Introductie KaiZengine

Doel vandaag Theorie Idee management Massaal ideeën, iedereen Minimale kwaliteit garanderen Werken met KaiZengine platform Rekenen aan ideeën De cirkel van idee tot oplossing; creativiteit Andere zaken Tijd Samenwerking Traject Vervolgstappen Volgende week Next time De belangrijkse doelen van de dag: Het moet een inspirerende ochtend of middag zijn waardoor iedereen er zin in heeft; dit is een voorwaarde. Iedereen moet beseffen dat hij of zij meestal al (impliciet of expliciet) ideeën heeft. Iedereen weet en herkent problemen, issues en kansen in zijn eigen omgeving Concreet doel moet zijn dat de KWALITEIT van ideeën in orde moet zijn; indien kwaliteit onvoldoende is de kans tot uitvoer minimaal - Enige bekendheid met inloggen, idee aandragen en reacties geven in KaiZengine platform; geen angst meer Als dit gelukt is is de intro voldoende MAAR als je de volgende doelen deels kunt halen heb je daar later veel plezier van: Het idee hebben en goed fomuleren is “slechts” 25% van de oplossing; het hele traject is minstend zo belangrijk. Hier is het zaak de boel niet te moeilijk te maken en vooral creativiteit en elkaar te gebruiken voor het doorlopen van het idee-proces. Bespreken van 5 meest voorkomende problemen bij andere bedrijven ter verdediging (dit gaat ons niet gebeuren) en neerdalen (oh het wordt wel hard werken) waarna committment gevraagd kan worden. 1

Agenda 09:10 - 09:40 Theorie Idee-management 09:40 - 10:15 Praktijk van ideeën Pauze 10:30-11:15 Gebruik van platform 11:15-11:45 Uitleg cirkel Idee tot oplossing 11:45-12:30 Oefening Co-creatie - Intro is gebaseerd op algemene KZ presentatie waar maximaal 5 algemene sheets van worden gebruikt - In de oefening de volgende stappen Iedereen met gele papiertjes Feedback “wat is een goed idee” Herformuleren & korte discussie Gebruik van Platform Inloggen/ 2 voorbeelden Werken aan van eigen- en team-ideeën Waarderingen geven/Feedback geven Hulp vragen 2

Theorie Idee management? In de volgende sheets zijn een aantal algemene sheets uitgekozen die nuttig lijken voor basale uitleg. Bekijk van tevoren alle 50 sheets van de KZ presentatie om de juiste introductie toe te spitsen op de groep. Doel van deze intro is: - Hadden we dit maar eerder gedaan - Het bevat veel meer dan ik dacht - Dat KaiZengine lijkt professioneel en leuk

De statistieken zijn bemoedigend Uit onderzoeken blijkt dat elke medewerker heeft minstens 1 goed ideen per maand; de gemiddelde opbrengst van een idee is ongeveer €500,- per idee en dat levert gemiddeld 6000,- euro per jaar. Voor een organisatie van 250 man betekent dat een plus saldo van 1.500.000,- / jaar. *in de werkelijkheid kunnen bedrijven in Europa tot nog toe niet meer dan 1 idee per persoon per jaar aanpakken 4

Wat is eigenlijk een idee? Latijn: idea = voorstelling, ideaal; Grieks. idea = uiterlijke verschijningsvorm, voorkomen, gesteldheid, hoedanigheid., afkomstig van de stam id = zien Gedachte, denkbeeld, voorstelling, begrip, inval. In onze platte wereld is een idee een verbinding tussen een duidelijk en concreet probleem (of een kans) en een heldere oplossing. Probleem Of Kans Oplossing 5

Een streng selectieproces € p e Idee Resultaat Plan Uitvoer issue Verstoringen Stilstand Irritatie Klacht Suggestie Incident Over Budget Analyse Meeting Strenge selectie voorkomt afvallers. 6

KaiZengine is een uitgekiende combinatie.. Aanpak & Trainingen Beloning & Feedback Analyses & Services Platform 7

Nu de praktijk! Schrijf in 5 minuten je naam, de datum, de titel en de omschrijving duidelijk op! Geef iedereen een leeg A5 zoals te zien op het scherm. Tijdens het uitdelen vertel je dat iedereen ideeen heeft over de verbetering van het werk. Zonder veel begeleiding vraag je mensen om een recent idee op te schrijven. Soms zegt iemand dat ie nooit ideeën heeft vraag dan individueel even door maar besteed daar niet veel tijd aan. Ik leg wel eens publiek uit tijdens het opschrijven (of lieftst het uitdelen) dat we mensen zijn tegengekomen die zeiden “ik heb geen ideeen” maar ze hadden onder de douche wel plannetje voor een andere manier van werken...soms moet je ideeen nog wel herkennen. Geef niet veel meer dan 5 minuten tijd maar kondig wel aan dat je snel gaat ophalen. 8

We stellen eisen aan ideeën ....om ideeën hanteerbaar te maken. Elk idee kun je uitleggen aan je oma Maak geen container idee Je idee moet in max 6 maanden realiseerbaar zijn Probeer niet over de buren te praten Je idee hoeft niet briljant te zijn Een klein idee is vaak makkelijk uitvoerbaar Je kunt ook hulp vragen bij een idee Je idee kan ook in je eigen omgeving starten Een getest idee is meer waard dan een groot plan Vraag van iederen in de zaal de titel en de omschrijving voor te lezen. Schrijf de titels op de flipover (liefst met de naam erbij) Het is gemeen maar we geven deze regels NA het invullen. Loop alle regels even door. Info daarover is te vinden in het Handboek KaiZengine. HENRY ik zie drie manieren Eerst regels uitleggen; dan rondje en direct commentaar geven of vragen Eerst rondje opschrijven zonder commentaar, dan regels, dan commentaar rondje zonder opschrijven, regels, herformuleren, rondje met commentaar en wat iemand veranderd heeft 9

Waar haalden jullie deze ideeen vandaan?...waren het... issues incidenten Kostenanalyse Klantsuggestie irritaties Marktkans Procesanalyse Stilstand storing tevredenheidsonderzoek Klacht Het is handig om ter voorbereiding allerlei lijsten op te vragen en te beoordelen op de manier waarop het bedrijf goed vast legt wat er zoal mis gaat of waar de kansen liggen. Deze lijsten zijn meestal niet goed beschikbaar voor medewerkers of worden niet gebruikt om ideeen te formuleren. Je maakt een idee door de vraag te stellen: HOE KUN JE..... HOE KUN JE ...de volgende keer voorkomen dat het budget wordt overschreden HOE KUN JE ...deze soort van incidenten voorkomen HOE KUN JE....deze klantwens invullen Budget overschreiding En hebben jullie inzage in al deze kansen en verstoringen. VOER VOOR IDEEEN! 10

Uitleg platform maar eerst handleiding en cadeautje Dit is een moment om de ludieke stemming die er heerst na de oefening even serieuzer te maken. Het brengt ons naar de vraag wie de oefening wil doen en welke voorwaarden we ondertekenen Het gaat nu over de subtiliteit van ideeën; je zou zomaar iets dom kunnen zeggen. Je maakt je kwetsbaar. Daarvoor moeten collega’s onderling en managers begrip hebben. Vandaar ook de cadeautjes. Ik geef die altijd met de uitleg dat niemand zit te wachten op zomaar een klein cadeautje maar iedereen wacht of hoopt op een motiverend woord, een compliment of opbouwende kritiek.

Introductie Kaizengine Life rondgang door KaiZengine platform Introductie Kaizengine Deel handleidingen uit Vraag 1 persoon in te loggen (loop kort door voorwaarden heen) En laat een idee invoeren Bedankt proefkonijn Log in als manager Bekijk het zojuist ingevoerde idee Waardeer het idee Geef een reactie Maak duidelijk dat het idee blijft liggen totdat eigenaar actie neemt Laat het overzicht zien Klik op leuk idee Sluit af Accepteer de voorwaarden: Login en password Iedereen kan alles zien Iedereen doet actief mee, geen kijkers Wees netjes en positief Werken in andermans ideeën Wees niet bang; niemand doet je wat Elk idee is goed; dat is ons principe Je bent eigenaar Veel plezier met Kaizengine! 12

Rekenen aan ideeen 13

De creativiteit zit hem in de slimheid waarmee je ideeën snel tot resultaat brengt Issue Irritatie klacht suggestie haalbaarheid Uitvoerbaar? Probleem weg? Gaat men akkoord? Goed plan=akkoord = makkelijk OK Concete uitvoer Dat is handiger Probleem Oplossing Co-creatie Akkoord Evaluatie Uitvoer Planning Alternatief 14

Daarnaast kennen we nog succes-principes Een idee heeft een eigenaar Samenwerking verhoogd de kwaliteit Zeg ook Nee tegen ideeën Wees ondeugend maar goed voor de zaak Zorg voor hoge doorloopsnelheid Maak de drempel voor nieuwe ideeën laag Beslissingen expliciet nemen Het idee dat snel resultaat geeft heeft voorrang Goede ideeën dragen bij aan een bedrijfsdoel Voorkom pottenkijkers Doe het zelf werk consultants weg Maar vooral...kies steeds de slimste weg Ik weet nog niet wat ik hier mee wil; heb ik wel eens besproken met NS maar kost tijd en is nog complex 15

Conclusie: we hebben redelijk uitgebreid stilgestaan bij de groene vlakken; we zijn dus op 25% € p e Idee Resultaat Plan Uitvoer Issues Verstoringen Stilstand Irritatie Klacht Suggestie Incident Over Budget Analyse Meeting Strenge selectie voorkomt late afvallers. 16

Opdrachten Registreer tenminste 1 van deze ideeën in KaiZengine deze week; liefst komende dagen Website: www.kaizengine.com Wachtwoord is “achternaam” login=“idem” Verander wachtwoord in eigen wachtwoord bij “profiel” Waardeer een paar ideeën van collega's Kijk wie van je collega’s goede ideeën en meningen heeft en regeer daarop Daarnaast kunt feedback verwachten van KaiZengine Afspraak over 4 weken 17

Eigenaar: Datum: Titel idee (5 a 10 woorden) Omschrijving (max 30 woorden) Eigenaar: Datum: Titel idee (5 a 10 woorden) Omschrijving (max 30 woorden)

Oefening CO-creatie 19