Voorstelling cvo KISP 10 vestigingen 7 in gebouwen van een dagschool 2 zelfstandig 1 in de gevangenis ongeveer 9000 cursisten op jaarbasis 14 studiegebieden 1 algemeen directeur + 9 adjunct-directeurs = staf Adjunct-directeurs komen uit omkadering, punten, vrijgestelde uren Adjunct-directeurs beheren een vestigingsplaats en zijn ook departemenshoofd, vestigingsoverschrijdend (vb. informatica, koken…)

Voorbereiding schooljaar Berekening lesurenpakket en omkadering volgens nieuwe richtlijnen Omkadering blijft behouden Fusiebonussen vervallen Lesurenpakket berekenen Lesuren schooljaar 2002-2003 x 0,3 Lesuren schooljaar 2003-2004 x 0,7 Lesuren schooljaar 2004-2005 x 2 Lesuren schooljaar 2005 – 2006 = som gedeeld dr 3 Opmerkingen: maximaal verlies 3,5 % verlies mag genomen worden van het totale lesurenpakket dus ook NT2

Lestijdenpakket: voorbeeld Grafische technieken 2002–2003: 13 706,7 x 0,3 = 4 112,01 2003-2004: 11 797,0 x 0,7 = 8 257,90 2004-2005: 12 968,9 x 2 = 25 937,80 TOTAAL 38 307,70 GEDEELD DOOR 3 12 769,23 Talen richtgraad 1 en 2 2002–2003: 6 250,7 x 0,3 = 1 875,21 2003-2004: 7 010,7 x 0,7 = 4 907,49 2004-2005: 8 140,0 x 2 = 16 280,00 TOTAAL 23 062,70 GEDEELD DOOR 3 7 687,56 Besluit: studiegebieden met de grootste groei krijgen de grootste klappen.

Voorbereiding schooljaar Opstellen nieuwe planning tegen opendeurdagen Per vestiging: aan de hand van lessenrooster vorig schooljaar (adjunct-directeurs) Overleg ivm. planning van nieuwe cursussen op andere vestigingen (in staf) Fotografie in Deinze (plaatsgebrek in Mariakerke) Talen in Eeklo (verhuis Bassevelde naar Zelzate en opvang oud-cursisten) Resultaten enquêtes en vragen via website van cursisten

Voorbereiding schooljaar Praktische overwegingen: Kleine richtingen alternerend over verschillende vestigingen (bedrijfsbeheer, Duits) Ontdubbelen groepen meerjarige opleidingen op dezelfde dag (om bij een volgend jaar groepen te kunnen samen zetten vb. Talen 1ste jaar, Excel basis) Specialisaties met gespecialiseerde of moeilijk te vinden lesgever op verschillende vestigingen op verschillende dagen zodat de lesgever kan verlopen van vestiging. (Access, digitale fotobewerking, Italiaans) Afspraken met dagscholen in verband met daggroepen. Aanbieden van opleidingen die andere cvo’s niet kunnen organiseren om praktische redenen (vb. talen in Eeklo en Gent overdag) Beschikbaarheid en grootte van lokalen (vb. koken)

Voorbereiding schooljaar Overleg met andere organisaties om een zicht te hebben over het urenpakket dat hiervoor moet vrijgehouden worden. Basiseducatie ivm. vervolgopleidingen Cevora-opleidingen Ziekenhuizen Prijsbeleid evalueren en bijsturen indien nodig (in staf) Voor al onze opleidingen geldt een alles inclusief prijs (inschrijvingsgeld = wettelijk inschrijvingsgeld + geld voor cursusmateriaal, fotopapier, gebruik infrastructuur…) Enkel voor creatieve richtingen kleding, kunst in de woning, koken wordt ofwel nog een vaststaande bijdrage (koken) gevraagd of brengt de cursist zelf zijn materiaal mee (wordt bij inschrijving meegedeeld) Elk jaar wordt bekeken of prijzen moeten verhoogd worden. Als dit gebeurt, is het meestal met afgeronde bedragen.

Voorbereiding schooljaar Bepalen van de gemiddelde groepsgrootte uitgaande van de deler Berekenen op basis van deze planning van de georganiseerde lesuren Aantal uren lineair Aantal uren modulair Aantal uren modulair nodig voor het 2de semester Bepalen lesvrije lesuren (in staf) evaluatie van het vorige schooljaar NOODZAAK voor een goede organisatie en administratie = motor van een school noodzaak bekijken binnen administratie, binnen departementsniveau om organisatie vlot te laten verlopen Bij ons 6 % voorzien in lesvrije uren voor adjunct-directeurs, coördinatie studiegebieden, preventie-adviseur

Bekendmaking nieuw schooljaar Uitnodiging opendeur + planning meegeven met huidige cursisten en verzenden naar potentiële cursisten (wachtlijst, telefonische aanvragen of via website). Opendeurdagen per vestiging gekoppeld aan de dagschool. Op website inhouden cursussen nieuwe planningen van elke vestiging data opendeurdagen bereikbaarheid en inschrijvingsmomenten per vestiging Informatie in verband met educatief verlof, opleidingscheques

Bekendmaking nieuw schooljaar Folders per studiegebied Deze werden reeds vroeger voorbereid Advertenties Per vestiging in de regionale bladen Eventueel algemene acties De Lijn Zondagskrant Openbedrijvendag

Opendeurdagen Adjunct-directeur organiseert eigen opendeurdagen Voorstelling van verschillende studiegebieden, die op de vestiging worden georganiseerd (door leerkrachten) Voorbereidende vergadering met de leerkrachten over taakverdeling, inhoud, uitwisseling met andere vestigingen Engagement van de leerkrachten à rato van de opdracht op de vestiging (voorbereiding, aanwezigheid, afbreken)

Opendeurdagen Praktische overwegingen Advertentie + uitnodiging voor cursisten Tentoonstelling van opdrachten cursisten van de praktische richtingen (bloemschikken, fotografie…) Cursisten aan het werk = publiekstrekker Proeverijen (afdeling koken) Ook aandacht voor andere vestigingen Inschrijven mogelijk (ook voor andere vestigingen) Nieuwe afdelingen promoten met werken cursisten van andere vestigingen Dankwoordje achteraf naar leerkrachten en meewerkende cursisten

Administratieve voorbereiding Cursistenbestanden aanpassen Kalenders aanmaken + refertedata bepalen Bestand aanpassen aan nieuwe cursussen, nieuwe wettelijk bepalingen Opleiding administratief medewerkers en AD’s Wijzingen en nieuwigheden in inschrijvingsprocedure, in bestanden, in structuurschema’s, … Inhouden nieuwe cursussen Meedelen refertedata (streefdatum) Bespreking eerste verdeling administratieve uren + vakantieregeling Map maken met inschrijvingslijst voor elke gepland groep Opstellen “Wat doe ik wanneer?” Deze lijst wordt zichtbaar opgehangen Hierop wordt duidelijk aangeduid wat gebeurd is

Inschrijvingsprocedure Informatie cursist Oriëntatie van de cursist (eventueel over de vestigingen heen) Checken van eventuele nodige voorkennis (indien mogelijk bij inschrijving, anders bij eerste lesdag) Controleren of er nog plaats is, indien niet gegevens op de wachtlijst noteren Cursisten worden manueel ingeschreven aan de hand van de identiteitskaart Iedereen kan inschrijven (leerkrachten worden ingeschakeld tijdens vakantie) Onafhankelijk van logistiek Beter contact met cursist

Inschrijvingsprocedure Inschrijving enkel mits betaling (cash of bancontact) Cursist ontvangt dubbel van het inschrijvingsformulier dat tevens dient als betalingsbewijs Bijhouden van lijsten per groep Informeren cursist over werkwijze opleidingscheques, vrijstelling inschrijvingsgeld, educatief verlof Inschrijvingen invoeren in het cursistenbestand

Inschrijvingsprocedure Aandachtspunten De adjunct-directeur organiseert inschrijvingsmomenten op zijn/haar vestiging Leerkrachten worden ingeschakeld à rato van hun opdracht van het voorbije schooljaar op de vestiging Wekelijks overleg in staf aan de hand van de inschrijvingsaantallen over eventuele ontdubbelingen, afhankelijk van lesurenpakket en beschikbaarheid leerkrachten Bij organisatie nieuwe groepen wachtlijsten opbellen Bij annulatie van een inschrijving eventueel plaats invullen met wachtlijst

Inschrijvingsprocedure Aandachtspunten Bij wijzingen van de planning (groep volzet, nieuwe groep, schrappen groep…) Andere vestigingen verwittigen Website aanpassen Nieuwe versie planning maken voor cursisten Indien mogelijk, publiciteit aanpassen

Opdrachtverdeling Bevraging bij alle huidige leerkrachten naar wensen volgend schooljaar (aantal uur, vakken, vestigingen, momenten) Op basis van deze bevraging en de planning worden de leerkrachten ingevuld Opdrachtverdeling wordt steeds gedaan door de algemeen directeur, eventueel bijgestaan door adjunct-directeurs Indien nodig wordt in overleg met de adjunct-directeurs de planning aangepast Leerkrachten krijgen eind juni hun voorlopige opdracht voor het volgend schooljaar Wijzigingen in hun opdracht gebeuren door de algemeen directeur na overleg met de leerkracht

Start van het schooljaar Cursisten worden per brief verwittigd van de start (inschrijving voor 15 augustus per post, daarna bij inschrijving) Controle lokaalverdeling door adjunct-directeurs Leerkrachten worden ontvangen in een centrale algemene personeelsvergadering en op de vestiging door de adjunct-directeurs Per groep wordt een mapje gemaakt met documenten voor cursisten en leerkrachten Kalender met effectieve les- en vakantiedagen Papieren educatief verlof (officieel document + handtekenlijst) Praktische afspraken per vestiging Evacuatieprocedure bij brand Aanwezigheidslijst Examenreglement Schoolreglement beschikbaar op de website of op het secretariaat op aanvraag

Start van het schooljaar Cursisten worden per startdag op de vestiging verwelkomd door de adjunct-directeur en van daaruit begeleid door de leerkracht naar hun lokaal Cursisten worden aangesproken over te betalen saldo’s of ontbrekende gegevens In de eerste weken verlopen sommige cursisten van groep omwille van te weinig voorkennis, te laag niveau,… In informatica worden in de beginnersgroepen plaatsen voorbehouden voor cursisten die eventueel fout zijn ingeschreven. Inschrijvingen worden gestopt op 30 september

Personeelszaken september Na sollicitatie bij de algemeen directeur en indiensttreding wordt onmiddellijk een personeelsfiche ingevuld met daarop alle gegevens nodig voor de dimona-zending Bij indiensttreding (meeste leerkrachten op 1 september) van tijdelijke personeelsleden dimona-zending Uiterlijk tegen 11 september opsturen lijsten herinbetalingstelling naar bevoegd werkstation Opmaken personeelsdossier voor alle leerkrachten in de loop van september Voor vast-benoemde leerkrachten en TADD-ers opmaken voor een gans schooljaar; voor tijdelijken opmaken voor de effectieve periode Opmaken vastbenoemingsdossiers voor bevordering- en selectie-ambten Leerkrachten ontvangen een vademecum

15 september Opmaken documenten aanvraag subsidiëring voor de nieuwe opleidingen die starten in het huidige schooljaar en versturen naar het schoolbeheerteam Schoolkalender met alle lesdagen en vrije dagen naar de verificateur en de inspectie versturen

15 september Planningsdocument opmaken en versturen naar het schoolbeheerteam (electronisch) en verificateur (ondertekende uitprint) Downloaden + installeren van nieuwe jaardocumenten aangeleverd door het departement (enkel bij wijziging) Downloaden en opslaan van de lijsten (alle opleidingen en cvo’s) aangeleverd door het departement Ook planning 2de semester hierop vermelden (prognose) Het vermelden van alle ingerichte opleidingen in de loop van het schooljaar is belangrijk omdat deze gekoppeld worden aan de electronische databank (afdelingen die niet vermeld zijn, kunnen niet electronisch gestuurd worden) Beschikbaar lesurenpakket niet overschrijden Nieuwe versie opsturen naar schoolbeheerteam indien grote wijzigingen (zeker bij organisatie van een niet-vermelde opleiding)

5de werkdag van oktober Uiterste datum voor het indienen van de documenten PERS 8, 18, 9 en 10 PERS 8: op te maken per leerkracht die TBS/OB staat en geen wedertewerkstelling heeft binnen het schoolbestuur of een reaffectie in een andere school PERS 18: verzamelstaat PERS 8 PERS 9: lijst van tijdelijke leerkrachten die niet-reaffectatie vrij zijn PERS 10: lijst van tijdelijke leerkrachten die reaffectatie vrij zijn PERS 9 en 10 worden opgemaakt per vak Deze documenten tijdig aanmaken aangezien deze door alle betrokken personeelsleden moeten getekend worden PERS 8, 18 (in 2-voud), 9, 10 moeten opgestuurd worden naar de reaffectatie-commissie PERS 18 wordt na ondertekening door de voorzitter van de reaffectatie-commissie terug naar school gestuurd die dit op zijn beurt moet doorsturen naar het werkstation

15 oktober Uiterste datum voor het indienen van PERS 7 verzamelstaat personeelsleden TBS/OB aangetekend versturen naar het werkstation tijdig aanmaken aangezien deze door alle betrokken personeelsleden moeten getekend worden Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3A Overzicht opdracht bestuurs- en ondersteunend personeel electronisch en ondertekende uitprint naar schoolbeheerteam In dit document zitten heel wat formules op achtergrond die meteen een controle uitvoeren; opletten bij afzetten beveiliging! Indien een rode OEPS verschijnt zijn teveel uren omkadering uitgedeeld

15 oktober Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3B voorlopig Overzicht opdrachten onderwijzend personeel electronisch en ondertekende uitprint naar schoolbeheerteam Er kunnen enkel opleiding gebruikt worden die vermeld werd op het planningsdocument In dit document zitten heel wat formules op achtergrond die meteen een controle uitvoeren; opletten bij afzetten beveiliging! Slechts één document opmaken voor het ganse cvo (secundair en hoger onderwijs moeten samen) Bij grondige wijzigingen een gewijzigde versie sturen Aan de hand van dit document kan een voorlopige document 2 AANWENDING automatisch aangemaakt worden waarbij je meteen een controle hebt op je lestijdenpakket LET WEL: voor de tijdelijke personeelsleden is enkel hun opdracht voor een halfjaar vermeld

15 oktober Uiterste datum van indienen van DOCUMENT 6 Lessenroosters opgemaakt per vestiging en studiegebied (geen individuele lessenroosters) met vermelding van lesmoment, lesuren, lesgever, eventueel interimaris, vak Opsturen naar de verificateur Uiterste datum van indienen van DOCUMENT 6 bis Omvang van de opdracht van het bestuurs- en ondersteunend personeel en hun uurrooster

Voor refertedatum Per vestiging Verzamelen nodige documenten per cursist Volledig ingevuld en ondertekend inschrijvingsformulier + betalingsbewijs Indien nodig Document vrijstelling inschrijvingsgeld Document vrijstelling voorgaand jaar of eenheid Vrijstellingsproef (controle of een cursiste al dan niet een vrijstellingsproef nodig heeft, kan via de historiek in het cursistenbestand) Bijhouden aanwezigheden en attesten gewettigde afwezigheid Controle op regelmate aanwezigheid van cursisten Schrappen van cursisten die nooit of te weinig geweest zijn na telefonische controle Aanmaken procesverbalen van de vrijstellingsproeven

Voor refertedatum Centraal Ordenen van voorgaande documenten per refertedatum, per opleiding, per eenheid of jaar, per vestiging Per eenheid of jaar en per vestiging: mapje met inschrijvingsformulieren + aanwezigheidslijst met aanduiding van de refertedatum mapje met vrijstellingsdocumenten mapje met vrijstellingsproeven + procesverbalen Er worden papieren cursistenfiches meer bijgehouden. De historiek van elke cursist wordt elektronisch in het cursistenbestand bijgehouden De historiek van cursisten die nog niet in het bestand zit, wordt aangevuld aan de hand van de oude fiches

Rond refertedatum Aanmaken electronische zending per eenheid of jaar met zelfde startmoment Aanmaken of aanvullen document 2 Overzicht per eenheid of jaar van aantal cursisten, vrijgestelde cursisten,… opgemaakt per maand waarin de refertedata vallen Electronische versie naar het schoolbeheerteam, ondertekende uitprint in 2-voud naar verificateur Aanmaken document 5 Overzicht van cursisten vrijgesteld van inschrijvingsgeld opgemaakt per refertedatum Electronische versie naar het schoolbeheerteam, ondertekende uitprint naar verificateur

Rond refertedatum Documenten 2 en 5 moeten niet meer aangemaakt worden indien de electronische zendingen correct verlopen Vanuit de databank wordt een document aangemaakt voor de verificateur Als centrum kan je op aanvraag een overzicht krijgen van de zendingen

Verificatie Verificatie gebeurt centraal voor alle vestigingen Verificatie gebeurt elektronisch De verificateur kan per eenheid/jaar de cursisten oproepen zoals deze vermeld staan op document 2 De verificateur kan per cursist de historiek oproepen om een eventuele vrijstelling te controleren De verificateur kan in het cursistenbestand de financierbaarheid wijzigen Op het einde van de verificatie krijgt de verificateur een overzicht van de geverifieerde eenheden/jaren en de weerhouden cursisten

Na verificatie Inschrijvingsformulieren, vrijstellingsdocumenten, vrijstellingsproeven kunnen gearchiveerd worden Eenheden of jaren waarin cursisten werden weerhouden moeten opnieuw elektronisch verstuurd worden

November - december In overleg (staf - vakvergaderingen) wordt bepaald of er nood is aan nieuwe studiegebieden, afdelingen, opleidingen, nieuwe vestiging Nieuwe vestiging Contacten leggen met vb. dagschool Afsluiten gebruiksovereenkomst tussen beide partijen Melden aan het schoolbeheerteam wanneer de vestiging in gebruik genomen wordt Nieuwe opleiding binnen een structuurschema gebruikt binnen het cvo Controle aanwezige logistiek Aanspreken leerkrachten Bepalen inhoud en cursusmateriaal

November - december Nieuwe opleiding Zoeken naar een eventueel bestaand structuurschema Indien OK, zie boven Indien niet OK maken van structuurschema of lessentabel en leerplan Aanvraag indienen bij VDKVO voor 15 december Aanvraag indien bij inspectie tegen 1 maart Nieuw studiegebied of categorie Aanvraag indienen bij departement tegen 31 januari

December Cursistenbevraging naar tevredenheid over opleiding + verwerking van de formulieren Bevragen cursisten in verband met interesse voor 2de semester Opmaken planning 2de semester aan de hand van deze bevraging Controle lesurenpakket + verdeling lesopdrachten Nieuwe planning bekendmaken via website, cursisten, wachtlijsten, advertentie… Start inschrijvingen 2de semester

Januari Opmaken van de benoemingsdossiers voor onderwijzend personeel (uiterste datum van indienen: 30 maart) Na erkenning benoeming aangepaste dimona-zending met einddatum 31/12/2999 Opmaken documenten educatief voor lineaire opleidingen (1ste trimester) en voor modulaire opleidingen die eindigen (ganse cursusperiode) Opmaken examenrooster (per vestiging), deliberatieschema (centraal) en proclamatieschema (per vestiging) voor modulaire opleidingen die eindigen.

Januari Voorbereiding deliberatie Punten verzamelen en invoeren in het bestand per vestiging Examens archiveren per vestiging Procesverbalen opmaken voor de deliberatie Na deliberatie Invoeren gewijzigde punten Afdrukken attesten, deelcertificaten, certificaten (centraal) Punten aanvullen in de historiek of op de fiches

Februari Start 2de module (zie start schooljaar) Opstellen PERS 2 van tijdelijke leerkrachten in modulaire structuur Opstellen van document 6 module 2 Dimona-zending voor tijdelijke personeelsleden Opsturen van documenten in verband met fietsvergoeding en vergoeding openbaar vervoer

Mei - Personeel Kandidatuurstelling vaste benoemingen Lijst van vacante betrekkingen opstellen na onderhandelingen in het LOC en op basis van de vacante betrekkingen op 15 april Voor 15 mei: deze lijst bekend maken aan de betrokken personeelsleden Aan personeelsleden die cumuleren in het privé of als zelfstandige een PERS 12 bezorgen. Deze moet ingevuld worden op basis van de belastingsaangifte voor het lopende jaar. Opsturen naar het werkstation voor eind juni of bij het personeelsdossier van september voegen.

Mei - Algemeen Overdracht van studiegebieden Voor 15 mei Opsturen naar het schoolbeheerteam Conform de voorgeschreven procedure Fusie Voor 31 mei Volgens modelformulier

Juni Opmaken examenrooster (per vestiging), deliberatieschema (centraal) en proclamatieschema (per vestiging) Opmaken documenten educatief voor lineaire opleidingen (3de trimester) en voor modulaire opleidingen die eindigen (ganse cursusperiode) Voorbereiding deliberatie Punten verzamelen en invoeren in het bestand per vestiging Examens archiveren per vestiging Procesverbalen opmaken voor de deliberatie Na deliberatie Invoeren gewijzigde punten Afdrukken attesten, deelcertificaten, certificaten (centraal) Punten aanvullen in de historiek of op de fiches

30 Juni Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 2 AANWENDING Overzicht aanwending lesurenpakket electronisch en ondertekende uitprint naar schoolbeheerteam Dit document wordt automatisch aangemaakt aan de hand document 3B Uiterste datum voor het indienen van DOCUMENT 3B definitief Overzicht opdrachten onderwijzend personeel Dienstattesten voor alle personeelsleden voor het voorbije schooljaar Documenten C4 onderwijs voor de personeelsleden die dit nodig hebben