Een integraal beleidsplan op lokaal niveau: hoe werkt dat? Dirk Meulemans Stafmedewerker Management en Organisatie

VVSG – aanbod: BBC, beleidsplanning, participatie, interne analyse Inleiding VVSG – aanbod: BBC, beleidsplanning, participatie, interne analyse Vorming “Stappenplan” – 2-daagse Knippen en plakken Vertrekpunt: van planningsverantwoordelijke in een “gemiddeld” bestuur Dirksland Praktische invalshoek / beperkte theorie Terminologie Zorg voor een gemeenschappelijk begrippenkader in het bestuur Vorming Vlaanderen 4/04/2017

ENKELE BASISBEGRIPPEN INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN BELEIDSPLAN TIMING WERKVELD / TRANSACTIEVELD MATRIXMODEL PARTICIPATIE Vorming Vlaanderen

CULTUUR WONEN WERKEN MOBILITEIT SENIOREN JONGEREN Verkokering CULTUUR WONEN WERKEN MOBILITEIT SENIOREN JONGEREN Vorming Vlaanderen

Inclusief werken / procesmatige integratie CULTUUR WONEN WERKEN MOBILITEIT WELZIJN VEILIGHEID SENIOREN JONGEREN ALLOCHTONEN Verticale benadering = inclusief beleid Horizontale benadering = categoriaal beleid / doelgroepenbeleid Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Integraal werken / inhoudelijke integratie GEMEENSCHAPPELIJKE DOELSTELLINGEN CULTUUR WONEN WERKEN MOBILITEIT WELZIJN VEILIGHEID ALLOCHTONEN SENIOREN JONGEREN Verticale benadering = inclusief beleid Horizontale benadering = categoriaal beleid / doelgroepenbeleid Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

ENKELE BASISBEGRIPPEN INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN BELEIDSPLAN TIMING WERKVELD / TRANSACTIEVELD MATRIXMODEL PARTICIPATIE Vorming Vlaanderen

Beleidscyclus Planning Uitvoering Evaluatie Bijsturing Vorming Vlaanderen

Planning Uitvoering Evaluatie Bijsturing ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING Planning Uitvoering Evaluatie Bijsturing Vorming Vlaanderen

WESPENTAILLEMODEL deelanalyses integratie van de analyse visie missie ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING integratie van de analyse deelanalyses visie missie concretisering van visie en missie in doelstellingen middelen, activiteiten, prestaties WESPENTAILLEMODEL Vorming Vlaanderen

Wat doen we bij planning? HUIDIGE SITUATIE BELEID: nu EXTERNE ONTWIKKELINGEN GEWENSTE SITUATIE = VISIE TOEKOMSTIGE SITUATIE KLOOF? Visie en missie toelichten Visie is de gewenste toekomstige situatie – missie: wat doen wij voor de realisatie van de gewenste situatie MISSIE DOELSTELLINGEN ACTIES Dirk Meulemans - Vorming Stappenplan Vorming Vlaanderen

Verhouding beleidsplan en beleid BEWUST BELEID BELEIDSPLAN GEREALISEERD BELEID NIET-GEREALISEERD BELEID SPONTAAN BELEID Vorming Vlaanderen

Wat betekent dit model? (1) Gerealiseerd beleid = bewust beleid + spontaan beleid Bewust = gepland + uitgevoerd Beleidsplan is geen keurslijf - neemt de flexibiliteit niet weg BBC  herzieningsprocedure Het overgrote deel van het gerealiseerd beleid moet gepland beleid zijn Slechts een klein deel van het gepland beleid mag tot niet-realisatie leiden Vorming Vlaanderen

Wat betekent dit model? (2) Spontaan beleid is vaak geen strategisch beleid Kunnen we het spontaan beleid een plaats geven binnen ons gepland beleid? Oorzaken van spontaan beleid Nieuwe maatschappelijke ontwikkelingen Verplicht / opgelegd beleid Een opportuniteit Politieke oorzaak Vorming Vlaanderen

1e kwartaal 2013: beleidsbepaling 2.4 Timing Start zo snel mogelijk 2012: analyse afwerken Knelpunt van de participatie 1e kwartaal 2013: beleidsbepaling 2e & 3e kwartaal 2013: actieplanning en eindredactie 3e & 4e kwartaal 2013: budget 2014 ANALYSE ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

ENKELE BASISBEGRIPPEN INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN BELEIDSPLAN TIMING WERKVELD / TRANSACTIEVELD MATRIXMODEL PARTICIPATIE Vorming Vlaanderen

Werkveld / transactieveld (1) aanbod vraag actoren burgers gemeente context Vorming Vlaanderen

Werkveld / Transactieveld (2) = plaats waar vraag en aanbod naar bepaalde vormen van individuele en collectieve dienstverlening op elkaar worden afgestemd Cultuur, wonen, werken, veiligheid, zorg,…. Op hoeveel werkvelden is een lokaal bestuur actief? Wijzigende actoren Actoren uit dezelfde familie Zelfde vraagzijde Vorming Vlaanderen

Werkveld / transactieveld (3) Segmentatie van burgers en grondgebied Socio-economisch / persoonsgebonden kenmerken = doelgroepenbeleid Geografisch: gebiedsgerichte werking Vorming Vlaanderen

Matrixbenadering Bevolking - doelgroep 1 - doelgroep 2 Grondgebied WV Bevolking - doelgroep 1 - doelgroep 2 Grondgebied - deel grondgebied 1 - deel grondgebied 2 Vorming Vlaanderen

ENKELE BASISBEGRIPPEN INTEGRAAL WERKEN EN PLANNEN BELEIDSPLAN TIMING WERKVELD / TRANSACTIEVELD MATRIXMODEL PARTICIPATIE Vorming Vlaanderen

Basis: Gemeentedecreet en OCMW-decreet Participatie (1) Basis: Gemeentedecreet en OCMW-decreet “… neemt initiatieven om de betrokkenheid en de inspraak van de burgers of van de doelgroepen te verzekeren bij de beleidsvoorbereiding, bij de uitwerking van de …dienstverlening en bij de evaluatie ervan”. samenloop van participatie en beleidsplanning Vorming Vlaanderen

Integrale participatie Ter ondersteuning van een integraal planningstraject Burgers niet gehinderd door bestuurlijke indeling Mogelijkheid tot integraal burgerperspectief Advies over prioriteiten Clash van participatietrajecten Problematiek van de “gelovigen” Vorming Vlaanderen

Bedenkingen bij het huidig systeem Participatie (3) Bedenkingen bij het huidig systeem Representativiteit Voorwaarden voor deelname Plaats van de vereniging: burger of actor? Plaats van niet-gebruikers Sturing van de participatie Vorming Vlaanderen

Participatie (4) Wanneer? Planning: Beleidsuitvoering: ja Analyse: ja Beleidsbepaling: in principe neen Actieplanning: nut? Beleidsuitvoering: ja ANALYSE ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING Planning Uitvoering Evaluatie Bijsturing Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

PLANNINGSCYCLUS GEMEENTE & OCMW ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING Vorming Vlaanderen

Gemeente en OCMW: samen plannen? Gezamenlijke planningservaring in het kader van Lokaal Sociaal Beleid Moeten gemeente en OCMW samen plannen? Werkvelden waarop beiden actief zijn Beleid mikt op dezelfde burgers en hetzelfde grondgebied De noodzaak aan integratie Gezamenlijke participatie Gezamenlijke doelstellingen / acties Poolen van coördinatiemogelijkheden Stap 0 : beslissing Vorming Vlaanderen

WESPENTAILLEMODEL ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING Vorming Vlaanderen

DOELGROEP / DEELGEBIED/ PARTICIPATIE INTERNE ANALYSE Omgevings-analyse ANALYSE WERKVELD ALGEMENE CONTEXT DOELGROEP / DEELGEBIED/ PARTICIPATIE INTERNE ANALYSE Deelanalyse per WV (per DG) (Deel)analyse Geïntegreerde analyse: belangrijkste sterken, zwakten, kansen en bedreigingen Vorming Vlaanderen

Deelproces “algemene context” Algemene gegevens die van belang zijn voor de analyse Praktische afspraken over het opzoeken en ter beschikking stellen van die gegevens Vorming Vlaanderen

Deelproces “algemene context” DESTEP = methodiek om externe ontwikkelingen te structureren Demografisch Economisch Sociaal Technologisch Ecologisch Politiek-bestuurlijk Succesvol inspelen op je omgeving Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Scenario 1: de matrixstructuur (1) RAAD BELEIDSGROEP COÖRDINATIEGROEP DGV WVV IAV Vorming Vlaanderen

Scenario 1: de matrixstructuur (2) Werkveldverantwoordelijke (WVV) Staat in voor de inhoudelijke analyse van een werkveld Staat in voor de participatie aan actorzijde Doelgroep / Deelgebied-verantwoordelijke (DGV) Staat in voor de communicatie van, naar en over een doelgroep of deel van het grondgebied (DGV) Staat in voor de participatie aan vraagzijde Verantwoordelijke voor de interne analyse (IAV) staat in voor de analyse van het bestuur als organisatie Scenario 1: de matrixstructuur Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Scenario 1: de matrixstructuur (3) Coördinatiegroep = ambtelijke werkgroep staat voor de inhoudelijke en procesmatige integratie van planningstraject Beleidsgroep toetsing / terugkoppeling naar het politieke niveau Gemengde samenstelling Politiek en ambtelijk…. Scenario 1: de matrixstructuur Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Integratie werkveldanalyse – participatie DGV WVV Eerste analyserapport Participatie burgers Participatie actoren Tweede analyserapport Lacunes burgers Lacunes actoren Derde analyserapport Basisanalyse Verfijning, verdieping en objectivering Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Scenario 2: de vaste basisgroep (1) Raad Basisgroep Deskundigen Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Scenario 2: de vaste basisgroep (2) Maakt analyse van alle werkvelden Coördineren de analyse Leden = ambtenaren van het lokaal bestuur Ifv het werkveld wordt de basisgroep uitgebreid met Interne mensen Externe deskundigen Actoren Burgers/gebruikers Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Vrije tijd en verenigingen Interne analyse gemeente Scenario 1bis Systeem van vaste werkgroepen toepassen op clusters van werkvelden Grond-gebiedszaken Vrije tijd en verenigingen Welzijn en zorg Interne analyse gemeente Interne analyse ocmw Vorming Vlaanderen

Scenario 3: bovenlokaal werken (1) LOKAAL BESTUUR LOKAAL BESTUUR LOKAAL BESTUUR LOKAAL BESTUUR GEZAMENLIJKE BASISANALYSE LOKAAL TOETS LOKAAL TOETS LOKAAL TOETS LOKAAL TOETS Vorming Vlaanderen

Scenario 3: bovenlokaal overleg (2) Gemeenten met een gelijkaardig profiel Ad hoc Voor één of meerdere werkvelden Aansluitend op bestaande samenwerkings- en overlegvormen Belang van de vertaling naar de gemeente Ook mogelijk bovenlokale participatie Vorming Vlaanderen

Deelproces “Geïntegreerde analyse” = vaststellen van de belangrijkste maatschappelijke uitdagingen als basis voor het beleid voor de komende jaren Conceptueel: afgebakende fase Praktijk: samenvallend met de beleidsbepaling en de zwaartepunten in de actieplanning Inbreng vanuit de administratie? Sterkte van het MAT Politiek aanvaard? Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

WESPENTAILLEMODEL ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING Vorming Vlaanderen

Factoren in de beleidsbepaling Wettelijk: kader / opdracht Belangen: algemeen belang, belangengroepen, doelgroepen, zuilen... Maatschappelijke problematiek (urgent, zwaar…) Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur (actor, regisseur, netwerkcoördinator…) Middelen Politieke visie Het schepenmodel Het lokaal bestuur als politiek systeem (ambtenaren en mandatarissen) De verkiezingsprogramma's / verkiezingsbeloften Innovatiegerichtheid van de organisatie / cultuur / structuur …… Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

WESPENTAILLEMODEL ADVIESRUIMTE ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING Vorming Vlaanderen

Buitenste cirkel = fase van beleidsbepaling De cirkels Buitenste cirkel = fase van beleidsbepaling Vaste grootte Binnenste cirkel = voorbehouden domein van de mandatarissen Variabele grootte Daartussen = adviesruimte In welke mate is er ruimte voor advies van ambtenaren / anderen? Herhaling van het systeem op het politieke niveau Vorming Vlaanderen

In welke mate werken we verkokerd of geïntegreerd? De lijntjes In welke mate werken we verkokerd of geïntegreerd? Een vorm van afstemming is nodig Middelen  verkokering Acties en output  inclusief Maatschappelijke noden  integraal beleid Vorming Vlaanderen

WESPENTAILLEMODEL ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING INTEGRAAL INCLUSIEF VERKOKERD Vorming Vlaanderen

WESPENTAILLEMODEL ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING Vorming Vlaanderen

Werkveld en doelstellingen Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur Wat bespreken we? Werkveld en doelstellingen Actiemogelijkheden van het lokaal bestuur doorzettingsmacht Invulling van een beleidsplan / strategische nota Projectstructuur en Procedure Vorming Vlaanderen

Werkveld, doelstellingen en acties aanbod vraag actoren burgers gemeente actorrol coördinatierol Vorming Vlaanderen

De klassieke terminologie VISIE Wettelijke opdracht MISSIE STRATEGISCHE DOELSTELLINGEN OPERATIONELE DOELSTELLINGEN COÖRDINATIE ACTOR Vorming Vlaanderen

De klassieke terminologie Visie = de gewenste toekomstige situatie Op werkveldniveau (?) Geconcretiseerd in strategische doelstellingen Meestal uitgedrukt in effecten Op lange termijn Geconcretiseerd in operationele doelstellingen Uitgedrukt in effecten (output) / concreter = middel om de strategische doelstellingen te realiseren Korte termijn – legislatuur – politieke verantwoordelijkheid Missie = onze bijdrage in de realisatie van de visie Vorming Vlaanderen

Actiemogelijkheden op werkveldniveau Doelstellingen op het niveau werkveld  gaat over regie, coördinatie, afstemming, ….. Veel gebruikte termen  vaak verschillende betekenis Als lokaal bestuur werk je meer en meer in een werkveld samen andere actoren Begrip “doorzettingsmacht” geeft inzicht in de actiemogelijkheden van het lokaal bestuur Vorming Vlaanderen

Het begrip “doorzettingsmacht” (1) = de mogelijkheid van het lokaal bestuur om eenzijdig medewerking van andere partijen af te dwingen ongeacht hun hindermacht Lijn gaat van geringe tot grote doorzettingsmacht Vorming Vlaanderen

Het begrip “doorzettingsmacht” (2) gering: weinig (geen) mogelijkheden om andere partijen te dwingen om de visie te realiseren. samenwerking op basis van vrijwilligheid /onderhandelingen netwerkmodel - netwerkcoördinator groot: het bestuur kan andere partijen zijn wil opleggen ongeacht of ze wel of niet beschikken over hindermacht regiemodel - regisseur Vorming Vlaanderen

Graden van doorzettingsmacht (1) GERING GROOT Communicatief – rationeel Financieel Juridisch Werkveldsturing NETWERKMODEL REGIEMODEL Doorzettingsmacht Vorming Vlaanderen

Graden van doorzettingsmacht (2) juridische doorzettingsmacht wettelijke of reglementaire basis verplichtingen opgelegd aan derden eventueel sancties financiële doorzettingsmacht als het lokaal bestuur wezenlijke financiële stromen naar de actoren kan controleren of beïnvloeden zelf al dan niet toekennen adviesrecht Vorming Vlaanderen

Graden van doorzettingsmacht (3) werkveldsturing aanbodzijde inkoopmacht actorrol vraagzijde beïnvloeding van het gedrag van burgers marktmechanisme Markttransparantie / marktinformatie rationeel-communicatief overtuigen en motiveren Vorming Vlaanderen

Actiemogelijkheden lokaal bestuur (1) ACTOR het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer: operationele actie Volle politieke verantwoordelijkheid het bestuur doet een actie volledig in eigen beheer op voorwaarde dat bepaalde randvoorwaarden gerealiseerd worden: voorwaardelijke operationele actie Monitoring van de randvoorwaarden Karakter van de doelstelling kan veranderen Vorming Vlaanderen

Actiemogelijkheden lokaal bestuur (2) Coördinatie Juridische doorzettingsmacht Financiële doorzettingsmacht Werkveldsturing: Aanbodzijde Vraagzijde Marktmechanisme Communicatief-rationele instrumenten REGIE Coördinatie-acties NETWERK-COÖRDINATIE Van resultaatsverantwoordelijkheid tot procesverantwoordelijkheid Vorming Vlaanderen

Actiemogelijkheden lokaal bestuur (3) Netwerkverkenning Onderzoek bij andere actoren of er bereidheid is om aan een gezamenlijke doelstelling/effect te werken. haalbaarheidsstudie Vrij initiatief van andere actoren – geen rol voor het lokaal bestuur Verbod Vorming Vlaanderen

Strategische meerjarenplanning in BBC Strategische nota beschrijft de prioritaire beleidsdoelstellingen Financiële nota het financiële doelstellingenplan; de staat van het financiële evenwicht. Art. 1 19° prioritaire beleidsdoelstelling: beleidsdoelstelling waarover expliciet gerapporteerd wordt in de beleidsrapporten; Vorming Vlaanderen

Beleidsdoelstelling Art. 6. Elke beleidsdoelstelling bestaat uit: 1° een specifieke omschrijving van het vooropgestelde resultaat of eventueel van het vooropgestelde effect dat de raad wil bereiken voor het extern of intern te voeren beleid. In de mate van het mogelijke en het nuttige wordt dat resultaat of dat effect meetbaar gemaakt; 2° een of meer actieplannen die ondernomen zullen worden voor de realisatie van de beleidsdoelstelling. In elk actieplan wordt de realisatietermijn aangegeven; 3° de raming van de ontvangsten en uitgaven per jaar waarop de beleidsdoelstelling betrekking heeft. Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Invulling beleidsplan Twee opties: Alles in doelstellingen Beperkt aantal doelstellingen Leesbare, overzichtelijke, gestructureerde, niet al te lange strategische nota met zo weinig mogelijk jargon Bredere invulling van de strategische nota Beperkt aantal doelstellingen en acties Beleidsplan ≠ beheersplan Het huidig beleid een plaats geven Vorming Vlaanderen

Hoe beperk ik doelstellingen en acties? Denken in niveaus Going concern: niet vertaald in doelstellingen Huidige dienstverlening/beleid: wel beschrijven in de strategische nota Wel budget voorzien E&E: (kleine) acties en projecten ter verbetering van de effectiviteit en efficiëntie van de organisatie Geen doelstellingen – wel budget voorzien Gevolg van de analyse – veel ideeën voor verbetering Een inventaris aanleggen? – opnemen in de toelichting? Aanwenden in de budgetcyclus Beleidsfocus: waar gaan we voor in de legislatuur? uitwerken in operationele doelstellingen Vorming Vlaanderen

Prioritaire BD Actieplannen GOING CONCERN OVERIG BELEID VISIE MISSIE Wettelijke opdracht MISSIE [SD] Prioritaire BD GOING CONCERN OVERIG BELEID HUIDIG BELEID BELEIDS-FOCUS OD ACTOR COÖRDINATIE COÖRDINATIE ACTOR OA VW OA CA NWVK Actieplannen Probleem van de unieke actie in functie van een doelstelling Vorming Vlaanderen Stappenplan meerjarenplan

Projectstructuur (tijdens de actieplanning) RAAD BELEIDSGROEP COÖRDINATIEGROEP VERANTWOORDELIJKE DOELSTELLING (DV) VERANTWOORDELIJKE ACTIEPLAN (APV) Vorming Vlaanderen

Aandachtspunten in de procedure (1) Onderscheid tussen de drie niveaus Actieplan Doelstelling Alle doelstellingen samen Welk actieplan valt onder een doelstelling? Bewuste beslissing Collectieve beslissing Coherentie van het plan Vorming Vlaanderen

Aandachtspunten in de procedure (2) Bewaken van de integrale actieplanning Welke dienst moet betrokken worden bij het uitwerken van welke actie? Toetsen van het geheel van de actieplannen aan de beschikbare financiële en organisatorische ruimte Vorming Vlaanderen

Vragen? Dirk Meulemans 02/211.55.87 dirk.meulemans@vvsg.be Stappenplan meerjarenplan