Het Ondernemingsdossier Toekomst van vergunningverlening en toezicht Den Bosch, 6 juni 2013

Even voorstellen René van de Ven Toezichthouder gemeente Bladel, beheerder ondernemingsdossier Vanaf 1 juni 2013: Omgevingsdienst Zuidoost Brabant (ODZOB) 11 juni 2013: oriënterend gesprek met betrekking tot het ondernemingsdossier en de ODZOB

Agenda Wie ben ik? Start OD gemeente Bladel Wat is het OD Hoe werkt het OD Voordelen voor ondernemers Voordelen voor toezichthoudende instanties Ervaringen in Bladel Tips Afsluiting met gelegenheid voor vragen Agenda. Waar wil ik het met u over hebben. Ik heb kort even de hoofdpunten voor u opgesomd. Marcel heeft wat een aantal zaken betreft het gras al voor mijn voeten weggemaaid, dus daar zal ik wat sneller doorheen gaan. Daarnaast is het misschien ook wel prettig om bepaalde informatie nog eens opnieuw te horen, wellicht vanuit een iets ander perspectief. Een zekere overlap is denk ik ook niet te voorkomen. Baadt het niet dan schaadt het niet zeg ik dan maar. Goed, het voorstellen heb ik inmiddels gehad. De overige agendapunten spreken denk ik voor zich. Heeft u vragen die volgens u niet kunnen wachten tot het eind van mijn verhaal, stel ze dan direct.

Start Ondernemingsdossier gemeente Bladel 2009: projectteam Slim Geregeld, Goed Verbonden  EUGO 2011: Start met 2 recreatiebedrijven, later een derde toegevoegd November 2011: Samenwerkingsovereenkomst getekend 2012: OD in gebruik genomen, start met invoeren gegevens ondernemingen 2013: Uitbreiden met horecabedrijven Eind 2009 is de gemeente Bladel benaderd door het projectteam SGGV om te participeren in het project EUGO. Dit was een voorloper van het OD. De gemeente Bladel heeft hieraan meegedaan en tijdens de evaluatie bleek dat zowel overheid als het bedrijfsleven zeer positief was. Het doel van de projecten is het terugdringen van de regeldruk voor ondernemers en het verhogen van de efficiency van overheden. (hier kom ik in een latere sheet nog op terug) Start met: Biestheuvel en Achterste Hoef. Later Stichting Ten Vorsel. 2011: Opstellen en ondertekenen samenwerkingsovereenkomst, werkafspraken. Begin gemaakt met invoeren regelgeving, controlepunten. 2012: invoeren gegevens bedrijven afgerond, gebruik OD echt gestart 2013: uitbreiding met Horecabedrijven, hier is men mee bezig, maar het besluit moet nog genomen worden. Helaas zal ik dat dus niet meer begeleiden naar alle waarschijnlijkheid.

Wat is het Ondernemingsdossier? Digitaal dossier Ondernemer is eigenaar Ondernemer is beheerder Toezichthouder heeft inzicht in gegevens Het OD is een nieuwe, innovatieve manier van samenwerken tussen overheden en ondernemingen om efficiency te verhogen en regeldruk te verminderen. Digitaal dossier waar de ondernemer eigenaar en beheerder van is. Toezichthouder heeft inzicht in de gegevens die de ondernemer invoert. Welke gegevens de ondernemer dient in te voeren is vastgelegd in de samenwerkingsovereenkomst en werkafspraken.

Schematische weergave De gegevens van de onderneming staan in het online dossier. De toezichthouder heeft inzicht in de gegevens. Blijkt bij een controle van de gegevens dat er fouten in zitten, gegevens ontbreken of gegevens onvolledig zijn dan kan de toezichthouder via het OD communiceren met de ondernemer. De ondernemer leest dit en past vervolgens zijn gegevens aan waarna de toezichthouder deze opnieuw kan beoordelen. Hoewel directe lijnen met de ondernemer lijken te vervallen / vervagen, blijkt het contact en het vertrouwen er in de praktijk niet onder te leiden.

Hoe werkt het Ondernemingsdossier? Ketenomkering: geen vraag om gegevens, maar beschikbaarstelling Eigen tijd ondernemer Machtiging toezichthouders Controle vanaf werkplek Invoer eenmalig, machtigen diverse keren Bescherming gegevens in handen van ondernemer Geen vraag om gegevens, dit is immers al afgekaart in de samenwerkingsovereenkomst dan wel in de werkovereenkomst. De ondernemer kan zijn gegevens invoeren wanneer het hem het best uitkomt. Ondernemer voert gegevens in waarover afspraken zijn gemaakt en machtigt de toezichthouder deze in te zien. Controle vanaf werkplek Ondernemer kan toezichthouders van verschillende instanties machtigen voor hetzelfde onderwerp, maar hij hoeft slechts één keer het document in te scannen en te uploaden, zodat hij niet langer dezelfde (kopieën van) documenten hoeft op te sturen naar meerdere instanties. De ondernemer bepaalt wie hij machtigt. Hij kan meerdere toezichthouders machtigen om hetzelfde document in te zien, maar anderzijds kan hij ook slechts één toezichthoudende instantie machtigen voor een bepaald onderdeel waar andere instanties geen belang bij hebben.

Voordelen ondernemers (1) Tijdwinst • Gegevens invoeren wanneer het hem uitkomt Gegevens eenmalig invoeren Controlebezoek minder frequent Controlebezoek korter Controlebezoek efficiënter Eenmalig invoeren: document staat in het OD en kan gemakkelijk gekoppeld worden aan een voorschrift waarop een andere instantie toezicht houdt. Bijvoorbeeld: Keuringsbewijs brandblusmiddelen. Zowel de gemeente als de brandweer kan hier interesse in hebben. Eenmalig invoeren, vervolgens openstellen voor beide instanties. Andere denkbare combinaties: gemeente en provincie, gemeente en Omgevingsdienst, gemeente en Waterschap of andere combinaties tussen partijen onderling.

Voordelen ondernemers (2) Afname regeldruk • Herinnering bij (bijna) overschrijden termijn Regelhulp Korte lijnen: gemakkelijk contact met de toezichthouder Bonus-malus systeem: lichter regime bij goede naleving Afname regeldruk zit hem in: Het ervaren van de regeldruk: die wordt minder doordat er (o.a. door de regelhulp waarin ondernemers lezen waarom een maatregel van hen gevraagd wordt) meer begrip komt voor de gevraagde maatregelen; Het bonus-malus systeem.

Voordelen toezichthouders (1) Tijdwinst & efficiency • Gegevens controleren wanneer het uitkomt Controlebezoek minder frequent Controlebezoek korter Controlebezoek efficiënter Meer tijd en aandacht daar waar dit het hardst nodig is Fysieke controle zal nooit helemaal verdwijnen, maar kan minder frequent, korter en efficiënter. Efficiency zit hem voornamelijk in: Gericht controleren op zaken die niet, onvoldoende of niet tijdig in orde zijn; Gericht controleren op ondernemingen die veelvuldig niet voldoen aan regelgeving. Het ondernemingsdossier is gebaseerd op onderling vertrouwen. Ondernemingen waarvan blijkt dat zij hier niet mee kunnen omgaan worden hier middels het Bonus-Malussysteem op afgerekend.

Voordelen toezichthouders (2) Efficiënter en gerichter werken Mogelijkheid tot het bieden van maatwerk Regelhulp: minder vragen, meer begrip Korte lijnen: gemakkelijk contact met de ondernemer Bonus-malus systeem: lichter regime bij goede naleving, strenger regime bij notoire overtreders Efficiënte inzet van middelen en mankracht doordat inzichtelijker wordt waar notoire overtreders zich bevinden Mogelijkheid tot het bieden van maatwerk: - Afval rond inrichting moet te allen tijde opgeruimd zijn. Afspraak maken met ondernemer: bijv. eens per maand foto. Afvoerbewijzen afval: jaarlijks overzicht is voldoende, niet nodig elke maand afzonderlijke bon inscannen. Kan afspraak zijn bij een goede ondernemer. (hangt samen met bonus-malussysteem) Vetput ledigen en reinigen. In principe eens per 3 maanden. Maar ondernemer kan aantonen dat hij deze uitsluitend in de zomer gebruikt. Dan mogelijke afspraak: halverwege zomer legen, eind zomer legen. Regelhulp: minder vragen, meer begrip, meer medewerking, meer naleving, minder handhaving, minder kosten Efficiëntere inzet van mankracht en middelen levert kostenbesparing op.

Overzicht Voordelen ondernemer Tijdwinst Regelhulp Goede naleving wordt beloond Voordelen toezichthouder Tijdwinst Efficiënter toezicht en handhaving Gerichte aanpak van notoire overtreders Meer begrip bij de ondernemer Goede naleving wordt beloond: regelmatig hoor je bij ondernemers tijdens een controle “ja maar hij doet dat nooit en hij wordt niet gecontroleerd” of woorden van gelijke strekking. Op deze manier worden ondernemers beloond voor goed gedrag en kunnen ze dit ook merken.

Vergunningverlening Ook efficiëntievoordelen op het terrein van vergunningverlening: Sterke afname incomplete vergunningaanvragen Antwoord op vragen via regelhulp Meldingen kunnen eenvoudig worden ingediend en worden vastgelegd Gegevens digitaal i.p.v. op papier Niet alleen toezicht en handhaving, ook vergunningverlening. Incomplete aanvragen kunnen niet verzonden (=ingediend) worden. Aanvraag doen door middel van het doorlopen van een stappenplan. Alle benodigde informatie wordt opgevraagd en benodigde documenten dienen te worden toegevoegd. Het antwoord op veel vragen vindt de ondernemer door gebruik te maken van de regelhulp.

Ervaringen in Bladel positief Goede samenwerking Goede naleving Gemakkelijk controleren Inzet en participatie bij deelnemende ondernemers Met de drie recreatiebedrijven op dit moment een geode samenwerking. Ondernemers zijn actief bezig met het ondernemingsdossier op orde houden wanneer dit nodig is. Uit de inzet en participatie van deelnemende ondernemers blijkt duidelijk dat het ze goed bevalt en dat ze willen meedenken hoe de zaken eventueel nog beter kunnen. Ook is er meer begrip voor het hoe en waarom van toezichthouden.

Praktijktips Beginnersproblemen  neem hier de tijd voor Start eenvoudig en overzichtelijk Organiseer gezamenlijke sessies Beginnersproblemen: dit kan bijvoorbeeld zijn ICT (Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome), maar vaak zijn het mensen die even moeten wennen. Geldt zowel voor de ondernemer als voor de tozichthouder: gun elkaar de tijd. Houdt het behapbaar. Het is een behoorlijke verandering voor ondernemers, dus begin eenvoudig en overzichtelijk en breidt hetlater verder uit. Ook voor de toezichthouder zelf is het op deze manier gemakkelijker aan deze nieuwe manier van werken te wennen. Wanneer zaken goed lopen en het vertrouwen is bij beide partijen gegroeid kun je het gebruik van het ondernemingsdossier uitbreiden. Gezamenlijke sessies zijn in Bladel erg nuttig gebleken voor onderling vertrouwen, wederzijds begrip, een goede vruchtbare samenwerking en het maken van maatwerkafspraken. Ook voor het leren werken met het ondernemingsdossier (hoe te machtigen, zaken te wijzigen, documenten toe te voegen, aanwijzingen te sturen, etc. etc.) zijn deze sessies zeer waardevol gebleken.

Afsluiting Vragen Bedankt voor uw aandacht!