E-government in de sociale sector: de multifunctionele aangifte RSZ-ONSS KSZ-BCSS E-government in de sociale sector: de multifunctionele aangifte Frank Robben Administrateur-generaal Kruispuntbank Sociale Zekerheid Koen Snyders Adjunct-administrateur-generaal Rijksdienst voor Sociale Zekerheid

Structuur van de uiteenzetting netwerk van de sociale sector doelstellingen en strategie principes inzake strategisch informatiebeheer multifunctionele aangifte doelstellingen 3 onderdelen portaalsite als communicatieplatform contact center ERANOVA kritische succesfactoren

Netwerk van de sociale sector Portaal R FTP Gebruikers FW R Isabel Vocale server R Backbone FW FW FW FW FW R R R R R KSZ R R

Doelstellingen een dienstverlening aan sociaal verzekerden en ondernemingen die effectief, efficiënt en gebruikersgericht is met een minimum aan administratieve lasten een effectieve en efficiënte beveiliging en bescherming van de persoonlijke levenssfeer bij de omgang met gegevens een ondersteuning van het sociaal beleid met geïntegreerde informatie

Strategie een gecoördineerde herziening van alle processen en relaties binnen elke actor in de sociale sector tussen actoren in de sociale sector onderling tussen actoren in de sociale sector enerzijds en sociaal verzekerden en ondernemingen anderzijds met een maximale inzet van moderne technologieën uitgaande van een duidelijke visie inzake strategisch informatiebeheer afdoende standaardisatie van begrippen en procedures doorheen de hele sociale sector eenvormige instructies naar werkgevers en sociaal verzekerden

Strategie eenmalige opvraging van informatie bij de werkgever en de sociaal verzekerde en hergebruik door alle actoren in de sociale sector van deze informatie via het gebruik van het netwerk uitbouw van waardeketens afgestemd op de leefwereld van de gebruikers maximale mogelijkheid tot elektronische aangifte, verbetering en raadpleging van informatie, bij voorkeur van toepassing tot toepassing neutraliteit inzake uitkeringen voor sociaal verzekerden inzake loonkosten voor ondernemingen geen verlies van informatie in vergelijking met de huidige situatie

Visie strategisch informatiebeheer Informatie wordt gecoördineerd beheerd als een strategische productiefactor met naleving van een aantal vaste principes inzake modellering van informatie eenmalige inzameling en hergebruik van informatie beheer van informatie elektronische uitwisseling van informatie beveiliging van informatie

Modellering van informatie informatie wordt gemodelleerd op een wijze die zo nauw mogelijk aansluit bij de feitelijke realiteit definitie van informatie-elementen definitie van kenmerken van informatie-elementen definitie van relaties tussen informatie-elementen de modellering houdt rekening met zoveel mogelijk voorzienbare gebruiksbehoeften van de informatie het informatiemodel kan flexibel worden uitgebreid en aangepast indien de feitelijke realiteit of de gebruiksbehoeften wijzigen (verminderen of vermeerderen) de fysische implementatie van het informatiemodel wordt afgestemd op de bestaande gebruiksbehoeften van de informatie

Inzameling en hergebruik informatie wordt enkel ingezameld voor welbepaalde doeleinden en in de mate dat ze proportioneel is met deze doeleinden informatie wordt slechts één keer ingezameld, zo dicht mogelijk bij de authentieke bron de inzameling geschiedt via een kanaal gekozen door degene waarbij de informatie wordt ingezameld, maar bij voorkeur elektronisch, en met uniforme basisdiensten (single sign on, ontvangstmelding per bestand, notificatie per bericht, …)

Inzameling en hergebruik de inzameling geschiedt op basis van het informatiemodel en op basis van zo eenvormig en eenvoudig mogelijke instructies met de mogelijkheid tot kwaliteitscontrole door degene waarbij de informatie wordt ingezameld vóór de informatie-overdracht de ingezamelde informatie wordt binnen de sociale sector één keer gevalideerd overeenkomstig een vastgelegde taakverdeling, door de instelling die daartoe over de meeste competenties beschikt of daarbij het meest belang heeft en dan gedeeld met en hergebruikt door gemachtigde gebruikers

Beheer van informatie een functionele taakverdeling is afgesproken omtrent welke instelling welke informatie in authentieke vorm opslaat, beheert en toegankelijk stelt voor alle gemachtigde gebruikers de informatie wordt bewaard overeenkomstig het informatiemodel de informatie kan flexibel worden geaggregeerd in functie van de wijzigende wettelijke begrippen afspraken worden gemaakt inzake de toepassing van de nodige maatregelen voor het behoud van de integriteit en de consistentie van de informatie

Beheer van informatie elke instelling is verplicht om vermoede onjuistheden van de informatie te melden aan de instelling die ze dient te valideren overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling elke instelling die informatie overeenkomstig de vastgelegde taakverdeling moet valideren, is verplicht om de gemelde vermoede onjuistheden te onderzoeken, zo nodig te verbeteren en de verbeterde informatie ter beschikking te stellen van de gekende belanghebbende instellingen informatie wordt enkel beheerd zolang dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving, of nog, bij voorkeur geanonimiseerd of gecodeerd, zolang ze relevante historische of archiefwaarde heeft

Uitwisseling van informatie eenmaal ingezameld en gevalideerd, wordt de informatie zoveel mogelijk elektronisch opgeslagen, beheerd en uitgewisseld, om manuele heringave te vermijden informatie wordt enkel uitgewisseld wanneer dat nodig is in functie van de bedrijfsbehoeften, het beleid of de regelgeving de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt op initiatief van de instantie die over de informatie beschikt of de instantie die de informatie nodig heeft of de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid

Uitwisseling van informatie de elektronische uitwisseling van informatie geschiedt aan de hand van een functioneel en technisch interoperabiliteitsframework, dat geleidelijk, maar permanent mee-evolueert met open marktstandaarden, en onafhankelijk is van de gebruikte techniek van informatie-uitwisseling de beschikbare informatie wordt pro-actief gebruikt voor de automatische toekenning van rechten de voorinvulling bij informatie-inzameling de informatieverstrekking aan de betrokkenen

Beveiliging van informatie persoonsgegevens worden enkel gebruikt voor doeleinden die verenigbaar zijn met de doeleinden waarvoor ze zijn ingezameld persoonsgegevens zijn slechts toegankelijk voor daartoe gemachtigde instellingen en gebruikers in functie van de bedrijfsbehoeften, de regelgeving of de toepassing van het beleid de machtiging voor de toegang tot persoonsgegevens wordt verleend door het door het Parlement benoemde Sectoraal Comité van de Sociale Zekerheid, nadat is vastgesteld dat aan de hogervermelde voorwaarden is voldaan de toegangsmachtigingen zijn publiek

Beveiliging van informatie elke concrete elektronische uitwisseling van persoonsgegevens wordt preventief getoetst op conformiteit met de geldende toegangsmachtigingen door een andere instantie dan degene die de informatie ter beschikking stelt of de informatie nodig heeft, in casu door de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk elke elektronische uitwisseling van persoons-gegevens wordt gelogd, in casu door de KSZ en/of de beheersinstelling van een sectoraal netwerk, om eventueel oneigenlijk gebruik ex post te kunnen traceren

Beveiliging van informatie telkens de informatie wordt gebruikt voor een beslissing wordt aan de betrokkene de gebruikte informatie meegedeeld bij de mededeling van de beslissing elke persoon heeft recht op toegang en, in geval de gegevens onjuist zijn, op verbetering van zijn eigen persoonsgegevens

Multifunctionele aangifte doelstellingen waarborgen van een eenmalige elektronische aangifte door de werkgevers van alle gegevens nodig voor de berekening en inning van socialezekerheidsbijdragen op arbeidsinkomsten van werknemers, inclusief bijdrageverminderingen, door de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) en de Rijksdienst voor Sociale Zekerheid van de Provinciale en Plaatselijke Overheidsdiensten (RSZPPO) de berekening van alle loon- en arbeidstijdgerelateerde uitkeringen van sociale zekerheid maximale onderlinge gegevensuitwisseling tussen de actoren in de sociale sector via de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) 3 onderdelen de elektronische aangifte van het begin en einde van een arbeidsrelatie (DIMONA) de driemaandelijkse, elektronische, multifunctionele aangifte van loon- en arbeidstijdgegevens (DMFA) de elektronische aangiften van sociale risico’s (ASR) - 23 scenario’s

DIMONA onmiddellijke aangifte van het ontstaan of de beëindiging van een arbeidsrelatie tussen een werkgever en een werknemer kan enkel elektronisch, 24/7 gebeuren via het portaal van de sociale zekerheid FTP/MQSeries het Isabelnetwerk een vocale server bij ontvangst wordt de identiteit van de werknemer geverifieerd, zodat een juiste en eenvormige identificatiesleutel m.b.t. werknemer wordt gebruikt door alle actoren in de sociale sector

DIMONA de aangegeven gegevens zijn elektronisch beschikbaar, via het netwerk van de KSZ, voor alle actoren in de sociale sector die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdrachten (45,9 miljoen gegevensuitwisselingen in 2002) geeft de werkgever het recht, m.b.t. de betrokken werknemer en gedurende het bestaan van de arbeidsrelatie, tot on line raadpleging en verbetering van de DIMONA-gegevensbank en zijn eigen personeelsbestand van de kwartaalaangiften van de loon- en arbeidstijdgegevens en de afgeleide gegevensbanken (mits het gebruik van een elektronisch certificaat)

DIMONA De vereenvoudiging RSZ Online raadpleging KSZ Arbeidscontract Personeels- register Speciaal Personeels- register Individueel document Studenten- contract RSZ Online raadpleging Inspectie Personeels- bestand KSZ

Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden basisbegrippen (loon, arbeidstijd, met arbeidstijd gelijkgestelde tijd, referteperiode, …) zijn uniform gemodelleerd doorheen de hele sociale sector loon- en arbeidstijdgegevens van de werknemers worden door de werkgevers driemaandelijks meegedeeld aan de RSZ of de RSZPPO kan enkel elektronisch, 24/7 gebeuren via het portaal van de sociale zekerheid FTP/MQSeries het Isabelnetwerk

Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden de aangegeven gegevens zijn elektronisch beschikbaar, via het netwerk van de KSZ, voor alle actoren in de sociale sector die deze gegevens nodig hebben voor de uitvoering van hun opdrachten (61,1 miljoen elektronische gegevensuitwisselingen in 2002) kan, mits een elektronisch certificaat, achteraf on line door de werkgever worden geraadpleegd en verbeterd m.b.t. zijn werknemers en hun periode van tewerkstelling bij hem

Kwartaalaangifte lonen/arbeidstijden De vereenvoudiging Activiteit 3 Activiteit 2 Activiteit 1 Werkgever 1 elektronische aangifte RIZIV RSZ FAO RVA RVP Pensioen FBZ KSZ RKW RJV Vakantiegeld

Aangiften sociale risico’s van meervoudige opvraging van informatie via diverse, complexe, niet-gecoördineerde papieren formulieren

Aangiften sociale risico’s naar de beperking van de ingezamelde informatie tot de nog niet in het netwerk van de sociale sector beschikbare informatie (afschaffing of minstens vereenvoudiging van formulieren) gestandaardiseerd over alle actoren in de sociale sector heen (arbeidsongeschiktheid, geneeskundige verzorging, moederschap, arbeidsongeval, beroepsziekte, werkloosheid, pensioen, gezinsbijslagen, jaarlijkse vakantie) aangifte kan gebeuren op papier (tijdelijk) elektronisch (24/7) via het portaal van de sociale zekerheid FTP/MQSeries het Isabelnetwerk overeenkomstig eenvormige instructies

Aangiften sociale risico’s één aangifte = één scenario 3 mogelijke aangiftemomenten aanvang van het sociaal risico herhaling of verderzetting van het sociaal risico (bv. maandelijks) einde van het sociaal risico structuur van de aangifte identificatiegegevens eventueel loon- en arbeidstijdgegevens die nog niet zijn aangegeven via een kwartaalaangifte (= mini-aangifte) specifieke gegevens m.b.t. het sociaal risico 11 scenario’s zijn operationeel, 12 andere zijn ingepland

Aangiften sociale risico’s 15.03.2005 : datum dat het sociaal risico zich voordoet Sociaal Risico + 1 maand, + 2 maand, ... laatste trimester 2004 Einde risico eerste trimester 2005 kwartaal- aangifte aan RSZ Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Identificatiegegevens blok natuurlijk persoon sommige gegevens van: blok werkgever werknemerslijn tewerkstellingslijn Deel 1 Deel 1 Deel 1 Eventueel mini = lonen en arbeidstijden = mini kwartaalaangifte voor de periode die nog niet werd aangegeven en die de periode dekt tussen de vorige kwartaalaangifte en het sociaal risico Deel 2 Deel 3 Specifieke gegevens - werkrooster - aard van de dag - … Specifieke gegevens Deel 3 Scenario aanvang Deel 3 Specifieke gege-vens, eigen aan het sociaal risico Scenario herhaling Scenario einde risico

De vereenvoudiging eenvormige looncodes 8 looncodes historisch loon 3 looncodes gemiddeld dagloon eenvormige begrippen arbeidstijd en daarmee gelijkgestelde tijd van 101 naar 50 begrippen eenvormige regels i.v.m. de referteperiodes afwijkende begripsdefinities zijn van rechtswege nietig begripsdefinities kunnen enkel worden aangepast mits naleving van een strikte procedure eenvormige procedures en instructies eenmalige inzameling en verificatie van informatie

De vereenvoudiging 50 formulieren zijn afgeschaft en 1,1 miljoen aangiften per jaar worden vermeden 27 formulieren, die samen 4,6 miljoen maal per jaar gebruikt worden, zijn vereenvoudigd tot gemiddeld 1/3 van de rubrieken de overmaking van 318.000 studentencontracten per jaar door 32.000 ondernemingen wordt vermeden het personeelsregister is afgeschaft voor alle ondernemingen geharmoniseerde personeelsadministratie bij de Belgische ondernemingen

Portaalsite transacties (o.a. DIMONA, DMFA en aangiften sociale risico’s) algemene informatie over sociale zekerheid links naar andere sites instructies aan de werkgevers technische informatie glossaria maquettes - demo versies handleidingen gestructureerde bijlagen FAQ’s

Contactcenter Eranova ondersteuning via telefoon, e-mail, contact portaal (later fax), aan de hand van een customer relation management tool E-mail Telefoon Internet @ Contactcenter Eranova RSZ-dimona Andere RSZ- informatie- dienst

Kritische succesfactoren e-government als een structureel hervormingsproces re-engineering van processen binnen en over actoren heen integratie van de back-offices als basis voor hergebruik van informatie en de automatische toekenning van rechten geïntegreerde en gepersonaliseerde front-office dienstverlening ondersteuning van en toegang tot beleidsvormers tot op het hoogste niveau samenwerking tussen alle betrokken actoren gebaseerd op een taakverdeling eerder dan op een centralisering van de taken quick wins in combinatie met een visie op lange termijn focus op een meer efficiënte en effectieve dienstverlening eerder dan op de strijd tegen fraude inachtneming van de wettelijke bevoegdheidsverdeling tussen de actoren wettelijk kader oprichting van een instelling die bevordert en coördineert

Voor meer informatie portaal van de sociale zekerheid https://www.socialsecurity.be/default.htm website Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid http://www.ksz.fgov.be website Rijksdienst voor Sociale Zekerheid http://www.onssrszlss.fgov.be/onssrsz/index.htm persoonlijke website Frank Robben http://www.law.kuleuven.ac.be/icri/frobben

D@nk u voor de aandacht ! Vragen ? RSZ-ONSS KSZ-BCSS D@nk u voor de aandacht ! Vragen ?