Infosessie DHO 07/04/ u Verwelkoming 13.40u Doelstellingen en realisaties van de Databank Hoger Onderwijs (DHO) 14.00u De do’s en don’ts bij het gebruik van de DHO-webservices 14.30u Hoe kan DHO het inschrijvingsproces van de instelling ondersteunen? 14.50u Vragen 15.00u Leer- en Ervaringsbewijzendatabank 15.15u Studietoelagen 15.30u Kinderbijslag 15.45u Rapportering en Datawarehouse 16.00u Doorlichtingsrapporten secundair onderwijs 16.15u Vragen

2 Aantal registraties van inschrijvingen per week Op het einde van week 44 moeten inschrijvingen geregistreerd zijn.

3 Interafhankelijkheden bij gebruik van gegevens uit DHO

Doelstellingen en realisaties van de Databank Hoger Onderwijs Wat wilden we met DHO bereiken en wat hebben we intussen al gerealiseerd en verbeterd sinds de opstart in ? Peter Parmentier Wnd. Afdelingshoofd, afdeling Hoger Onderwijs

5 Creatie van de Databank Hoger Onderwijs  Een nieuw financieringsdecreet voor het hoger onderwijs  Bepalen van strategie voor dataverzameling  Strategisch eindrapport met engagement van instellingen, associaties en overheid  Creatie van de Databank Hoger Onderwijs

6 Strategische doelstellingen Leerkrediet ondersteunen en raadpleegbaar maken voor instellingen en studenten via webservice of portaal Financiering ondersteunen door het inzamelen, beheren en beschikbaar stellen van gegevens Instellingen ondersteunen bij het inschrijvingsproces door het aanbieden van studiehistoriek Interfaces naar studietoelagen en kinderbijslag ondersteunen Rapportering en beleidsinformatie aanbieden

7 De principes Student centraal => bewust van die rol? Centrale databank => als facilitator voor de flexibele student Decretale noden => alleen die gegevens registreren Meeneembaarheid van gegevens => het inschrijvingsproces in de instelling faciliteren Transparantie => rapportering over de erg complexe financieringsberekening (input-output) is nog niet volledig gerealiseerd Beheersbaarheid => complexiteit is een blijvend risico bij verdere aanpassingen of vernieuwingen

8 De oorspronkelijke operationele functionaliteiten 1. Ondersteuning uitvoering regelgeving 2. Studentenportaal 3. Ondersteuning inschrijvingsproces 4. Generieke gegevensontsluiting 5. Rapportering en datawarehouse 6. Attestering van resultaten 7. Ondersteuning van diverse aanvragen 8. Bron voor Hoger Onderwijsregister

9 1. Ondersteuning uitvoering regelgeving Diensten om gegevens te registreren en te raadplegen in centrale DHO  20-tal webservices  Centrale Databank Hoger Onderwijs Leerkrediet wordt centraal berekend en bijgehouden  Momenteel ruim leerkredietbewegingen De financiering wordt grotendeels geautomatiseerd berekend  In de rekenmotor  Gerapporteerd in een rekenblad De toekenning van een studietoelage en kinderbijslag wordt ondersteund  Rechtstreekse interface DHO-STL  Elektronische flux met kinderbijslagfondsen

10 1.Ondersteuning uitvoering regelgeving – Verbeterinitiatieven bij DHO Al uitgevoerd Oplossen van de tegenstrijdigheden in de leerkredietberekening, alle logica samengebracht in één rekenprogramma i.p.v. in iedere webservice Versoepelen Raadpleeg Inschrijvingen voor generatiestudenten Versoepelen Wijzig Inschrijving Verruimen van uitschrijving voor onderdeel (art. 8, niet meer opgenomen) Aanpassen business rules toelatingsvoorwaarden, schakel- en voorbereidingsprogramma’s… Preciseren van resultaatscodes (niet verworven)...

11 1.Ondersteuning uitvoering regelgeving – Verbeterinitiatieven bij DHO Al concreet gepland Automatiseren heroriëntaties Verwacht en te plannen Automatiseren diplomabonus Afstudeerrichtingen hermodelleren cfr. OD XXI onderzoek Identificatiegegevens en Persoonsdiensten Corvéonderzoek Integratiewachten op beslissingen

12 2. Studentenportaal Wat is het? Student kan leerkredietsaldo, leerkredietbewegingen, in- en uitschrijvingen, opleidingsonderdelen, resultaten, diploma’s en vrijstellingen raadplegen Beveiligde toegang Wordt het gebruikt? Beperkt aantal gebruikers Unieke bezoekers lopend academiejaar MaandUnieke bezoekersLeerkredietsaldo geraadpleegd September Oktober November December

13 2. Studentenportaal voorbeeld

14 2. Studentenportaal Hoe kan het verder evolueren? Concreet: opnemen van inschrijvingsattesten kinderbijslag in de loop van 2011 vanaf academiejaar Andere behoeften onderzoeken Wachten op evaluatie flexibiliserings- en financieringsdecreet (inclusief leerkrediet)

15 3. Ondersteuning inschrijvingen Wat kan er? Leerkredietsaldo is raadpleegbaar Studiehistoriek hoger onderwijs is raadpleegbaar Diploma SO of laatste inschrijving SO is raadpleegbaar Zie verder Do’s en dont’s webservices en Case instelling

16 3. Ondersteuning inschrijvingen Knelpunten Afhankelijk van tijdige registraties van alle instellingen Nog geen persoonsgegevens Integratie in processen instellingen Opportuniteit voor vermindering planlast => zie case Uitbreidbaar met andere gegevens: Status inschrijving (om annulaties te kunnen onderscheiden) Andere diploma’s: VWO, examencommissie SO...

17 4. Generieke ontsluiting Wat is het? Raadplegen van geaggregeerde gegevens Statistische rapportering Standaardrapportering Hoger onderwijs in cijfers (aparte bevraging afgeschaft) Statistisch jaarboek Relevante publicaties: ntadmin/studentengegevens/default.htm Klassieke ontsluiting op Informix Traditioneel rapporteringstool O&V Weinig gebruiksvriendelijk Datawarehouse Tool die meer vraaggestuurde rapportering moet ondersteunen Zie verder

18 5. Rapportering en datawarehouse Wat is het? Inhoudelijke rapportering Validatierapporten instellingen: procedure te optimaliseren Monitoringrapporten instellingen: uit te breiden in het kader van structurele kwaliteitsbewaking Complexere rapportering: gecombineerde studiegebieden, gezamenlijke opleidingen, leerkrediet… Datawarehouse wordt gefaseerd uitgerold (zie verder) Toegang voor instellingen en externen te definiëren en uit te werken Verdere behoeften Jaarverslagen Indicatoren voor zelfevaluatierapporten (in het kader van de accreditatie) Mobiliteit Kansengroepen…

19 6. Attestering van resultaten Niet expliciet gerealiseerd Instellingen vragen soms afdrukken aan studenten van het studentenportaal Concrete uitbreiding met inschrijvingsattesten voor kinderbijslag Diploma’s: via nieuwe Leer- en Ervaringsbewijzendatabank (zie verder)

20 7. Ondersteuning van diverse aanvragen (e-government) Relevante informatie doorsturen naar afnemer Bestaand: Kinderbijslag Nieuw vanaf juni 2011: Leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED) Afnemer haalt relevante informatie op Bestaand: Studietoelagen Andere afnemers? Andere studentenkenmerken?

21 8. Bron voor Hoger Onderwijsregister Nog niet gerealiseerd Evaluatie flex-decreet probleem: dubbele registratie van opleidingsgegevens ‘downsizen’ Hoger Onderwijsregister – OD XXI intentie om behoeften- en procesanalyse uit te werken voor het beheren van opleidingsgegevens met het oog op een efficiëntere gegevensstroom en vereenvoudiging in overleg en samenwerking met NVAO, instellingen en andere belanghebbenden

22 Conclusies Hoe evolueert het medebeheer overheid-instellingen? Wat zijn de verdere verwachtingen over communicatie? Postbus Website/Sharepoint/Twitter Infosessie... Hoe evolueert de regelgeving? Evaluatie flex Evaluatie financiering Integratie