Ministerie van Onderwijs en Vorming Agentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi) AgODi elektronisch communiceren opleiding schoolsecretariaten

AgODi elektronisch communiceren Inhoud I.inleiding II.terugzendingen III.de gebruikershandleiding 2 opleiding schoolsecretariaten

AgODi ▪ elektronisch dossier: de elektronische tegenhanger van het papieren dossier ▪ bericht: een zelfstandig geheel van gegevens van 1 personeelslid voorbeeld: opdracht, stopzetting opdracht... ▪ zending: bestand met één of meerdere berichten ▪ RL of record layout: het soort bericht RL 1 - opdracht RL 2 - niet opdracht gebonden dienstonderbreking RL 7 - familiale toestand ……… I. inleiding 3 opleiding schoolsecretariaten

AgODi 3 delen ▪ softwarepakket voor de personeelsadministratie → correct aanmaken van de bestanden met elektronische berichten → software leverancier biedt ondersteuning ▪ edison → verbinding met Agodi → foutloos doorsturen van berichten I. inleiding 4 opleiding schoolsecretariaten

AgODi I. inleiding ▪ het elektronisch personeelsdossier → registratie van elektronische berichten → verwerking van de gegevens opgelet tussen het verzenden van gegevens en de uitbetaling van het salaris is er in vele gevallen geen enkele tussenkomst meer! 5 opleiding schoolsecretariaten

AgODi I. inleiding omzendbrief d.d. 11/04/2011 “Gebruikersvoorwaarden van de elektronische communicatie tussen de inrichtende machten en het ministerie van Onderwijs en Vorming” → het juridische aspect: bepaalt de voorwaarden en de aansprakelijkheid voor het gebruik van de elektronische communicatie 6 opleiding schoolsecretariaten

AgODi I. inleiding ▪ correcte gegevens verzenden ▪ wijzigingen van gegevens kan enkel door de instelling ▪ enkel gegevens van personeelsleden doorsturen indien voorgelegd aan het personeelslid ▪ nieuw : klachtenprocedure → een personeelslid heeft altijd toegang bij het ministerie van Onderwijs en Vorming tot de elektronisch verzonden gegevens → kan klacht indienen (schriftelijk) bij het ministerie van Onderwijs en Vorming 7 opleiding schoolsecretariaten

AgODi foutieve gegevens ▪ structurele fouten → bestanden en berichten moeten voldoen aan een bepaalde structuur → structurele fouten worden automatisch opgenomen in de terugzendingen ▪ inhoudelijke fouten → worden gemeld door de medewerker van het werkstation II. terugzendingen 8 opleiding schoolsecretariaten

AgODi terugzendingen → de dag na het versturen ophalen → altijd controleren → indien foutmeldingen: zo vlug mogelijk corrigeren opmerking: de berichten met structurele fouten komen NIET op de agenda van de medewerker in het werkstation → geen registratie en verwerking mogelijk → eventueel contact opnemen met het werkstation II. terugzendingen 9 opleiding schoolsecretariaten

RecordlayoutOMSCHRIJVING RL-1opdrachten en opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-2niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen RL-3opmerking (bij RL-1 en RL-2) RL-4beëindiging opdrachtenpakket RL-5woonplaats RL-6verblijfplaats RL-7familiale toestand RL-8cumulatie ( afgeschaft op ) RL-9aanvraag immatriculatie / wijziging rekeningnummer RL-10plage-uren RL-11DIMONA RL-12opdrachten en opdrachtgebonden DO - hogescholen RL-13premies RL-14rekeningnummer (IBAN-BIC) 10 opleiding schoolsecretariaten

AgODi De manier waarop de gegevens in het elektronisch dossier worden geregistreerd -fotoprincipe -stopzetting -melding / annulatie III. gebruikershandleiding principes 11 opleiding schoolsecretariaten

AgODi → alle gegevens moeten worden opgestuurd, ook deze die NIET wijzigen → de gegevens worden elektronisch gemeld met een geldigheidsdatum = begindatum → de gegevens van de vorige melding worden stopgezet op de vooravond van de geldigheidsdatum van de nieuwe melding → er wordt geen rekening gehouden met de gegevens die reeds in het elektronisch dossier aanwezig zijn op de vooravond van de geldigheidsdatum fotoprincipe 12 opleiding schoolsecretariaten

AgODi Het fotoprincipe is geldig voor RL-1 : opdrachten RL-5 : woonplaats RL-6 : verblijfplaats RL-7 : familiale toestand RL-10 : plage - uren RL-14 : rekeningnummer fotoprincipe 13 opleiding schoolsecretariaten

AgODi opdracht geldig van tot → 15/21 opdracht wijzigt op 1-10 → bijkomende opdracht tot en met → 5/22 opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/6 I_______________________ 15/21 ______________________________I opdrachtenpakket verzonden op 15/10 → 15/21 + 5/22 1/9 1/10 01/04 30/6 I_______ 15/21 ________I_ 15/21 + 5/22 _ _I_____ 15/21 _____I fotoprincipe - voorbeeld 14 opleiding schoolsecretariaten

AgODi stopzetting → het opsturen van een lege foto: vanaf de geldigheidsdatum is er niets meer → stopzetting opdracht: de geldigheidsdatum is de eerste dag waarop het personeelslid geen enkele opdracht meer heeft in de instelling → geldig voor - RL-4 : stopzetting opdracht - RL-5 : woonplaats - RL-6 : verblijfplaats 15 opleiding schoolsecretariaten

AgODi stopzetting - voorbeeld voorbeeld opdrachtenpakket geldig van tot 31-08: 10/22 stopzetting opdracht op = eerste dag waarop geen opdracht meer ! opdrachtenpakket gemeld op 03/09 1/9 30/06 I__________________10/22______________________I stopzetting (15-11) gemeld op 10/11 1/9 14/11 = laatste dag in dienst I_________10/22__________I 16 opleiding schoolsecretariaten

AgODi → geldig voor niet-opdrachtgebonden dienstonderbrekingen voorbeeld : ziekteverlof, VLBO, bevallingsverlof.... → overschrijven niet mogelijk: de geregistreerde periode moet eerst uit het EPD verwijderd worden Hoe corrigeren? de vorige melding eerst annuleren de nieuwe of correcte niet-opdrachtgebonden dienstonderbreking melden melding-annulatie 17 opleiding schoolsecretariaten

AgODi → ziekteverlof: tot → na controle hervatten op ziekteverlof : 09/01 tot 27/01  geregistreerd 09/01 27/01 I__________________________________I annulatie ziekteperiode  geregistreerd 09/01 27/01 IxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxI melding correcte ziekteperiode  geregistreerd 09/01 16/01 I__________________________I annulatie - voorbeeld 18 opleiding schoolsecretariaten

AgODi begindatum opdracht = geldigheidsdatum einddatum opdracht = laatste dag in dienst correcte administratieve toestand → controle omkadering! enkel subsidieerbare uren = uren uit het urenpakket → controle omkadering! “ gekleurde “ of speciale uren: de juiste code bv. ICT, TF….. → controle omkadering! RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO 19 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO effectief gepresteerde opdrachten maar ook de niet - gepresteerde opdrachten - uren TBS/OB - afstand wachtgeld (vóór 15/9) - uren opdracht gebonden dienstonderbreking opgelet! verlof TAO voor 4/22 vast TAO - opdracht : 4/21 - ATO 2 → 8 uren uit het urenpakket!! 20 opleiding schoolsecretariaten

AgODi ATO 4 rekening houden met -draagwijdte vaste benoeming → benoemd voor welke vakken / ambten? -volume van de vaste benoeming → de laatste benoeming bepaalt het volume ATO1 vervanging niet melden als vacant (ATO 2) → omkadering! RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO 21 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO einddatum opdracht = laatste dag van de opdracht ▪ ATO 3 en ATO 4: einddatum onbekend → 31/12/2999 ▪ ATO 2: tijdelijk vacant → wervingsambt: 30/06 uitzondering: 31/08 o administratief medewerker o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt: uiterlijk 31/08 22 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO ▪ ATO 1: tijdelijk niet-vacant → wervingsambt o uiterlijk 30/06 o de laatste dag van de aanstelling uitzondering :uiterlijk 31/8 bij vervanging van o administratief, meesters, vak - en dienstpersoneel o opsteller DKO o reaffectatie / wedertewerkstelling o TADD → selectie- of bevorderingsambt : uiterlijk 31/08 23 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO opdrachten ATO 2 - ATO 1 ▪ eventueel aanduiden → TADD : indien mogelijk - einddatum → tijdelijk andere opdracht (einddatum kan = 31-08) → reaffectatie (R) of wedertewerkstelling (W): indien mogelijk - einddatum ▪ bij vervangingen (ATO 1) → de code van de DO van de titularis 24 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO tijdelijk andere opdracht (TAO): einddatum ▪ geen onderscheid tussen een TAO in een wervingsambt en een TAO in een selectie - of bevorderingsambt ▪ in beide gevallen kan de einddatum van het verlof TAO en de TAO = ▪ de IM beslist opmerking verlof TAO en TAO: altijd dezelfde einddatum → aangesteld via TAO in instelling A tot → verlof TAO in instelling B aanpassen: tot opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO verlof TAO en TAO de TAO bepaalt begin- en einddatum van het verlof TAO voorbeeld TAO – 5/22 van tot TAO – 6/21 van tot → TAO en het verlof TAO eerst melden tot en met = de eerste einddatum verlof TAO en alle TAO - opdrachten tot → verlenging TAO en het verlof TAO verlof TAO en alle TAO - opdrachten van tot opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 1 - opdrachten en opdrachtgebonden DO verklaring bij tijdelijke opdrachten ▪ geen kandidaat VE/VO: bij aanstelling van een personeelslid met bekwaamheidsbewijs “ andere “ ▪ geen kandidaat taalkennis: bij aanstelling van een personeelslid zonder de vereiste taalkennis ▪ herwaardering - code → 01 : HI = herintreder → 02 : PEN = werken na pensioen ▪ OOM : oorsprong omkadering → PWB : werkingstoelage 27 opleiding schoolsecretariaten

AgODi correctie opdrachten correctie laatst gemeld opdrachtenpakket begindatum correct bericht is identiek aan de begindatum van het laatst geregistreerde bericht → hier enkel het laatste bericht opsturen voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 en 1/12 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 1/12 → dit is een correctie van de laatste opdracht de opdrachten met geldigheidsdatum 1/9 en 15/10 moeten NIET worden opgestuurd 28 opleiding schoolsecretariaten

AgODi correctie opdrachten correctie niet laatst gemeld opdrachtenpakket rectificatie opsturen ALLE daaropvolgende wijzigingen opsturen (ook al werden ze reeds correct gemeld) voorbeeld opdracht met geldigheidsdatum 1/9 ;15/10 ; 1/12 en 7/1 → op 15/03: correctie opdracht met begindatum 15/10 → u stuurt de opdrachten met een latere begindatum ook opnieuw door (1/12 en 7/1) 29 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 4 - stopzetten opdracht ▪ het personeelslid oefent geen enkele opdracht meer uit in de instelling ▪ een RL 4 stopt ALLE opdrachten die geldig zijn op de geldigheidsdatum: dus het hele opdrachtenpakket ! ▪ de correcte reden stopzetting opgeven ▪ de einddatum van alle opdrachten in het opdrachten - pakket is correct: geen stopzetting opmerking niet vergeten een personeelslid uit dienst te melden → controle omkadering! 30 opleiding schoolsecretariaten

AgODi opmerkingen ▪ een RL 4 stopt enkel de op de geldigheidsdatum van de stopzetting aanwezige opdrachten ▪ datum stopzetten = eerste dag dat het personeelslid geen opdracht meer heeft ▪ indien na de stopzetting een nieuw opdrachtenpakket wordt opgestuurd, waarvan de begindatum vóór en de einddatum na de datum stopzetting ligt → de stopzetting wordt overschreven! uitzondering : stopzetting wegens pensioen - overlijden RL 4 - stopzetten opdracht 31 opleiding schoolsecretariaten

AgODi ontslagcodes 01 : mutatie 02 : wijziging affectatie of aanwijzing 03 : afdanking of ontslag 04 : pensioen 05 : overlijden 06 : foutieve melding 07 : herstructurering 08 : afzetting opmerking : het invullen van een ontslagcode is verplicht RL 4 - stopzetten opdracht 32 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL-2: niet - opdrachtgebonden DO → dienstonderbreking is geldig voor alle opdrachten → einddatum = laatste kalenderdag DO voorbeeld ziekteverlof van tot begindatum : einddatum : opmerking : de einddatum van de DO kan voorlopig onbekend zijn (31/12/2999) voorbeeld : politiek verlof 33 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL-2: niet - opdrachtgebonden DO melding → elektronisch doorsturen van het bericht: zv, bv… annulering → begin- en einddatum van het annuleringsbericht identiek zijn identiek aan de gegevens van het foute bericht afzonderlijke → annulering en rectificatie in afzonderlijke zendingen aanvulling → bijkomende gegevens opsturen (bv. de effectieve bevallingsdatum) 34 opleiding schoolsecretariaten

AgODi ziekteverlof zo snel mogelijk melden kan gevolgen hebben voor het salaris → onbezoldigd ziekteverlof voor tijdelijke opdrachten → TBS wegens ziekte voor vastbenoemden kan gevolgen hebben voor het bevallingsverlof → ziekteverlof wordt omgezet naar bevallingsverlof → het bevallingsverlof wordt ingekort ook ziekteverlof van één dag moet worden 35 opleiding schoolsecretariaten

AgODi bevallingsverlof onmiddellijk elektronisch melden → begin- en einddatum → vermoedelijke bevallingsdatum → aantal kinderen bij eerste melding van een BV: óf de vermoedelijke bevallingsdatum óf de effectieve bevallingsdatum invullen indien gekend, de effectieve bevallingsdatum melden met een aanvulling 36 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL-3: opmerkingen een opmerking voor het werkstation enkel bij opdrachten en dienstonderbrekingen → bij RL-1 en RL-2 opmerkingen kunnen relevante informatie geven voorbeeld een personeelslid heeft een verlof TAO en de tijdelijk andere opdracht wordt uitgeoefend in een andere instelling → u vermeldt de gegevens van deze instelling 37 opleiding schoolsecretariaten

AgODi woonplaats/verblijfplaats woonplaats = het officiële adres van het personeelslid in België (adres van domiciliëring) verblijfplaats = het adres van verblijf van het personeelslid (correspondentieadres) opgelet : er wordt geen rekening gehouden met de geldigheidsdatum! wijzigen woonplaats → RL 5 verblijfplaats → RL 6 38 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL - 7: familiale toestand burgerlijke staat en personen ten laste codes burgerlijke staat 1 = ongehuwd 2 = gehuwd of wettelijk samenwonend 3 = weduwe / weduwnaar 4 = gescheiden 5 = feitelijk gescheiden verplicht bij BS = 2 → gegevens partner o.a. beroepsinkomen partner → J (ja) of N (neen) → B (beperkt) of R (rente, rustpensioen) 39 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL - 7: familiale toestand ▪ personen ten laste → partner zonder beroepsinkomen mag nooit als persoon ten laste worden gemeld → kinderen fiscaal ten laste → andere personen fiscaal ten laste ▪ altijd eerst burgerlijke staat alvorens PTL ▪ BS en personen ten laste : fotoprincipe opmerking : niet terug keren in de tijd 40 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL-9: immatriculatie immatriculatie = uniek stamboeknummer → persoonsgegevens (sommige verplicht in te vullen): geslacht, geboortedatum, familienaam en eerste voornaam, rekeningnummer..... → adresgegevens → correctie van immatriculatie en immatriculatie buitenlander kan enkel op papier opmerking nieuw personeelslid → het WS contacteren of het personeelslid al een stamnummer heeft 41 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL 10 - melden plage -uren per personeelslid de uren → gepresteerd tussen het minimum en maximum van een voltijdse betrekking → die niet uit het lestijdenpakket komen = niet-financierbare of niet-subsidieerbare lesuren te melden vóór 15 november → de geldigheidsdatum : een vooraf bepaalde datum mogelijke waarden zijn 1 of 2 42 opleiding schoolsecretariaten

AgODi RL-14: rekeningnummer (IBAN-BIC) IBAN staat voor International Bank Account Number er kunnen Belgische en buitenlandse IBAN – rekeningnummers gemeld worden → tellen 16 karakters → BE gevolgd door 2 cijfers gevolgd door de 12 cijfers van het huidige rekeningnummer BIC staat voor Bank Identifier Code → het moet een geldige BIC-code zijn 43 opleiding schoolsecretariaten

AgODi één opdracht - meerdere opdrachtgebonden DO de volledige opdracht moet 2x gemeld worden met de toepasselijke dienstonderbreking één opdrachtgebonden DO met meerdere einddata → opdrachtenpakket met vroegste einddatum DO → opdrachtenpakket met volgende einddatum bonus herintreder werken na pensioen speciale situaties 44 opleiding schoolsecretariaten

AgODi wat melden? rekening houden met de afsluiting betaling van de maand (zie jaarkalender) aanvang schooljaar : september alle tijdelijke personeelsleden alle personeelsleden met een dienstonderbreking die invloed heeft op het salaris tijdens het schooljaar zo snel mogelijk wijzigingen doorsturen tijdelijke personeelsleden dienstonderbrekingen ! 45 opleiding schoolsecretariaten

AgODi wat niet melden ? -syndicaal verlof van 1 dag -verlof wegens overmacht -omstandigheidsverlof uitzondering omstandigheidsverlof n.a.v. de geboorte 46 opleiding schoolsecretariaten