Delegeren ZHV Ring Apeldoorn

Hoe moet je het niet doen? Lees Exodus 18:13-22 Waarom had Mozes het zo druk? Wat was het advies van Jetro (de priester van Midjan)? Waarom had Mozes dit zelf niet bedacht? Exodus 18:13-22 13 De volgende dag hield Mozes zitting om recht te spreken over het volk; en het volk stond vóór Mozes van de morgen tot de avond. 14 Toen de schoonvader van Mozes zag al wat hij te doen had met het volk, zeide hij: Wat hebt gij toch met het volk te doen! Waarom houdt gij alleen zitting, terwijl het gehele volk vóór u staat van de morgen tot de avond? 15 En Mozes zeide tot zijn schoonvader: Omdat het volk tot mij komt om God te vragen. 16 Wanneer zij een zaak hebben, komt deze tot mij en spreek ik recht tussen de een en de ander; bovendien maak ik de inzettingen en wetten Gods bekend. 17 Maar de schoonvader van Mozes zeide tot hem: Het is niet goed, wat gij doet. 18 Gij raakt geheel uitgeput, gij zowel als dit volk dat met u is; want dit is te zwaar voor u, gij kunt het alleen niet doen. 19 Luister nu naar mij, ik zal u raad geven en God zal met u zijn. Vertegenwoordig gij het volk bij God en breng de zaken voor God. 20 Voorts moet gij hun de inzettingen en de wetten Gods inscherpen, en hun de weg bekend maken, die zij te gaan, en het werk dat zij te volbrengen hebben. 21 Daarnaast moet gij onder het gehele volk omzien naar flinke, godvrezende, betrouwbare mannen, die winstbejag haten, en hen over hen aanstellen als oversten van duizend, oversten van honderd, oversten van vijftig en oversten van tien. 22 Die zullen te allen tijde onder het volk rechtspreken; dan zullen zij alle grote zaken voor u brengen, maar alle kleine zaken zullen zij zelf berechten, zodat zij u verlichting geven en met u meedragen.

Hoe moet je het niet doen? Stel je de volgende situatie voor: De directrice van een snoepjesfabriek verschijnt iedere dag al om zeven uur op haar werk. Zij begint met het maaien van het gras voor het kantoor en het schoonpoetsen van de receptie. Als de zaak er mooi glimmend bij staat, checkt zij alle machines en vult het oliepeil bij. De hele dag door bemoeit zij zich met alles en iedereen. Deze directrice en haar bedrijf bestaan niet echt. Maar toch is wat veel ZHV presidentes (en OQ presidenten) doen, niet heel veel anders dan onze snoepdirectrice. Ze houden zich veel te veel bezig met zaken waar ze zich beter niet mee kunnen bemoeien. Ze delegeren veel te weinig.

Wat is delegeren? Als je delegeert vertrouw je een deel van je taak als ZHV presidente aan een ander toe (je raadgeefsters of bijvoorbeeld een zusters zonder roeping). De manier waarop je de taak overdraagt, sluit aan op de kennis en ervaring van deze zuster. Met de taak draag je ook de bijbehorende bevoegdheden over. Je houdt wel de eindverantwoordelijkheid voor de taak.

Waarom delegeren? je komt anders tijd tekort; je helpt andere zusters zich te ontwikkelen; je zorgt voor meer betrokken en gemotiveerde zuster; je bent niet altijd de beste persoon voor de taak; het is beter voor je gezondheid….

Bepaal welke taken je wilt delegeren Sommige taken zijn geschikter om te delegeren dan andere. Er zijn ook(een paar) taken die je niet kan delegeren. Maak (eventueel samen met je bestuur) een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden die je als ZHV presidente hebt. Beoordeel welke taken je het beste kan delegeren. Het handboek geeft een goed overzicht.

Bepaal welke taken je gaat delegeren Neem je taken door en stel jezelf de volgende vragen: Hoort deze taak wel echt bij mijn werk als ZHV presidente / onze taak als ZHV presidium? Hoe belangrijk is het dat deze taak door mij/ons wordt uitgevoerd? Heb ik de beste 'papieren', of kan een ander het eigenlijk beter doen? Kan dit ook door een (on)ervaren ZHV zuster worden gedaan? Vind ik deze taak leuk en geeft het me energie, of vind ik het niet leuk en kost het energie? Kan ik een ander motiveren door haar deze taak te geven? Sluit deze taak aan bij de ontwikkeling van één van de ZHV zusters?

Bepaal welke taken je gaat delegeren Je delegeert: wat ook door een ander kan worden gedaan; wat beter door een ander kan worden gedaan; wat anderen ook moeten leren (ontwikkeling); wat anderen leuk vinden om te doen (motivatie). Je delegeert niet: wat gevoelig ligt, bijvoorbeeld dat wat te maken heeft met persoonlijke informatie over andere zusters, het oplossen van conflicten en dergelijke; je kerntaken als ZHV presidente (zie handboek: bijvoorbeeld het uitzetten van hoofdlijnen); de eindverantwoordelijkheid voor taken die je hebt gedelegeerd.

Besluit om te delegeren Neem bij iedere taak even een moment waarin je besluit: deze taak ga ik (gaan wij) niet meer zelf doen! Gefeliciteerd. Je hebt de taak losgelaten. Sta er even bij stil hoe dat voelt. Nu ben je (zijn jullie) klaar om de juiste stappen te zetten om daadwerkelijk te gaan delegeren.

Kies de zuster(s) Bedenk: aan wie je een bepaalde taak wilt delegeren en de manier waarop je die taak delegeert

Kies de zuster(s) Aan welke zuster delegeren? Bedenk welke ervaring en vaardigheden nodig zijn om deze taak of taken uit te voeren. Welke zusters voldoen hieraan? Als deze vaardigheden niet of onvoldoende aanwezig zijn, is het dan mogelijk deze zuster te begeleiden en trainen?

Kies de zuster(s) Hoe delegeren: De ene zuster is de andere niet. Kijk daarom naar: de bekwaamheid van de medewerker voor de taak, en de bereidheid (of motivatie) om die taak uit te voeren.

Vaardig Gemotiveerd Vaardig Niet gemotiveerd Niet vaardig Gemotiveerd Afstand houden. De taak met een gerust hart overlaten. Veel ruimte voor eigen inbreng. Goed begeleiden op termijnen. Vaardig Gemotiveerd Vaardig Niet gemotiveerd Niet vaardig Gemotiveerd Niet vaardig Niet gemotiveerd Je kan het leren. Ik zal je erbij helpen. Goede uitleg en ruimte voor vragen. Kan je proberen, maar werkt meestal niet.

Delegatiegesprek voorbereiden Even vluchtig in de wandelgangen delegeren, leidt doorgaans niet tot een goed resultaat. Neem de tijd voor het gesprek en bereid het goed voor. Ga even een kwartier à een half uur zitten en zet onderstaande zaken op een rij. Het resultaat dat bereikt moet worden De instructie voor de taak (soms een half woord…) Welke bevoegdheden je delegeert en welk budget ter beschikking is Welke evaluatie- of “afstemmingsmomenten” je wilt Hoe je de zuster voor de taak wilt motiveren Over welke uitgaven mag zij zelf beslissen? Met wie kan zij zelfstandig communiceren, bisschop, OQ president, etc? Waar mag zij wel en niet over beslissen? Vraag de zuster… hoe zij de taak zou aanpakken wat zij nodig heeft voor het uitvoeren van de taak (ondersteuning, budget) hoe zij het vindt om de taak uit te voeren wat zij van jou nodig heeft

Delegatiegesprek voorbereiden Vraag de zuster… hoe zij de taak zou aanpakken; wat zij nodig heeft voor het uitvoeren van de taak (ondersteuning, budget); hoe zij het vindt om de taak uit te voeren; wat zij van jou nodig heeft. Vraag bij belangrijke taken altijd de zuster de afspraken te bevestigen (mail?)

Laat los en evalueer op de afgesproken momenten De taak is overgedragen en er zijn afspraken gemaakt over terugkoppeling en evaluatie. Je zult nu echt afstand moeten nemen. Geef de ander de kans en het vertrouwen de taak naar eigen inzicht uit te voeren. Jullie afspraak ging immers over het resultaat en niet over de manier waarop het bereikt moet worden! Kleine fouten gaan er vrijwel zeker gemaakt worden, dus accepteer dat meteen. Houd in gedachten: fouten zijn kansen voor ontwikkeling. Zowel voor de gedelegeerde als voor jou zelf.

Laat los en evalueer op de afgesproken momenten Wat doe je niet? Je buiten de afgesproken evaluatiemomenten bemoeien met de taak. Ongevraagd met tips komen. Iemand teveel op zijn vingers kijken. Zelf vragen beantwoorden die te maken hebben met de gedelegeerde taak, als zusters of broeders bij je aankloppen. Meteen je kennis en ervaring in de taak aanwenden als de ander met een vraag komt. Perfectie verwachten, of dat de ander het even snel of op dezelfde manier doet als jij!

Laat los en evalueer op de afgesproken momenten Wat doe je wel? Vraag de ander de afspraken nog even op een rij te zetten en naar je te mailen. Zo weet je zeker dat je met de zelfde uitgangspunten en afspraken uit elkaar gaat. Als de medewerker met vragen komt …moedig haar dan aan zelf een oplossing te zoeken. Neem afstand, lach af en toe bemoedigend en bijt desnoods je tong af bij kleine fouten. Grijp alleen in als het gruwelijk misgaat. Stuur een reminder als een deadline nadert. Neem de evaluatiemomenten serieus. Vergeet ze niet en zeg ze niet af.

Nabespreking en evaluatie Door het gehele proces te evalueren, kom je op leerpunten voor jullie allebei. Het zal het de volgende keer makkelijker maken weer een taak te delegeren. Als de taak goed is gegaan Juist ook als de taak goed is gegaan, moet je met de zuster(s) gaan zitten om door te nemen hoe het ging. Vertel ook juist wat je zo goed vond! Dáár leren mensen van en niet van te horen wat er niet goed ging. Bovendien zijn het juist de sterke punten die de ander vertrouwen geven en zorgen dat ze verder kunnen groeien in hun competenties.

Nabespreking en evaluatie Als je niet helemaal tevreden bent over het resultaat Ben je niet zo tevreden? Geef de ander altijd eerst voldoende de ruimte om te reageren. Beslis dan samen of je het een volgende keer nog eens gaat proberen. Doe dit niet in de verwijtende sfeer, maar wees oplossingsgericht: hoe kun je gezamenlijk ervoor zorgen dat het de volgende keer wel goed gaat? Evalueer samen het delegeringsproces Als je je wilt ontwikkelen in de kunst van het delegeren, grijp dan nu je kans. Vraag de zuster(s) naar wat zij goed en minder goed vindt gaan in jouw manier van delegeren.

Stop Mozes, daar hebben wij nu geen tijd voor … EINDE Delegeren

Delegeren …. Delegeer nooit autoriteit; delegeer aansprakelijkheid

Delegeren …. Onthoudt dit goed ……... als het echt moeilijk wordt moet je delegeren !!

Delegeren ….