3.6 marktconsultatie

MARKTCONSULTATIES maken je TENDER beter Nationaal congres aanbesteden en contracteren (CROW) 16 mei 2018

Een korte peiling (ga naar Menti.com)

Stan van Veenendaal Annette Biesboer Rijkswaterstaat GPO VOORSTELLEN Stan van Veenendaal Rijkswaterstaat GPO Contractmanager Ring Utrecht Annette Biesboer VolkerInfra BV Manager Contractmanagement

WAT IS EEN MARKTCONSULTATIE Een marktconsultatie is een, door een aanbestedende dienst, georganiseerde informatie-uitwisseling met belanghebbenden over een voorgenomen aanbesteding Voor zowel marktpartij als aanbesteder moet het tot iets leiden. De informatie uitwisseling heeft een doel……….. Tijdens marktconsultaties vragen wij marktpartijen om ons te helpen bij de uitwerking van een idee, planinitiatief of inkoop. Een marktconsultatie kan een voorbereiding zijn op een aanbestedingstraject, maar staat daar verder helemaal los van. Deelname is dan ook geheel vrijwillig en vrijblijvend. Belangrijk is goede voorbereiding bij aanbesteder: Heldere vraagstelling Marktpartijen meenemen in project/ Marktconsultatie document publiceren op tendernet (indien openbaar of aanmelding noodzakelijk)

Doel marktconsultatie Doel van de marktconsultatie om op een dusdanige wijze met de markt in gesprek te gaan, dat later de aanbesteding (inclusief opname in contract, inrichting aanbestedingsproces) succesvol wordt voor zowel aanbesteder als marktpartij. Door vroegtijdig markt te betrekken krijgt aanbesteder uiteindelijk betere of beter passende oplossing. Door middel van het organiseren van marktconsultaties toetsen bij private partijen de haalbaarheid en uitvoerbaarheid van: ›de voorgestelde scope van projecten en, ›de daarbij voorgestelde inhoudelijke of procesmatige oplossingsrichtingen.

Resultaat marktconsultatie Resultaat is dan ook: Juiste vraag aan markt met juiste risicoverdeling (anders geen inschrijvers) Aanbestedingsproces en contract met ruimte voor beste oplossing, beste oplossing aangeboden kan worden Dit kan zowel op scope als inhoudelijk en procesmatige oplossingsrichtingen en risicoverdeling Wat is marktconsultatie niet: (Innovatieve) ideeën uit markt halen waar aanbesteder mee weg loopt

Wanneer marktconsultatie voorbereiding aanbesteding realisatie Aankondiging Gunningsbeslissing Vraag en oplossingsruimte bepalen tijdstip van marktconsulatie. Participatie als nog heel veel open staat, breed vraagstuk waarvan nog onduidelijk is hoe e.e.a. vorm moet krijgen voorbeeld hoe bijvoorbeeld omgaan met grote renovatie opdracht Consultatie als al wel helder is wat vraagstuk is, en aantal ideeën al bestaan die getoetst worden en nog een aantal openstaande punten Industry Day is zenden Participatie Consultatie Industry Day

Geen beperking mededinging Level playing field Geen beperking mededinging Openbaarmaking: Trek informatieverschillen gelijk Maak verslag: Publiceer openbaar! Schrijf niet toe aan 1 partij Openbaarmaking is belangrijk om eventuele informatieverschillen bij belanghebbenden gelijk te trekken voordat de aanbesteding start. Maak van de marktconsultatie een verslag. Publiceer het verslag openbaar, bijvoorbeeld op TenderNed. Bij beperkt aantal deelnemers beperkt dit kans op toeschrijven aan 1 of enkele partijen. Ook van meerdere individuele gesprekken is openbaar verslag mogelijk, alleen wat abstracter geformuleerd.

Inrichtingsvormen van marktconsultatie Selectie Gerichte inschakeling benodigde expertise Kostenefficiënt Meer diepgang in consultatie Openbaar Brede doelgroep Project breed bekend Geïnteresseerden te selecteren Selectie van partijen of openbaar? Schriftelijk Eenvoudige vragen Separate reacties van partijen gewenst Geen interactie tussen partijen gewenst Mondeling Complexe vragen Meer ruimte om informatie over de opdracht te delen Schriftelijk of mondeling? Interactief Partijen kunnen op elkaar reageren Niet interactief Peilen interesse Meer diepgang en ruimte Interactief of niet interactief? Vaak een combinatie van meerdere inrichtingsvormen: Zie voorbeelden

Voorbeeld: RING UTRECHT Doel input voor aanbestedingsproces en risicoverdeling Vorm 1e ronde openbaar, zenden van informatie en schriftelijk 2e ronde verdiepende gesprekken met 5 marktpartijen 1 op 1 3e ronde thematische aanpak met meerdere marktpartijen per thema Resultaat Aanbestedingsproces afgestemd met marktpartijen (3 contracten, verdiepingsfase,……)

Voorbeeld: Prestatiebestek Groot Variabel Onderhoud ZN Doel maakbaarheid scope toetsen in beschikbare tijd Vorm drie marktpartijen uitgenodigd Resultaat scope aanpassing ivm negatief antwoord op maakbaarheid

VERWACHTINGEN OPDRACHTGEVER Interesse Deskundigheid Openheid Dus komen om echt bij te dragen: vraagt ook enige voorbereiding, verdieping in onderwerp met de juiste persoon welke aansluit bij het onderwerp en bereid zijn daadwerkelijk iets toe te voegen aan de discussie

WAT KOMT EEN MARKTPARTIJ HALEN? Projectinformatie Begrijpen doelstellingen OG Animo Project info: Scope, specialismes die nodig zijn, heb je een bureau nodig? Wat is de planning (start/doorlooptijden), ideeen over inzicht in wat er gevraagd gaat worden (eisen en scope) -> kunnen anticiperen capaciteit en of je een samenwerkingspartner nodig hebt Begrijpen en bespreken Doelstellingen/dilemma’s/problemen/belangen die OG heeft> wat is nu echt de vraag, wat heeft OG al gedaan, wie zijn de stakeholders, hoe is de sfeer én wat wordt verwacht van ON (in tender maar ook in uitvoering) Concurrenten/ib’s Wie zijn er nog meer geïnteresseerd (partners/concurrenten/bureau’s)

WAT WIL EEN MARKTPARTIJ DELEN/BESPREKEN Voorwaarden, criteria en eisen Evenwichtige risicoverdeling Uitvoeringskennis Discussie over contractvoorwaarden, vrijheden en aanbestedings/samenwerkingsvorm. Welke selectie -eisen (toetsen/sparren), planning tender, tender vergoeding. Op Contract en aanbestedingsvorm en eisen/criteria/voorwaarden Risico verdeling; wat kan je als marktpartij dragen en onder welke voorwaarden. Brengen uitvoeringskennis; haalbaarheid van planning, oplossingen; vrijheden zijn nodig?

BELANGRIJKE RANDVOORWAARDEN Goede voorbereiding Juiste en duidelijke agenda Echt open in gesprek Vroegtijdig Innovaties? Opvolging Vroegtijdig (als er nog iets te wijzigen valt en dus niet alles al vast ligt), Juiste en duidelijke uitvraag wat agenda is (wie gaat er heen? Hoe kan je je voorbereiden) Goede Voorbereiding van beide kanten: kost t en ook € Dialoog mogelijk/echt open in gesprek (kleine groepjes of zelfs 1 op 1) Opvolging: wat is er gedaan met de resultaten uit de MC; verslag openbaar Goed voorbeeld: Ring Utrecht en HOV t Gooi. Echt een dialoog met de markt, het lag nog niet vast Minder goede voorbeelden: NRU gemeente Utrecht (niet noemen)Waar vooral info gegeven wordt, plenair, niemand vraagt of zegt wat; Of voorbeelden waar OG creativiteit en innovaties wil horen, Of waar toch niets verandert omdat alles vastligt en OG alleen zijn plan wil toetsen MC komen steeds vaker voor bij kleinere opdrachten. Divers van kwaliteit. Innovaties? Wat kan je wel/niet vragen aan de markt (bij een consultatie): Bijv gem apeldoorn: renovatie de Parken -> circulair renoveren: marktontmoeting. Wat niet: aan marktpartijen vragen hun innovaties op tafel te gooien (doen ze niet plenair)

OG weet wat hij kan vragen zonder vrijheden in te perken MEERWAARDE OG weet wat hij kan vragen zonder vrijheden in te perken Echte zaken vooraf geregeld; niet via Nota van Inlichtingen De juiste partijen aan de streep ON weet welke opdrachten er aan gaan komen en heeft inspraak in wijze waarop Minder kans op mislukte aanbesteding Een kans voor beide kanten Mits voorwaarden goed zijn, zie het van beide kanten als een kans ..niet bekrompen ingaan.. Vertrouwen Tender wordt er beheerster van (OG weet wat hij kan vragen zonder vrijheden in te perken) Mislukte aanbesteding voorkomen

STELLINGEN en DISCUSSIE Ga naar Menti.com