Seminar Inkopers tegen Kanker - Contractmanagement Peter Streefkerk Utrecht, 30 mei 2012 30-5-2012

Kwaliteitscirkel van Deming 30-5-2012

Contractmanagementcirkel Business Procurement Leveranciersmanagement Business Intelligence 30-5-2012

Blok 1 Plan – Business 30-5-2012

Waarom is contractmanagement op dit moment ‘hot’ ? 30-5-2012

Leveranciers managen ons in plaats van dat wij leveranciers managen Heden Toekomst 30-5-2012

Het nieuwe inkopen: inkoop business/organisatie gedreven of business/organisatie inkoop gedreven ? 30-5-2012

Wat wil je managen ? Contracten (middel) Leveranciers (middel) Risico’s leveranciers (output) Toegevoegde waarde leveranciers (output) Performance leveranciers (output) Risico business/organisatie (essentie) Toegevoegde waarde business/organisatie (essentie) Performance/organisatie (essentie) opbrengst maximalisatie kosten minimalisatie 30-5-2012

Van strategie naar uitvoering Niveau Strategisch Tactisch Operationeel Plan Strategie Business plan Business case Geld Budget organisatie Budget business Budget project Uitvoering Procurement plan Account plan Project plan 30-5-2012

Welke voordelen heeft het managen van je contracten ? 30-5-2012

Voordelen: Efficiëntie Registreren in één contractmanagementsysteem verkleint kans op fouten en dubbelingen Inzicht krijgen in contractendatabase voor business units Zoeken kost minder tijd en vragen kunnen sneller beantwoord worden Opbouwen kennis en informatie Eenvoudiger overdragen / borgen kennis en informatie Standaardiseren contracten (= tijdswinst en minder fouten) Informatie beschikbaar hebben voor andere doeleinden (relatiebeheer) Resultaat: kwaliteitsverbetering deels vertaald in kostenverlaging Spreekt voor zich 30-5-2012

Voordelen: Effectiviteit Tijdig signaleren voorkomt: onnodige druk bij onderhandelingen betalen voor zaken die er niet (meer) zijn of prestaties die niet geleverd zijn vastzitten aan contracten langer dan noodzakelijk Combineren van contracten biedt mogelijkheden tot schaalvergroting en betere condities Beter uitnutten (raam)contracten Beter sturen op nakoming contractafspraken door leveranciers Resultaat: kostenbeheersing en -verlaging Spreekt voor zich 30-5-2012

Voordelen: Compliancy Beperken bedrijfsrisico’s Voldoen aan eisen Belastingdienst / Accountants inzake registratie lopende verplichtingen Voldoen aan de interne Administratieve Organisatie/Interne Controle (AO / IC) voorwaarden Resultaat: minder risico’s lopen Spreekt voor zich 30-5-2012

Blok 2 Do – Procurement 30-5-2012

Procurement proces Processtap Vastlegging Accountmanagement Specificatie Selectie Contractering Bestelling Bewaking Nazorg Account plan Projectplan Werkafspraken 30-5-2012

Categoriseren en prioriteren klanten Categoriseren: 20% van je interne klanten zorgt voor 80% van je inkoopvolume Prioriteren: 80% van je aandacht besteed je aan 20% van je interne klanten 30-5-2012

Hoe houdt u uw leveranciers scherp ? En u zelf ? 30-5-2012

Service levels SLA’s Vaststellen Beoordelen Vastleggen Beïnvloeden Contract-implemen-tatie Contract-intiatie Contract-beoordeling Contract-vorming Contract-uitvoering Contract-uitvoering Contract-uitvoering Vaststellen Beoordelen Vastleggen Implemen-teren Specificeren Selecteren Contracteren Bestellen Bewaken Nazorg SLA’s Beïnvloeden 30-5-2012

Check – Contractmanagement Blok 3 Check – Contractmanagement 30-5-2012

Definities Contractbeheer: eenduidig vastleggen, beheren en bewaken van getekende contracten en wijzigingen met als doel volledige benutting van contracten te faciliteren en managementrapportages te genereren Contractmanagement: systematisch en efficiënt besturen van contractcreatie tot en met contractuitvoering met als doel maximalisatie van de toegevoegde waarde en minimalisatie van risicoreductie leveranciersprestaties Leveranciersmanagement: coördineren, structuren en op elkaar laten aansluiten van organisatie- en leveranciers-prestaties met als doel een maximale toegevoegde waarde voor de eigen organisatie te creëren 30-5-2012

Contractmanagement maturity model (CMMM ©) Mate van professionalisering Ad hoc Basic Structured Integrated Optimized Tijd 30-5-2012

Leveranciersmanagers Relaties extern Klant Contractmanager Contracteigenaren Communicatie is essentieel bij leveranciersmanagement, dat komt omdat er meerdere partijen bij betrokken zijn die allemaal acteren in het speelveld richting leveranciers Inkopers Leveranciersmanagers Inkoopondersteuners Bestellers 30-5-2012

Relaties intern business unit HRM Finance Directie Logistiek Legal Procurement ICT R&D Facility Business Control 30-5-2012

Relaties intern functie Contract-eigenaar Besteller Gebruiker Jurist Expeditiemede-werker Contract-manager Inkoop-analist Inkoper Financieel mede-werker Budget-houder Intern trans-porteur 30-5-2012

Act – Business Intelligence Blok 4 Act – Business Intelligence 30-5-2012

Business intelligence Analyseren procurement gegevens: Crediteuren Contracten Budgetten Evalueren performance leverancier en eigen organisatie (lessons learned) Benchmarken (markt- en productonderzoek) Innoveren op gebied van markten, producten of processen (research & development) Plannen scenario’s 30-5-2012

Van data naar informatie 30-5-2012

En hoe nu verder ? 30-5-2012

Implementatie contractmanagement: wie gaat de regie voeren? 30-5-2012

Stappenplan contractmanagement Besluitvorming Voorbereiding Implementatie Overdracht Analyse Projectplan Invoering Beheer Interne analyse Doelstellingen Beleid Gebruik Externe analyse Activiteiten Organisatie Onderhoud SWOT-analyse Capaciteit Procedures Evaluatie Advies Kosten Systeem Aanpassing Planning 30-5-2012

30-5-2012