Introductie Dinsdag 26 mei, Den Haag 1. Introductie en verwachtingen 2. ROC Eindhoven 3. Van turen naar sturen 4. Integraal Performance Management 5. Voorbeeld verzuimaanpak 6. Planning & Scores en Cognos 7. Afsluiting Michiel Keulemans, programmamanager Aanval op de Uitval Robert Bukkems, Int-r-Act

ROC Eindhoven 23 scholen voor MBO 1 Montessori college 1 school voor volwasseneducatie 22.500 studenten 1.500 personeelsleden Jaaromzet € 120.000.000,- Huidig VSV-% nu : 8,4 % Huidig VSV-% -1 jaar : 8,5 % Huidig VSV-% - 2 jaar : 9,3 %

Van turen naar sturen Op veel onderwerpen, ook voor beleid vsv geldt: Er gebeurt veel en veel goeds Er worden resultaten geboekt … Hoe verhoudt 1 zich tot 2 ? “Stelling: VSV beleid vormgeven is een koud kunstje, goed uitvoeren is de echte uitdaging.”

IPM voor dummies Alles staat in verband met elkaar, van strategie tot uitvoering op werkniveau. Zie bedrijfsvoering dan ook als logische opeenvolgende stappen, als een proces (operatie SPOOR) Beschrijf het proces, zet indicatoren, plan je verbeteracties. Bottum-up benadering.

IPM voor professionals www.int-r-act.nl Strategisch Uitvoerings Plan Strategisch Laag Frequent Doelen KPI Sturing oorzaak en gevolg PI PI PI Student Proces Proces Proces Operationeel Hoog Frequent 15 Verlagen % VSV Projecten / Initiatieven Verlaag % VSV PI : % succesvol behandeld KPI gat % 10 10% Target Resultaat Target Doelen geven aan wat de organisatie wil bereiken. Resultaatindicatoren (KPI) meten of het doel bereikt is. Processen zijn de dragers voor verbetering van prestaties Procesindicatoren (PI) meten het resultaat van het proces

De IPM organisatie Proceseigenaren Procesmanagers Procesregisseur College van Bestuur Proceseigenaren Onderwijs- & Studentenservice BBC Financiën Marketing & Communicatie Procesmanagers Bureau College van Bestuur Personeel & Organisatie Beheerteam Facilitair Beheer Procesregisseur Informatisering & Automatisering Directeur School School School Schoolteam Onderwijsclusters

De spoorbouwers sinds 2 jaar actief, van gevreesd naar geliefd

% succesvol behandeld tijdige Informatie # studenten studentenservice # studenten bij zorgteam volledige informatie-

naar implementatie Van procesbeschrijving 2. Toetsen 3. Implementeren 1. Beschrijven 2. Toetsen 3. Implementeren 4. Beheren Door schoolteam Verschillen Training Verschillenoverzicht Implementatieplan per school Begeleiding (Spoorteam) Verbeteracties Indicatoren Beheer Nazorg Door procesteam 4 mnd 1 mnd 3 mnd continu Schoolteam = Implementatieteam per school Spoorteam = Invoerteam vanuit SPOOR wat scholen ondersteunt en toetst Procesmanager = nieuwe naam voor beleidsmedewerker

VSV: Oorzaak en gevolg Niveaus van sturen # diploma’s Meer succes voor studenten Laag Frequent ROC-breed % voortijdige uitstroom Minder voortijdig schoolverlaten School Verbeteren Intakeproces Zorgstructuur Verzuimbeleid Flexibele in- en doorstroom Onderwijs- cluster Studenten- Service Studenten- begeleider % intakegesprek % succesvol behandeld % aanwezigheid bij les # doorstroom zonder diploma Hoog Frequent # studenten bij zorgteam % docenten regisratie Meldingen Bureau Leerplicht Tijdig en volledige Informatie # uren begeleiding # studenten Studentenservice % ongeoorloofd verzuim Follow-up

Voorbeeld verzuimbeleid Geen beleid, dan ook geen proces ROC breed beleid geformuleerd Verzuimprotocol in proces vervat Uitrol via scholenteams (bottum-up) Verschillenoverzichten en implementatieplannen Zetten van goede indicatoren Sturen door gericht te verbeteren

Proces Verzuimbeleid % aanwezigheid bij les % docenten regisratie Meldingen Bureau Leerplicht Follow-up % ongeoorloofd verzuim

Naar de vloer via… Stuurinformatie uit Planning & Scores Studentvolgsysteem Ontwikkeld door ROC Eindhoven Ter voorbereiding op CGO Ook presentieregistratie (dia’s hierna) (www.youtube.com / zoek ‘CGO werkt’) Stuurinformatie uit Cognos Managementinformatie door koppeling van systemen

Planning & Scores: i-Card en paslezer Bij binnenkomst / vertrek meldt de student zich aan- of afwezig. De I-card wordt dicht bij de paslezer gehouden. De lezer geeft signaal voor akkoord.

Planning & Scores: paslezer en rooster Aan- en afmelden is nu in agenda te zien. Aangemeld met een groene lijn. Afgemeld met een rode lijn.

Planning & Scores: Medewerker bevestigt Openingsscherm in de les: - status van aan- of afmelding in het gebouw - ziek en verlofmeldingen - Medewerker controleert en klikt op “presentie bevestigen”

Planning & Scores: Stuurinformatie Dagelijkse informatie loopbaanbegeleider: Aan-/afwezigheid, reden, alarmbellen ziekte en ongeoorloofde afwezigheid, rapportages Indicatoren: - Registratiepercentage - Aantal follow-up acties - Vezuimpercentage - Ongeoorloofd / ziekteverzuim (Niveau ROC / school / cluster / docent)

Cognos: Startpagina

Cognos: Dashboard

Uitstroom zonder diploma Hoe meer grip op resultaat ?

Cognos: VRV

Cognos: VRV Trend

Cognos: Drill through

Leerervaringen Van ROC Eindhoven Jullie ervaringen

Vragen ? Wat zijn jullie uitdagingen ? Hoe kan dit jullie helpen ? Michiel Keulemans 06 - 53374134 Robert Bukkems 06 - 29006342