IT in Bedrijf hoofdstuk 2 Veranderingsanalyse IT in Bedrijf hoofdstuk 2 H1 Het beschrijven van informatievoorziening, hoe doe je dat?   H2 Veranderingsanalyse: hoe kun je verandering in een ICT-omgeving managen? H3 Pakketselectie en -implementatie, o.a. in een ERP-omgeving H4 Workflow management IT in bedrijf – Bernard Cuppen RI, HansCuppen RI

Scope (Fig 1-27 ICT in bedrijf deel 1) Maatschappij (inter-organisatie) Organisatie/ Afdeling (inter-werkplek) Werkplek Veranderingsanalyse

Reikwijdte en leeraccenten       Reikwijdte Schaal Leer-accenten Individu Persoonlijke informatie-verzorging Werkgroep (afdeling)  Organi-satie Maat-schappij (e-business) Technologie Gebruik X Mana-gement

Veranderingsanalyse: een definitie Een fase binnen de ISAC-methode. Veranderingsanalyse houdt in dat men eerst duidelijk maakt welke problemen men ondervindt bij de huidige activiteiten en vervolgens passende maatregelen voorstelt ter oplossing van deze problemen. De partiële denkwijze wordt daarbij gehanteerd.

Synoniemen veranderingsanalyse Methode Veranderingsanalyse Business Area Analyse Definitiestudie Projectvooronderzoek ISAC IE SDM ??

Doel veranderingsanalyse Nagaan welke veranderingen er nodig zijn ter verbetering van een bepaalde bedrijfssituatie of anders gezegd Eerst bestaande problemen binnen bedrijfsactiviteiten verduidelijken en vervolgens voorstellen doen voor goede veranderingsmaatregelen

(Fig 2-1) Van ‘ist’ naar ‘soll’ + ‘SOLL’ ‘ist’

De start van de veranderingsanalyse

Succes = f (Kwaliteit * Acceptatie)

[Fig 2-2] De expertstrategie Wie heeft de handen over elkaar? Strategie waarbij de systeemontwikkelaars / informatici de problemen formuleren en een oplossing uitwerken. Externe experts, mensen die niet direct met het probleem te maken hebben, lossen het probleem op.

[Fig 2-3] De processtrategie Wie heeft de handen over elkaar? Strategie waarbij gebruikers in een veranderingsproces zelf hun problemen formuleren en oplossen. Specialisten op het terrein van veranderingsprocessen kunnen als 'katalysatoren' bij dit werk worden ingeschakeld. Deze strategie staat als het ware voor zelfbediening, waarbij de gebruikers het geheel in eigen hand houden, de veranderingsanalyse zelf uitvoeren.

[Fig 2-4] Verankeringsstrategie Niemand heeft de handen over elkaar!

(2.1.4) Resultaattabel veranderingsanalyse produkten Deelstappen veranderingsanalyse 5 Bepalen van de veranderingsaanpak 4 Maken model van gewenste situatie 3 Aangeven veranderingskader 2 Maken model van huidige situatie 1 Situatieanalyse Resultaten van activiteiten - Problemenlijst X Belangengroepentabel Globaal gegevensmodel (kortweg ER-diagram genoemd) Data Flow Diagrams Doelstellingenlijst Veranderingsbehoeftentabel Lijst van veranderingsmaatregelen Samenstelling veranderingsalternatieven Besluit veranderingsaanpak Tijdsplanning Middelenplan

[Fig 2-5] Pad van ‘ist’ naar ‘soll’ Aanpak en resultaten van een veranderingsanalyse Vijf deelstappen

(2.2) Deelstappen Veranderingsanalyse 1. Situatieanalyse 2. Model HS 3. Veranderingskader 4. Model GS 5. Veranderingsaanpak

(2.2) Stap 1 Algemeen VA Veranderingsanalyse 1. Situatieanalyse Producten

Situatieanalyse: een definitie Verkennende deelstap bij veranderingsanalyse die betrekking heeft op de huidige situatie. Naast het uitvoeren van een probleeminventarisatie, vindt analyse van de belangengroepen plaats en worden problemen uit de problemenlijst gegroepeerd in een aantal probleemgroepen.

(2.2) Probleeminventarisatie Probleemeigenaar (==> Belangengroep) Ernst en urgentie Groeitendens Zorg voor een ‘problematische’ probleemaanduiding !

(2.2) Analyse van belangengroepen Belangengroepen binnen en buiten de organisatie Benoem bij projectgroepen de projectleiding Wijze van betrekken niet vergeten! Indicatie inspanningsverplichtingen

(2.2) Belangengroepen Bedrijfsleiding Gebruikers Ontwikkelaars Informatie- systeem Omgeving Systeem- beheerders Ondernemings- raad

[Fig 2-6] Wijzen van betrekken Leiding & sturing Interviews/ enquêtes/ adviezen Informatie over voortgang Facilitering Participatie in projectgroep

(2.2) Wijzen van betrekken Leiding & sturing Interviews/ enquêtes/ adviezen Informatie over voortgang Facilitering Participatie in projectgroep P I O

(2.2) Voorselectie (voorafgaand aan probleemgroepering) Het probleem is klein, onmiddellijk oplosbaar kan niet wachten op een oplossing is van dien aard dat men moet leren ermee te leven valt buiten de orde is reeds opgelost

(2.2) Stap 2 Algemeen VA Veranderingsanalyse Geen commentaar ! 1. Situatieanalyse 2. Model HS Geen commentaar ! Producten

Modelleren

Hoever detailleren?

(2.2) Stap 3 Algemeen VA Veranderingsanalyse 1. Situatieanalyse 2. Model HS 1. Situatieanalyse 3. Veranderingskader Producten

(2.2) Classificatie doelstellingen Vergroot inzicht in de variëteit Financieel / economisch Sociaal/ personeel Organisatorisch/management Externe relaties betreffend Maatschappelijk

(2.2) SMART - controle doelstellingen Specifiek Meetbaar Aanwijsbaar Realistisch voorzien van een Tijdsindicatie

(2.2) P’n, D’n en Veranderingsbehoeften Begin van de beoordeling van de huidige situatie Problemen realiteit Doelstellingen normstellend Huidige situatie ‘ist’ Gewenste situatie ‘soll’

De weg naar veranderingsbehoeften Evaluatie Doelen Problemen Activiteiten Veranderings-behoeften Belangengroepen

(2.2) Stap 4 Algemeen VA Veranderingsanalyse Geen commentaar ! 2. Model HS 3. Veranderingskader 1. Situatieanalyse Geen commentaar ! 4. Model GS Producten

Nogmaals modelleren

(2.2) Stap 5 Algemeen VA Veranderingsanalyse 1. Situatieanalyse 2. Model HS 3. Veranderingskader 4. Model GS 1. Situatieanalyse 5. Veranderingsaanpak Producten

Beoordeling alternatieven

(2.2) Beoordeling Veranderingsalternatieven Bedrijfseconomisch Probleemoplossend vermogen Sociale factoren Mankracht Tijd Cultuur Maak per situatie een passende keuze BE - kosten/baten Standaard - veranderingsbehoeften Gedragswetenschappen PZ AO .. Pragmatiek

(Fig 3-5) Informatieaspecten in de tijd (ICT in bedrijf, deel I) Mediaal Syntactisch Semantisch Pragmatisch Systeem- Ontwikkeling Systeem- Invoering Aspecten Tijd

(Fig 3-6) Vier informatieaspecten (ICT in bedrijf, deel I)

Keuze veranderingsalternatief

Wat volgt er na de veranderingsanalyse ? VRAAG Wat volgt er na de veranderingsanalyse ?

[Fig 2-7] Ontwikkelingsmaatregelen voor verbetering van bedrijfsactiviteiten Slechts ÉÉN van de mogelijke ontwikkelingsmaatregelen

[Fig2-8] Fasen die mensen doorlopen tijdens een veranderingsproces

(2.4.2) Stap 1 Casus Fysiotherapiepraktijk VA Veranderingsanalyse 1. Situatieanalyse Producten

(2.4.2) Probleeminventarisatie Tips Gebruik unieke referentiecodes voor problemen, doelen, veranderingsbehoeften etc Probleemaanduiding: Cursief en maximaal één regel problematisch laten klinken

(2.4.2) Belangengroepentabel Geen probleem zonder belangengroep ! Niet vergeten !

(2.4.2) Probleemgroepentabel

(2.4.3) Stap 2 Casus Fysiotherapiepraktijk VA Veranderingsanalyse 1. Situatieanalyse 2. Model HS Producten

[Fig2-9] DFD / Nulschema fysiotherapeutenpraktijk [HS] Grens [object]systeem

[Fig 2-10] ERD fysiotherapeutenpraktijk

(2.4.4) Stap 3 Casus Fysiotherapiepraktijk VA Veranderingsanalyse 2. Model HS 1. Situatieanalyse 3. Veranderingskader Producten

(2.4.4) Veranderingsbehoeften - doelen - problemen Aan geen enkel probleem gerelateerde veranderings-behoefte!

(2.4.5) Stap 4 Casus Fysiotherapiepraktijk VA Veranderingsanalyse 2. Model HS 3. Veranderingskader 1. Situatieanalyse 4. Model GS Producten

[Fig 2-11] DFD fysiotherapeutenpraktijk [GS]

(2.4.6) Stap 5 Casus Fysiotherapiepraktijk VA Veranderingsanalyse 2. Model HS 3. Veranderingskader 4. Model GS 1. Situatieanalyse 5. Veranderingsaanpak Producten

(2.4.6) Veranderingsmaatregelen en -alternatieven Alternatief: een MIX van maatregelen

(2.4.6) Alternatieven versus veranderingsbehoeften [Probleemoplossend vermogen]

(2.4.6) Sociale beoordeling alternatieven Tweedeling

(2.4.6) Bedrijfseconomische beoordeling alternatieven Tweedeling