ROC-UP!-project Een korte inleiding & Overview in 40 slides Harry Mauw & Arjan Jonker 11 Juli 2013

Wat was en is lastig (daarom gestart per mei ipv maart 2013) We zijn live in ROC-F ! Het algemene beeld Eerste beeld is positief, nu komen de complexere vragen Aan/afwezigheidsregistratie draait erg goed Bureau StudentenZaken draait erg goed Digitale aanmeldingen draait goed Zorgtrajecten nog niet live Wat was en is lastig (daarom gestart per mei ipv maart 2013) Resultaatstructuren (kwalificerend en ontwikkelingsgericht) uit TP Specialistische intake vergt meer ondersteuning en begeleiding BPV-proces: zat oorspronkelijk niet in de scope Rollen en rechten Document Archivering

Gebruikers aan het woord…. Docent Verpleging: “Het is even wennen, maar het programma is makkelijk, logisch, spreekt voor zich en lang leve de Home-knop. Dan begin je gewoon weer even opnieuw”. Teamcoördinator BSZ: ”De mogelijkheden van het pakket zijn boven verwachting”. Teamcoördinator V&V: “ Het presentiesysteem werkt snel en makkelijk, alle informatie rond studenten is geïntegreerd” Teamcoördinator Autotechniek: “Het is wel zo dat als je meer rollen hebt, dat EduArte complexer is in het gebruik.” Medewerkster Matchpoint: “Het is goed werken met EduArte, maar wel wennen” Studieadviseur Matchpoint “Een mooi systeem en ik kan er al aardig de weg in vinden. Er is soms een “anders denken” nodig, bijv. mbt “trajecten”.”

Flash-back: aanleiding Standaard processen en systemen omdat: We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende regelgeving vanuit de overheid Efficiency redenen Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend vermogen aan het ROC biedt Oplossen spaghetti en overkloppen tussen verschillende systemen Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket: Studentenadministratie & diplomeren Aan- en Afwezigheid OnderwijsCatalogus & examineren Volg & zorg Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

Het vertrek: uniformering en standaardisering …. Voor ICT Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties Eén basisregistratie voor alle studentgegevens Nieuw DataWarehouse voor management rapportages Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service) Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM, Choices) uitfaseren …. Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels Eén procesinrichting Standaardiseren processen, één inrichting voor alle MBO-colleges, geen maatwerk Digitaal portaal voor studenten en ouders (moet de info wel kloppen..) En ook: Omnummering studenten (ROC-F) Gegevens medewerkers uit RAET

Procesteams Eduarte implementatie ROC-UP! Eduarte implementatie Team Kernregistratie Team Onderwijscatalogus Examineren & Team Aan- en afwezigheid Team Volg & Zorg Team Conversie Team Datawarehouse Interfaces &

We zijn live: communicatie & Nazorg Eerste lijn: ServiceDesk ICT en emailadres: eduarte@talnet.nl Teams on-site: Leverancier, ICT en Functioneel Beheer Teams on-site: herkenbaar en aanspreekbaar Eerste dag lekker druk….daarna niet meer, tweede week op halve kracht Specialisten team voor de echt ingewikkeld vragen Communicatie & training Twaalf nieuwsbrieven vooraf Train-the-trainers (eigen trainers !) en trainingen E-learning Regelmatig een nieuwsflits Alle nieuws ook direct op de site www.roc-up.nl

Maar we zijn nog niet klaar…… Self Service voor Studenten (en ouders) Tokens BPV-module Digitale facturatie en incasso van lesgelden Optimalisatie

Uitbouwen en stabiliseren EduArte voor ROC-F Hoe verder ? Uitbouwen en stabiliseren EduArte voor ROC-F Self Service, BPV, Facturatie EduArte voor BSZ bij ROCvA Vervanging Peoplesoft Koppeling naar TP-omgeving voor uitwisselen deelnemergegevens Uitrol naar de MBO-colleges Aan/afwezigheidsregistratie Onderwijscatalogus, cijferregistratie, examinering Volg Zorg

Planning Begin september 2013 live: Uitrol Fase-2 ROC-Flevoland Eind 2013 live: Uitrol Fase-3 ROC-Flevoland Begin 2014 (Exacte datum moet nog worden bepaald): Uitrol EduArte voor BSZ ROCvA (dus alleen de KernRegistratie Deelnemers) Begin 2014 (ook hiervoor moet de exacte datum nog worden bepaald): uitrol EduArte voor Aan/Afwezigheidsregistratie in ROCvA voor alle MBO-colleges tegelijkertijd In de loop van 2014: starten met verdere uitrol EduArte (BPV, Volg & Zorg etc). Dit zal gefaseerd gaan, de uitrolvolgorde moet nog worden bepaald.

Lessons learned Wat ging goed Wat kan beter Betrokkenheid en inzet eigen mensen Mixed teams van ROCvA en ROC Flevoland Standaardiseren Nazorg na go-live Conversie Noise en CRM Wat kan beter Conversie structuren en resultaten TP, en ook cijfers uit losse excels meenemen Eerder beginnen met opschonen van medewerker gegevens, roosters, organisatiestructuur etc Rollen en rechten

Overview EduArte in 40 slides

Inhoud Aanleiding en overview Wat gaat er op hoofdlijnen veranderen? Processen Studenten administratie OnderwijsCatalogus & Examineren Aan- en afwezigheidsregistratie Volg & Zorg

Aanleiding Standaard omdat: We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende regelgeving vanuit de overheid Efficiency redenen Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend vermogen aan het ROC biedt Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket: Studentenadministratie & diplomeren Aan- en Afwezigheid OnderwijsCatalogus & examineren Volg & zorg Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

Uniformering en Standaardisering …. Voor ICT Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties Eén basisregistratie voor alle studentgegevens Nieuw DataWarehouse voor management rapportages Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service) Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM,Choices) uitfaseren …. Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels Eén procesinrichting Standaardiseren processen, één inrichtingen voor alle MBO-colleges, geen maatwerk Digitaal portaal voor studenten en ouders (moeten de info wel kloppen..) En ook: Omnummering studenten (ROC-F) Gegevens medewerkers uit RAET

Procesteams Eduarte implementatie ROC-UP! Eduarte implementatie Team Kernregistratie Team Onderwijscatalogus Examineren & Team Aan- en afwezigheid Team Volg & Zorg Team Conversie Team Datawarehouse Interfaces &

Wat gaat er op hoofdlijnen veranderen.… Een ander pakket, dus een andere userinterface Wettelijke eisen (bv voor inschrijving, diplomering, cijfers) worden ‘ingebakken’ in EduArte zodat hierin geen fouten gemaakt kunnen worden. Onze gemeenschappelijke kaders uit “De standaarden 2.0” worden ‘ingebakken’. Binnen de kaders kan een team een eigen invulling aan het onderwijs geven. Gemeenschappelijk gedeelde gegevens, dus strakke autorisaties Met EduArte krijgen we een modern pakket. Educus is marktleider in de MBO markt (circa 30 ROC’s geïmplementeerd) PeopleSoft toegevoegd

ROC-UP! Procesgroep Kernregistratie Procesigenaar Sandra Lim A Po

Welke processen vallen onder Kernregistratie?

Wat zijn belangrijke veranderingen met de komst van EduArte? Visie op ‘intake’ Algemene intake en Specialistische intake Manier van archivering Archivering is digitaal, direct in EduArte of via Verseon Digitale archief is alleen te benaderen vanuit Eduarte; de documenten die een medewerker mag inzien wordt bepaald door een rol die een medewerker heeft Begripsveranderingen Verbintenis Groepen Het gebruik van clustergroepen binnen alle MBO Colleges (ter ondersteuning van de flexibilisering van het onderwijs Invoering van workflows Doorgeven van mutatie van het DUF (doorstroom uitstroomformulier) Volgtijdelijkheid/verantwoordelijkheden bij diplomering

We onderscheiden 2 vorm van intake Algemene intake Verantwoordelijkheid van het onderwijs, afspraak wordt ingepland door Studentenzaken, in directe samenspraak met de intake-verantwoordelijke van het Onderwijs Elke student krijgt een algemene intake: Er wordt bepaald of een student toelaatbaar is voor de opleiding Een kopie van het ID van de student wordt ingeleverd t.b.v. de inschrijving Een scan het paspoort wordt gemaakt t.b.v. de studentenpas Specialistische intake Specialistische intake is een verantwoordelijkheid van Matchpoint / LEC De intake-afspraak wordt ingepland door Matchpoint / LEC En verder: Intake is voorafgaand aan de plaatsing van een student in het Onderwijs! (En vindt NIET plaats na plaatsing)! Studenten die zich aanmelden voor een opleiding die al ‘vol’ is, krijgen altijd een (specialistische) intake! Met als resultaat: Plaatsing binnen een andere opleiding Doorverwijzing Wachtlijst voor de betreffende opleiding

Bekostigings documenten Archiveren Gearchiveerde documenten kunnen alleen opgevraagd worden via: EduArte Standaard brieven Archivering: STZ, Matchpoint, Onderwijs, … Bekostigings documenten Archivering: STZ Zorg & Volg / Intake Archivering: Matchpoint, Onderwijs, … EDUARTE VERSEON VERSEON Het digitale archief is alleen te benaderen vanuit EduArte; de documenten die een medewerker mag inzien wordt bepaald door de ‘rol’

Het begrip ‘Verbintenis’ Het begrip ‘Verbintenis’ is nieuw! binnen EduArte De verbintenis is de ‘relatie’ tussen de student en de onderwijsinstelling We kennis 3 soorten verbintenissen binnen EduArte: Verbintenis op de Intake Resultaat: Plaatsing OF Afwijzing Verbintenis op de Onderwijsovereenkomst Resultaat: Inschrijving OF Uitschrijving Verbintenis op de BPV Overeenkomst Resultaat: Afgesloten BPV Overeenkomst OF Beëindigde BPV Overeenkomst

Groepen & mutaties in opleidingsstatus We onderscheiden verschillende soorten groepen: Plaatsingsgroep: groep studenten die geplaatst kunnen worden in een opleiding Basisgroep: vergelijkbaar met lesgroep (ROCF) en roostergroep (ROCvA) Clustergroep: groep van studenten die op een keuzevak moeten worden ingeschreven (ter ondersteuning van de flexibilisering van het onderwijs) Mentorgroep: groep studenten die onder één coach/mentor valt (NB: wordt alleen gebruikt als de mentorgroep afwijkt van de basisgroep Doorgeven mutaties opleidingsstatus: gaat via het DUF (Doorstroom Uitstroom Formulier) op basis van een voorgedefinieerde routering in het systeem (‘workflow’): Wijzigen van opleiding Doorstromen binnen een afdeling (van niveau x naar (x+1)) Vertragen (blijven zitten) & versnellen Tussentijds beëindigen

Diplomeren Diploma-aanvragen: Diploma-uitdraai Een diploma kan alleen worden aangevraagd door de TEC Een diploma kan alleen worden aangevraagd als er een verbintenis bestaat voor de opleiding waarvoor het diploma moet worden uitgegeven De routing voor een aanvraag duurt dus langer dan vroeger Het is niet mogelijk om ‘op basis van vriendendiensten’ diploma-aanvragen in behandeling te nemen! Diploma-uitdraai Diploma’s worden uitgedraaid door BSZ, op verzoek van de TEC Diploma’s worden niet uitgedraaid als er geen volledig (bekostigings)dossier aanwezig is! Resultatenlijsten (summatief/kwalificerend) worden door BSZ uitgedraaid, als de resultaten zijn vrijgegeven door de TEC. De resultatenlijst wordt door BSZ gevoegd bij het diploma Resultateninvoer is geen verantwoordelijkheid van BSZ

ROC-UP! OnderwijsCatalogus & Examineren Procesigenaar Ine Komen

OnderwijsCatalogus & Examineren De examinering wordt per domein ingevuld en beheerd. Het onderwijs wordt transparanter: De cesuur is bij iedereen bekend Slaag- en zakregelingen worden eenduidig en gaat ook op slot, iedereen dient zich daaraan te houden. Resultaten kunnen regelmatig ingevoerd worden en door de ijk- en meetmomenten is goed te volgen hoe een student ervoor staat. Deze ijk- en meetmomenten kunnen per half jaar zijn of per jaar of in een enkel geval per 1 ½ jaar. De lerarenagenda uit EduArte kan iedere docent zelf gebruiken om de resultaten duidelijk en inzichtelijk te houden. Het proces van inschrijving gaat veranderen: Het wordt mogelijk om per kwalificatie dossier of zelfs in een domein in te schrijven. Een goede onderwijscatalogus helpt hierin leerweg en resultaten goed inzichtelijk te maken. Domeinen spelen hierin een belangrijke rol, ik zou bol 1 op de eerste plaats zetten! (Het is ook van groot belang dat de domein hun bestaansrecht hiermee ‘bewijzen’)

Uitgangspunten Onderwijscatalogus De onderwijscatalogus bestaat uit 2 hoofdgroepen: Kwalificerende eenheden (Domein) Ontwikkelingsgerichte eenheden (MBO College) De inrichting van de onderwijscatalogus is gebaseerd op: de standaarden 2.0, de onderdelen B en C, Het opleidingstraject en De uitstroom. Ontwikkelingsgerichte opleidingen worden uniek gemaakt per MBO college. Dit vanwege de inhoudelijke verschillen in het ontwikkelingsgerichte deel tussen de MBO colleges. Domein Regiseur is verantwoordelijk voor het invullen van de kwalificerende “excel invul sheet” (domein examenplan) Binnen het MBO college is Manager Opleidingen (Directeur Onderwijs) verantwoordelijk voor het invullen van de ontwikkelingsgericht “excel invul sheet” (studie wijzer?)

Uitgangspunten Examinering Elke exameneenheid die een bijdrage levert voor het resultaat op kerntaakniveau, generieke examen eenheden en L&B worden geregistreerd in het examendossier. Het examendossier bevat maximaal 2 lagen (diep) en een registratie van de resultaten op werkproces niveau (certificeerbare eenheden). Het examenprogramma wordt opgesteld/vastgesteld door de domeinexamen commissie. De planning van de examens wordt door de teamexamen commissies verzorgd Eindresultaten worden vastgelegd met: O,V,G op kerntaakniveau (=beroepsgericht) Cijfers voor generieke vakken L&B voldaan/niet voldaan Omzetting van onderliggende cijfers naar O,V,G vindt zo laat mogelijk plaats. In de examenregeling worden de criteria vastgelegd voor de zak/slaag regeling.

Uitgangspunten ontwikkelingsgericht deel Ontwikkelingsgerichte eenheden worden benoemd per fase met onderliggende onderwijsperioden. De ontwikkelingsgerichte eenheid voor de TOA nulmeting heeft een onderliggende onderwijsperiode 0. Voor het monitoren van de voortgang van de student worden per fase en onderliggende onderwijsperiode de resultaten per ontwikkelingsgerichte eenheid geregistreerd. TOA tussentoetsen worden onder de ontwikkelingsgerichte eenheden geplaatst. Het ijkmoment (beslismoment) valt samen met het einde van een fase. Het einde van een fase valt altijd samen met het einde van een periode. In de onderwijsregeling beschrijft het MBO College de wijze van meten en ijken (de regeling van meten en ijken).

Uitgangspunten Onderwijscatalogus & Examinering Lerarenagenda Ontwikkelingsgerichte eenheden Kwalificerende eenheden Ex.e. Ex.e\WP TOA Beroepsgericht KT 1 Presentatie Toets Pr.opdracht Ex.e. Ex.e. KT 2 Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. KT .. Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. onderwijsperiode 0 nulmeeting onderwijs periode 1 Generiek onderwijs periode 2 onderwijs periode 3 onderwijs periode .. Gen. Ex.e. Ex.e. SO Toets Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. L&B L&B BPV Docent richt in Onderwijsteam ontwikkelt / beheer richt in Domein ontwikkelt / beheer richt in Meet- en ijkmomenten

Relatie proeve-kerntaak Resultaat 1: V Resultaat 1: V Resultaat 2: G Examen eenheid KT overstijgende PVB Examen eenheid KT Resultaat 1: V Resultaat 2: G Beslissing 1 : het eindresultaat van een proeve (O-V-G) , in het geval van een kerntaakoverstijgende proeve, wordt doorgezet naar de kerntaken waar deze aan gerelateerd is. Het eindresultaat van een proeve (O-V-G) , in het geval van een kerntaakoverstijgende proeve, wordt doorgezet naar de kerntaken waar deze aan gerelateerd is.

Relatie werkproces-certificeerbare eenheid Res. WP 1.2: G Res. WP 2.1: V Beslissing 2: Indien in het KD sprake is van een certificeerbare eenheid dan moeten de resultaten op werkprocesniveau worden geregistreerd Indien in het KD sprake is van een certificeerbare eenheid dan moeten de resultaten op werkprocesniveau worden geregistreerd.

Leraren agenda

ROC-UP! Aan- en afwezigheidregistratie Proceseigenaar Odette Vermeulen

Processen Aan- en afwezigheidregistratie Overdracht roostergegevens Registreren aan- en afwezigheid Analyseren aan- en afwezigheidregistratie (Business Objects) Toelevering verantwoordingsinformatie Publicatie roostergegevens

Overdracht roostergegevens (1) Gestandaardiseerde roosterbare eenheden Vastgestelde codes en benaming (obv samengestelde en geschoonde lijst) Roosterbare eenheden worden centraal beheerd door Functioneel Beheer Roosteren op basis van groepen (basis en clustergroepen) BSZ plaatst studenten in basisgroepen middels EduArte (huidig situatie) Onderwijs plaatst zelf studenten in clustergroepen middels EduArte. Tijdseenheden Wijzigen rooster Roosters worden in geheel overschreven Aan- en afwezigheid registraties gedaan door een docent bij een student blijven altijd behouden ook al wordt achteraf een rooster weggegooid of overschreven in EduArte

Overdracht roostergegevens (2)

Registreren aan- en afwezigheid (1)

Registreren aan- en afwezigheid (2) Uitgangspunten/aandachtspunten: Aan- en afwezigheid registraties gedaan door een docent bij een student blijven altijd behouden Onderwijs is zelf verantwoordelijk voor het plaatsen van studenten in clustergroepen. Indien meerdere docenten zijn geroosterd op één vak/groep, dan zullen de docenten onderling afspraken moeten maken wie registreert in EduArte. BPV staat op het rooster en wordt geregistreerd

Analyseren aan- en afwezigheidregistratie (1)

Analyseren aan- en afwezigheidregistratie (2) Uitgangspunten/aandachtspunten: De leerplichtwet (tot 18) & RMC Wet (18 tot 23) Proces van verzuim melden is administratief belegd Docent wordt geïnformeerd over het proces maar heeft geen invloed Procedures zijn vastgelegd in het verzuimprotocol De presentiebeheerder is verantwoordelijk voor uitvoering van het wettelijke proces van melden Rapport voor betrouwbare signalering in ontwikkeling (Eduarte) Voor ROC Flevoland tijdelijke oplossing vanuit B.O. DUO meldingen via een automatische koppeling

Toelevering verantwoordingsinformatie (1) Uitgangspunten/aandachtspunten: De presentiebeheerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie aan Leerplicht Dienst DOI is verantwoordelijk voor het aanleveren aan de IC Management informatie voor intern gebruik

Publicatie roostergegevens (1) Uitgangspunten/aandachtspunten: Publicatie roosters via EduArte Self Service te benaderen voor eens student via een browser.

Proceseigenaar Bastiaan Smits ROC-UP! Volg en Zorg Proceseigenaar Bastiaan Smits

INTAKE In procesbeschrijving en werkwijze Intake, onderscheid in: onderwijsintake ('groen') studenten die direct naar opleiding kunnen. Opleidingsgebonden tests wo. taal en rekenen, motivatie. Ook specifiek zoals: (vb: defensie, sport, auditie artiest) soms ook tests in periode 1 van schooljaar specialistische intake met aanvullende informatie/tests ('rood"). Ook t.b.v. entree en (naar verwachting) passend onderwijs. Uitvoering door LEC/MP. Voorbeelden: dyslexie, beroepskeuze, capaciteiten. Uitvoering voordat tot inschrijving wordt overgegaan

VOLG 1/2 Loopbaanbegeleiding Resultaten: Indeling in groepen; koppeling van studenten aan loopbaanbegeleider Inzage in resultaten, per student en per groep. Afhankelijk van rol, inzage en/of lees- en schrijfrechten Resultaten: ontwikkelingsgericht. Dat wat je ziet (cijfers, werkprocessen enz.), is gebaseerd op inrichting onderwijscatalogus in onderwijseenheden. Meet- en ijkpunten. Gekoppeld aan fase. Examenresultaten (summatief)

VOLG 2/2 Presentie, (maatregelen als schorsing, te laat komen, uit klas gestuurd) Doen van zorgaanvragen en monitoring voortgang BPV, ook presentie en vorderingen van ontwikkelingen Toewijzen pluscoach en (op termijn) (uren)verantwoording Gebruik van notities voor communicatie Koppeling met outlook agenda (bijv. intakegesprek inplannen in agenda intaker door BSZ)

ZORG Volgen gehele zorgtraject, afhankelijk van toebedeelde rol Rollen: loopbaanbegeleider, zorgcoördinator, LEC/MP, evt. externe Proces is vergelijkbaar als nu in TP Anders/nieuw: inzage of studenten voor examens hulpmiddelen nodig hebben vb.: bij dyslexie meer tijd, grotere letters

Hoofdlijn proces-ontwerp: twee hoofdstromen Van aanmelding tot plaatsing Aanmelding door student Intake & plaatsing Loop Baan Begeleiding Aanmelden toetsen Uitvoeren en rapporteren Testen & assesments Verlenen Zorg Zorg coördinatie MBO-college Verlenen Zorg

Van aanmelding tot plaatsing 3A.Intake door team 1.Aan-melding 2. Plannen intake 4.Plaatsing 5.LBB 3B.Specia-Iistische intake

Van zorgcoordinatie tot zorguitvoering Specialis-tische Zorg door ROC 1.Zorg coordinatie 2.Bepalen Zorg inzet door ROC 4.Afronding traject 3B.Zorg door externen