Advies- en coachingsvaardigheden Marijke Theunis

Programma Inzicht in de aspecten van HR advieswerk De verschillende rollen van de management adviseur De fasen van het adviesproces Begeleiden van veranderingen Projectorganisatie en HR professionaliteit

Kennismaking Wie Welke functie, bedrijf, context Mijn leerpunt als HR Business Partner Verwachtingen

Wat is adviseren?

Adviseur <=> manager Wat is adviseren? Invloed uitoefenen Op een individu, groep of organisatie Met het oog op een verandering Iets nieuws leren Beleid, structuur, procedures Geen directe invloed op uitvoering Adviseur <=> manager

Drie soorten vaardigheden Uw vakgebied Functieclassificatie, Competentiemanagement, opleidingstrajecten, loopbaanontwikkeling, ken- en stuurgetallen, … Interpersoonlijke vaardigheden Contactvaardigheid, Assertiviteit, Luisteren, Samenwerken, Resultaatgerichtheid, Sensitiviteit, Flexibiliteit, klantgerichtheid, Coachen Adviesvaardigheden

De rollen van de adviseur De expert De partner De uitvoerder Verantwoordelijkheid bij de cliënt Verantwoordelijkheid bij de adviseur

De expert - rol De cliënt huurt in Adviseur beslist en lost de problemen op Valkuilen Essentiële informatie kan ontbreken Gebrek aan persoonlijke betrokkenheid Misverstand over succes/falen

De uitvoerder - rol De cliënt huurt in Adviseur speelt een ondergeschikte rol Valkuilen Afhankelijk van de competenties van de manager Weerstand bij het feedback geven of bijsturen

De partner - rol Samenwerking cliënt - adviseur Samen probleem oplossen Valkuilen Vervallen in rol van expert (vb tijdsdruk) Onduidelijkheid met betrekking tot de rol van partner

Oefening: Rollen van de HR business partner

Heldere verwachtingen ! Duidelijkheid over de wederzijdse rol Van bij de start ‘Wat verwacht u van mij?’ ‘Hoe ziet u uw eigen rol? ‘Wat is mijn mandaat?’

Strategische partner Change agent Employee champion Admin. expert Operationele focus Processen Mensen Strategische partner HR strategie(ën) definiëren gebouwd op de business strategie Change agent Organisatieontwerp en -ontwikkeling, en change management Employee champion Menselijk kapitaal ontwikkelen door effectieve interactie met de workforce Admin. expert Implementatie en uitvoering van effectieve en efficiënte administratieve systemen en processen Strategische focus

4 Fasen 1. Oriëntatie 4. Evaluatie & follow up 3. Implementatie 2. Onderzoek & Ontwerp

De fasen van het adviesproces Duur en omvang van fase per opdracht verschillend Elke fase vraagt specifieke vaardigheden Taakverdeling Interne Klant – adviseur Respect voor de opeenvolgende stappen (is verantwoordelijkheid van de adviseur)

De vraag van de klant coachen Naar ‘De chemie van het coachen – ©Human Challenge & ReFITco

Oefening: de teambuilding

Coachend vragen stellen Probleem verkennen Oplossing verkennen Wie vragen stelt, leidt het gesprek !

Een gesprek voorbereiden Welk doel streef ik na? Cfr fase/rol als adviseur Checklist Met welke gesprekspartner heb ik te maken? Achtergrond, kennis, verwachting, stijl,… Algemeen gespreksmodel

Oefening: POP gesprekken

Adviseren is schak(el)en Non – directief gedrag Neutraal gedrag Directief gedrag Luisteren Empathie en begrip tonen Samenvatten wat de ander zegt Open vragen stellen Doorvragen op wat de ander zegt Reflecteren Doel afstemmen Agenda & tijd afstemmen Agenda bewaken Tijd bewaken Conclusies trekken Uitleggen waarom Instructies geven Feedback geven Opdrachten geven Beoordelen

Doe aan marketing Diegene die spreekt, verkoopt zijn idee (Indisch spreekwoord)

HR – projectmanagement Heldere doelstellingen, draagvlak Eenduidig Voor de verschillende betrokkenen Omgevingsanalyse: verken uw arena Wie, belangen, invloed, commitment Project - communicatie Begeleiden van veranderingen

SMART - doelstelling Specifiek Meetbaar Aanvaardbaar Resultaatgericht Tijdsgebonden

‘opleidingsbeleid’ Specifiek : Meetbaar/vaststelbaar Aanvaardbaar Welke, Wie, Wat, Waar? Meetbaar/vaststelbaar Mijlpalen: nota goedgekeurd, gecommuniceerd, in gebruik… Aanvaardbaar Commitment van de organisatie – zie omgevingsanalyse Resultaatgericht Wat brengt het op? Tijdsgebonden (tussen) timing

De dynamiek van een HR – project Kenmerken van het project Kenmerken van de omgeving -> checklist

Verken uw arena Beslissers Wie beslist over het project? Leveranciers Wie stelt er mensen, middelen of deskundigheid beschikbaar tegen vergoeding? HR adviseur Uitvoerders Wie voert de taken binnen het project(team) uit? Gebruikers Wie gebruikt het resultaat of ondervindt daar de gevolgen van?

De belangen inventariseren De belangrijkste actoren Richt u vooral op de beslissers Bondgenoten of tegenstrevers? Haalbaarheid van het project?

Invloed en commitment In welke mate heeft de actor belang bij het project? In welke mate heeft de actor invloed op het project -> commitment analyse -> communicatieplan

Inschatten van commitment Geïnformeerd houden A Hoofdrol spelers D Minimale inspanning B Gemotiveerd houden Groot belang bij het project Gering belang bij het project Weinig invloed op het project Veel invloed op het project

Verandering?

Effecten van verandering Geplande verandering wordt positiever ervaren dan ongeplande. Geplande verandering gaat samen met het gevoel iets te winnen, ongeplande het gevoel iets te verliezen. Op geplande veranderingen kan men zich voorbereiden, ongeplande komen onverwacht. Aan geplande veranderingen nemen wij actief deel, ongeplande veranderingen zien wij als opgelegd en wij zien onszelf vaak als slachtoffer. Geplande veranderingen leiden meestal tot minder stress dan ongeplande.

Het weerstandsdal 8. Commitment 1. Ontkenning 2. Woede 7. Zich aanpassen 3. Nostalgie 6. Keuze/besluit 4. Angst 5. Marchanderen

Verandering & weerstand Weerstand = natuurlijke reactie voorspelbaar, maakt deel uit van elk veranderingsproces dat van buiten af komt Hoe ingrijpender de verandering, hoe groter de psychologische impact Meer mensen zijn betrokken (direct/indirect) De kans op weerstand verhoogt (verlies van zekerheden) Verschillen in persoonlijke beleving en emotionele reactie Weerstandsdal: ander ritme, gedragsvormen Sommigen blijven steken in een bepaalde fase

Psychologische weerstand Eigen belang: angst om waardevolle verworvenheden te verliezen (status,, toepasbare kennis,….) Onbegrip: ze begrijpen niet waarom de verandering nodig is Wantrouwen: ze hebben onvoldoende vertrouwen in de beslissingen van het management Onzekerheid: schrik voor het onbekende

Strategieën om weerstand te voorkomen, verminderen Communicatie Zo vroeg mogelijk, duidelijke boodschap waarom de verandering nodig is + de krijtlijnen Participatie Betrek medewerkers zoveel mogelijk in de implementatie (hoe gaan we dit realiseren) Dit is tijdsintensief doch bevordert het engagement Helpt om eventuele problemen op te sporen en om de verschillen in perceptie te kennen vb tussen managers en medewerkers die de verandering moeten doorvoeren.

Strategieën om weerstand te voorkomen, verminderen Zorg dat je kan onderhandelen Een (tijdelijke) toegeving kunt doen om acceptatie en goedkeuring te krijgen Geef voldoende tijd Realistisch actieplan, geen te strakke deadlines (top) management support Zichtbare ondersteuning van hogerhand onderstreept het belang van de verandering

Signalen herkennen Op dezelfde wijze doorgaan Het gesprek beëindigen Begrip tonen Meta – communicatie Waarde van wat reeds besproken is, kan teniet gedaan worden. Emotionele reacties. Goede verstandhouding aangetast De cliënt zal het tot nu toe besprokene onthouden. Verder zetten na een time – out. De cliënt wordt uitgenodigd om zijn weerstand te benoemen. Gesprek verloopt verder constructief De weerstand die u ziet, benoemen. Stilte inbouwen. De cliënt laten reageren.

Hints & Tips Van bij aanvang het doel, de functie en de richting van de verandering duidelijk maken Tijdens het proces Vasthouden aan hoofddoelen Flexibel blijven tav de route Bewaken van de E-balans (individueel/groep) Beschikbaarheid, aanmoedigen tot praten Luisteren, ruimte geven aan emoties

Effectieve begeleiding Individuele invalshoek Respect voor de verschillen in beleving Beroep doen op kwaliteiten van andere mensen Op termijn confronteren met niet-acceptabel weerstandsgedrag Helpen veranderen Oude gedragspatronen ontmoedigen, onmogelijk maken (niet drastisch) Nieuw gedrag aanmoedigen en waarderen.

Meting adviesvaardigheden Zelfperceptie Feedback van anderen Analyse en interpretatie Persoonlijke ontwikkelingsplan