Dé technologie om de wachtrijen aan uw e-loket verminderen en uw efficiëntie te verhogen Een initiatief vanen

Agenda Welkom en positionering, Bart Van Hove – Wat is IntelliStamp ? – Wie is het IntelliStampCenter ? – Hoe werkt het ? Vermindering van de wachtrijen in Kapellen, Ivan Kockx, beleidscoördinator Interne Zaken Vragen & antwoorden

Wat is IntelliStamp Een unieke technologie die het mogelijk maakt dat attesten op 24/7 basis aangevraagd èn afgeleverd worden, en dit in een automatisch proces dat – tijdsonafhankelijk is – juridisch volledig sluitend is. Doelstelling : – Comfortverhoging voor de burger – Efficiëntiewinst voor het bestuur

Wie is het IntelliStampCenter

Wat is het IntelliStampCenter Het cloudplatform dat openstaat voor elke dienstverlener die actief is in de overheidssector en documenten ter ondertekening wil aanbieden. We onderscheiden hierin 2 processen : – Documenten die “manueel” digitaal getekend worden – Documenten die digitaal ondertekend worden als onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces. Het IntelliStampCenter is 24/7 beschikbaar voor – plaatsen van de IntelliStamp – documentcontrole

Dossierflow / Zaaksystemen ININ  UIT VB BURGER ZAKEN FMS/B BC ROL OCMW LONEN / HRM VERGADER - BEHEER SECTOR- GENOTEN Website / frontoffice met E-loket / Intellistamp Klant Contact Center

gemeente Aflevering Intellistamp Verificatie van het document

Documenten die “manueel” digitaal getekend worden – Lage efficiëntiewinst voor de administratie Documenten die digitaal ondertekend worden als onderdeel van een volledig geautomatiseerd proces. – Efficiëntiewinst voor de administratie (5 – 7 minuten / attest) We onderscheiden hierin 2 processen

Burgers Bewijs van woonst Papieren Document Opsturen via De Post Afhalen aan het fysieke loket aanvragen loket Bevolkings- toepassing Ambtenaar Digitaal document ondertekend met eID Aflevering via mail online aanvragen E-loket

Document- verificatie Integratie met uw e-loket en bevolkingsoftware Dankzij de stamp juridisch sluitend digitaal èn print

Cloud Model 24/7 beschikbar door servercertificaat Open voor elke dienstverlener Efficiëntie voor ambtenaar en burger

Bespaar op manueel werk, print-, papier- en postkosten Documentfraude voorkomen en detecteren Innovatief en groen imago Eenvoudig te integreren. Werk vanuit de bestaande applicaties Geen onderhoud van eigen servers en software door cloud oplossing (Software as a Service) Juridisch sluitend, zowel digitaal als op papier Kostenbesparing voor gemeente

Besparing op verplaatsing en tijd Snellere en verbeterde (digitale) dienstverlening 100 % digitaal werken tot bij de burger IntelliStamp biedt als enige – 24/7 beschikbaarheid, zowel voor aanvraag als voor afgifte van het document. – Bestaande integratie met front – en backoffice Kostenbesparing voor burger

Hoe werkt het ? Een initiatief vanen

IntelliStamp Werkt met referentiecode + gematerialiseerde handtekening Online én offline verificatie mogelijk Geen specifieke hardware of software nodig voor online verificatie Data document, certificaat, auteur, time Andere data Website Unieke code

Wettelijk kader “De handtekening van de certificaathouder kan worden gematerialiseerd in een equivalent dat voldoet aan de eisen van artikel 2, tweede lid, 2°” (Wet van 15 februari 2012 tot wijziging van de wet van 9 juli 2001 houdende vaststelling van bepaalde regels in verband met het juridisch kader voor elektronische handtekeningen en certificatiediensten, BS 7 maart 2012)  IntelliStamp is digitaal én op papier 100% rechtsgeldig en wettelijk  Zonder handtekening slechts een kopie en geen afschrift

Ondertekenen met IntelliStamp Via certificaat: – eID – Server certificaat – Token – HMS Geïntegreerd in de applicatie van het bestuur Interactief tekenen via signing site

Afleveren document Kan elektronisch – Via – Via download Kan ook op papier

Verificatie scenario 1 Online via een website met een referentienr.

Verificatie scenario 2 Online via inscannen document IntelliStamp zal automatisch verschillen aangeven en fraude opsporen

Verificatie scenario 3 Offline door het scannen van de barcode

Prijs Nieuwe prijzen aangepast aan de markt van lokale besturen Contacteer ons voor meer informatie

Verminder de wachtrijen: Digitaal documentenloket in Kapellen doet het! Ivan Kockx Beleidscoördinator Interne Zaken Gemeente Kapellen

Inhoud van presentatie Situatieschets Probleemstelling Oplossingen Manier van aanpak Communicatie

Situatieschets Gemeente Kapellen telt inwoners Doorlopende openingsuren van de administratieve diensten Beperkt personeelsbestand

Probleemstelling – vraag van de burger Een burger die full-time werkt kan enkel op maandagavond aan het loket terecht Bijgevolg op maandagavond lange rijen bij burgerzaken en ruimtelijke ordening => Op zoek naar oplossingen voor een bredere dienstverlening

Probleemstelling – vraag van het personeel Doorlopende openingsuren en een beperkte personeelsbezetting geven minder kans om inhoudelijk te werken Extra personeel is geen optie => Op zoek naar oplossingen om de druk op balie te verlichten

Oplossingen Op eerste zicht twee tegenstrijdige uitgangspunten: meer dienstverlening >< minder druk op de balie Dit hoeft niet het geval te zijn: groter digitaal aanbod uitwerken van gescheiden front- en backoffice

Oplossingen - digitaliseren In eerste instantie inzetten op volwaardig e- loket: Gedigitaliseerde dienstverlening raakt meer en meer ingeburgerd vb thuisbankieren, digitale aangifte belastingen, … Burger vraagt producten aan wanneer hem dat het beste uitkomt Personeel is minder afhankelijk van klanten aan balie en kunnen aanvragen gegroepeerd behandelen Minder papier-, afdruk- en verzendingskosten, …

Oplossingen - digitaliseren E-loketten waren beperkt tot het aanvragen van documenten Voor het digitaal afleveren van documenten was er een probleem van rechtsgeldigheid => Na het wijzigen van de wetgeving is ook dit probleem opgelost =>Zo in contact gekomen met IntelliStamp en het IntelliStampCenter

Manier van aanpak – bepalen van de producten Voorkeur : geen fysische hosting van servers bij de gemeente maar alles in cloud Stap 1: bepalen welke producten in het e-loket worden aangeboden: – O.a. door turving van alle producten op burgerzaken Stap 2: voor de meest bevraagde documenten bepalen welke digitaal afgeleverd kunnen worden.

Manier van aanpak – weerhouden producten Burgerzaken attest van woonst attest van nationaliteit attest van gezinssamenstelling uittreksel van de geboorteakte uittreksel uit het strafregister Ruimtelijke Ordening Inlichtingen vastgoedinformatie (= notarisbrieven)

Manier van aanpak Stap 3: oprichten interne werkgroep met betrokken diensten (BZ, ICT, INFO, RO en FD) Stap 4: gefaseerde aanpak voor verwerking aanvragen: 1 ste Manueel :

2 de Automatisch : proces zonder tussenkomst ambtenaar: 24/7 hulp nodig van de leverancier van beide softwarepakketten (Remmicom) Stap 5: IntelliStamp Center en Remmicom in contact brengen met elkaar Manier van aanpak

Stap 6: keuzes tijdens het ontwerpproces om Intellistamp op documenten te plaatsen geldigheidsduur van de documenten termijn van raadpleegbaarheid essentiële informatie die in de zegel moet positie van zegel op het document gescande handtekening van burgemeester al dan niet op documenten plaatsen Manier van aanpak

RESULTAAT: vb attest gezinssamenstelling Manier van aanpak

Stap 7: keuzes bij het opmaken van e- loket op gemeentelijke website info die uit e-id komt per product bepalen welke info daarnaast nog nodig is type van invoerveld (keuzelijst, aanvinklijst, enz) opmaken meldingen ter bevestiging van de aanvraag pagina ‘s opmaken voor de drie delen: burger, professionele gebruiker en verificatie Manier van aanpak

nieuw product waarbij vertrouwen van gebruikers belangrijk is maakt dat communicatie essentieel is. IntellistampCenter adviseert en ondersteunt de communicatie-strategie van de gemeente Stap 1 : opleiding alle medewerkers van betrokken diensten Stap 2 : informeren van andere diensten, politie, brandweer, … Stap 3 : informeren van drie gebruikersgroepen: burger professionele gebruiker persoon die documenten wil verifiëren Communicatie

Uniform campagnebeeld website, affiche, folder, vloersticker, …

Eind juni gestart met IntelliStamp In Oktober al gemiddeld 6 aanvragen per dag ! – 6 x 5 minuten = 30 minuten minder baliewerk/dag Andere diensten worden ‘jaloers’ op burgerzaken.  Telling van producten in de hele organisatie  Nu documenten kiezen om ook uit te rusten met zegel. Samenvatting

Vragen