De hoeden van Edward de Bono Informatieontsluiting in de gemeente

Informatieontsluiting in de gemeente De binnengemeentelijke afstemming van de informatiebehoefte rondom de decentralisatie vraagstukken. Binnen de decentralisatie is er op vele fronten behoefte aan informatie. De informatiebehoefte binnengemeentelijk ontstaat op verschillende plaatsen binnen de organisatie afhankelijk van de inrichting. De vraag is hoe komen we aan de informatie die al in onze eigen organisatie aanwezig is en weten we dit ook. Hoe ontsluiten we de informatie die op andere gebieden al bekend is. Gemeenten geven tijdens deze sessie aan hoe zij dit gaan organiseren en signaleren waar zij op dit vlak ondersteuning nodig hebben. (Denk aan koppelvlakken tussen verschillende systemen of standaard uitwisselformaten tussen bepaalde bronnen).

Thema uitwerking ronde 1 Begin bij de informatiebehoefte ism. mensen vanuit maatschappelijke ontwikkeling, 3D – Daarna kijken wat er al is Wie heeft behoefte aan informatie? Wie zijn belanghebbenden? Spanningsveld tussen wat je zou willen zien en wat je wilt delen Wat is het aanbod van gegevens waar je informatie van wil/kan maken? Samenspel tussen iemand van inhoud en iemand van informatie, hoe ga je dit ‘alignen’? Hoe beperk je de hoeveelheid informatie die beschikbaar is? Wat heb je nodig? (interessant vs. relevant) Privacy, etc. Welke soorten informatie (naar burger toe, dossierinformatie in keten, verantwoordingsinformatie), waar hebben we het over? Wat wordt verstaan onder informatie ontsluiting? Aantekeningen verslaglegger 0.05 – 0.10

Rode hoed ronde 2 Behoefte inventarisatie, welke informatie hebben we nodig? Mensen willen zoveel mogelijk weten (nut en onzin, interesse en noodzaak) Wie is de verantwoordelijke die bepaalt welke informatie noodzakelijk is voor wie (keten, medw. betrokken bij 3D, inf.vz.) Wat is nu echt nodig aan informatie? Hoe kunnen we een taal spreken, over systemen en in ketens (vb. begrippen gezin en regisseur) Zelfredzaamheid organiseren als informatie monopolist! Externe druk (geld, zaken die misgaan, B&W) Bestaande zorg moet je voortzetten en je wilt het anders organiseren (transitie en transformatie) De burger als uitgangspunt. Hoe komen we aan de informatie Moet dit 408x? Duurt lang en is chaotisch Aantekeningen verslaglegger 0.10 – 0.15

Witte hoed ronde 3 Behoefte inventarisatie, welke informatie hebben we nodig? Wetgeving; waarover moet je verantwoorden ‘Gegevensset Rijk’? Monitor G32 over stapelingseffect Bestuurlijke informatie (gem. Lelystad) Laatste 10 kamer/raadsvragen of jeugd, WMO (raadsinformatiesysteem) Processen zijn niet nieuw, haal informatie waar het vandaan komt (jeugd bij provincie, etc.) Proces als bron voor inventariseren informatiebehoefte (voorstel SUWInet) Processen WMO, incl. resultaten en cijfers (gem. Noordeveld) Clientenraden Thesaurus Zorg en Welzijn (huidige situatie zorg en welzijn) Aantekeningen verslaglegger 0.15 – 0.20

Zwarte hoed ronde 4 Behoefte inventarisatie, welke informatie hebben we nodig? Te veel belangen en tegenstellingen (tussen afdelingen, maar zeker in ketens) Andere ontwikkelingen (reorganisatie, fusie, verkiezingen) Elke vraag creeert een nieuwe vraagt Niemand voelt zich er verantwoordelijk voor (functionaris nog niet aangenomen) Geen ervaring mee Versnippering van informatie Krijgt de vraag wel beantwoord, maar niet geimplementeerd Te uitgebreid, te veel Voor één functioneel gebied al lastig, laat staan voor 3 gebieden Als het af is, is het alweer verouderd Complex (juridisch en technisch) Geen zin in Aantekeningen verslaglegger 0.20 – 0.25

Gele hoed ronde 5 Behoefte inventarisatie, welke informatie hebben we nodig? We gaan met elkaar praten (inhoud, informatie, etc.) We willen allemaal het beste voor de burger; gedeeld belang Informatie delen Stapsgewijs; gewoon beginnen in pilots en kijken wat we nodig hebben Willen zelfstandig blijven als gemeente Er zijn voorbeelden waar je van kan leren (goed en fout) Ondersteuning door KING Gevoel voor belang van transparantie en open informatie met elkaar delen; tijd en techniek zijn er rijp voor Dankbaar werk om het te doen, je helpt de ‘zwakkeren’ in de samenleving Samen doen en laten zien in Den Haag dat we het kunnen Politieke druk; belang bij het laten slagen Aantekeningen verslaglegger 0.25 – 0.30

Groene hoed ronde 6 Behoefte inventarisatie, welke informatie hebben we nodig? Starten van pilots en ondervinden wat we nodig hebben Pilot keukentafelgesprek; hoe loopt het en wat mis je nog (start jan. 2014, gem. Alphen a/d Rijn) Opleidingen voor medewerkers om op een ‘andere’ manier met klanten om te gaan Op Serviceplein haal je informatie op Blijf de burger centraal zetten Beleid en uitvoering in gesprek met elkaar vanuit belang burger (interne keukentafel) Elkaars vertrouwen winnen (collega’s, ketenpartners) Living labs, aftappen van wat daar wordt ondervonden Processen die al bekend zijn ophalen bij organisaties waar de taken nu worden uitgevoerd (biedt houvast en vormt basis) Samenwerken in de regio; delen van beelden en ervaringen Stapelingsmonitor van CBS om elkaar te vinden (niet perse in regio) obv. gedeelde problematiek/profiel Per proces kijken welke informatie je nodig hebt om een besluit te nemen (beslisboom); juiste vragen per proces Zet je gegevensbeheerders bij elkaar voor wat je al hebt (aanbod); eindgebruikers, consulenten, raadsleden, beleidsmedewerkers bij elkaar zetten (vraag); er is wel een juridisch kader bij nodig

Discussie ronde 7 0.40 – 0.55 Aantekeningen verslaglegger Behoefte inventarisatie, welke informatie hebben we nodig? Pilots (wijkteams, etc) Decentraal organiseren, centraal delen (VNG/KING) Ervaring uitwisselen (digitaal, beurs) Zelf doen, ervaringen delen (gem. Zoetermeer) Continu delen van informatie (vb. living labs) Opleidingen nog beperkt, maar er zijn wel voorbeelden Processen ophalen bij organisaties die het nu al uitvoeren Wat heb je nodig om al integraal te kunnen werken? Informatie bij jeugdzorg ophalen voor wat nu al beschikbaar is. Op landelijk/regionaal niveau regelen (VNG/KING) Organiseren van ophalen informatie en ontsluiten In Lelystad/Almere pilots voor organiseren monitor Besteed uit wat je uit kan besteden Juridische kennis landelijk organiseren (VNG/KING) Monitoring informatie via CBS Je kan eigen databases met aanvullende informatie bijleveren aan CBS, dit geeft een meer verrijkt beeld met informatie Inzichtelijk maken van het aanbod Kenniskringen organiseren om vraag goed te formuleren (centraal VNG/KING) per informatiebehoefte (monitoring/verantwoording, dossier, klantbehoefte) Aantekeningen verslaglegger 0.40 – 0.55