig en uitstapreden en –datum invullen! 6. Doorgeven eindresultaat Binnen 2 weken na het eindexamen Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Controle registratie regelmatige deelname (1) Belangrijk: een centrum kan zelf aan de hand van enkele tools controleren of de gegevens correct en tijdig verwerkt werden! NT2-logging na elke Edisonzending Wekelijkse NT2-mailing met 3 rapporten Twee waarschuwingsmails  Zie de handleiding voor gebruik van deze tools op www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs/directies/huizen_van_het_nederlands en NT2.htm Afdeling Volwassenenonderwijs

Controle registratie regelmatige deelname (2) 1/ de NT2-logging Klein automatisch rapport Geeft aan of de ‘Edison-data’ verwerkt werden door de KBI NIET voor de webservices en de webapplicatie Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Controle registratie regelmatige deelname (3) 2/ De NT2-mailing Automatisch gegenereerd door de KBI Wekelijks Controle stappen 1, 3, 5, 6 Drie tabellen: Tabel 1: registratie van cursussen en cursisten Tabel 2: registratie van afwezigheden Tabel 3: registratie van het eindresultaat of de uitstapdatum Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Controle registratie regelmatige deelname (4) 3/ De waarschuwingsmails Twee automatische waarschuwingsmails die verstuurd worden als: er al inschrijvingen zijn op cursussen waarvoor nog geen lesplanning gekend is (stap 2) er 21 dagen na het laatste lesmoment nog geen eindresultaat werd doorgegeven (stap 6) Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Controle registratie regelmatige deelname (5) Meeste problemen zelf op te lossen door het (tijdig) volgen van de procedure! Blijvende problemen & vragen: Helpdesk KBI Afdeling Volwassenenonderwijs

Afdeling Volwassenenonderwijs Informatie Vragen rond NT2: directie, ICT-verantwoordelijke of beheerder, consortium, HvN! Info over HvN, Inburgering, Wooncode, regelgeving, afsprakenkaders: http://www.ond.vlaanderen.be/volwassenenonderwijs/directies/huizen_van_het_nederlands_en_NT2.htm Belangrijk: lokale afsprakenkader! Afsprakenkader verificatie Praktische info webservices en webtoepassing: KBI documentatieportaal: - http://kbi.inburgering.be/ - Praktische problemen: helpdesk DM&S - Tel: 050/40.20.65 - E-mail: kbi@dmsgroup.eu - Bereikbaar elke werkdag van 8u30-12u30 & 13u30-17u15 Afdeling Volwassenenonderwijs