Rode draden veiligheidsvisitatiebezoeken (VVB) 1 juli 2010

Inhoud Proces en methodiek VVB Uitkomsten documentenanalyse, zelfevaluatie totaal en zelfevaluatie per basiselement Belangrijkste conclusies per basiselement Opvallendheden scores Evaluatie door pilotgroep

Proces en methodiek VVB

Methodiek Documentenanalyse door CKMZ o.b.v. aangeleverde documenten Zelfevaluatie ingevuld door instelling Voorbereidende bijeenkomst met auditteam en instelling VVB is uitgevoerd door 3 auditkoppels per instelling Bevindingenrapportages samengevoegd en ter aanvulling gestuurd aan auditkoppels Documentenanalyse aangevuld door CKMZ o.b.v. ter plekke ingekeken documenten Zelfevaluatie aangepast door CKMZ Eindrapportage binnen 4 weken

Scope Bezocht zijn: Forensisch psychiatrische kliniek Kliniek voor volwassenen Kliniek voor Kinderen en Jeugdigen Jongerenkliniek Deeltijdbehandeling jongeren Circuit Langerdurende Behandeling en Zorg (high en medium care) Spoedeisende GGZ (Psychiatrische Medische Unit) 5

Gesprekken 75 gesprekken (gem. 19 per instelling) 16 rondleidingen 1 x bijwonen behandelbespreking

Uitkomsten VVB

Uitkomsten documentenanalyse Instelling 1 89% Instelling 2 70% Instelling 3 62% Instelling 4 68% Gemiddeld 72% (score CKMZ)

Uitkomsten zelfevaluatie totaal na VVB Instelling 1 71% Instelling 2 60% Instelling 3 55% Instelling 4 62% Gemiddeld 62% (score CKMZ)

Scores per basiselement van het VMS Strategie en beleid Veilige cultuur Veilig incident melden (VIM) Prospectief risico’s inventariseren (PRI) Continu verbeteren Patiëntparticipatie

Uitkomsten zelfevaluatie Strategie en beleid (15 vragen) laagste hoogste gemiddeld score score Instellingen: 67% 97% 83% CKMZ: 43% 67% 56%

Uitkomsten zelfevaluatie Veilige cultuur (20 vragen) laagste hoogste gemiddeld score score Instellingen: 60% 83% 72% CKMZ: 50% 78% 61%

Uitkomsten zelfevaluatie VIM (18 vragen) laagste hoogste gemiddeld score score Instellingen: 81% 100% 90% CKMZ: 67% 83% 77%

Uitkomsten zelfevaluatie PRI (7 vragen) laagste hoogste gemiddeld score score Instellingen: 29% 100% 61% CKMZ: 36% 57% 50%

Uitkomsten zelfevaluatie Continu verbeteren (12 vragen) laagste hoogste gemiddeld score score Instellingen: 71% 96% 84% CKMZ: 54% 75% 62%

Uitkomsten zelfevaluatie Patiëntparticipatie (5 vragen) laagste hoogste gemiddeld score score Instellingen: 60% 80% 70% CKMZ: 50% 80% 65%

Conclusies

Conclusies (strategie en beleid) Strategie op veiligheid is impliciet aanwezig. Beleid en doelen gericht op veiligheid zijn nog onvoldoende concreet terugvindbaar. Doelstellingen en indicatoren op inhoudelijke speerpunten patiëntveiligheidsprogramma zijn nog onvoldoende expliciet in jaarplannen opgenomen (uitzondering soms reductie dwang en drang). Op indicatoren m.b.t. veiligheid wordt nog nauwelijks apart gerapporteerd. 3 van de 4 instellingen hebben een geschikte projectstructuur om de ontwikkeling en implementatie van het VMS verder vorm en inhoud te geven.

Conclusies (veiligheidscultuur) Binnen de instellingen is een cultuur aanwezig waar ‘veilig’ geleerd en gemeld kan worden. Er zijn diverse voorbeelden aangetroffen om het veiligheidsbewustzijn te stimuleren: trainingen, collegiale opvangteams, veiligheidsrondes, teamdagen, intervisie, inzet veiligheidsconsulenten etc. Het systematisch meten van het effect van ingezette opleidingen gebeurt nog onvoldoende. Indicatoren hiervoor ontbreken nog. In inwerkprogramma’s is nog niet altijd expliciet aandacht voor (visie op) veiligheid. De rol van leidinggevenden om een veiligheidscultuur te creëren is wisselend bekend bij zowel leidinggevende als medewerker.

Conclusies (VIM) Alle instellingen werken met een digitaal meldsysteem. Definitie van melden van incidenten is niet altijd helder c.q. wordt niet altijd eenduidig geïnterpreteerd. Medewerkers van staf en ondersteunende diensten melden nauwelijks. Er wordt nog nauwelijks systematisch gewerkt met retrospectieve methodes. Wisselend werken instellingen met een classificatiesysteem (1 voldoet aan eisen GGZ NL). Rol (TVB) van diverse commissies nog niet altijd helder en afgestemd op VIM.

Conclusies (PRI) PRI vindt voornamelijk op cliëntniveau plaats (signaleringslijsten, diagnose-instrument e.d.). Risico-inventarisatie op procesniveau vindt organisch plaats (o.b.v. bijvoorbeeld calamiteiten), maar nog onvoldoende systematisch waardoor niet alle risicovolle processen geïdentificeerd worden. Er is nog geen keuze gemaakt voor een methode om prospectief risico’s te inventariseren.

Conclusies (continu verbeteren) Naar aanleiding van incidenten en de analyse ervan worden verbetermaatregelen ingezet. De check en act (effectmetingen) vinden echter nog onvoldoende structureel plaats op beleid en doelen. Evaluatie binnen het primair proces (op speerpunten van het veiligheidsbeleid) op geaggregeerd niveau vindt nog nauwelijks plaats. Verbeteringen binnen projecten zoals ‘dwang en drang’ en ‘medicatie’ vinden systematisch plaats en leiden tot aantoonbare effecten.

Conclusies (patiëntparticipatie) Cliëntenraden voelen zich betrokken bij beleid. Cliënten worden gestimuleerd mee te praten en te denken over de sfeer en veiligheid. Binnen 1 instelling worden cliënten ingezet als ervaringsdeskundigen (m.b.t. dwang en drang). Patiënten hebben geen mogelijkheid direct meldingen te doen in het meldingensysteem. WMCZ is niet van toepassing binnen forensische psychiatrie.

Opvallendheden scores Strategie en beleid is de basis voor het ontwikkelen van een effectief VMS. Toch scoort dit element bij de pilotgroep niet hoog (gemiddeld 56%, de op één na laagste score). Een veiligheidsplan of doelen m.b.t. veiligheid zijn nog nauwelijks geformuleerd. Bewust beleid en daarop gebaseerde doelen zijn punt van aandacht. Tevens behalen de organisaties op de elementen strategie en beleid en continu verbeteren na het VVB een beduidend lagere score dan op basis van de vooraf zelf ingevulde zelfevaluatie (27% resp. 22% lager).

Opvallendheden scores Retrospectief risico’s inventariseren is binnen de pilotgroep is al redelijk tot goed geregeld (gemiddeld 77%), in tegenstelling tot het prospectief inventariseren van risico’s (gemiddeld 50%). Met betrekking tot PRI wordt veelal een risico-inventarisatie op cliëntniveau uitgevoerd. Analyse op procesniveau en vertaling hiervan in beleid vindt nog niet of nauwelijks plaats. Dit heeft direct gevolg voor de elementen strategie en beleid en continu verbeteren die hierdoor ook lager uitvallen.

Evaluatie

Evaluaties pilotgroep Uitvoering Instelling 1 7 Instelling 2 7 Instelling 3 8 Instelling 4 8 VVB-Pilotinstelling goed Rapportage Instelling 2 8 Instelling 4 8 VVB-pilotinstelling goed

Wat is goed gegaan? Zelfevaluatie geeft inzicht in alle aspecten van VMS. Deskundigheid auditteam in het algemeen goed. Rapportage is herkenbaar en stimulans om aan de slag te gaan. Rapportage heeft tot nieuwe inzichten geleid en is als erg waardevol ervaren. N.a.v. rapportage kan plan van aanpak opgesteld worden. Door VVB zijn alle elementen van VMS in samenhang aan de orde geweest, verbinding is nu meer inzichtelijk.

Verbetersuggesties n.a.v. evaluaties Score zelfevaluatie meteen zichtbaar maken na invullen door instelling. Verbeterpunten per locatie/team explicieter weergeven. Tijdig met instelling afstemmen over omvang organisatie en scope VVB, zodat programma hierop aangepast kan worden. Deskundigheid auditteam blijft aandachtspunt (vervallen in HKZ-audits). In programma aangeven hoe laat terugkoppeling aan RvB plaatsvindt.