Efficiënt omgaan met e-mail ISB vzw juni 2014

Kennismaking Hanneke Buyens Egitura Individuele werkplekorganisatie

Programma Test jezelf Top 5 e-mailtijdvreters Wat is informatieoverload? Houdbaarheidsdatum van e-mail Hoe je Inbox leeghouden? Kort door de bocht

2. Test jezelf

2. Test jezelf Meer dan 20 keer ja: Proficiat, je hebt het onder de knie! 7-20 keer ja: Dat kan beter! 0-6 keer ja: Aan de slag!

3. Top 5 e-mailtijdvreters Hoe verlies je tijd wanneer je e-mails behandeld?

3. Top 5 e-mailtijdvreters 1. je bezig houden met onbelangrijke berichten 2. van bericht naar bericht springen 3. vergeten e-mails te verwijderen of archiveren 4. te veel leeswerk bewaren 5. mogelijkheden van je e-mailprogramma onbenut laten

4. Wat is informatieoverload?

4. Wat is informatieoverload? = gat tussen eigen kennis en de hoeveelheid beschikbare ongelezen informatie wens om dit gat te dichten => stress => minder kwaliteit => onproductief Alles lezen is niet haalbaar => waar vind ik de info als ik ze nodig heb?

5. De houdbaarheidsdatum van E-mail Belangrijke e-mails worden behandeld De rest blijft staan: “als ik ooit tijd heb…” Mailbox loopt vol (met onbelangrijke e-mails) Voller… Probleem!

6. Hoe je inbox leeghouden? Oplossing in 6 eenvoudige stappen: 1. Creëer een mappenstructuur 2. Maak je inbox leeg 3. Leer een nieuwe werkgewoonte aan 4. Maak het behandelen van je e-mail een routine 5. Onderhoud je systeem 6. Beperk inkomende e-mails

6. Hoe je inbox leeghouden? 1. Scheiden van werkstromen Creëer een mappenstructuur: 1 Af te handelen/Te Doen/To Do 2 In afwachting 3 Lezen 4 Archief ofwel andere mappen: klanten, projecten, privé,…

6. Hoe je inbox leeghouden? 2. Maak je inbox leeg Inbox = brievenbus

6. Hoe je inbox leeghouden? Sorteer per afzender bekijk de berichten één per één Stel de volgende vragen:

6. Hoe je inbox leeghouden? -Is het een actie? <5 min.? => doe het nu >5 min.? => op To Do-lijst in agenda

6. Hoe je inbox leeghouden? -Moet je een antwoord krijgen? => In het map ‘In afwachting’ (bekijk 3x/week) -Is het iets dat je moet lezen? => In mapje ‘Lezen’ (plan in 2x/week)

6. Hoe je inbox leeghouden? -Bijhouden ter referentie? => Bewaar in CRM-systeem of mappenstructuur -Geen van de vorige vragen van toepassing?

6. Hoe je inbox leeghouden? 3. Leer een nieuwe werkgewoonte aan: Beslis nu! => One touch only

6. Hoe je inbox leeghouden? 4. routine:

6. Hoe je inbox leeghouden? -plan in -op vaste tijdstippen (2-3x/dag) -sluit je mailbox de rest van de tijd -zet de melding voor nieuwe e-mail uit

6. Hoe je inbox leeghouden? 5. Onderhoud je systeem: -Creëer nieuwe mappen Ad Hoc -Bekijk 2-3x/jaar je archief en ruim het op

6. Hoe je inbox leeghouden? 6. Beperk inkomende e-mails -Schrijf je uit voor nieuwsbrieven -Stel regels in -Stel je out of office in -Bij overleg met meerdere collega’s: via andere kanalen

6. Hoe je inbox leeghouden?

Kort door de bocht Gouden tips voor efficiënt e-mail gebruik: Beschouw je inbox als een brievenbus Plan het afhandelen van binnenkomende e-mail in Beslis onmiddellijk over elke e-mail Gebruik een takenlijst Gebruik een mappenstructuur

Kort door de bocht Beperk je mappenstructuur Plan tijd in voor je verschillende werkstromen beperk binnenkomende e-mails

Vragen?

Schrijf je in op de nieuwsbrief van Egitura: www.egitura.be Succes! Meer info? Schrijf je in op de nieuwsbrief van Egitura: www.egitura.be