Projectportfolio’s Management in de zorg 10 november 2010

Agenda Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Interactief Doelstelling van dit verhaal herkenbare probleemstelling maar wat heb ik eraan? Oplossingsrichting bespreken dmv casussen Leren van elkaar Veel discussie Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 1

Facts & figues St. Antonius ziekenhuis UMCU Zaans Medisch Centrum 6 locaties en nieuwbouw in Leidsche Rijn medewerkers: 5.000 specialisten: 250 arts-assistenten: 150 polikliniekbezoeken per jaar: 547.000 Bedden: 880 UMCU medewerkers: 10.668  specialisten: 400 polikliniekbezoeken per jaar: 128.000 Bedden: 1.042 Zaans Medisch Centrum Nieuwbouw Polikliniekbezoeken: 230.000 Specialisten: 100 Bedden: 290   Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 2

Specifieke zaken in de zorgsector Extern Zorgvraag groeit Financieel vermindering budgetten door andere DBC structuur Wetgeving IGZ Marktwerking onderscheidt tussen complexe zorg en lucratieve zorg Intern Besturingsmodel belang ziekenhuis ≠ belang maatschappen zorgbelang ≠ belang bedrijfsvoering Financieel belangrijkste prestatie indicator Medisch zorg is gefragmenteerd / niet gericht op samenwerking (eigen)wijs Technisch ambitie > mogelijkheden Vraag >>> Aanbod Veel meer dan 2 knelpuntem Zorgvraag wordt steeds groter vergrijzing mondig (98% gaat eerst googlen) Financieel open financiering blanco cheque taakstelling december is budget op – vakantie prestatie beloning 300 diagnose behandel combinaties (3000) prestatie beloning met maximum DOT maatschap verdient weinig aan een hipec behandeling (2 chirurgen gedurende 8 uur) het ziekenhuis verdient é30.000 Wettelijke eisen medisch inhoudelijk accreditatie Logistiek internetafspraken zorgpaden Waar doen we het voor IMAGO elsevier / AD koffietest sterfte cijfer (manipaleerbaar Europol) Voordeel Patient is verdaagzaam; accepteert veel kan moeilijk weglopen Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 3

Hoe is de IM functie belegd? Business Informatie Technologie Strategie (richten) Structuur (inrichten) Uitvoering (verrichten) IM belegd bij Business gebeurt vaak IM belegd bij ICT Erasmus MC IM belegd bij RvB St Antonius ICT belegd bij CIO Europol Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 4 Informatiemanagement

Agenda Knelpunten Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 5

Signalen SIGNALEN VANUIT DE GEBRUIKERS: De communicatie vanuit ICT is onvoldoende en te technisch De prioritering voor de realisatie van I-projecten is niet transparant We lopen met ons EPD achter op de concurrentie Informatiesystemen kunnen onvoldoende worden gekoppeld Er moet meer aandacht komen voor patiëntenlogistiek SIGNALEN VANUIT ICT: De Business onderbouwt haar wensen onvoldoende Er is geen zicht op de samenhangende processen tussen de gevraagde applicaties Zorgoverstijgende processen hebben veel eigenaren; dus niemand. Er wordt niet projectmatig gewerkt We krijgen te weinig ruimte voor de vervanging van het ZIS Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 6 Informatiemanagement

Vaak voorkomende situatie RvB Vraag supply Patiëntenzorg ICT externen Bedrijfsvoering Incl. wet en regelgeving, eisen patiënten organisaties, … Software leveranciers Zelf regelen Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 7

Agenda Oplossingsrichting Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Interactief Doelstelling van dit verhaal herkenbare probleemstelling maar wat heb ik eraan? Oplossingsrichting bespreken dmv casussen Leren van elkaar Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 8

Vaststellen doelstelling bijeenkomst Er zijn geen kant-en-klare oplossingen maar … door erover te praten ontstaan bruikbare ideeën! Doelstelling een beter inzicht krijgen in: Efficientere en effectievere organisatie Vaststellen uitgangspunten Informatiebeleid (taken & verantw. & bevoegdheden) Verwachtingen van deelnemers Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Agenda Casussen UMC Utrecht Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Interactief Doelstelling van dit verhaal herkenbare probleemstelling maar wat heb ik eraan? Oplossingsrichting bespreken dmv casussen Leren van elkaar Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 10

Universitair Medisch Centrum Utrecht Casus Universitair Medisch Centrum Utrecht Uniek om in een bestaande organisatie (100 jaar) de mogelijkheid te krijgen im IM op de kaart te zetten St. Antonius is een TOP klinisch opleidingsziekenhuis met vrijwel alle specialismen (bekend om hart / vaat longziekten) Aantal locaties: 6 + nieuwbouw Aantal medewerkers: 5.000 Aantal specialisten: 250 Aantal arts-assistenten: 150 Aantal polikliniekbezoeken per jaar: 547.200 Aantal bedden: 880 Aantal opleidingen 14.000 Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 11

Agenda Casussen St. Antonius Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Interactief Doelstelling van dit verhaal herkenbare probleemstelling maar wat heb ik eraan? Oplossingsrichting bespreken dmv casussen Leren van elkaar Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 12

Besluitvorming I-projecten St. Antonius ziekenhuis Casus Besluitvorming I-projecten St. Antonius ziekenhuis Uniek om in een bestaande organisatie (100 jaar) de mogelijkheid te krijgen im IM op de kaart te zetten St. Antonius is een TOP klinisch opleidingsziekenhuis met vrijwel alle specialismen (bekend om hart / vaat longziekten) Aantal locaties: 6 + nieuwbouw Aantal medewerkers: 5.000 Aantal specialisten: 250 Aantal arts-assistenten: 150 Aantal polikliniekbezoeken per jaar: 547.200 Aantal bedden: 880 Aantal opleidingen 14.000 Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 13

Specifieke karakter St. Antonius ziekenhuis I-projectenportfolio 2009: 350 focus 2007 – 2009: ontwikkeling / beheer Antonius EPD ICT afdeling: 75 fte (25 fte ontwikkelaars) technisch uitgangspunt kernsystemen: OSS Uniek om in een bestaande organisatie (100 jaar) de mogelijkheid te krijgen im IM op de kaart te zetten St. Antonius is een TOP klinisch opleidingsziekenhuis met vrijwel alle specialismen (bekend om hart / vaat longziekten) Aantal locaties: 6 + nieuwbouw Aantal medewerkers: 5.000 Aantal specialisten: 250 Aantal arts-assistenten: 150 Aantal polikliniekbezoeken per jaar: 547.200 Aantal bedden: 880 Aantal opleidingen 14.000 Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 14

Basis structuur ORGANISATATORISCHE INRICHTING TECHNISCHE MOGELIJKHEDEN EN RANDVOORWAARDEN ORGANISATATORISCHE INRICHTING PRIMAIREPROCESSEN (digitaal en fysiek) INFORMATIESYSTEMEN Bron: presentatie RvB 22.12.09 Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Domeinen Zes Domeinen werden benoemd als indelingsprincipe voor de I-projecten TECHNISCHE MOGELIJKHEDEN EN RANDVOORWAARDEN Technische Randvoorwaarden ORGANISATATORISCHE INRICHTING Bedrijfsvoering Zorg eenheden Zorg ondersteuning PRIMAIREPROCESSEN INFORMATIESYSTEMEN Antonius EPD (kernsystemen) Externe oriëntatie Bron: presentatie RvB 22.12.09 Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

DOMEINEN / sub domeinen Toren AFAS Business Intelligence Inkoop Bestelsysteem CMS CRM 31 32 33 34 35 36 Bedrijfsvoering SEH CIS Endobase IFA 27 28 29 30 Zorgeenheden PACS, LIMS Lab RIS 23 24 25 26 Zorg ondersteuning Zorgdomein Internet afspraken My Health on line Patiënt kijkt in eigen dossier 19 20 21 22 Externe oriëntatie Afronden EPD (verpleegkundig, paramedisch, SWID, PB&R, ICU, Oogarts, Pedagogiek, Dietetiek, Maatschappelijkwerk, Consultmodule, Multidisciplinair) Data extractie (datawarehouse) DOT EVS Complicatie registratie Doorontwikkeling EPD Afspraken systeem Order management Patiënten logistiek 10 11 12 13 14 15 16 17 18 Antonius EPD IT Infrastructuur Server Netwerk Applicaties Telefonie Beeldbank Open Standaarden Open Source Software (Antonius Open) Kantoor Automatisering SSC (o.a. uitwijk) 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Technische Randvoorwaarden SUB DOMEINEN DOMEIN Verantwoordelijkheid Informatie Management Informatiemanagement ondersteunt de ‘vrager’ met de vertaling naar ‘aanbod’. IM heeft de regie om alle aspecten te verzamelen die nodig zijn voor de besluitvorming door de ‘vrager’. De verantwoordelijkheid en de uitvoering blijven bij de ‘vrager’. De ontwikkeling van IM zal worden getoetst aan een informele denktank; de samenstelling zal in overleg worden vastgesteld. Verantwoordelijkheid ICT Bepaalt de technische randvoorwaarden (architectuur, standaarden, aansluitvoorwaarden, ..) Voert uit wat na de Prioritering is besloten Beheert en onderhoud de technische infrastructuur, systemen en applicaties Overige taken die nader vastgelegd moeten worden (productontwikkeling, advies, Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Structurering van de VRAAG (contingentering van de ICT capaciteit over de gefragmenteerde Business vraag) Organisatie Processen Afdeling Ziekenhuis Zorg gebruikersgroep gebruikersgroep 35% 25% Bedrijfsvoering gebruikersgroep gebruikersgroep 15% 25% Presentatie Ngi IM 10.11.10 | Informatiemanagement

Structurering van de VRAAG (contingentering van de ICT capaciteit over de gefragmenteerde Business vraag) Organisatie Processen Afdeling Ziekenhuis Zorg gebruikersgroep gebruikersgroep 35% 25% Bedrijfsvoering gebruikersgroep gebruikersgroep 15% 25% Presentatie Ngi IM 10.11.10 | Informatiemanagement

Besluitvormingsproces Ideeën / initiatieven / eisen / wensen / Toetsing op inrichtingsprincipes Voorlopig niet Voorlopig niet Voorlopig niet Voorlopig niet Focus project Informatiemanagement Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Inrichtings principes; De Business zit in de driver seat; maar moeten zich wel houden aan de verkeersregels Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Voorbeeld inrichtingsprincipes Eénmalige invoer van kerngegevens Alle bedrijfsprocessen moeten digitaal worden aangestuurd Standaard applicaties worden verkozen boven maatwerk oplossingen Alle kernapplicaties hebben Open Standaarden Wensen moeten: passen in het beleidskader, waarde creeren op het gebied van betere dienstverlening, kwaliteit verhoging kostenverlaging. worden aangeven dmv functionele eisen; niet in applicaties I-projecten moeten: Een eigenaar, senior user, senior supplier, projectleider hebben (projectmatig werken) Een ‘blue print’ hebben; uitzonderingen worden ontwikkeld op basis van ‘bestemmingsplan’. Vragen om ondersteuning (bijvoorbeeld aan Informatiemanagement). Raakvlakken met andere projecten moeten (tot op procesniveau) zijn uitgewerkt Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Agenda Casussen Zaans MC Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Interactief Doelstelling van dit verhaal herkenbare probleemstelling maar wat heb ik eraan? Oplossingsrichting bespreken dmv casussen Leren van elkaar Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 23

Planning Zaans Medisch Centrum Casus Planning Zaans Medisch Centrum Uniek om in een bestaande organisatie (100 jaar) de mogelijkheid te krijgen im IM op de kaart te zetten St. Antonius is een TOP klinisch opleidingsziekenhuis met vrijwel alle specialismen (bekend om hart / vaat longziekten) Aantal locaties: 6 + nieuwbouw Aantal medewerkers: 5.000 Aantal specialisten: 250 Aantal arts-assistenten: 150 Aantal polikliniekbezoeken per jaar: 547.200 Aantal bedden: 880 Aantal opleidingen 14.000 Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 24

Einde Diensten ICT Tweede niveau Derde niveau Vierde niveau Vijfde niveau Einde Presentatie Ngi IM 10.11.10 Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Einde Procesflow Portfolio 1 1 2 2 3 3 4 4 5 6 Registreren 1 Registreren 2 Inschatten 2 Inschatten 3 Afstemmen / Bijwerken 3 Afstemmen / Bijwerken 4 Plannen 4 Plannen 5 Project Starten 6 PF onderdeel Archiveren Einde Presentatie Ngi IM 10.11.10 Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Einde Portfolio Aanvraag Portfolio Aanvraag 1 1 2 2 3 3 4 4 5 6 Registreren 1 Registreren 2 Inschatten 2 Inschatten 3 Afstemmen / Bijwerken 3 Afstemmen / Bijwerken 4 Plannen 4 Plannen 5 Project Starten 6 PF onderdeel Archiveren Einde Presentatie Ngi IM 10.11.10 Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Einde Projectenvoorraad 1 1 2 2 3 3 4 4 5 6 Registreren 1 Registreren 2 Inschatten 2 Inschatten 3 Afstemmen / Bijwerken 3 Afstemmen / Bijwerken 4 Plannen 4 Plannen 5 Project Starten 6 PF onderdeel Archiveren Einde Presentatie Ngi IM 10.11.10 4 april 2017 Presentatie Ngi IM 10.11.10 |

Einde Planning Presentatie Ngi IM 10.11.10 4 april 2017

Agenda Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Interactief Doelstelling van dit verhaal herkenbare probleemstelling maar wat heb ik eraan? Oplossingsrichting bespreken dmv casussen Leren van elkaar Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 30

Agenda 6. Leerpunten Inleiding Facts & figures Specifieke zaken in de Zorgsector Positie Informatiemanagement Focus op projectenportfolio Knelpunten Oplossingsrichting Casussen UMC Utrecht St. Antonius Zaans MC 5. Discussie 6. Leerpunten Interactief Doelstelling van dit verhaal herkenbare probleemstelling maar wat heb ik eraan? Oplossingsrichting bespreken dmv casussen Leren van elkaar Presentatie Ngi IM 10.11.10 | 31