Hoofdstuk 4 Globale structuur van een project Projectmanagement Hoofdstuk 4 Globale structuur van een project © Thomas W. de Boer 2005

Fasen in een project Initiële fase Detailplanning Uitvoering Opzet en eerste uitwerking Projectvoorstel Detailplanning Analyse van het probleem en de omgeving Definitieve details van het eindproduct Ontwerp en detailplan Uitvoering Besturen – delegeren - bewaken Eindtest en oplevering © Thomas W. de Boer 2005

Initiële fase: zes vragen Waarom Wat is het doel van het project? Wat Welk eindproduct ga je maken? Hoe Op welke manier ga je het doen? Wie Welke mensen gaan meedoen? Welke middelen Welk materiaal, welk materieel? Wanneer Tijdpad van het project © Thomas W. de Boer 2005

Waarom? – Het doel Doel is: het oplossen van het probleem Geef zo precies mogelijk aan: Het eigenlijke probleem De probleemhebbers De mogelijke oplossing(en) De randvoorwaarden en andere restricties © Thomas W. de Boer 2005

Wat? Het eindproduct Het eindproduct lost het probleem op Specificeer zoveel mogelijk details Hoe gaat het eindproduct er uitzien? Het gebruik van het eindproduct Hoe moet de gebruiker er mee omgaan? Hoe los je er het probleem mee op? Instemming van de deelnemers © Thomas W. de Boer 2005

Hoe? De uitvoering Schets van de deelprojecten Een eerste indeling Globale planning van de inzet Mensen Materieel Materiaal Globale indicatie van kwaliteitsbewaking en risico’s © Thomas W. de Boer 2005

Wie? De mensen Welke functies zijn belangrijk? Alle functies moeten worden bekleed … maar sommige functies zijn kritischer dan andere Welke rollen zijn kritisch? Afhankelijk van de aard van het project Wie gaat welke functie vervullen? Wie krijgt de opdracht? Wie draagt de verantwoordelijkheid? © Thomas W. de Boer 2005

Welke middelen? Onderscheid materiaal en materieel Materiaal en materieel zijn soms uitwisselbaar Dan moet je een optimum vinden Mensen en middelen zijn altijd uitwisselbaar Nauwkeuriger werken bespaart materiaal, maar kost meer arbeidstijd Wat word je optimum? © Thomas W. de Boer 2005

Wanneer? Tijdsindicatie Indiceer het project in de tijd Wanneer heb je wie nodig voor wat? Check de beschikbaarheid Zijn de middelen op tijd aanwezig? Controleer het beslag op mensen en middelen Maak een globaal tijdpad Begindatum, mijlpalen en einddatum © Thomas W. de Boer 2005

Kosten Schat de prijs van de inzet Bepaal de kosten van de onderdelen Lonen Huur van materieel Kosten van materiaal Bepaal de kosten van de onderdelen Per deelproject en/of deelproduct Schets het totale kostenplaatje Wat kost je project in totaal? © Thomas W. de Boer 2005

Het definitieve projectvoorstel Afsluiting van de initiële fase Eventueel aanpassingen in overleg Projectvoorstel is een offerte Projectvoorstel is een mijlpaal! Go/nogo punt voor het project Bij acceptatie van het voorstel wordt het een opdracht en een contract © Thomas W. de Boer 2005

Fase 2: Detailplanning Verdere uitwerking van alle details Probleemoplossing Ga je er mee door? En wat doe je dan? Eindproduct Inzet Tijdsplanning © Thomas W. de Boer 2005

Misschien toch geen project Soms blijkt bij de detailplanning het project niet zinvol Er is een directe oplossing voorhanden Het probleem is onoplosbaar Oplossingen zijn taboe Het is niet legaal Mensen willen het niet Oplossing is duurder dan het probleem © Thomas W. de Boer 2005

Definitieve detailplanning In kaart brengen van de omgeving Bepalen randvoorwaarden Omgeving en grenzen van het project Voorschriften en beperkingen Juridisch Sociaal Milieu © Thomas W. de Boer 2005

Kiezen van een oplossing Kiezen van ‘de beste’ oplossing Afhankelijk van belanghebbenden Keuze mede bepalen met de ‘zes denkende hoofddeksels’ (De Bono) Vaststellen details eindproduct Overweeg de haalbaarheid van het definitieve eindproduct © Thomas W. de Boer 2005

Ontwerp en detailplan Werk de details van het ontwerp uit Details bij de deelproducten Top down – soms bottom up Specificeer bij ieder deelproduct de inzet … … en de tijd die je nodig hebt Werktijd in mens-uren Doorlooptijd in kalendertijd Dat completeert het projectplan © Thomas W. de Boer 2005

Uitvoering – drie aspecten Besturing Leiding geven Verantwoording dragen voor het halen van de mijlpalen Delegeren Opdragen en overdragen Let op de verantwoordelijkheid Bewaking Tijd – kosten – kwaliteit – risico © Thomas W. de Boer 2005

Eindtest en oplevering Eindtest: test in de praktijkomgeving Onderdelen Functioneel: doet het product wat het moet doen? Performance: doet het product het binnen de randvoorwaarden? Interfacing: sluit het product aan bij de gebruiker? Omgeving: sluit het product aan bij de omgeving? © Thomas W. de Boer 2005

Evaluatie en nazorg Evaluatie na de implementatie Nazorg Onderhoud Leer van je ervaringen! Wees zo specifiek mogelijk in de evaluatie Nazorg Verhelp kinderziekten Realiseer kleine aanpassingen Onderhoud Afhankelijk van afspraken SLA: Service Level Agreement © Thomas W. de Boer 2005

Overlap in projectfasen © Thomas W. de Boer 2005

Praktijk! Maak de opdrachten bij hoofdstuk 4 Werk je globale plan uit Specificeer de inzet: mensen, materiaal en materieel Specificeer de tijd: werktijd en doorlooptijd Maak een tijdlijn voor planning Specificeer deelproducten Situeer je plan op de kalender © Thomas W. de Boer 2005