- Elektronische facturatie - Factuur en BTW - Cashbetalingen UNIZO Westhoek Woensdag 27 maart 2013 Kristof Willekens Fiscaal Adviseur UNIZO Studiedienst © Unizo

Elektronische facturatie

Inhoud Wat is een elektronische factuur? Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen naar klanten te sturen? Noodzaak aan “controlespoor” voor BTW- administratie Uitreiking van facturen Wat zijn de verplichtingen inzake bewaring van elektronische facturen? Praktische mogelijkheden e-facturatie Concrete vragen en antwoorden

1. Wat is een elektronische factuur? “Elektronische factuur” = het document moet in elektronische vorm uitgereikt en ontvangen worden (vorm-vrij!) De facturen in een elektronisch formaat (gestructureerde berichten in XML, FINVOICE, PDF, Word of andere) die worden uitgereikt en ontvangen in een elektronische vorm worden als elektronische facturen aangemerkt. Vb. een e-mail met bijlage, een niet op papier ontvangen fax, het downloaden via een website, enz. Alle verplichte factuurgegevens moeten aanwezig zijn op de elektronische factuur (zie volgende slide) © Unizo

1. Wat is een elektronische factuur? Verplichte vermeldingen (papieren én elektronisch) facturen: Het woord 'factuur' Datum en volgnummer van factuur Naam en adres van de uitreiker en van de medecontractant of de maatschappelijke benaming en de aard van de rechtspersoon Het nummer van de bankrekening Het BTW-nummer / ondernemingsnummer Leveringsdatum Beschrijving en hoeveelheid van de geleverde goederen en van de verstrekte dienst, alsmede alle gegevens om de aard van de verrichte handeling te kunnen vaststellen, alsmede het BTW-tarief Prijs (in voorkomend geval gesplitst per handeling of voorwerp wanneer verschillende BTW-tarieven van toepassing zijn) Bedrag van de verschuldigde BTW (eventueel per tarief) Eventueel de aanduiding van de reden van vrijstelling wanneer de gefactureerde niet aan de BTW onderworpen is Plaats waar de factuur werd opgemaakt en datum

1. Wat is een elektronische factuur? Juridische waarde elektronische factuur = Juridische waarde papieren factuur

Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding door de klant 2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen naar klanten te sturen? Uitdrukkelijke of stilzwijgende aanvaarding door de klant Geen wettelijk verplichte vormvoorwaarden Waarborgen van de authenticiteit, de integriteit en de leesbaarheid van de factuur Authenticiteit = waarborgen van de identiteit van diegene die de goederenlevering of de dienst heeft verricht of van diegene die de factuur heeft uitgereikt Integriteit = waarborgen dat de inhoud van de factuur geen wijzigingen heeft ondergaan Leesbaarheid = waarborgen dat de factuur leesbaar is voor mensen (tot aan einde van bewaartermijn) © Unizo

Authenticiteit van de herkomst 2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen naar klanten te sturen? Authenticiteit van de herkomst Waarborging door leverancier én afnemer Waarborging van de identiteit van de leverancier/dienstverrichter Waarborging van de identiteit van diegene die de factuur heeft uitgereikt Integriteit Inhoud van de factuur mag geen wijzigingen hebben ondergaan Staat los van de vorm Zowel voor leverancier als afnemer Leesbaarheid Belastingplichtige bepaalt zelf hoe dit wordt gewaarborgd © Unizo

2. Wat zijn de voorwaarden om elektronische facturen naar klanten te sturen? Belastingplichtige bepaalt zelf hoe hij de authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid van de factuur waarborgt Hiertoe kan gebruik gemaakt worden van “elke bedrijfscontrole die een betrouwbaar controlespoor tussen een factuur en een verrichte prestatie oplevert” © Unizo

3. Noodzaak aan “controlespoor” voor BTW-administratie Controlespoor = een met stukken gestaafde transactiestroom vanaf de aanvang, het brondocument (bv. kooporder), tot de voltooiing (bv. uiteindelijke registratie in de jaarrekening), en omgekeerd, met koppelingen tussen verschillende documenten in het proces. Moet een controleerbaar verband opleveren tussen factuur en een levering van goederen verstrekking van diensten Omvat brondocumenten, verwerkte transacties en verwijzingen naar het verband tussen beide Aangepast aan omvang, activiteit en het type van de belastingplichtige en rekening houdende met het aantal en type leveranciers/dienstverrichters en afnemers Middelen zelf te kiezen © Unizo

4. Uitreiking van facturen Vanaf 2013 moet de factuur uitgereikt worden uiterlijk de 15e van de maand volgend op de maand waarin de BTW opeisbaar is geworden. Een voorbeeld : betaling : 28 oktober 2013 levering : 05 november 2013 uiterste factuurdatum : 15 november 2013, d.i. 15e dag van de maand volgend op de maand van het belastbaar feit, nl. de betaling (onder de vroegere regeling zou dat uiterlijk 7 november geweest zijn) © Unizo

5. Wat zijn de verplichtingen inzake bewaring van elektronische facturen? Bewaring kan elektronisch of op papier, ongeacht oorspronkelijk formaat Bewaring moet wel de authenticiteit, de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid garanderen - Betekent niet dat vorm/formaat niet meer mag worden gewijzigd Bewaartermijn bedraagt 7 jaar vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum (facturen aan particulieren – 5 jaar) Plaats van bewaring: elektronische facturen mogen ook buiten het Belgische grondgebied bewaard worden mits volledige online toegang tot de betrokken gegevens in België © Unizo

6. Praktische mogelijkheden e-facturatie © Unizo

6. Praktische mogelijkheden e-facturatie 4 categorieën: Van mailbox naar mailbox: vb. een e-mail sturen met een PDF als bijlage. Van software naar software: leverancier en klant gebruiken zelfde softwarepakket of standaardformaat. Van serviceprovider naar software: leverancier en klant gebruiken verschillende software of standaardformaat. De service provider zorgt ervoor dat de klant het bericht in het juiste formaat ontvangt. Van serviceprovider naar serviceprovider: leverancier en klant gebruiken verschillende software of standaardformaat. De service providers zorgen ervoor dat de leverancier een bericht kan sturen naar de klant ongeacht het formaat en dat de klant het bericht kan ontvangen, ongeacht het formaat. facturen die via een webportaal worden verstuurd en/of opgehaald maken ook een omweg via één of meerdere service provider(s) waardoor iedere partij ongeacht het formaat facturen kan versturen of ontvangen. © Unizo

7. Concrete vragen en antwoorden Is er één uniek formaat voor elektronische facturen? NEE, formaat (PDF, PDF/A, EDI, XML, QR-code,…) is vrij te kiezen Biedt het versturen van een factuur per mail evenveel zekerheid als het versturen van een factuur met de post? JA Mag ik tegelijkertijd een papieren en een elektronische factuur uitreiken voor dezelfde klant? NEE Moet je vooraf de toestemming van de administratie vragen om elektronische facturen te versturen? NEE Kan ik een elektronische factuur archiveren op papier? JA Kan ik een papieren factuur elektronisch archiveren? JA © Unizo

7. Concrete vragen en antwoorden Moeten elektronische facturen ondertekend zijn met een digitale handtekening? NEE, er zijn ook andere mogelijkheden om de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de factuurinhoud te waarborgen Wat als BTW-plichtige niet kan aantonen dat de factuur origineel is? Recht op BTW-aftrek kan geweigerd worden als met niet kan aantonen dat de garanties of authenticiteit en integriteit gewaarborgd zijn Administratieve boete kan aan zowel klant als verkoper opgelegd worden Andere vragen? © Unizo

Factuur en BTW

Inhoud Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Overgangsregeling 2013 Definitieve regeling 2014 Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw B2B BTW opeisbaar op 3 momenten: Hoofdregel: levering van goederen of diensten Subregel 1: geheel of gedeeltelijke betaling vooraf Subregel 2: (voorschot)factuur vooraf -> Uitz.: intracommunautaire diensten © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Gevolgen voor de leverancier en voor de klant (belastingplichtige): BTW op (voorschot)factuur wordt opeisbaar De leverancier moet aangifte/afdracht van BTW doen op basis van datum (voorschot)factuur BTW aftrekbaar indien geldige factuur De klant moet aangifte/aftrek van BTW doen op basis van datum (voorschot)factuur © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Voortaan nog slechts 2 oorzaken van opeisbaarheid: Levering van goed of dienst Gehele of gedeeltelijke betaling DE FACTUUR IS NIET LANGER OORZAAK VAN OPEISBAARHEID/AFTREK BTW © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Oud versus nieuw: 2012 2013 Levering/verrichting: bij voltooiing bij voltooiing betaling vooraf betaling vooraf factuur vooraf Opmaak factuur: 5de volgende maand 15de volgende maand levering of verrichting of betaling !Idem ‘stuk’ ontrekk. en gelijkg. diensten! © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Quid doorlopende diensten met opeenvolgende afrekeningen? -> 15de dag van maand die volgt op verstrijken periode waarop betaling betrekking heeft Quid diensten die langer dan 1 jaar duren? -> 15de dag van de maand na het verstrijken van elk kalenderjaar: m.a.w. 15 januari Quid interne handelingen tussen leden BTW-eenheid? -> stuk uitreiken uiterlijk 15de maand die volgt op maand waarin goed of dienst aan ander lid werd “verschaft” © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Conclusie: Leverancier Geen BTW-rapportering meer op basis van factuurdatum Voorschotten? BTW-administratie verkiest methode van dubbel document: betalingsverzoek ZONDER ENIG KENMERK VAN BTW factuur na betaling of levering/verrichting © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Conclusie: (2) Klant BTW wordt maar aftrekbaar na betaling of levering/verrichting Aftrek zal moeten worden uitgesteld tot aangifte die overeenkomt met datum betaling of levering/verrichting MAAR EEN GELDIGE FACTUUR BLIJFT NODIG! © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Voorbeeld: Levering van goederen Bestelling op 21 maart 2013 – verzoek tot betaling op 25 maart Betaling op 4 april 2013 – levering op 20 april 2013 Factuur op 1 mei 2013 Dus: Leverancier: BTW wordt opeisbaar op 4 april (betaling!) maandelijkse BTW-aangifte april 2013 die ten laatste op 20 mei ingediend moet worden Klant: aftrek BTW via BTW-aangifte april © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Intracommunautaire levering goederen: Factuur is oorzaak van opeisbaarheid BTW wanneer: Levering is voltooid Factuur is opgemaakt ten laatste 15de maand die volgt op maand waarin levering is voltooid © Unizo

1. Opeisbaarheid BTW: oud versus nieuw Intracommunautaire levering goederen: (2) Oud versus nieuw: 2012 2013 BTW opeisbaar: - 15de dag volgende maand - factuur voor 15de - factuur voor levering -factuur na levering - sowieso 15de v m Verplichting tot opmaken factuur: 5de volgende maand 15de volgende maand © Unizo

2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling Gedurende 2013 B2B (behalve intra-comm & verlegging van heffing) Met verlegging van heffing (andere dan intra-comm) Intra-comm (goederen en diensten) B2C © Unizo

2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling B2B Leverancier heeft de keuze: Oude regels toepassen Nieuwe regels toepassen: factuur niet langer oorzaak van opeisbaarheid BTW en dus geen facturen meer uitreiken voor voorschotten maar wel “verzoek tot betaling” (methode van het “dubbele document”) © Unizo

2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling Verlegging van heffing Klant heeft de keuze: Oude regels laten toepassen: verlegging op basis van voorschotfactuur Nieuwe regels laten toepassen: verlegging op basis van betaling/voltooiing VOORTAAN VOLSTAAT LOUTERE VERMELDING VAN “BTW VERLEGD” ALS VERMELDING OP FACTUUR (verwijzen naar datum van opeisbaarheid is niet nodig) © Unizo

2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling Intra-communautaire diensten Ontvanger van dienst is belastingplichtige en in België gevestigd: GEEN OVERGANSREGELING Wel: tolerantie indien factuur uitgereikt enkele dagen voor betaling of voltooiing: geen verplichting meer tot opmaak wachtdocument !veel onduidelijkheid! Intracommunautaire diensten met afwijkende plaatsbepaling: cfr. overgangsregeling B2B © Unizo

2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling Intra-communautaire goederen Intracommunautaire levering: Geen overgangsregeling, enkel tolerantie voor factuur uitgereikt voor datum levering Intracommunautaire verwerving: Geen overgangsregeling, enkel tolerantie voor factuur uitgereikt voor datum ververwering © Unizo

2. Opeisbaarheid BTW: overgangsregeling B2C Leveringen van roerende goederen en diensten door belastingplichtige die gewoonlijk goederen levert of diensten verstrekt zonder factuur: BTW opeisbaar naarmate prijs wordt betaald Leverancier heeft keuze: BTW mag “te vroeg” worden voldaan naar aanleiding van opmaak factuur BTW pas voldoen wanneer belastbaar feit zich voordoet Conclusie: zelfs opmaak voorschotfactuur verplicht niet tot afdracht BTW! © Unizo

3. Opeisbaarheid BTW: quid defintieve regeling (1 januari 2014 -…)? Work in progress © Unizo

4. Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen KB nummer 1: Tarief of tarieven en totaalbedrag aan te betalen of te herziene BTW vermelden in munteenheid van de lidstaat die bepaalt welke regels van toepassing zijn voor het uitreiken van de factuur Bijzonderheden: “BTW verlegd” volstaat voor: BTW medecontractant Vrijgestelde handeling in lidstaat ontvanger Werken in onroerende staat “Factuur uitgereikt door afnemer”: Indien “self-billing” “Bijzondere regeling …” volstaat voor: © Unizo

4. Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen (2) “Bijzondere regeling …” volstaat voor: B r - reisbureaus B r - gebruikte goederen B r - kunstvoorwerpen B r - voorwerpen voor verzameling of antiquiteiten Verwijzing naar artikel enkel nog nodig voor vrijgestelde handelingen © Unizo

4. Nieuwe bepalingen inzake factuurvermeldingen (3) Vereenvoudigde factuur is toegestaan indien: Bedrag zonder BTW <100 euro Gevolg van handels- of administratieve praktijken betrokken bedrijfssector Vereenvoudigde factuur voortaan ook voor documenten die oorspronkelijk factuur wijzigen of er specifiek en ondubbelzinnig naar verwijzen Niet toegelaten voor: Intracommunautaire leveringen BTW mede contractant © Unizo

Cashbetalingen

Vanaf 1 januari 2013: Betalingen in cash beperkt tot 5.000 euro (vroeger 15.000 euro) Uitzondering: voorschotten in cash tot maximaal 10% en maximaal 5.000 euro Sanctie? Geldboete van 250 tot 225.000 euro (max. 10% van ten onrechte in contanten betaalde sommen) Hoofdelijke aansprakelijkheid schuldenaar/schuldeiser voor betaling geldboete Quid meldingsplicht bij overtreding? Nog niet in voege: wordt (in principe) samen met sectoren uitgewerkt © Unizo

Vanaf 1 januari 2014: Betalingen in cash beperkt tot 3.000 euro © Unizo