Informatie binnen de onderneming. de WHAT?-kolom

Enterprise Architectuur: Zachman What How Where Who When Why 1 Contextual/ Scope 2 Conceptual/ Enterprise 3 Logical/ IS Functionality 4 Physical/ Design 5 As Built/ Subcontractor 6 Functioning/ Code Entity Relationship Input Process Output Node Line Organization Reporting Event Cycle Objective Precedent

WHAT ? -kolom Information-view Wat is informatie ? Data versus informatie Soorten informatie Hoe zorg ik ervoor dat investeringen in IT renderen ? geïntegreerde gegevens kwaliteit van informatie Waarde van informatie

Eigenschappen van Management Informatie Data scope: bereik/afbakening van de verzameling geg. die gebruikt worden om informatie te extraheren Time span: periode gedekt door gegevens. Niveau van detail: graad van detail vs niveau van aggregatie Bron: intern vs. extern Interne gegevens: verzameld binnen de onderneming Externe gegevens: verzameld mbv externe bronnen (media, newsletters, overheid, Internet, …) Structuur gestructureerde gegevens: cijfers en feiten, op gestructureerde wijze opgeslagen en gemakkelijk te doorzoeken ongestructureerde gegevens: zoals in vergaderingen, documenten, gesprekken, presentaties, etc.

Information at Managerial Levels DATA SCOPE TIME SPAN LEVEL OF DETAIL DEGREE OF STRUCTURE SOURCE STRATEGIC lange termijn geaggregeerd samengevat grotendeels extern wijd ongestructureerd TACTICAL OPERATIONAL gedetailleerd smal onmiddelijk intern gestructureerd

Gegevens versus Informatie Gegevens: ruwe geöbserveerde feiten van gebeurtenissen zoals bedrijfstransacties Informatie: verwerkte gegevens die bruikbaar zijn voor besluitvorming Gegevens Informatie 331 Zeep 1.29 863 Koffie 4.69 173 Melk 79 663 Ham 3.29 524 Mosterd 1.49 113 Bier .85 … Verkoop Regio: Noord westen Winkel: Winkel #122 Item No. Beschrijving Items verkocht Omzet 331 Zeep 7156 8976

Gegevens versus Informatie Datum van vandaag, bezoek van een website, observaties van een productielijn Informatie Bank uitreksel, verkoopsvoorspelling, grafieken met trends van website gebruik

Soorten informatie Harde versus zachte informatie Harde informatie: kwantitatief, objectief, verifieerbaar, vb. deze student(e) behaalde 75%. Zachte informatie: kwalitatief, subjectief, moeilijker te verifiëren, vb. deze student(e) heeft een vlotte pen, "Cultuur“, … Interne versus Externe informatie Interne informatie: bestaat binnen het bedrijf Externe informatie: wordt extern aangekocht Meta-informatie Gegevens omtrent gegevens kunnen betrekking hebben op het formaat van de gegevens, op het waardenbereik, op de eigenaar van de gegevens, enzovoort Operationele/tactische/strategische informatie (cf. infra)

Voorbeeld meta-informatie Het gegeven ‘prodnr’, gegevens omtrent dit gegeven zijn: het feit dat prodnr numeriek is; het feit dat de waarden voor prodnr moeten liggen tussen 1 en 9999; het feit dat de instantie die prodnrs toekent de productie-afdeling is; enzovoort.

Meta-informatie in XML <?xml version="1.0"?> </Book> <Title>My Life and Times</Title> <Author>Paul McCartney</Author> <Date>1998</Date> <ISBN>1-56592-235-2</ISBN> <Publisher>McMillin Publishing</Publisher> Metadata: tags Data: content

WHAT ? -kolom Information-view Wat is informatie ? Data versus informatie Soorten informatie Hoe zorg ik ervoor dat investeringen in IT renderen ? geïntegreerde gegevens kwaliteit van informatie Waarde van informatie

Integratie van Gegevens

Integratie van gegevens vermijden van reduntantie Efficientie geen dubbele opslag éénmalige update Consistentie single source – geen discrepanties igv fouten: welke bron is juist ?

Kwaliteit van Informatie Kwaliteitsvolle informatie is sleutelvereiste voor kwaliteitsvolle procesuitvoering Gigo: garbage in, garbage out Kwaliteitscriteria Juistheid Nauwkeurigheid Selectiviteit Tijdigheid Relevant Aangepast aan kennisniveau Veiligheid

Juistheid van informatie Hoe kan juistheid worden gemeten? percentage van juiste berichten berekend op het geheel van de verstrekte berichten gemiddelde afwijking tussen bericht en werkelijkheid Percentage van outliers (bv. Leeftijd=324 jaar) Kost Juistheid Effect Juistheid

Oorzaken van onjuiste informatie Onjuiste invoer Tikfouten (Baessens) Niet-invoer van gegevens Captatie-probleem Inconsistente duplicate invoer van informatie Telefonisch en via Internet Registreer gegevens aan de bron (bv. KULoket) Data transformaties Samenvoegen verkoopscijfers in dollar en Euro Onjuist gebruik van gegevens Toegang door niet geauthoriseerde gebruikers Interferenties in juist gebruik die foutieve gegevens doen ontstaan Concurrency control problemen

Interferentie tussen lezen en schrijven

Vermijden van onjuiste informatie Het gebruik van validatie-regels voor het vastleggen van de syntax van de gegevens HoevInVoorraad: Geheel getal Positief Bovengrens ? Gewicht (Persoon) Syntax: getal > 0, < 500 Semantiek: in combinatie met leeftijd range van mogelijke waarden verfijnen Het vastleggen van de relaties tussen de verschillende data items in een gegevens model (bv. ER model) Business rules Specificiëren gebruikerstoegang Zie hoofdstuk ER modellering en het relationele model!

Voorbeeld data model

Nauwkeurigheid Nauwkeurigheid is iets anders dan juistheid. een boodschap kan juist zijn, maar onnauwkeurig een boodschap kan onjuist zijn, maar nauwkeurig Nauwkeurigheid = graad van precisie van de gegevens De toegelaten onnauwkeurigheid moet klein zijn in vergelijking tot de grootte van de eventuele storing die hieruit kan volgen.

Afdwingen van nauwkeurigheid Gebruik van datatypes numerieke datatypes SMALLINT = geheel getal tussen -32767 en +32676 DECIMAL (p,s) = een kommagetal van p cijfers waarvan s na de komma alfanumerieke datatypes CHAR (n) = een woord van max n willekeurige tekens tijds datatypes DATE = een uit 3 delen opgebouwde waarde met jaar, maand en dag

Besturingseffect van nauwkeurigheid

Selectiviteit van informatie detailgraad uitzonderingsgraad graad van relevantie

Detailgraad niveaus van leidinggeven Heeft betrekking op de mate van detail van het object waarover wordt geïnformeerd. Bv: individuele klant <-> klantengroep Detailgraad van de informatie moet zijn aangepast aan het niveau van leidinggeven. minder detail niveaus van leidinggeven meer detail

Detailgraad van informatie Voorbeeld van multidimensionele data: Verkoopsgegevens per regio (Noord, West, Oost, Zuid), per seizoen, per product (A, B, C, D) Aggregeren (rollup) Verkoopscijfers van alle producten over alle seizoenen in regio Noord <==>Drill-down Slicing Verkoopscijfers van product A over alle regio’s en gedurende alle seizoenen Dicing Verkoopcijfers van product A en B, in regio Noord en West, gedurende zomer en winter

Uitzonderingsgraad mate waarin de informatie enkel de toestand rapporteert van informatie-objecten waarvan de waarde vooropgestelde boven- of ondergrenzen heeft overschreden. Meten: het percentage van de informatie-objecten waaromtrent informatie wordt verschaft. Hoe: opzetten van een informatiesysteem gebaseerd op het principe van exceptierapportering Management by Exception

Graad van relevantie │D│ │A│ │R│ D= Documenten R = Relevante docs A = Antwoord (= gekregen docs) │A│ │R│ Sommige antwoorden zijn relevant. Een deel van de relevante informatie werd verkregen Alle antwoorden zijn relevant, maar niet alle relevante informatie werd verkregen Niet alle antwoorden zijn relevant, maar alle relevante informatie werd verkregen Niets van wat je kreeg is relevant

Graad van relevantie │D│ ‘recall’ = ‘precision’ = │R│ │A│ │Ra│ │R│

Graad van relevantie: voorbeeld Gegeven een query q, waarbij de relevante documenten zijn: d3, d12, d15, d21, d22. Zoekrobot Hoehel geeft de volgende documenten als antwoord: d5, d3, d21, d36, d30, d45, d80, d28, d23, d12 Precision= 3/10 Recall= 3/5

Tijdigheid van informatie Informatie moet tijdig worden verschaft. De waarde van informatie is aan tijd gebonden. Dit wil niet zeggen dat informatie altijd zo snel mogelijk beschikbaar moet zijn. Overigens: hoe sneller de beschikbaarstelling, hoe duurder de (aanmaak van) informatie.

Tijdigheid van informatie informatie-vertraging tijd die verloopt tussen het ogenblik waarop de informatie betrekking heeft en het ogenblik waarop de informatie de bestuurder bereikt. Op 1 maart winst van afgelopen kalenderjaar meedelen informatie-interval tijd die verloopt tussen twee mededelingen van informatie omtrent een bepaald ‘object’. Jaarlijkse rapportering van het bedrijfsresultaat informatie-periode tijdsperiode waarover informatie wordt verstrekt. Bedrijfsresultaten berekenen over een periode van 3 of 6 maand informatie-interval kan korter zijn informatieperiode om de maand semesterresultaten rapporteren

Tijdigheid van informatie Voorraad Verkoop best. eff. best. eff. best. eff. Info. vertraging. Info. interval periode Info. interval periode Kans op het rapporteren van incidentele verstoringen wat kan leiden tot oversturing Verlaging informatie-interval leidt tot lagere veiligheidsvoorraad

Beveiliging vertrouwelijkheid authenticiteit houdt in dat enkel die personen toegang mogen hebben tot informatie die daartoe bevoegd zijn. authenticiteit houdt in dat zekerheid wordt verkregen over de afzender van de informatie. identificatie van de afzender; (probleem: het aannemen van een valse identiteit) verificatie van de identiteit door de ontvanger. (probleem: het ontkennen van het versturen van berichten)

Ter afsluiting: kwaliteit van informatie “According to a global management study by PWC, 75% of companies surveyed admitted that defective data impacted them financially. And 33% were forced to delay or scrap new systems. Once company reported that data problems had caused it an £4.4m loss in one year alone”. “Gartner group says data quality is a serious problem that is imperiling business initiatives, future growth and long-term survival. It has found that more than a quarter of critical data in Fortune 1000 businesses will continue to be inaccurate or incomplete until 2007.”

Waarde van Informatie Een bank moet beslissen om een lening toe te kennen aan een klant. Het ontleende bedrag is 50.000 Euro aan een interest van 12%. Als de lening toegekend wordt, weet de bank op basis van historische analyses dat er een 4% kans bestaat dat de klant niet terugbetaalt en dus een wanbetaler wordt. Als de lening geweigerd wordt, kan het bedrag geïnvesteerd worden in een overheidsobligatie met een return van 6%, met andere woorden 3000 Euro per jaar. Moet de bank de lening toekennen of niet?

Beslissingsbomen Veel gebruikte techniek in beslissingsanalyse Twee types knooppunten: Decision nodes: beslissingsnemer neemt een beslissing, wordt voorgesteld door een rechthoek Chance event node: state of nature, wordt voorgesteld door een cirkel

Waarde van informatie Goede betaler 0.96 £6000 Aanvaard B A -£50000 Slechte betaler 0.04 Weiger £3000 Verwachte winst bij aanvaarden is: 0.96*6000+0.04*(-50000)=3670 Aanvaard de klant en ken de lening toe!

Waarde van informatie Veronderstel dat de bank kan gebruiken maken van data van een kredietbureau (vb. CKP, Experian, Equifax, Bureau van Dijck, …) Kredietbureaus verzamelen informatie betreffende het terugbetalingsgedrag van klanten over banken heen Stel dat de bank 500 Euro moet betalen voor de informatie van het kredietbureau. De bank kan daarna nog beslissen de aanbeveling van het bureau te volgen of niet. Op basis van historische data weet de bank: 80% van de aanbevelingen van het bureau waren positief en 20% negatief Van de positieve aanbevelingen bleken 98.75% goede klanten en 1.25% slechte klanten Van de negatieve aanbevelingen bleken 85% goede klanten en 15% slechte klanten Is het voordelig voor de bank om het kredietbureau in te schakelen en wat is de waarde van de informatie?

Waarde van informatie Goede klant 0.9875 5500 4799 Zonder bureau A 3760 Aanvaard Slechte klant 0.0125 -50500 4799 Met bureau C Weiger 2500 4340 positief 0.8 5500 B Goede klant 0.85 negatief 0.2 2500 -2900 D Aanvaard Slechte klant 0.15 -50500 Weiger 2500 Doordat 4340 > 3760 is het economisch verantwoord om het kredietbureau te raadplegen De waarde van de informatie is 4840-c (c is de kostprijs van de informatie) Informatie is waardevol als 4840-c >3760 waarde van informatie is c < 1080 Euro