meten van competenties GEDRAGSGERICHT INTERVIEW OBSERVEREN OP DE WERKVLOER 360° FEEDBACK Nicolas Desmet HRM coördinator | Feniks vzw VIVO | 3 maart 2010 ompetent van kop tot teen!

METEN van competenties gestaafde en objectieve informatie verzamelen voor het functioneringsgesprek duidelijk beeld van hoe ver iemand staat t.o.v. het competentieprofiel punten uit halen waarin iemand nog kan groeien daaraan gerichte coaching en vorming koppelen (POP) = vanuit ‘gap’ benadering, toekomst ‘talentontwikkeling’

METEN van GEDRAGscompetenties objectief meten focussen op concreet waarneembaar gedrag = wat we horen en zien zonder direct waardeoordeel leren kijken naar gedrag en het effect ervan loskomen van intenties/goede bedoelingen = zijn sociaal wenselijk voorwaarde: gewenste gedrag moet vooraf vastliggen (=gedragsindicatoren). zoals vaak met methodieken, iets kunstmatiger en (aanvankelijk) tijdrovend, maar de enige manier om het goed te doen.

OBSERVEREN op de werkvloer observatie van concreet gedrag tijdens het werk meest geschikte methode om te focussen op concreet waarneembaar gedrag en gedragscompetenties objectief te meten hierdoor vermijd je risico’s zoals overhaast oordelen, vooroordelen, vooringenomenheid, … observeren is doelgericht waarnemen om goed te observeren, eerst louter waarnemen.

WAARNEMEN - observeren - interpreteren verzamelnaam voor zien, horen, voelen, ruiken en proeven elk van onze vijf zintuigen kunnen we vernemen, gewaarworden wat er rondom ons in de wereld gebeurt doen dit voortdurend zonder er bij stil te staan en zonder er moeite voor te doen.

waarnemen - OBSERVEREN - interpreteren doel van observeren is het verzamelen van informatie observeren is een bijzondere vorm van waarneming drie voorwaarden: 1. doelgericht: aandacht gericht op een beperkt deel van onze omgeving 2. systematisch: niet toevallig, op verschillende momenten en in verschillende situaties 3. objectief: zo dicht mogelijk aansluiten bij de werkelijkheid, zo weinig mogelijk observator gebonden elementen bevatten We zien niet allemaal hetzelfde, ook al zijn de prikkels die ons vanuit de omgeving bereiken wel identiek

waarnemen - observeren - INTERPRETEREN bij observeren van personen geïnteresseerd in hetgeen anderen doen of zeggen hierbij ook ideeën over iemands karakter, gevoelens, gedachten, … in dat geval gaan we stap verder dan observeren: we doen aan interpretatie interpretatie: vertellen meer dan wat we feitelijk hebben waargenomen maken een aantal veronderstellingen over wat er zich innerlijk afspeelt bij de geobserveerde

OBSERVEREN concreet werkgedrag = basis van de competentiemeting Belangrijk: objectieve (concreet waarneembaar) systematische (verschillende observaties over een lange periode) Door waarnemingen… … louter concreet en compleet te noteren als je ze ziet … pas achteraf een kwalificatie aan te geven … samen te bundelen en na te kijken hoe vaak ze voorkomen … eventueel te vergelijken met een andere waarnemer … en dan pas te evalueren wat dit nu zegt over iemand zal je een objectief beeld krijgen (lees: zo objectief mogelijk)

de theorie: WAKKER methode WAARNEMEN nauwkeurig observeren van gedrag op de werkvloer zonder een interpretatie AANTEKENINGEN MAKEN geobserveerde gedrag concreet (duidelijk waarneembaar gedrag) compleet (niet voor interpretatie vatbaar) KLASSIFICEREN vertalen van de gedane observaties naar competenties KWANTIFICEREN aantal en waardeoordeel per observatie en competentie EVALUEREN groeperen van informatie en conclusies RAPPORTEREN feedback naar medewerker

de praktijk: HAALBAARHEID ? WAKKER methode ideaal bij assessment moeilijk voor een coördinator in de dagelijkse werking niet permanent waarnemingen noteren te weinig observaties niet steeds vastgelegde kern- en functiespecifieke competenties

oplossing: OBSERVATIEFICHE observeren, doelgericht waarnemen, vanuit de competenties uit het competentieprofiel. observatiefiche: observaties over een langere periode bijhouden waarneming (geobserveerd gedrag) wordt direct bij competentie genoteerd: klassificeren kwantificeren van elke observatie en de evaluatie van de competentie gebeurt pas bij een functioneringsgesprek - inboeten aan objectiviteit + vetrekken vanuit concreet waarneembaar gedrag + observatie en interpretatie los van elkaar + evaluaties baseren op een langere periode (systematisch)

voorbeeld: goede AANTEKENING WEL NIET! Stelt op het teamoverleg van vandaag uit zichzelf voor om de cliënten van Marie over te nemen omdat deze naar een overleg moet. Kan goed samenwerken Dit is geen concreet geobserveerd gedrag maar een conclusie of interpretatie Is niet bereid om haar werkuren aan te passen aan het nieuwe uurrooster. Zegt: ‘ik werk al jaren dezelfde uren’. Is niet flexibel Pas als je voor het functioneringsgesprek alle observaties van het voorbije jaar bekijkt en verschillende malen dergelijke observaties ziet kan je dit concluderen.

opgelet: BEOORDELINGSFOUTEN Overhaaste conclusies trekken Vooroordelen en generalisaties Projectie Vooringenomenheid Preoccupatie (niet met gedachten erbij) Te weinig alert op verwachtingen van anderen Beperkt blikveld

ervaringen: SUCCESSEN optimale afstemming tussen verschillende stappen in HRM stroom (instroom, doorstroom, uitstroom) en de personeelsinstrumenten veel eenduidiger en consistente basis voor functioneringsgesprekken, aanvragen VTO, aanwerving, … verbetering van de communicatie: spreken over waarneembare zaken in plaats van een aanvoelen, van horen zeggen en faits-divers beter zicht op de sterke/minder sterke kanten tov functie observeren van concreet gedrag en registeren: enige manier om objectief(ver) te zijn

ervaringen: WEERSTANDEN omgekeerd effect sommige medewerkers: investering in medewerkers ↔ controle instrument ‘Ik geef me niet bloot want stok achter de deur voor directie’ noteren van observaties: controle omgekeerd effect sommige coördinatoren: hulpmiddel bij coachen ↔ extra belasting in het takenpakket ‘dit is alleen maar meer werk voor de coördinator’ ‘daar hebben wij geen tijd voor’

tips Goede communicatie naar alle betrokken partijen Betrokkenheid Opleiden medewerkers die deze instrumenten dagelijks zullen gebruiken Integreren methodieken in bestaande personeelsinstrumenten Intervisie momenten Methodieken hanteerbaar maken (maar verlies aan objectiviteit minimaliseren) Zorgen dat er ook structureel (vanuit de directie) tijd en ruimte wordt voorzien voor competentiemanagement Geduld: meerwaarde/effect soms pas laat zichtbaar

meten van competenties GEDRAGSGERICHT INTERVIEW OBSERVEREN OP DE WERKVLOER 360° FEEDBACK Nicolas Desmet HRM coördinator | Feniks vzw VIVO | 3 maart 2010 ompetent van kop tot teen!

360° feedback: WAT leidinggevende 360° IK 90° 270° cliënten collega’s klanten 180° medewerkers

360° feedback: PROCES round the clock evaluatie elk groep minimum 3 respondenten (uitz. leidinggevende) anonimiteit ‘ik’ evalueer mezelf gestructureerde vragenlijst op basis van competentieprofiel functie eventueel aangevuld met interview ter verduidelijking alles in 1 verslag teruggekoppeld aan ‘ik’ cf: alle andere methodieken: sterktes, zwaktes uithalen, ontwikkelingsplan opmaken, enz…

VOORDELEN tov andere methodieken verschillende beoordelaars: hogere betrouwbaarheid en validiteit verschillende beoordelaars uit eigen werkomgeving: meer acceptatie meer acceptatie= meer motivatie om aan aandachtspunten te werken meerdere competenties tegelijk bevragen …

NADELEN tov andere methodieken momentopname enkel competenties uit huidige functie verschil relevante info en roddel, afrekening, verborgen agenda, … ? invloed van vriendschap, collegialiteit… betrouwbaarheid daalt populair  goed functioneren sociale sector: vaak (te snel) 180° feedback Daarom: discretie, zorgvuldige begeleiding bij implementatie en interpretatie, correcte verwerking en bewaring, … accreditatie !