prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman Dr. Van Dijk 20e druk Grondslagen Administratieve Organisatie Deel B processen en systemen prof. E.O.J. Jans m.m.v. Prof. Drs. K. Wezeman  Dr. Van Dijk 20e druk 1

Het magazijnproces- en voorraadsysteem Hoofdstuk 4 Het magazijnproces- en voorraadsysteem Magazijnfunctie Magazijnproces Informatiebehoeften Procesactiviteiten Voorraadsysteem/ fin-adm proces Voorraadinventarisatie 17

De magazijnfunctie Bewarende functie Goederen moeten zorgvuldig worden bewaard Voorraden leiden tot vermogensbeslag en dus tot rentekosten Risico’s van waardevermindering, enz. Opslagkosten en handlingkosten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

De magazijnfunctie Waarom voorraden aanhouden? Tijd-en ritmeverschillen tussen Inkoop en verkoop (handelsonderneming) Inkoop en productie (ind. Bedrijven) Inkoop en dienstverlening (dienstverlenende bedrijven) Onzekerheid Variatie in vraag Veranderende levertermijnen Economisch motief: kostenafweging – trade off bestelkosten/omstelkosten versus voorraadkosten (opslagkosten en handlingkosten) kosten van variatie in productieritme versus voorraadkosten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

De magazijnfunctie Magazijnfunctie = schakel tussen twee beschikkende functies in het waardekringloopproces. Inkoop Magazijn Verkoop beschikken bewaren beschikken Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Gesloten en open magazijnen Onderscheid Technisch => geen/wel toegang voor personeel Administratief => wel/geen uitgiftebon Open magazijnen Geen magazijnafgiftedocumenten Grijpvoorraden Indirecte verbruiksmeting Toepassingsgebieden Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Het magazijnproces Verkoop- Inkoop- proces proces MAGAZIJN- PROCES Financieel- administratief proces Productie- proces Human resource proces Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Procesanalyse In ontvangst nemen van goederen Keuring van ontvangen goederen Opslaan van ontvangen goederen Afgeven van goederen (intern/extern) Verzenden van goederen Aanhouden van eigen registratie Inventariseren van voorraden Secundaire activiteiten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Informatiebehoeften Uitvoerders procesactiviteiten => operationele informatiebehoeften T.b.v. de planningfunctie Aanwezigheid van voorraden Staat waarin goederen zich bevinden T.b.v. de controlfunctie Klachteninformatie Informatie over voorraadverschillen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

1. Goederenontvangst Autorisatie tot inontvangstneming Overzicht te ontvangen zendingen Verzameling kopie-bestelorders Eerste globale controle bij portier Zelfstandig vaststellen wat ontvangen is Juiste artikelen/hoeveelheid/kwaliteit Geautomatiseerde ontvangstmeldingen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

2. Kwaliteitscontrole (keuring) Normen waaraan kwaliteit inkomende goederen moet voldoen Keuringsprocedure Procedure afgekeurde goederen Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

3. Opslag van goederen Afsluitbare ruimten, enz. Voorkomen dat kwaliteit achteruitgaat Periodiek onderhoud Doelmatige magazijninrichting Locatiecode: gang (straat)/pad (zijstraat)/stelling/vak Ligging van ‘fast moving’ vs ‘slow moving’ Geautomatiseerd opslaan en uitleveren AS - AR Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

4. Afgifte van goederen Autorisatie tot goederenafgifte Afgifteorganisatie Individuele uitgiftebonnen Verzameluitgiftelijsten (picking lists) verzamelen gaat sneller + betere controle mogelijk; nadeel is extra ruimte- en tijdbeslag Geautomatiseerd verzamelsysteem Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

5. Verzenden van goederen Magazijnchef of Expeditiechef Eigen vervoer/externe transporteur Fysieke distributie Routeplanning Verzendprocedure (vrachtbrief/routelijst) Kosten Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

6. De magazijnadministratie Afleggen van verantwoording Bewaren Ontvangen/afgeven van goederen Controle door inventarisatie: Inventarisatie vs. info uit artikelbestand Stellingkaart voor niet-geautomatiseerde omgevingen Zelfcontrole enz. Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

7. Voorraadinventarisatie (zie 4.5) Doel Controle op de bewaarder Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie Verbruiksmeting bij open magazijnen Methoden Integraal Partieel roulerend (simultaan) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

8. Vernietigen van goederen Niet op eigen initiatief magazijnchef: beschikkend functionaris geeft opdracht Afval en uitval; kosten van vernietiging Opmaken proces-verbaal (protocol) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Het voorraadsysteem Informatieve en controlerende aard Functies van voorraden (voorraadbegrippen) Opslaglocaties Prijzen bij mutaties en waardering (prijssystemen) Registratiemethoden Per stuk Per artikelsoort Per partij Per artikelgroep (financieel) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Voorraadinventarisatie Doel Controle op de bewaarder Controle op juistheid en volledigheid van de voorraadadministratie Verbruiksmeting bij open magazijnen Methoden van voorraadopname Integraal Partieel roulerend (simultaan) Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff

Inventarisatieprocedure Aanwijzen van controleur Bepalen van inventarisatiemoment Uitprinten inventarisatielijst Vergelijken IST – SOLL met verschillenanalyse Afboeken magazijnverschillen (autorisatie door procuratiehouder) Bijhouden verschillenstatistiek Voorraden bij derden Positieve methode Negatieve methode Opgaven, 3e druk, behorend bij Grondslagen Administratieve Organisatie B (20e druk) © Wolters-Noordhoff