Introductie tot Business Intelligence 14 november 2011 Analyseren Verbeteren

Stefan Leunis Zaakvoerder Blue Bay Business Intelligence Consultancy Specialisatie in allerhande BI tools 11 jaar voor overheidsinstellingen Alsook voor grote ondernemingen Team van 6 experten Sinds 2011: oplossing voor KMO markt

Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

BI: Algemene begrippen Business Intelligence = Transformeren van data in kennis ter ondersteuning van de bedrijfsvoering Informatie Data Kennis Actie Vergaring Integratie Analyse Beslissingen Verzamelen van informatie, relevant voor het besluitvormingsproces in een organisatie Met behulp van specifieke technologieën.

Business Intelligence Begrippen Data Rauwe data van de dagelijkse handelingen Voorbeeld: kassaverkoop van een moment Informatie : data met betekenis en bruikbaar Beantwoordt het wat, wanneer, waar en wie Voorbeeld: wat is mijn marge op dit product? Kennis: informatie toegepast voor een specifiek doel Beantwoordt het hoe Voorbeeld: hoe kan ik mijn verkoopsmarge verhogen? Business Intelligence vormt informatie om tot kennis

Werking Aankopen Rapporten, Analyses, Indicatoren, …. Leveranciers Verkopen … Boekhouding Aankopen Kassa Stock Aankoop Excel Data Warehouse Leveranciers Supermarkt Afdelingen Aankopen Bronsystemen Data Warehouse Data Marts

Gebruikerstoepassingen Standaard Rapporten en ad-hoc rapportering Weergave in een vast formaat van detailgegevens (standaard rapporten); Samenstellen van eigen detailbevragingen; Mogelijkheid voor ‘drilling’ binnen zelfde (up/down) of ander rapport (through) Analytische mogelijkheden (OLAP) Bekijken van meetwaarden (feiten) vanuit invalshoeken (dimensies) Uitgebreide drilling mogelijkheden Indicatoren opgelijst in “scorecards” Weergave van doelstellingen met tolerantiewaarden; Drill-down per indicator met informatie over onderliggende samenstelling. Dashboard Weergave van verschillende componenten op 1 pagina; Verschaffen van een helikopterzicht op bedrijfsniveau; Uitgebreide drilling mogelijkheden.

Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe te komen tot BI? Concreet: een voorbeeld BI omgeving

Voordelen Centralisatie van informatie, slechts 1 waarheid; Op maat van de organisatie en behoeften, iteratieve aanpak; Opname van historiek & reproductie historische situaties; 1 + 1 = 3 : Meerwaarde door combinatie van gegevens uit meerdere bedrijfsprocessen; Toegankelijk via een internet browser, loopt niet lokaal; Standaard rapporten en analyses ter beschikking; Gebruikers kunnen zelf analyses en rapporten maken; Snel inzicht in de gang van zaken d.m.v. dashboards e.d.

Aandachtspunten Beperk de risico’s: Organizeer een BI bewustwordingssessie en bepaal de aanpak; Kies 1 of 2 bedrijfsprocessen voor een ‘piloot’; Ontwikkeltraject met de juiste middelen: Gespecialiseerde profielen voor correcte uitvoering; Nauwe samenwerking vereist tussen business en IT; Gegevenskwaliteit BI = gegevenskwaliteit bronnen: Is kwaliteit van brongegevens voldoende? BI toont je waar deze kan bijgestuurd worden & resultaat van de opschoning in de bronnen.

Aandachtspunten Budget voor Business Intelligence: Interne/externe ontwikkelprofielen; BI tools: complexe & dure licensiepolitiek; Open source BI biedt deels antwoord hierop. Wie baat dit uit, wie gaat dit verder ontwikkelen? Support nodig naar eindgebruikers.

Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

Context KMO & vrije beroepen Gegevens zitten verspreid: Op meerdere fysieke plaatsen Bij verschillende leveranciers In verschillende formaten Veel manueel opzoekingswerk: Verouderde gegevens; Lange doorlooptijd tot resultaat; Resultaat verschilt keer op keer; 90% van de KMO’s en vrije beroepen : enkel Excel Bedrijfsvoering vanuit een buikgevoel.

Context KMO & vrije beroepen Gebrek aan overzicht en controle: Te veel / te weinig in stock op de verkeerde momenten; Kwakkelende verkoop, loopt anders dan verwacht; Geen optimale aankooppolitiek: dure leveranciers; Offertes dekken de kosten niet; Niet-identificeerbaar verlies; Impact van winkeldiefstal? Geen idee van klantprofielen.

BI: uitdagingen Gegevensaanlevering Minder gebruik van ERP, CRM en andere “packaged” software: Gegevens zijn moeilijker toegankelijk; Veel gegevens in ‘on-the-fly’ toepassingen in MS Access & soortgelijke; Veel kwalitatieve maar weinig kwantitatieve informatie; Excel als gegevensbron: opgepast voor wijzigingen! Veel informatie zit bij leveranciers: Gegevens van bestellingen, leveringen, prijzen worden afgeschermd door leveranciers (oa bij franchisegevers); Onderhandelen hoe je deze gegevens kan verkrijgen.

BI: uitdagingen Gebruikersomgeving Voldoende inhoud standaard aanbieden: Kant-en-klare analyses en rapporten die onmiddellijk consumeerbaar zijn; Gebruiker laten ‘doorwerken’ op deze standaard zaken; Maximale gebruiksvriendelijkheid: Zo eenvoudig mogelijke interface; Altijd raadpleegbaar 24/7.

BI: uitdagingen Algemene uitgangspunten De KMO’s & vrije beroepen beschikken over beperktere IT middelen; Zelfvoorzienend: maximale automatisatie en pechverhelping; Gegevensbeveiliging is cruciaal; Beperkt budget voor ontwikkeling en BI tool.

Korte pauze (5 min)

Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

BI nodig of niet? Indien volgende stellingen negatief antwoord krijgen: Alle informatie om beslissingen te nemen is: Voorhanden wanneer nodig; Actueel en perfect betrouwbaar; Gestructureerd, zonder ruimte voor verkeerde interpretatie. Gegevens zijn centraal en makkelijk toegankelijk: Op elk ogenblik van de dag; Op een gebruiksvriendelijke manier; Personen zien enkel de dingen die ze nodig hebben voor hun functie.

Business Intelligence Optie 1: eigen ontwikkeling: Omgeving op maat ontworpen; Met vallen en opstaan, langzaam proces, risico op fouten; Optie 2: externe ontwikkeling: Omgeving op maat ontwikkeld, kortere doorlooptijd; Meestal in regie, dure totaalprijs, afhankelijk van externen; Optie 3: interne/externe ontwikkeling: Kortere interne leercurve, kortere doorlooptijd, ontwikkeling op maat; Belangrijk budget voor nodig;

Business Intelligence Optie 4: BI bij aankoop ERP/CRM pakket? ERP/CRM voor KMO’s: zeer beperkte tot geen BI mogelijkheden; Beperken zich tot enkel de applicatie-eigen gegevens; Optie 5: gestandaardizeerd BI pakket voor KMO’s Niet volledig op maat ontwikkeld, werkt met standaard gegevensmodel; Volledig functioneel BI platform met alles voor analyse en rapportering; Uitgebreide set van standaard rapporten voorzien; Zeer korte doorlooptijd tot go-live; Lagere investering dan ontwikkeling op maat; Varianten met open source BI tools; Binnen bedrijfsnetwerk op specifieke computer, of als cloud oplossing.

Standaard BI Klein Middel groot Groot ‘Komen tot B.I.’

Standaard BI Gegevens over verkopen en klanten: Top xx beste klanten; Top xx best verkopende artikels; Laatst xx verkochte artikels; Verkopen per vestigingsmedewerker; Opvolging verkoop per dag/week/maand/kwartaal/jaar per artikelgroep; Opvolging bestellingen en status ervan; Opvolging van de leveringen; Overzicht van de betalingen en verwachte betalingen; Betaalprofiel per klant; Analyse van de retours; Opvolging van specifieke klanten en de artikels die ze kopen; Aandeel van een specifieke klant in de omzet; Analyse van welk artikel wanneer, waar en door wie gekocht wordt; Analyse van de verkoopsmarge per product; Analyse volgens samengestelde artikels; andere…

Standaard BI Gegevens over aankopen: Boekhouding: Top xx grootste leveranciers; Top xx meest aangekochte artikels; Laatst xx aangekochte artikels; Opvolging aankoop per dag/week/maand/kwartaal/jaar per artikelgroep; Opvolging van de leveringen; Analyse verschillen in bestelling – levering - factuur; Opvolging leveranciersvoorwaarden; andere… Boekhouding: Opvolging van omzet tov de kost; Opvolging van kostenrekeningen en –samenstelling; Weergave van afschrijvingen per jaar; Betaaltermijnen volgens de afpunting in de boekhouding; Boekwaarde activa per boekjaar;

Standaard BI Voorraadgegevens: Prestaties: Rotatiesnelheid per artikel / artikelgroep; Opvolging van hoeveelheden door aankoop / verkoop / andere acties; Maandelijkse statusopvolging per artikel en magazijn; ‘Verloren stock’: verschil tussen aankoop & verkoop & stocktelling; andere… Prestaties: Gepresteerde uren per persoon / project / activiteit per maand; Nacalculatie van effectieve prestaties t.o.v. offerten; Alsook analyses doorheen verschillende processen: Voorbeeld: welke goed verkopende artikels worden gehinderd door slechte aanlevering en welke leverancier geeft hierop een beter alternatief?

Resultaat Bestellingen gebeuren op tijd, gebaseerd op historiek; Betere marges door betere aankooppolitiek; Duidelijk inzicht in werkingskosten en waar je nog kan besparen; Beter zicht op zaken als verlies door ontvreemding, … Pro-actief werken; De informatie zit binnen handbereik.

Agenda Wat is Business Intelligence? Voordelen en aandachtspunten BI voor de KMO en vrije beroepen Hoe komen tot BI? Concreet: voorbeeld BI omgeving

Standaard oplossing Bereikbaar via web browser Loopt op specifieke ‘server’ binnen de KMO Enkele schermvoorbeelden

Het gebruikersportaal Indeling van de beschikbare analyses en rapporten in folders Zelf rapporten, analyses en dashboards opmaken Oplijsting van de beschikbare analyses en rapporten in die folder

Standaard rapporten Keuze die de gebruiker opgeeft voor uitvoeren van het rapport Weergave van het rapport met mogelijkheid tot export naar Excel, PDF of andere

Standaard analyses Filter die op de analyse toegepast wordt Lijngrafiek weergave waarop kan doorgeklikt worden voor meer details.

Standaard dashboards Selectie waarnaar het dashboard zich aanpast Elke grafiek geeft snelle inzage in een specifiek proces, als beste klanten, best verkopende producten of andere. Van hieruit kan je doorsteken naar andere grafieken en detailrapporten.

Zelf rapporten aanmaken In het rapport verschijnen automatisch de overgehaalde items. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken en dergelijke meer. Toevoegen van gegevens aan het rapport d.m.v. een eenvoudige klik & sleep vanuit een index van beschikbare onderdelen. Volstrekt geen technische kennis vereist.

Zelf analyses aanmaken Stel je analyse samen door invalshoeken en meetwaarden over te halen. Vergelijkbaar met een pivot tabel in Excel. Zo kan je verder gegevens uitfilteren, sorteren, groeperen, opmaken of dit weergeven in verschillende grafiekvormen. Aan de hand van ‘invalshoeken’ als artikelgroepering, datum van verkoop en contacten analyseer je meetwaarden als artikelhoeveelheden, bedragen en dergelijke. Volstrekt geen technische kennis vereist.

Standaard oplossing Eigen analyses en rapporten in persoonlijke folder; Gegevensbeveiliging: per gebruiker / gebruikersprofiel; Rapporten en analyses delen met anderen.

Vraag & antwoord