LOGO GOEDE PRAKTIJK 5 / BONNE PRATIQUE 5 Project AVIA « Automatisch Versturen van InschrijvingsAttesten » Samenwerking tussen Vlaams ministerie van onderwijs en vorming, CORVE, KSZ, RKW en RSVZ LOGO

Doelstelling Samenwerking met diensten kinderbijslag E-gov project: samenwerking tussen Vlaams ministerie van onderwijs en vorming en federale overheden: KSZ en diensten voor kinderbijslag Informatie die aanwezig is in databanken bij een overheid (inschrijvingsgegevens bij beleidsdomein onderwijs en vorming) doorgeven aan andere overheden die deze info nodig hebben : kinderbijslag LOGO

Doelstelling Samenwerking met diensten kinderbijslag Het recht op kinderbijslag blijft behouden tussen 18 en 25 jaar indien het rechtgevende kind studies volgt in een secundaire school, hogeschool of universiteit In centrale databank van Vlaams ministerie zijn deze gegevens aanwezig Elektronisch doorsturen van deze info naar RKW en RSVZ LOGO

Doelstelling Samenwerking met diensten kinderbijslag - WIN WIN voor ouders, leerlingen, scholen, kinderbijslagfondsen - afschaffen van 160 000 attesten in het hoger onderwijs en 76 000 attesten in het secundair onderwijs - tijdsbesparing voor leerlingen, ouders, scholen en diensten voor kinderbijslag - correcte informatie van het departement onderwijs: flexibiliserering, studiepuntensysteem in het hoger onderwijs LOGO

Doelstelling Samenwerking met diensten kinderbijslag LOGO

Doelstelling Samenwerking met KSZ: BIS nummers: de databanken van het departement onderwijs eenduidig versleutelen gebruik van officiële nummers voor eenduidige opvolging van leerling- en studentenloopbanen BIS nummer nodig bij datacommunicatie federale overheden (vb. kinderbijslag) LOGO

Methodologie – aanpak Maandelijkse stuurgroep alle betrokken partijen Status en planning Beheer projectbereik Beheer financiën Beheer interferentie met andere projecten Beheer risico’s Opvolging punten vorige stuurgroep LOGO

Methodologie – aanpak Werkvergaderingen Technische vergaderingen tussen onderwijs/MAGDA/KSZ en RKW/RSVZ: Logische systeemspecificaties, afspraken parameters voor toegang tot webservices KSZ… LOGO

Methodologie – aanpak Werkvergaderingen BIS: controle en bespreking van de afgeleverde werkdocumenten: toepassingsarchitectuur, detailvereisten, gebruikersperspectief, testplan en logische testcases, aanpak gegevensbeheer LOGO

Planning - Attesten +18 jarigen 2006 2007 S O N D J F M A M J J A S O N Analyse en Ontwerp Bouw - KSZ Bouw - VIP Bouw – OND XML Bouw – OND Beheer Bouw - RKW Bouw – Fondsen RKW Bouw - RSVZ Bouw - Fondsen RSVZ Integratie VIP-KSZ (DEV) Integratie OND-KSZ AIP voor OND deel Integratie OND naar fondsen RKW Bullet Slides The title is 28 pt. Arial and bullets are 24 pt. Arial. Text must not be smaller than 18 pt. Arial to ensure readability. Titles of more than one line are not recommended. If using photographs on bullet slides, place them on the left or right side of slide. If photos are placed on the right side of the slide, move bullets to the left side of the slide. Integratie OND naar fondsen RSVZ Acceptatie met 2 fondsen RKW Acceptatie met 2 fondsen RSVZ IPS Piloot in Productie Productie

Planning – Deel BISnr 2006 2007 J F M A M J J A S O N D J F M Behoefte Specif. Funct. Analyse Det. Vereist Use Cases Ontvangen Mutaties Gegevens beh. Test Plan & LTC Tech. Ontwerp OND MAGDA M M Infrastr. Bouw - OND Bouw & Test M Bouw - VIP Bouw & T M Integr. Testen VIP-KSZ Bullet Slides The title is 28 pt. Arial and bullets are 24 pt. Arial. Text must not be smaller than 18 pt. Arial to ensure readability. Titles of more than one line are not recommended. If using photographs on bullet slides, place them on the left or right side of slide. If photos are placed on the right side of the slide, move bullets to the left side of the slide. V T M Integr. Testen OND-KSZ V T M Acceptatie Testen M IPS M Productie M

Attestenstromen Leerling / Ouder Privé scholen & Syntra’s RRnr of BISnr klopt niet tov de signalitiek van de persoon Privé scholen & Syntra’s in Vlaanderen Privé scholen Syntra’s Huisonderwijs in Vlaanderen Sector RKW Elektronische Attesten Fondsen Fondsen Aangesloten Fondsen Instellingen SO in Vlaanderen In- & uitschrijving gegevens Departement Onderwijs Elektronische attesten voor > 18 jarigen MAGDA Elektronische Attesten KSZ Instellingen SO in Vlaanderen Elektronische Attesten Instellingen HO in Vlaanderen Sector RSVZ Elektronische Attesten Fondsen Instellingen HO in Vlaanderen Fondsen Aangesloten Fondsen Attesten voor niet aangesloten fondsen Attesten voor niet aangesloten fondsen Papieren Attesten van OSP’s, buitenland, FR & DU gemeenschap Papieren Attesten voor niet aangesloten fondsen OSP’s Leerlingen in buitenland Leerling / Ouder Fondsen Papieren Attesten voor alle fondsen Papieren Attesten van alle instellingen Fondsen Niet-aangesloten Fondsen Instellingen van de FR & DU gemeenschap Hoofdstroom Terugstroom niet bestelbare attesten Papieren attesten

Resultaten Burgers (leerlingen/studenten en ouders) - moeten niet meer naar secretariaat school - moeten geen attesten versturen per post Beleidsdomein onderwijs en vorming Van uitreiken van papieren attesten door scholen en universiteiten naar automatische opvolging van attesteringsdatabank door administratie en elektronische attesten Automatische aanmaak van brieven van niet aangesloten sectoren Planlastvermindering voor scholen : afschaffen van 250 000 attesten LOGO

Resultaten RKW en RSVZ (+ secundaire netwerken) Geautomatiseerde verwerking van gegevens inzake studerende rechtgevende kinderen i.p.v. manuele verwerking Voordelen: vermindering van papieren rompslomp voor de sociaal verzekerden uitgebreide elektronische databanken bij elk kinderbijslagfonds tijdwinst bij verwerking voor dossierbeheerders opportuniteit voor een betere en meer uitgebreide dienstverlening aan de sociaal verzekerden één centraal aanspreekpunt voor de kinderbijslagfondsen LOGO

Positieve en negatieve ervaringen Positief: goede samenwerking tussen de samenwerkende partijen project werd tijdig opgeleverd flexibiliteit en bijsturing voortdurend bespreekbaar open communicatie Negatief: een nog betere analyse voor de start van het project maken LOGO

maak een goede functionele analyse vooraf Tips maak een goede functionele analyse vooraf creëer voldoende draagvlak voor het project binnen uw organisatie integreer e gov projecten in de organisatie: niet boven de rest volg het project regelmatig op, met afgesproken agendapunten LOGO

Tips analyseer de effecten op de processen en op de werking van het personeel communiceer open blijf positief de weg is lang – kijk naar wat reeds gerealiseerd is de projectleider moet knelpunten naar voor brengen en knopen doorhakken LOGO

Contactpersonen lieve.vanleuven@ond.vlaanderen.be lieven.raes@bz.vlaanderen.be Mark.demol@ksz-bcss.fgov.be Johan.buyck@rkw-onafts.fgov.be Anne.cools@rsvz-inasti.fgov.be LOGO