Anders Organiseren & Beter Werken @ Duurzame Diversiteit GEERT VAN HOOTEGEM EAD-consulentendag 16 sept 2011 HELENA OP DEN KAMP – FLANDERS SYNERGY VEERLE HERST – ARTERIA

Achtergrond EAD consulentendag 16-09-2011

Functionele- of bewerkingsgerichte structuur Productieproces ontrafeld tot alle bewerkingen Monofunctionele productie afdelingen (grondstof, meng, kneed, rijs, bak, verpak, transport, …) Ondersteunende functies in functionele entiteiten (personeel, marketing, kwaliteit, onderhoud, planning, …) Functioneel onderscheid tussen denken & doen (onderscheid ‘vloer’ en ‘het schoon verdiep’) Voordeel  Elke bewerking meest optimale wijze georganiseerd  Norm kunnen vastleggen  Opleiding mogelijk Productiviteitsboost bij standaardproductie! +/- eeuw geleden olv Frederich Taylor EAD consulentendag 16-09-2011

Efficiëntie en productiviteit Maar meer en meer ook: Duurzaamheid Hoge kwaliteit Flexibiliteit Innovatie Bureaucratisch functionele organisatie komt hierdoor onder toenemende druk te staan. Nood aan Anders te Organiseren! Voorbeeld: diversiteit van mensen een plaats geven in een functionele structuur is haast onmogelijk omdat dit systeem zich niet ertoe leent om ‘aanpassingen’ te doen. EAD consulentendag 16-09-2011

Sociale innovatie Voordeel: Orderstromen centraal stellen Sorteren nodig: vaak lastig proces Zo onafhankelijk mogelijk kunnen functioneren (stelregel: voorbereidende en ondersteunende functies in de stroom tenzij goede reden om dat niet te doen) Voordeel: simpel slank slagvaardig Niet alleen nood aan product- en procesinnovaties, maar innoveren in de wijze waarop we het werk organiseren: sociale innovatie. In onze orderverzameling (alle producten, diensten of zorgvragen die we verrichten) zoeken naar pakketten van homogene, gelijksoortige orders)  sorteren (sorteercriteria: markt, klantengroep, benodigde bewerkingen, productkenmerken, sector, regio, … of combinaties ervan) Voordeel: Overbodige bureaucratische ‘niveaus’ zijn niet meer nodig Direct contact met de markt Zeer zelfvoorzienend en zo onafhankelijk mogelijk van andere organisatiedelen EAD consulentendag 16-09-2011

Functionele structuur Bewerking 1 B2 Bn Orderstroom 1 Strooms-gewijs O1 On EAD consulentendag 16-09-2011

? Arbeidsorganisatie Diversiteitsbeleid Mensen verschillen in wat ze willen en kunnen (preferenties en competenties) en variëren in loop van hun leven hierin. Veel (v)oordelen over diversiteitsmix Bepaalde pref-comp combinaties en al dan niet bijhorende (v)oordelen geconcentreerd bij bepaalde groepen mensen met specifieke kenmerken  Leidt tot discussies over categorale, mainstream en andere aanpakken gevoerd veelal met de personeelsafdeling. Ondervertegenwoordiging van bepaalde groepen immers gedefinieerd als een instroomprobleem. Gevolg: ombuigen van recruterings- en selectiebeleid om bepaalde groepen meer kansen dan tot nog toe te bieden. Niet direct een foute keuze, maar wanneer ao niet mee bekeken wordt in het verhaal, eerder inefficiënt. EAD consulentendag 16-09-2011

Functionele organisatie: monofunctionele afdelingen gelijksoortige arbeidsplaatsen: ‘functies’ HR-beleid (competentieprofielen, opleidingsplannen, functioneringsgesprekken, …) Diversiteitsperspectief: Homogene functies (her)ontwerpen omv pref&comp comb Innovatieve arbeidsorganisatie: Stromen: veel samenhang + quasi onafhankelijk opereren Output gedefinieerd, maar niet ‘hoe’ te realiseren Ruimte voor verscheidenheid (onderlinge verschillen) en variatie (verschillen doorheen de tijd) Functies: specifieke opleiding: onderwijssysteem hierop ingericht De homogene functie is kompas waarop georganiseerd wordt Successen vaak voluntair en veel goede wil Maatwerk is amper realiseerbaar in functionele organisatie, want moeilijk om in te schatten welke flexibiliteit toegelaten kan worden (beide richtingen – meer wil/kan en minder wil/kan) Denk aan vb. BMW-case EAD consulentendag 16-09-2011

COMPETENTIE- & PREFERENTIEMATRIX op zoek naar DUURZAME DIVERSITEIT EAD consulentendag 16-09-2011

Instrumentmodel EAD consulentendag 16-09-2011

Bijzonder instrument  effect ao-keuzes op openheid voor diversiteit Generiek Instrument  effect ao op performantie & kwaliteit van de arbeid Bijzonder instrument  effect ao-keuzes op openheid voor diversiteit Instrumentmodel in 2 delen  diagnosetoolkit  toolkit voor herontwerp Wanneer te gebruiken?  caseanalyse, intake, interview, feedbackgesprek  groepsdiscussies Doelstelling instrument  verbanden leggen  checklists en formulieren aanbieden  dialoog te faciliteren Generiek instrument: voor iedereen die wil nadenken/dialogeren over effecten van arbeidsorganisatie op performantie van de organisatie en de gevolgen voor de kwaliteit van de arbeid Bijzonder instrument: om effect arbeidsorganisatorische keuzes op openheid voor diversiteit inzichtelijk en bespreekbaar te maken. Caseanalyse: door ondernemer, consultant, vakbond, student, … Intake, interview, feedback tijdens een verkenning of opvolgingsgesprek Groepsdiscussie: faciliteren als werkinstrument Verbanden leggen: Aantonen impact ao op performantie en kwaliteit van arbeid Duiding relatie sociale innovatie en duurzame diversiteit Aantonen dat performantie van org en kwaliteit van arbeid vaak sterk gelieerd Checklists en formulieren: Situaties in kaart brengen Relaties tussen fenomenen te belichten Onderzoek te kunnen verrichten Om in dialoog te gaan over gevolg en oorzaak van huidige ao en van gewenste alternatieve inrichting prod proces Dialoog te faciliteren tussen alle stakeholders van andere ao EAD consulentendag 16-09-2011

Instrumentmodel kaart kaart kaart kaart kaart kaart kaart Topje van de ijsberg symptomen kaart Gevolg oorzaak model kaart kaart 4 A’s Analyse kaart Kwaliteit van de arbeid kaart kaart Kwaliteit onderneming kaart We spreken meestal van oorzaak-gevolg relaties  in gesprekken komen echter meestal de symptomen, de gevolgen als eerst aan bod. In dagdagelijks functioneren spreken we dus vooral over gevolg-oorzaakrelaties. Dit instrument sluit bij deze denkwijze aan. Diagnosefase: Positieve en negatieve symptomen worden geïnventariseerd en gescoord (scorebladen). Vervolgens wordt er in het gesprek nagegaan of deze symptomen veroorzaakt kunnen worden door keuzes in de ao. Ter ondersteuning worden ook instrumenten aangeboden om de 4 A’s (inhoud, omstandigheden, voorwaarden en verhoudingen) te onderzoeken. Herontwerpfase: In kaart brengen van de huidige ao en te (her)ontwerpen. Aangevuld met een pref&comp matrix, die toelaat om diversiteit aan comp&pref optimaal in te zetten in ao en een hulpmiddel kan zijn om de taakpakketten te fine-tunen op maat van de aanwezige diversiteit. Competentie- en preferentie matrix Procesanalyse EAD consulentendag 16-09-2011

Instrumentvisie EAD consulentendag 16-09-2011

Appreciative inquiry 5 Why sterktes zwaktes Waarderend onderzoek 5 waarom’s sterktes zwaktes Om de sterktes en zwaktes goed in beeld te krijgen, aan te raden te vertrekken vanuit waarderend onderzoek (positieve ervaringen van mensen en groepen in org). Gesprek minder bedreigend en gevoerd in termen van kansen en oplossingen.  vergroten eigenaarschap en draagvlak voor eventuele veranderingen. 5x waarom om tot de kern te komen, de echte structurele oorzaak! We spreken meestal van oorzaak-gevolg relaties  in gesprekken komen echter meestal de symptomen, de gevolgen als eerst aan bod. In dagdagelijks functioneren spreken we dus vooral over gevolg-oorzaakrelaties. Dit instrument sluit bij deze denkwijze aan. Diagnosefase: Positieve en negatieve symptomen worden geïnventariseerd en gescoord (scorebladen). Vervolgens wordt er in het gesprek nagegaan of deze symptomen veroorzaakt kunnen worden door keuzes in de ao. Ter ondersteuning worden ook instrumenten aangeboden om de 4 A’s (inhoud, omstandigheden, voorwaarden en verhoudingen) te onderzoeken. Herontwerpfase: In kaart brengen van de huidige ao en te (her)ontwerpen. Aangevuld met een pref&comp matrix, die toelaat om diversiteit aan comp&pref optimaal in te zetten in ao en een hulpmiddel kan zijn om de taakpakketten te fine-tunen op maat van de aanwezige diversiteit. EAD consulentendag 16-09-2011

Topje van de ijsberg symptomen EAD consulentendag 16-09-2011

EAD consulentendag 16-09-2011

EAD consulentendag 16-09-2011

Gevolg-Oorzaak Kaarten EAD consulentendag 16-09-2011

Aantrekkelijke werkgever retentie Aantrekkelijke werkgever sfeer diversiteit aanwezigheid veiligheid EAD consulentendag 16-09-2011

Productiviteit De traditionele organisatie is gericht op maximale productie/uitvoerende werknemer. Grote overheadkosten worden daar dan maar bij genomen. Efficiëntie moet gerelateerd worden aan doelmatigheid. Productvariatie. Een bewerkingsgerichte structuur is meestal beperkt in het vermogen om een grote productvariëteit aan te kunnen. Door slim (modulair) te ontwerpen kan wel met een beperkt basisgamma toch een grote diversiteit aan uitvoeringen gerealiseerd worden. Moet het gaan over werkelijke grote productvariëteit dan heeft een functionele structuur daar de grootste moeite mee EAD consulentendag 16-09-2011

Overwerk In deze flexibele tijden is het wellicht een illusie dat noodzakelijke en beschikbare capaciteit volledig in balans zijn. Wanneer bepaalde functie(houder)s echter steevast moeten overwerken dan is het arbeidsproces rondom deze functies niet goed georganiseerd. Analyseer of de taakeisen en bijhorende regelcapaciteit niet gedelegeerd kunnen worden naar andere functies. Kijk daarbij niet alleen naar functies in de onmiddellijke nabijheid van deze functies maar het delegeerpotentieel kan ook veraf in andere afdelingen liggen Betrokkenheid Betrokkenheid heb je in principe vanaf de eerste werkdag. Betrokkenheid van de medewerkers is iets wat je onderweg verliest. Dat komt steevast door een gebrek aan regelcapaciteit. Onvolledige functies waarbij het eigen werk niet voorbereid (planning, werkmethode, .. ) moet worden, zijn eveneens mogelijke oorzaken.

Gevolg-oorzaak model EAD consulentendag 16-09-2011

Afstemmingsverliezen Controle  Regels Procedures vergaderen Bewerkings-gericht Afstemmingsverliezen Kwaliteit van de organisatie Levertermijn Levertermijn betrouwbaarheid Innovatievermogen faalkosten Job demands  job control Productiviteit Kwaliteit Flexibiliteit Innovativiteit duurzaamheid Actieve Passieve = Zinloze = slopende EAD consulentendag 16-09-2011

4 A’s analyse EAD consulentendag 16-09-2011

ARBEIDSINHOUD EAD consulentendag 16-09-2011

ARBEIDSVOORWAARDEN EAD consulentendag 16-09-2011

ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN EAD consulentendag 16-09-2011

ARBEIDSVERHOUDINGEN EAD consulentendag 16-09-2011

Procesanalyse EAD consulentendag 16-09-2011

(Uit Anders organiseren en beter werken) Knippen in processen (Uit Anders organiseren en beter werken) Opstellen van competentie- en preferentiematrix Toolkit om na te denken over de organisatiestructuur en een eventuele herstructurering EAD consulentendag 16-09-2011

Vragen? EAD consulentendag 16-09-2011