De logistiek taken in kaart gebracht. Kan het anders? Bart Cleymans Imelda vzw i.s.m. VSDV vzw

De logistieke taken in kaart gebracht. Kan het anders? Opzet project De enquête Resultaten enquête Normen en wetgeving Verbetervoorstellen Besluiten

Opzet project.  totaalproject goederenstromen/-beheer Oprichting interne logistiek Vanuit het centraal magazijn Personeelsinput vanuit schoonmaak Doel: optimalisatie van transporttaken Aanpak: stapsgewijs groeiscenario  totaalproject goederenstromen/-beheer Vraag vanuit verpleegkundig departement

knelpunten Uitholling takenpakket logistiek assistant. Continuïteit op de afdelingen. Van decentralisatie naar centralisatie logistieke taken.

De enquête. Doel: Informatie verzamelen om een beter inzicht te verwerven in de logistieke taken op een VPE en alzo een antwoord te bieden op de eerder geformuleerde knelpunten.

De enquête. Niet limitatieve lijst logistieke taken Patiëntenkamer Voeding Materialen Administratie Schoonmaak Transport diversen Tijdsbesteding week en weekend Ingevuld door de hoofdverpleegkundigen

De enquête: de patiëntenkamer Opmaken van bedden Ontslag patiënt: opruim kamer, zorg persoonlijke bezittingen patiënten, transfers,…

De enquête: voeding Maaltijdregistratie: bevragen van patiënt, registreren en de daaraan verbonden administratie. Maaltijdverdeling: ontbijt, middagmaal en avondmaal, ophalen dienbladen, drankbedeling. Hulp aan patiënten bij de maaltijd. Algemeen keukenwerk: orde keuken, voorraadbeheer, koffie zetten, bereidingen.

De enquête: materialen Voorraadbeheer: opnemen van de stocks en bestellen Voorraden aanvullen: afladen karren en vullen voorraadkasten Materialen verdelen: patiëntenkamers, verpleegkarren, linnenkarren Apotheek/steriel magazijn: contact, afhalen producten,… Verpleegmaterialen: reinigen van, ophalen, wegbrengen, … Contacten met magazijnen, ophalen allerhande

De enquête: administratie Telefoonpermanentie Algemeen administratief werk (kopiëren, versturen, klasseren, post, …)

De enquête: schoonmaak Pottenwas Schoonmaken van toestellen, materialen, lokalen, … Orde dienstlokalen

De enquête: transport Post Materialen Patiënten

De enquête: diversen Planten verzorgen Beheer zuurstofflessen Verdeling promomateriaal …

De resultaten

De enquête: de resultaten Cijfermateriaal door bevraging Logistieke taken <-> takenpakket logistiek assistent Foutmarge Vraag niet duidelijk Inschatting taak niet eenvoudig Complexe taken Kleuring cijfers

De enquête: voeding 37% Maaltijdregistratie = 1 vte/100 pat. V1= maaltijdregistratie, V2= maaltijdverdeling, V3= hulp bij de maaltijden, V4= keukenwerk * op basis van 7 dagen 37% Maaltijdregistratie = 1 vte/100 pat. Hulp bij maaltijden beperkt  verzorgende/verpleegkundige taak 43’/dag keukenwerk

De enquête: materialen M1= voorraadbeheer, M2= voorraden aanvullen, M3= materialen verdelen, M4= apotheek/steriel magazijn, M5= verpleegmateriaal, M6= andere diensten * op basis van 5 dagen 23%  28% incl. transport Kostprijs goederen M1 > M2 Materialen verdelen op afdeling (M3=20%)

De enquête: patiëntenkamer P1= bedopmaak, P2= ontslag patiënt * op basis van 7 dagen 6,43  10,23 vte of 1 vte/45 bedden Op basis van informatie van 7 diensten voornamelijk verpleegkundige taken waardoor tijdsbesteding onderschat (zie takenpakket logistiek assistant)

De enquête: schoonmaak S1= pottenwas, S2= schoonmaak, S3= algemene orde * op basis van 7 dagen

De enquête: administratie A1= telefonie, A2= algemene administratie * op basis van 5 dagen Telefoonpermanentie niet meegerekend

De enquête: transport T1 en T2  M Centraal patiëntenvervoer aanwezig T1= post, T2= transport materialen, T3= patiëntenvervoer * op basis van 5 dagen T1 en T2  M Centraal patiëntenvervoer aanwezig T3 = vervoer niet uitgevoerd door CPV (afspraken, avonden, weekenden, drukte, …)

De enquête: algemene bemerkingen (1) al te vaak worden de logistieke taken niet getoetst naar hun efficiëntie (bijv. maaltijdbevraging, bestelwijze, intern transport,…) daar ze niet tot de core-business behoren van de uitvoerders Resultaat enquête = 48,82 vte <-> effectieve inschakeling log. assistenten = 24,63 vte verschillen tussen vergelijkbare diensten zijn niet groot verschillende diensten beschikken niet over logistiek assistenten en geven nochtans een groot pakket aan logistieke taken weer.

De enquête: algemene bemerkingen (2) De logistieke taak is vaak de eerste taak die wegvalt bij drukte, afwezigheid,… Men neigt eerder af te stappen van de logistieke invulling en terug over te gaan naar een verpleegkundige invulling omwille van de nood aan ondersteuning aan het bed Is logistieke ondersteuning mogelijk aan het bed? (opdienen van de maaltijd, hulp bij de maaltijd, bedopmaak, …) de bestaffing is per dienst georganiseerd waardoor erg fragiel.

Normen en wetgeving Sociale maribel I  VI Normpersoneel IBF, Gesco-statuut, Activa-plan,… Tekort aan verpleegkundigen Verschuiving financiering: B1  B2 Barema’s

Verbetervoorstellen: voeding Informatisering maaltijdbevraging

Verbetervoorstellen: materialen Automatisering herbevoorrading Centraal beheer kastvoorraad Centrale verdeling tot op kastniveau

Verbetervoorstellen: transport Verdere centralisatie goederentransporten Centrale verdeling goederen steriel magazijn en apotheek Transporten medicatie dagziekenhuis Toeren sterilisatie Postverdeling Versterking centraal patiëntenvervoer

Verbetervoorstellen: transport

Verbetervoorstellen: patiëntenkamer Ontslag patiënt  schoonmaak Ontruimen kamer Verwijderen vuil linnen Schoonmaak kamer Bedopmaak Bedopmaak vrij bed

Verbetervoorstellen: schoonmaak = algemene orde Schoonmaak  dienst schoonmaak

Verbetervoorstellen: administratie en diversen Afdeling per afdeling te bekijken Registratie (electronisch patiëntendossier, MVG, MKG,…)

besluiten een verdere opschuiving naar ‘logistiek’ is mogelijk de juiste tools moeten aangereikt worden: automatische herbevoorrading, geïnformatiseerde maaltijdbevraging, een organisatie van transporten,… een centralisatie van de logistieke taken is vaak een gevolg van organisatie de afdeling dient de inzet en de invulling van logistieke assistenten blijvend te evalueren

De logistiek taken in kaart gebracht. Kan het anders? Met dank De logistiek taken in kaart gebracht. Kan het anders? Bart Cleymans Imelda vzw i.s.m. VSDV vzw