INFODAG HOSTED ICT KENNISPLATFORM Leuven 13 maart 2014 VCS Luchthaven

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

Aanleiding project Begin 2013, op bijeenkomsten van de virtuele centrumstad ‘Luchthaven’ was er een consensus dat er een tool nodig was om de IT-ers te helpen met hun dagtaak. VCS Luchthaven zijn: Steenokkerzeel Kampenhout Machelen Zemst Zaventem Inleiding project

IT’ers van VCS Luchthaven Erik Bergen (Gemeentebestuur Zaventem) Mike Lake (Gemeentebestuur Zaventem) Jimmy Ghijsels (Gemeentebestuur Zaventem) Patrick Scheepers (Gemeentebestuur Steenokkerzeel) Kurt Jans (Gemeentebestuur Kampenhout) Ruud Van Calster (Gemeentebestuur Steenokkerzeel) Kevin Hilderson (Gemeentebestuur Zemst) Sabine Wijns (Gemeentebestuur Machelen) Gunter Convents (Gemeentebestuur Machelen) Frederik Toetenel (OCMW Zemst) Stefan Wuyts (VERA) Inleiding project

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM 13 maart 2014

Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Overkoepelend Helpdesksysteem -> Hosted ICT Kennisplatform méér dan klassieke ticketing informatie niet alleen voor IT’ers maar voor alle gebruikers binnen VCS eenvoudig in gebruik -> tijd en geld besparen meetinstrument -> vraag naar verandering -> professionele aanpak delen van kosten is een extra bonus Virtuele Centrumstad Vanuit de 5 besturen kreeg het project “overkoepelend helpdesksysteem” snel een hoge prioriteit. Vrijwel onmiddellijk werd duidelijk dat we méér zochten dan de klassieke ticketing oplossingen: de informatie zou niet enkel gedeeld en gebruikt moeten kunnen worden door de IT-medewerkers maar finaal ook beschikbaar gesteld worden aan de eindgebruikers van de verschillende besturen uit de samenwerkingsovereenkomst. De nadruk ligt dan ook op een kennisdatabank, toegankelijk voor de volledige samenwerking. Een eenvoudig te gebruiken systeem dat veel tijd en dus geld kan helpen besparen. Tevens biedt de oplossing een meetinstrument voor de dienst zelf, het MAT en het bestuur. Bepaalde ‘problemen’ kunnen dan leiden tot een vraag tot verandering, wat uiteindelijk moet leiden tot een meer professionele aanpak.

Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Dit project ligt volledig in lijn met de beoogde doelstellingen van het charter: samenwerken als een virtuele centrumstad werken aan ICT-maturiteit zorgen voor meer informatica-capaciteit IT-management op een hoger kennisniveau brengen creatief denken kwalitatief netwerken De project staat letterlijk voor samenwerkings overeenkomst. Virtuele Centrumstad Samengevat kunnen we stellen dat de verwezenlijking van het project “overkoepelende helpdesk software” volledig in lijn ligt met de beoogde doelstellingen van het charter: samenwerken als een virtuele centrumstad werken aan ICT-maturiteit zorgen voor meer informatica-capaciteit IT-management op een hoger kennisniveau brengen creatief denken kwalitatief netwerken Om misverstanden te vermijden tussen de gezochte oplossing en klassieke helpdesk / ticketing software, was het wenselijk de naam van het project te wijzigen in ICT kennisplatform. (in plaats van overkoepelende helpdesk)

Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Wensenlijst = ideale tool: individueel oplijsten functionaliteiten ‘score’ toekennen via MoSCoW principe: Must haves Should haves Could haves Won’t haves 3 pagina’s gevuld met vereisten, wensen en praktijkvoorbeelden Virtuele Centrumstad

Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Virtuele Centrumstad Enkele voorbeelden van de voordelen: als er bijvoorbeeld bij één bestuur een probleem succesvol opgelost is, is deze informatie onmiddellijk beschikbaar voor de andere besturen en wint men kostbare tijd omdat men zelf bv. de helpdesk van de softwareleverancier niet meer moet contacteren, het probleem voorleggen, … de kennisdatabank is ook een ‘collectief geheugen’: als er zich ooit een probleem heeft voorgedaan en na de nodige stappen werd dit uiteindelijk opgelost, dan wordt deze informatie vaak niet bewaard (“ik ben toch alleen op de IT-dienst en zal dit wel onthouden”) … helaas blijkt in de praktijk vaak dat de specifieke handelswijze (die je echt niet ging vergeten) toch niet perfect opgeslagen was in je geheugen. Maar ook als er meerdere IT’ers zijn of een ‘backup’ persoon aanwezig is, is vaak net deze benodigde informatie niet beschikbaar. een overkoepelende helpdesk zorgt ervoor dat besturen die (tijdelijk bv. door verlof, ziekte, …) geen beroep kunnen doen op een interne IT-deskundige, toch ‘zelfredzaam’ kunnen zijn. dankzij inventarisatie is het ook eenvoudig om (automatisch) over oplossingen voor hard- en software te beschikken. Zo kan je bij een aankoop ook al te weten komen of er gekende problemen zijn of dat bv. software al dan niet samenwerkt met de bestaande toepassingen, … uiteindelijk laat een goede oplossing zelfs toe om een helpdesk beurtrol op te stellen of om specifieke expertises en domeinen toe te kennen en zo binnen de samenwerking over een eigen tweedelijns support te beschikken.

Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM dit document werd samen met een overzichtelijke lijst met scores en basis verdeelsleutel gemaild naar potentiële kandidaten Virtuele Centrumstad

Project HOSTED ICT KENNISPLATFORM Eind februari: demo selectie kandidaten te Zemst Mix 100% open, open platform met commerciële modules en 100% commercieel Na de demo’s werd besloten het project verder te zetten en een aanbesteding te doen Vervolg plan van aanpak: verloop traject Stefan Virtuele Centrumstad Bij de keuze van de leveranciers hebben we gezorgd voor een evenwicht tussen 100% commerciële oplossingen, oplossingen gebaseerd op een open-source platform maar gecommercialiseerd door toevoeging van ‘gesloten’ diensten zoals extra modules, hosting, … en 100% open-source oplossingen. Open-source, vrije en gratis software is contradictorisch zelden gratis in gebruik en onderhoud! Het koppelen van verschillende losstaande open-source programma’s is een niet te onderschatten uitdaging en kost al snel heel wat tijd en dus geld (eigen of uitbestede ontwikkeling in regie na een uitgebreide analyse). Er is ook geen garantie dat deze verzameling gekoppelde programma’s gelijkaardige en gelijkwaardige functionaliteiten biedt in vergelijking met de geïntegreerde en bewezen modules van de commerciële oplossingen. Dankzij deze grondige voorstudie is er voldoende onderzoek gedaan naar de functionaliteiten en werd de markt voldoende verkend om een realistisch budget te ramen en de aanbestedingsprocedure en verdere modaliteiten te bepalen.

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

Opstart procedure Na de demo’s heeft de werkgroep besloten een dossier / aanbesteding te doen. VERA trad op als “opdrachtcentrale” Op 6 juni 2013 vertrok het dossier naar 4 potentiële leveranciers. Verloop traject

Gunning Midden juni 2013 werden de onderhandelingen gevoerd. Op 6 augustus 2013 gunde VERA de opdracht aan Topdesk. Midden augustus 2013 was het eerste overleg met Topdesk. Verloop traject

Resultaat Hosted platform in beveiligd data center Selfservice desk voor medewerkers Kosten gedeeld over de deelnemers Korting meer dan 22 % Kennis delen over de besturen Samenwerken en elkaar helpen Begeleiding vanuit VERA Verloop traject

Resultaat Conform leidraad organisatiebeheersing voor lokale besturen blz 82 (www.auditvlaanderen.be) Er is een systeem voorzien waarmee medewerkers incidenten en problemen kunnen melden. De organisatie heeft zicht op de ICT waarover ze beschikt. Ze heeft dus actuele inventarissen van haar hardware, software, outsourcers en partners waarmee ze samenwerkt Inventarissen van hardware, software, ... worden regelmatig geëvalueerd. Incidenten/problemen worden opgevolgd en hieruit worden de nodige lessen getrokken Verloop traject

Voorbereiding productie omgeving In de maanden oktober, november en december was de tuning van de omgeving. In januari vond de opleiding plaats voor de VCS luchthaven. Op 1 maart ging VERA zelf online. Verloop traject

Schematische voorstelling VOORBEREIDING Kampenhout, Steenokkerzeel, Zemst, Machelen Zaventem + projectleiding VERA Raamovereenkomst Verloop traject

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

AGENDA Inleiding project Introductie gemeentebestuur Zaventem Verloop traject Introductie Topdesk Hoe nu afnemen? Vragen en demo

Hoe nu afnemen? Opdrachtencentrale? Raamovereenkomst?

Raamovereenkomst “De overeenkomst tussen één of meer aanbestedende overheden en één of meer ondernemers met het doel gedurende een bepaalde periode de voorwaarden inzake te plaatsen opdrachten vast te leggen, met name wat betreft de prijs en, in voorkomend geval, de beoogde hoeveelheid”

Opdrachtencentrale: Definitie Artikel 2, 4°, Overheidsopdrachtenwet 2006: Een aankoopcentrale of opdrachtencentrale is een aanbestedende overheid die: • Ofwel leveringen of diensten verwerft die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“aankoopcentrale”); • Ofwel overheidsopdrachten gunt of raamovereenkomsten sluit met betrekking tot werken, leveringen of diensten die bestemd zijn voor aanbestedende overheden, overheidsbedrijven of aanbestedende entiteiten (“opdrachtencentrale” = niet gekend in de overheidsopdrachtenrichtlijnen);

Opdrachtencentrale: Voorbeelden België: Centraal Bureau voor Benodigdheden Federaal Aankoopbureau Cel FOD-overschrijdende Raamcontracten Cel aankoopbeleid en advies Ziekenhuizen (zie bv. Parl. St. Kamer, 51e zittingsperiode, doc 2237/010, p. 5 e.v.; Parl. St. Senaat, legislatuur 2005-2006, doc 1689/3, p. 4 e.v.) VERA Bron: http://www.expo60plus.be/gastspreker/seminaries-pdf/seminarie32.pdf (GD&A advocaten)

Opdrachtencentrale: Doelstelling Een dynamische samenwerkingsvormen creëren door: • Know-how samenbrengen • Besparingen / gunstigere tarieven - beperking transactiekosten • Verbreden van de mededinging • Efficiënter plaatsen van overheidsbestellingen (ook interessant voor de private sector gelet op grotere volumes) • Uitbouw competenties binnen één organisatie Het is aangewezen om een samenwerkingsovereenkomst af te sluiten tussen leden en aankoopcentrale, inbegrepen duidelijke afspraken rond aansprakelijkheden (wat indien centrale de regels niet goed heeft nageleefd…)

Rol van de opdrachtencentrale Penhouder = overheid of entiteit : treedt in naam en voor rekening op voor leden samengevoegde opdracht treedt op in de hoedanigheid van AO onder eigen naam

Opdrachtencentrale: Rol van de aanbestedende overheid Een overheid die een beroep doet op een opdrachtencentrale (die uiteraard wél WOHOP moet naleven), is zelf vrijgesteld van de verplichting om zelf een gunningsprocedure te organiseren (artikel 15 Overheidsopdrachtenwet 2006) Maar! Geen misbruik; Met eerbiediging non-discriminatie en gelijkheid;

Opvolging VERA VERA zal het platform onderhouden waarop alle informatie staat http://www.virtuelecentrumsteden.be Voor een aanbestedende overheid: Lid zijn van een Virtuele Centrumstad Vertrouwelijkheidsverklaring Toegang tot Virtuele Centrumsteden platform voor meer informatie en model raadsbesluit Hoe verder?

Praktische informatie TOPDESK werkt op basis van het aantal melders. VERA is beheerder van de verdeelsleutel Factuur rechtstreeks van Topdesk naar het bestuur We zitten nu in een staffel van 500. Een gemiddeld bestuur betaald 2200 € incl BTW per jaar. Hoe meer deelnemers hoe lager de prijs Hoe meer deelnemers hoe meer kennis Indien u nog geen lid bent van een Virtuele Centrumstad, kan u hier iemand aanspreken van VERA of mailen naar info@vera.be. Hoe verder?

Demo DEMO

Vragen? ?