Samen staan we sterker Van 2 huisartsenkringen naar 1 Corina de Korte en Hanna Goossens Huisartsenkring Noord Antwerpen

Samen staan we sterker Voordelen (en nadelen) van samenwerken, taken en opdrachten clusteren tussen kringen. Mogelijkheid tot fusioneren (op korte of lange termijn) en de gevolgen hiervan. Een praktijkvoorbeeld. Huisartsenkring Antwerpen-Noord + Geneesherenkring Merksem-Schoten groeien naar Huisartsenkring Noord Antwerpen= HANA

Waarom overwegen kringen dit? Kleinere kringen hebben het moeilijk om het steeds groter wordende takenpakket dat de overheid vraagt in te vullen (zie schema DM) Bestuursleden vinden (vergrijzing) wordt moeilijker; niet langer pro-bono lidgeld van 30 à 40 artsen + basissubsidie van de overheid = te laag budget Projecten (wachtpost of LMN) zijn vaak een eerste stap in samenwerking

Onze kringen Fusie in 2016 (afronding per 1/1/2017) proces gestart in januari 2014 Gezamenlijke huisartsenwachtpost (aparte vzw) (gestart 2007 qua overleg – geopend in juli 2011) Manager hwp sinds aug. 2010 opstart wachtpost 3 dagen per week coördinatie hwp + 1 dag per week voor elke kring als kringcoördinator Elke kring een LMN-project sinds 2010 maar gezamenlijke stuurgroep en de ZTP werkten samen (locatie hwp zodra open) Kringen zien noodzaak tot professionaliseren ondersteuning personeel maakt dit gemakkelijker

Onze kringen Gezamenlijke navorming voor beide kringen vanaf september 2013 Dubbel werk qua organiseren (twee werkgroepen werden 1) sprekers en zaal zoeken, aankondigen, inschrijvingen ,accreditering, …. Soms dezelfde thema’s die actueel zijn Lage opkomst – spreker voor 20 à 30 artsen en soms nog minder Zaalkost en kosten spreker delen = besparing + makkelijker sponsoring meer volk Artsen hadden geen bezwaar want kenden elkaar ondertussen van de wachtpost Aanwerving gezamenlijke half-time kringcoördinator aug. 2014 –overname kringtaken manager hwp + nieuwe taken en uiteraard later ook begeleiding fusie Probleem bij wie in dienst? Probleem doorrekenen… Koepelkring (hopla nog maar een extra vzw  ) of beter fuseren? We doen al zoveel samen…

Samenwerken-fuseren is proces 1. In kaart brengen bestaande situatie in beide kringen verkenningsfase Structuren en organisatie van de kringen Visie en missie Bestuur Leden en stakeholders Disciplines (ha/specialist/steunende leden) Financiële situatie Lidgeld Infrastructuur en materiaal Activiteiten Wachtreglement enz. Hiervoor kan personeel kring evt. ingezet worden Hier staan we vandaag

Meer redenen samenwerking/fusie We doen alles dubbel…. Bestuursvergaderingen: 5x per jaar (x2) Algemene vergadering: 2x (+ die van de vzw wachtpost) LMN: 2x activiteitenverslag en 2x fin. verslag Vertegenwoordiging in alle overlegorganen (Domus Medica, overlegplatform Klina en ZNA, politie, Onco,zorgregio….) Sociale activiteiten (soms voor kleine doelgroep, bv. jonge artsen) Subsidieaanvragen: 2x basis subsidie, 2x centraal oproepnummer, 2x Impulseo Jaarverslag wachtdienst: 2x Werkgever zijn

Denkdag bestuur /projectleiders Beide besturen en ‘trekkers’ aan tafel - helder krijgen Waar de voordelen/nadelen/kansen/knelpunten liggen? (SWOT-analyse) Een vragenlijst (beschikbaar) rondsturen => op voorhand doen nadenken In welke richting je verder wil werken (fusie of samenwerking?) en op welke termijn we wat willen realiseren? Een aanzet van stappenplan – timing indien gewenst met benoeming van ‘trekkers’ Werken binnen een ‘veilige denkdag’ Iedereen mag zijn opinie en die van zijn achterban zonder gevolg inbrengen Goed voorbereiden – aangenaam kader – lunch samen – COACH inhuren Welke communicatie naar buiten op het einde van deze dag? Denkdag april 2014

Denkdag bestuur /projectleiders Visie en missie vaak qua tekst gelijklopend dankzij voorzet WVVH/DM Maar is het ook echt zo qua invulling? Concreet beleidsplan en oprichting werkgroepen/cellen moet dat duidelijk maken Visie over personeelsbeleid (verloning, aansturing) Bestuur Wel of geen vergoeding, hoe hoog? Aantal vergaderingen per jaar, (avond of overdag?) Vertegenwoordiging van de diverse wachtdienstonderdelen, verhouding man/vrouw Sluiten de fusieplannen aan bij de indeling van de zorgregio? Overheid straks akkoord met fusie kringen?

Denkdag bestuur /projectleiders Stakeholders mee aan boord? Leden huisartsen (en hun partners …) Steunende leden (-specialisten) – gemengde kring of niet? Bestuur huisartsenwachtpost Personeel LMN HAAN LMN GMS Huisartsenwachtpost Huisartsenkring Sponsors Leveranciers Overheid Vlaams (zorgregio, LMN, kringen) Overheid Federaal (huisartsenwachtpost) Orde van Geneesheren Van wie? zijn er (welke?) bezwaren te verwachten?

Denkdag bestuur /projectleiders Financiële situatie Hebben beide kringen ongeveer even veel geld in kas in verhouding tot hun ledental? Hebben ze dezelfde houding t.o.v. geld? (kring met dure Nieuwjaarsreceptie en uitstappen versus zuinige kring met personeel maar zonder uitstappen… of waar artsen hun uitstappen zelf betalen…. Vrijwilligersvergoedingen gelijklopend? Lonen personeel gelijklopend? Lidgeld Liggen die al (min of meer) gelijk? Moeten lidgelden stijgen i.v.m. projecten die men wil realiseren of omdat men in de toekomst bestuur wil vergoeden bv. Leden willen niet meer gaan betalen als lidgeld na fusie: slecht signaal

Denkdag bestuur /projectleiders Infrastructuur en materiaal Is er vastgoed bv. Werkplaats personeel (genoeg plaats?) Subsidies overheid - gevolgen? Basissubsidie op basis inwonersaantal – bedrag per inwoner = geen negatieve gevolgen Aanvullende subsidie Centraal oproepnummer op basis inwonersaantal – bedrag per inwoner = geen negatieve gevolgen LMN-subsidie Op basis inwonersaantal maar gelimiteerd kan wel negatieve gevolgen hebben in ons geval van 2 LMN-projecten naar 1 project want veel minder geld

Berekening van de LMN-subsidie Het jaarbedrag van de financiering wordt gemoduleerd in functie van het aantal inwoners van het werkingsgebied dat door het netwerk wordt bestreken en bedraagt : 93 000 euro indien het werkingsgebied 75 000 tot 185 999 inwoners telt; 1,24 euro (93 000/75 000) per inwoner indien het werkingsgebied minder dan 75 000 inwoners telt; 0,5 euro per inwoner indien het werkingsgebied 186 000 of meer inwoners telt. Bron: http://www.ebp-guidelines.be/documentatie/dossiers/zorgtrajecten-zorgpaden/voor-kringen/1493-de-lokale-multidisciplinaire-netwerken-.html

Denkdag bestuur /projectleiders Activiteiten Navorming (en visie op de sponsoring daarvan, bv. spreker van een firma – mag dat?) LOKs Sociale activiteiten, wel of niet belangrijk? wel of niet gratis? eigenheid van de kring en collegialiteit behouden door sociale contacten Wachtreglement enz. Wel of geen weekwacht Visie op de invulling van de wacht in de toekomst Visie op vrijstellingen (leeftijd, medisch, zwangerschap,..) Wij hadden geluk – lag allemaal in dezelfde richting

Besluit van de denkdag We doen het niet? We doen het wel Overwegen of er verder gepraat moet worden over de samenwerking Communiceren op een afgesproken manier naar de stakeholders (die al geruchten hoorden) – zoals afgesproken ‘veilig vergaderen’ We doen het wel Een werkgroep oprichten die de besturen en diverse projecten kan vertegenwoordigen voorzitters, penningmeesters, wie nog? (vergoeding?) Communiceren naar de stakeholders (die al geruchten hoorden) Het proces opstarten door bv. het bevragen van de leden (idem Swot-analyse besturen – document beschikbaar)

Overleg 3 voorzitters januari 2014 Fusieproces 2007-2017 Verkenningsfase Fusie voorstel werkgroep bekrachtigd door bestuur 1 stuurgroep voor 2 LMN 1 navorming 1 kring 2007 2010 2011 2013 2014 2015 2016 2017 opstart overleg Wachtpost opening Wachtpost Denkdag voorstel fusie bekrachtigd door Algemene Vergadering Overleg 3 voorzitters januari 2014

FUSIE: start werkgroep Werkgroep benoemen Opmaken van een timing Hier staan we vandaag

Onze fusie Werkgroep samenstellen: voorzitters, penningmeester, secretaris, coaches van LMN’s + kringcoördinator Na eerste samenkomst werkgroep terugkoppeling naar bestuursvergaderingen Conclusie: moeten opnieuw beginnen, niet werkbaar Mei 2015: gezamenlijke bestuursvergadering om mandaat van werkgroep en timing vast te leggen

FUSIE: raamovereenkomst Opstellen van een raamovereenkomst Juridisch aspect Nieuwe vzw of overname (een van de bestaande vzw’s neemt de andere vzw over)? Komt de vzw wachtpost opnieuw mee in de grote vzw (swot-analyse) Ontbinding en vereffening van de vzw’s – goedkeuring door de beide Algemene Vergaderingen Wijziging lidmaatschap- en bestuursstructuur Statutenwijziging Aanduiden Algemene Vergadering en Raad van Bestuur van nieuwe (samengestelde) vzw Huishoudelijk reglement en wachtreglement aanpassen (voorleggen Orde van Geneesheren) ook van de vzw wachtpost (nieuwe naam bv. en wijziging gebied) Kennisgevingen en publicaties Besluit van ontbinding ……………….. = stappenplan en timing

FUSIE: raamovereenkomst Financieel aspect Overdragen van het vermogen Benoeming en ambtsbeëindiging vereffenaar Afsluiting vereffenaar Bestemming vermogen Uitwerken van een fallback scenario voor als de fusie mislukt (moet ook in contract) met name financieel

Onze fusie Fusie door opslorping: 1 vzw ontbinden (kring met minste leden), 1 vzw: regio uitbreiden. GMS blijft bestaan met naamsverandering en nieuwe statuten. HAAN wordt ontbonden. Geen sterke verschillen in de statuten en reglementen Vzw Wachtpost blijft bestaan

FUSIE: financiën Financiën Begroting voor een eerste jaar samenwerking met alle nieuw afgesproken vergoedingen bestuur en vrijwilligers volgens nieuwe structuur (aantal leden, aantal vergaderingen) Kosten voorzien voor fusieproces (overlegvergadering locatie en catering, kosten coaching, juridische kosten, kosten extra algemene vergaderingen…) Lidgeld, plan ledenwerving Activiteiten Subsidies, gevolgen berekenen Sponsoring Vrijstelling kleine ondernemingen (max. 25.000 euro, gevolgen fusie?) Patrimoniumtaks Fallback scenario uitwerken voor als de fusie mislukt na een korte of langere periode en contractueel vastleggen Nodige berekeningen van het Eigen Vermogen bij stopdatum hiervoor maken. Datum berekening EV is niet gelijk aan 31/12 van het overgangsjaar van de fusie.

Onze fusie Subsidies LMN dalen: 1 LMN project met 1 zorgtrajectpromotor Lidgelden: beide vzw’s waren in voorbereidende fase al rekening gaan houden met lidgeld andere vzw Sociale activiteiten openstellen voor leden van de andere kring (kosten delen), naar elkaar toe laten groeien

Onze fusie: Fallback scenario financiën Basis EIGEN VERMOGEN van de kringen per 31/12/20XX NA VERWERKING RESULTAAT 20XX op 1/1/20XX+1= BASIS voor berekening Waarom eigen vermogen? Simpel te lezen in balans en evt. uit te drukken in een percentage Meest zuivere cijfer uit de boekhouding Wat op de banken staat op een bepaalde datum geeft vertekend beeld Terug te betalen bedragen aan RIZIV bv. Openstaande facturen leveranciers Bijdragen lonen en hwp die nog verrekend moeten worden Rekening houden met verhouding aantal leden start /einde = moeilijk en weinig zinvol Wel bruikbaar als element van de berekening bij scheiding

Fallback scenario ‘scheiding’ Contract Formule en afspraken voor verdeling gelden bij ‘scheiding’ Uitgangspunten: De datum van de fusie van AA vzw (oude vzw 1) en BB vzw (oude vzw 2) tot CC vzw (de nieuwe gezamenlijke vzw) is de datum van publicatie in het staatsblad. De datum van een eventuele splitsing van CC vzw is de datum van publicatie in het staatsblad. Er wordt rekening gehouden met de inbreng van AA vzw en BB vzw in CC vzw. Deze inbreng wordt berekend volgens hun financiële toestand op 01/01/20XX+1. (in loop van 20XX+1 worden zaken al gezamenlijk gedaan die het beeld zouden vertekenen) De financiële situatie van CC vzw zal progressief meer afhankelijk zijn van het door CC vzw gevoerde beleid, en progressief minder afhankelijk van de inbreng door AA vzw en BB vzw. De afhankelijkheid van de inbreng door AA vzw en BB vzw vermindert met 10% per volledig verstreken jaar na de fusie van AA vzw en BB vzw tot CC vzw. 

Parameters: A: de inbreng van AA vzw in CC vzw (01/01/20XX+1), namelijk X EUR zijnde X % van het totale vermogen van CC vzw B: de inbreng van BB vzw in CC vzw (01/01/20XX+1), namelijk X EUR zijnde X % van het totale vermogen van VV vzw C: het aantal volledig verstreken jaren tussen de fusie tot CC vzw en de eventuele splitsing van CC vzw. D: de materiële en immateriële bezittingen en schulden van CC vzw op de datum van de eventuele splitsing van CC vzw E: het aantal effectieve leden (huisartsen) van CC vzw die gevestigd zijn in het huidig geografisch gebied van AA vzw op 31 december van het jaar voor de splitsing F: het aantal effectieve leden(huisartsen) van CC vzw die gevestigd zijn in het huidig geografisch gebied van BB vzw op 31 december van het jaar voor de splitsing. 

De formule Lijken in de kast die besproken moeten worden? Bij splitsing van CC vzw minder dan 10 volledig verstreken jaren na de fusie ontvangt de vzw die overeenkomt met het huidig geografisch gebied van AA vzw:   [ D * (10-C)/10 * A/(A+B) ] + [ D * C/10 * E/(E+F) ] Bij splitsing van CC vzw minder dan 10 volledig verstreken jaren na de fusie ontvangt de vzw die overeenkomt met het huidig geografisch gebied van BB vzw: [ D * (10-C)/10 * B/(A+B) ] + [ D * C/10 * F/(E+F) ] Bij splitsing van CC vzw 10 of meer volledig verstreken jaren na de fusie ontvangt de vzw die overeenkomt met het huidig geografisch gebied van AA vzw: D * E/(E+F) Bij splitsing van CC vzw 10 of meer volledig verstreken jaren na de fusie ontvangt de vzw die overeenkomt met het huidig geografisch gebied van BB vzw: D * F/(E+F) Lijken in de kast die besproken moeten worden? Besturen aanzien dit als een eerlijke regeling Wij hadden geen vastgoed!

Fuseren is een proces Beleidsplan, oprichting van nieuwe structuur (cellen) Praktische zaken Naam en logo Infrastructuur Materiaal Disciplines Administratieve en praktische regelingen met de overheid Ledenaansluiting Drukwerk en al uw formulieren aanpassen (nieuwe naam) Alle leveranciers verwittigen Contracten personeel aanpassen Wijziging maatschappelijk adres? …. Communicatie Website en e-mailadres Bekendmaking van de fusie aan de stakeholders

Onze fusie Cellen Nieuwsbrief Geboortekaartje

Tijdlijn fusie Oktober 2015: voorstel werkgroep fusie bekrachtigd door bestuur April 2016: Algemene Vergadering GMS uitbreiding regio Algemene Vergadering HAAN ontbinding 31/12/2016 Leden HAAN worden lid van GMS (stemrecht) Mei 2016: Gezamenlijke Algemene Vergadering met nieuwe naam en nieuwe statuten => Huisartsenkring Noord Antwerpen = HANA Januari 2017: AV ontbinding HAAN

Valkuilen Samenstellen nieuwe bestuur tijdig bevragen Angst voor weerstand in de kring als rem op fusieproces Personeel Onzekerheid over mogelijk ontslag (van 2 naar 1 lmn?) Wie begeleidt fusie (personeelslid van 1 kring)? Eigen personeel willen behouden Onderschatten van inzet van mensen en middelen om de fusie te doen slagen (jurist) Samenstellen nieuwe bestuur tijdig bevragen Kans op afhaken oudere generatie

Valkuilen Mandaat voor werkgroep fusie: niet elk besluit opnieuw nemen op aparte bestuursvergaderingen Wat als Algemene Vergadering niet instemt met voorstel van bestuur om te fuseren? Instemmen ontbinding was nodig, maar in staatsblad publiceren moet later: ‘niet ontbinden in de toekomst’ Lopende projecten afwerken, boekjaar afsluiten Toestemming overheid vragen voor fusie

Tips coach voor Denkdag (DM) communicatie naar personeel communicatie naar leden tijdens het fusieproces naar elkaar toe groeien: HWP, navorming, sociale activiteiten,…

Vragen