Uitleg module Vrijwilligersmanagement Vragen en antwoorden

Inhoud module Theorie uitleg maken van een rapport voor een organisatie die werkt met vrijwilligers aan de hand van vragen tijdens consulten feedback aan het eind korte presentatie met eigen bevindingen

Les 1 t/m 3 1 (17 november) module schetsen, testjes over vrijwilligerswerk, kader van het vrijwilligerswerk Maak de testjes in de les, lees de theorie, zoek een organisatie 2 + 3 (24 november en 1 december) Uitleg van het 7 stappenplan en de bedoeling van de opdracht. Richten, verrichten en inrichten Hoofdstuk 5 t/m 10 uit het boek

Les 3 Start van de case Hoe verzamel je informatie? Hoe formuleer je een visie? Ook hier staan antwoorden op de gestelde vragen op de website vrijwilligersmanagement.nl centraal.

Les 4,5,6,7 Consulten + maatwerk bij uitleg theorie Instructies bij consulten Niet verplicht alle consulten te gebruiken, minimaal 1. Aanvragen per mail, uiterlijk maandag 17.00 uur, met de concepttekst bijgevoegd. Je krijgt dan antwoord met de tijd waarop je verwacht wordt. Bereid het consult voor, stel vooraf de vragen vast die je wil stellen aan de hand van hetgeen je opgesteld hebt. Maak korte notulen van de feedback en verwerk dit in je definitieve versie van je rapport.

Les 8 en 9 Presentaties en feedback presentatie van 5 minuten zonder powerpoint over conclusies Discussie over conclusies. Les 9 inleveren rapport hardcopy, uiterlijk 26 januari 17 uur postvak.

Elementen die we bespreken Verschil tussen betaald/onbetaald en informele/ georganiseerde arbeid. Maatschappij en vrijwilligerswerk: mythes en werkelijkheid Organisatie en vrijwilligers

Issues….. Onze beleving van vrijwilligerswerk / vrijwillige inzet De manier waarop we programma’s (bijvoorbeeld maatschappelijke stages of werknemersvrijwilligerswerk) inrichten De noodzaak om allemaal te investeren en het lange termijn rendement in het oog te hebben

Gevolgen voor modern vrijwilligersmanagement Flexiblisering professionalisering en kwaliteit: belangrijkste redenen organisatieverandering

Professionalisering = als organisatie doelmatiger en effectiever gaan werken = beter omgaan met vrijwilligers = voldoen aan de eisen die het vak stelt 1 en 2 van belang voor vrijwilligersmanagement

Vrijwilligersmanagement Daarom is management voor het vrijwilligerswerk van belang. Richten, inrichten, verrichten zijn de uitgangspunten van dit keuzevak.

Wat en waarom vrijwilligersmanagement? Gestructureerde manier om werken met vrijwilligers in beeld te krijgen Stappenplan zodat je niets vergeet Manier om aan vraag van calculerende burger te voldoen Voorbeeld van ‘professionalisering’ vrijwilligerswerk Maar vooral: hulpmiddel om je missie te verwezenlijken

Stand vrijwillige inzet Tussen 30 tot 40% van 18+ doet vrijwilligerswerk, met een gemiddelde van tussen de 4 en 5 uur per week, per vrijwilliger, ongeveer even veel mannen als vrouwen, gemiddeld ouder, hoger opgeleid, blanker, drukker, ´rijker´ en meer in dorpen. Geringe terugloop (scp, tbs) maar middel lange termijn (tot 2015) stabiel 40% organisaties heeft tekort, maar daarvan heeft 60% geen vacatures (monitor vrijwilligersbeleid) Druk op organisaties regelgeving toename vraag nieuwe soorten vrijwilligers Soort mopperende ‘paniek’ en ‘Gevoel’ dat vrijwilligerswerk fundamenteel verandert Veel aandacht van ‘derden’ (scholen, overheden, bedrijven) met allerlei initiatieven.

Uitdagingen in vrijwilligersmanagement PROBLEMEN Generatiekloof Moeder maffia Drukke agenda’s Kritische vrijwilligers Verdwijnen ‘automatisme’ Geen nut OPLOSSINGEN Bespreken en splitsen Omzeilen Opnemen in leven Goed organiseren Roosters maken en ‘free riders’ tegengaan Toegevoegde waarde ipv KostenBesparing

Is er een toekomst voor vrijwilligerswerk? Correctere verklaringen De bekende vindplaatsen en automatismen zijn verdwenen (van kerk naar werk, schoolplein, sportclub) Tijd is schaars (goed management en combineren van tijd) Identiteit en imago van veel huidig vrijwilligerswerk (veranderen identiteit) Misvattingen Mensen willen niet meer (% vrijwilligers is nu hoger dan in jaren zeventig) Mensen willen tegenwoordig alleen nog maar als ze wat terug krijgen (gaat nog steeds om de doelgroep, rest is tijdelijk voor kleine groepen)

Zwarte conclusie van lopend onderzoek….. Als we niet snel ingrijpen dan sterft het vrijwilligerswerk uit door overbenutting niet duurzaam gebruik. De oplossing ligt bij en in de vrijwilligers-sector zelf! Andere ‘spelers’ kunnen daarbij helpen.

‘uitputbaarheid in het algemeen’ Vrijwilligerswerk is gelukkig geen olie, d.w.z. het is vernieuwbaar lijkt op vissen, bomen etc, d.w.z. het kan groeien en vernieuwd worden maar menselijk handelen kan dat beïnvloeden……. lijkt ook wel op de zon, water, d.w.z. het komt in een voortdurende stroom, helaas niet altijd wanneer we het nodig hebben…. Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

‘vernieuwbaarheid zoals bij vis en hout’ Zijn het opeenvolgende generaties? Ja, want als ouders vrijwilligerswerk doen, doen kinderen dat later vaak ook Nee, want er zijn ook genoeg mensen waarvan de ouders geen vrijwilligerswerk doen / deden Vrijwilligerswerk is zelfs ‘groeibaar’, d.w.z. dat vrijwilligersorganisatie zich moeten ontwikkelen van verzamelaar / jager / visser naar boer Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

Schaarste zoals bij olie en vissen? Schaarser dus dieper boren, verder varen…. Huidige reserve Makkelijk te werven traditionele vrijwilliger Potentiële reserve Met wat meer moeite te werven, wordt dus aantrekkelijk bij schaarste Totale reserve 7 * 24 is onmogelijk Hoeveel uur is redelijk? Per jaar of per leven? Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

Hoeveel vrijwilligerswerk is OK in NL Huidig vrijwilligerswerk 50 weeks * 4 uur * 60 jaar = 12.000 per leven ~30% mensen boven 18 ~20% van iedereen 200 * 0.20 * 16.000.000 640.000.000 uren per jaar 400.000 fte Call to service 4.000 uur in je leven levensverwachting 78 52 uur per jaar per inwoner 52 * 16.000.000 832.000.000 uren jaar 520.000 fte Het huidige vrijwilligerswerk is ongeveer 7% van het beroepsmatige werk.

Wat kunnen we doen met 400.000 tot 520.000 fte per jaar? Beroepsmatige inzet in Overheid 502.550 Onderwijs 367.690 Gezondheidszorg en welzijn 815.500 Cultuur en recreatie 256.410 Bron: "the future of volunteering”, EUR / CIVIQ

Les 2 Onderdelen vrijwilligersmanagement Missie/visie Waarom bestaat uw organisatie, wat wilt u veranderen of verbeteren? Doelen  Hoe gaat u dat bereiken? Visie op vrijwilligerswerk  Waarom wilt u met vrijwilligers werken, wat is hun meerwaarde? Doel vrijwilligersbeleid  Wat wilt u bereiken met dit beleid?

Onderdelen vrijwilligersmanagement Stand van zaken  Hoeveel vrijwilligers zijn actief, wat doen ze, wat willen ze, hoe waarderen ze de organisatie Positie van vrijwilligers Waar zitten vrijwilligers, wie stuurt ze aan en hoe, hoe hebben ze inspraak? Taken en taakafbakening Wat wilt u dat vrijwilligers doen, zijn er takenpakketten, werkt u met projecten? Werving en selectie Wie heeft u nodig, wat zijn de vereisten, hoe werft u

Onderdelen vrijwilligersmanagement Begeleiding en scholing Hoe begeleidt u vrijwilligers (inwerken, voortgang, vragen en problemen) en hoe schoolt u ze? FaciliteitenWaar werken vrijwilligers en waar kunnen ze gebruik van makenWaardering en beloning  Wat krijgen vrijwilligers terug voor hun inzet? Evaluatie Hoe kijkt u of dit beleid werkt en wanneer past u het aan?

Wie zijn mijn vrijwilligers?

Het MOVISIE vrijwilligerskwadrant Uitdaging Omgevingsgericht Zelfgericht Veiligheid

Het MOVISIE vrijwilligerskwadrant Uitdaging Ondernemers Stimulatoren Omgevings gericht Zelfgericht Regelaars Dienstverleners Veiligheid

Veiligheid vrijwilligers Regelaars regelen allerlei zaken trekken veel naar zich toe regulerende functie met overzicht volhardend, krijgen veel gedaan wijken niet snel af van gebaande wegen en paden Dienstverleners zichtbaar ‘goed’ werk past bij sociale omgeving geen centrale plaats in uitvoering, zonder eindverantwoordelijkheid duidelijke, afgebakende taken bevestiging en waardering belangrijk

Uitdaging vrijwilligers Ondernemers leren, ondernemen, ontmoeten, besturen en coördineren de touwtjes in handen grenzen verleggen: nieuwe mogelijkheden en kansen groeien snel flexibele organisatie. Stimulatoren samenwerken, ook als leidinggevende; anderen iets leren goed doen voor anderen niet persé uitdaging overleg en inspraak trouw op alle niveaus eerst groei, dan hogerop.

Aanbevelingen voor werven ondernemers Werving vragen op expertise uitdaging bieden, iets te verbeteren of veranderen Plaats in de organisatie uitdagende functie lobbyist, beleidsmaker, bestuurder, planner Motivering doorgroeimogelijkheden status, inspraak, sociale contacten samenwerken met beroepskrachten informele contacten.

Aanbevelingen voor werven stimulatoren Werving gericht werven, link met organisatie samen doelen bereiken, evt. leidinggeven aangeven dat gemotiveerde, open mensen nodig zijn Plaats in de organisatie beginnerfunctie, daarna doorgroeien, bijvoorbeeld, uitvoerend bestuurslid beroepskracht dient als ondersteuner Motivering doorgroeimogelijkheden overleg, sociaal contact erkenning van ervaring en expertise

Aanbevelingen voor werven dienstverleners Werving inspelen op sociale norm ‘goed doen voor anderen’ Plaats in de organisatie geen centrale plek, liever niet te grote verantwoordelijkheden functie voor vaststaand aantal uren mensen kennen, herkend worden Motivering herkenbare en gewaardeerde functie duidelijk afgebakende taken, heldere en bereikbare doelen

Aanbevelingen voor werven regelaars Werving iets om zich in vast te bijten aanspreken op belangrijkheid van functie heldere en zakelijke doelen Plaats in de organisatie spilfunctie/voorzitter goed geïnformeerd zijn, betrokken worden bij ‘alles’ Motivering herkenbare en gewaardeerde functie onmisbaarheid, status veel taken inspraak en beslissingsbevoegdheid

Begeleiden, Belonen en Behouden

Begeleiden Welke oefenruimte bied ik mijn nieuwe vrijwilliger? (inwerken, proeftijd) Bij wie kan de vrijwilliger terecht? Hoe zorg ik ervoor dat vrijwilligers zich aan afspraken houden? Hoe houd ik de vrijwilligers op de hoogte zonder dat het hen veel tijd kost?

Belonen Wat wil de vrijwilliger halen uit het vrijwilligerswerk? Wat heb ik te bieden? Wie is verantwoordelijk voor erkennen, waarderen, belonen? Hoe zit het met onkosten, vergoedingen en verzekeringen? Wanneer is de vrijwilliger tevreden?

Behouden Zijn het werk en de organisatie nog interessant genoeg voor de vrijwilliger? Past de organisatie zich aan als omstandigheden vrijwilliger veranderen? Welke persoonlijke ontwikkelmogelijkheden kan ik bieden? Wat mist de vrijwilliger? Denkt de organisatie mee over de next step van de vrijwilliger?

Begeleiden Krijg inzicht in motieven en kwaliteiten Zorg voor een taak- en functieomschrijving Leg afspraken vast, b.v. in een vrijwilligersovereenkomst Zorg voor een begeleider, vrijwilligerscoördinator of mentor Heb voortgangsgesprekken, individueel of met een groep vrijwilligers Informeer vrijwilligers d.m.v. een nieuwsbrief, internet, werkoverleg

Belonen 1: Erkennen Zorg voor een vorm van vrijwilligersbeleid Heb aandacht voor kwaliteiten (gericht werven, de juiste plek) Zorg voor een goede werkplek en faciliteiten Biedt ruimte voor inspraak Erken opgedane ervaringen

Belonen 2: Waarderen Geef complimenten en schouderklopjes Biedt deskundigheidsbevordering aan Geef een attentie Draag vrijwilligers voor voor een onderscheiding Organiseer een vrijwilligersuitje/feest Zet vrijwilligers publiekelijk in het zonnetje

Belonen 3: Belonen Geef een cadeau Regel een onkostenvergoeding Sta vrijwilligers speciale privileges toe Zorg voor korting op diensten en producten

Behouden Let op veranderde motieven bij vrijwilliger: voortgangsgesprekken Biedt flexibele opties aan (thuis werken, wisselende tijden, functies in taken opsplitsen) Biedt nieuwe uitdagingen aan Vraag vrijwilligers regelmatig naar suggesties en verbeterpunten