Een verhaal over change management en het beheer van processen Overgang naar de zone Een verhaal over change management en het beheer van processen We spreken hier over de overgang naar de zone en niet over de “hervorming”. De hervorming van de brandweer gaat over het brede verhaal, de nieuwe wetgeving. Hier kijken we specifiek naar de overgang van individuele gemeentelijke brandweerdiensten naar een nieuwe zonale organisatie (een nieuw bestuursorgaan)

Voorstelling Bert Brugghemans: projectleider BW overgang naar de zone Jeff Van Ouytsel: projectleider Stad overgang naar de zone Bert Jeff Voorstelling van ons: projectleiders op niveau van BOZ.

Bert Vandaag gaan we het hebben over twee zaken: De projectstructuur voor de verandering in Antwerpen (deze slide) en het overzicht van processen noodzakelijk in de overgang naar de zone (volgende slide) De projectstructuur wordt hier weergegeven. Zoals je kan zien is er een projectuitvoering in de vorm van werkgroepen en een strategische sturing op niveau van de PZR en de stuurgroep. Omwille van de complexiteit en omvang van het project is gekozen om ook een dagelijkse leiding te voorzien op projectniveau. Dit is het BOZ

Bert We zullen doorheen de presentatie ingaan op het overzicht van alle processen. Dit overzicht is opgebouwd in de loop van juni en juli. Er werd een inventarisatie gemaakt van alle processen die tijdens en doorheen de overgang naar de zone gemanaged moeten worden. In totaal werden ongeveer 50 acties en 600 subacties gedefinieerd die moeten beheerst worden. De link naar het document wordt op het einde meegegeven. Deze acties worden toegewezen aan werkgroepen die deze moeten realiseren. Uiteraard moet niet elke actie op 1/1 afgerond zijn. Vandaar hebben wij de zogenaamde gefaseerde ontvlechting (uitleggen wat dit betekent voor stad en voor brandweer) In de loop van de presentatie zullen we zowel op de projectstructuur als op de inhoud van de processen dieper ingaan.

Het proces van een succesvolle verandering? Bereid de weg voor Maak een plan van aanpak Zorg dat het gebeurt Bestendig de nieuwe situatie Bert

1. Bereid de weg voor Waarom is de verandering nodig Verzamel een leidend team Jeff Een van de grootste uitdagingen in de overgang naar de zone is het overtuigen van mensen waarom deze verandering nodig is. Vooral op gemeentelijk en stedelijk niveau is het niet echt duidelijk waarom de brandweer moet hervormen en de brandweer zelf slaagt er ook niet in deze verandering goed uit te leggen. Wat verandert er voor de mensen, voor de medewerkers, wat is de kwaliteitsverbetering of besparing voor de stad, wat is de impact op mijn werk? “Omdat het een wettelijke verplichting is”, is geen voldoende uitleg of motivatie voor de meeste mensen. Bij de aanvang van het project viel op dat er nog geen enkele structuur of vorm voor communicatie was. Het zal nog vaak aan bod komen in deze presentatie: communicatie is echt essentieel in het laten slagen van de overgang naar de zone.

Jeff Het leidende team in 3 delen: Het beleid/de politiek De stuurgroep: Brandweerleiding Projectleiding Leidinggevenden betrokken gemeenten Kabinetten (politiek niveau) De projectleiding (BOZ) Stad Brandweer

Studie Deloitte Studie om verborgen kost te achterhalen Studie vooral belangrijk om te overtuigen van complexiteit en urgentie Politieke daad- en draagkracht realiseren Jeff

2. Maak een plan van aanpak Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering Samenwerking Pragmatisme Gefaseerde ontvlechting Begeleide verandering Jeff De visie is een participatief proces van pragmatische gefaseerde ontvlechting Er wordt intensief en continu samengewerkt tussen stad en brandweer De werkgroepen staan los van de bestaande structuren en worden vooral uitgebouwd met doelstelling samenwerking (over en tussen diensten en organisaties) Uitgangspunt is pragmatisme! Kan niet anders met zulke slechte wetgeving Gefaseerde ontvlechting?

Jeff Loskoppeling van brandweer en gemeentelijke/stedelijke diensten kan niet op één moment verlopen. Brandweerzones zijn niet klaar en te vroeg loskoppelen zou leiden tot falen brandweerdienst Risico’s Operationaliteit Acceptatie personeel Financiële processen … Zie ook dat het werk om een moderne en functionele brandweerzone nog lang gaat duren en veel werk zal kosten Nood aan betrokken en aanwezig officierenkader en stevig ondersteunend kader. Laat u niet wijsmaken dat de operationele werking in het zonale verhaal de grote uitdaging is (is wel het centrale proces, maar blijft in ieder geval doorlopen tenzij we echt zwaar falen op ondersteunende processen).

Jeff

Strategie voor verandering Actie Periode Strategische uitbouw project, politieke afstemming Juli 14 Inventarisatie acties Prioriteitstelling Augustus 14 Opstart “onmiddellijke acties” September 14 Opstart “kritische acties” Oktober 14 Oplevering zone December 14 Start fase 2 Januari 15 Jeff Belang van goede voorbereiding -> heeft effect op werkfase Veel voorbereiding gedaan ipv laaghangend fruit plukken Nadien oogst eenvoudiger binnenhalen

Operationalisering Bilaterale werkgroepenstructuur Mastertabel met gekoppelde actietabellen Retroplanning besluitvorming Overzicht wederzijdse taken Jeff Wat is de operationalisering van deze werking: Bilaterale werkgroepenstructuur (Stad-Brandweer) Actietabellen voorbereid door BOZ, geoptimaliseerd door inhoudelijke experts van werkgroepen en geprioritiseerd door werkgroepen en korpsleiding Gekoppeld aan 1 mastertabel -> tijd geinvesteerd om dit te automatiseren -> tijd teruggewonnen in de opvolging Output wordt gegenereerd vanuit mastertabel

Bilaterale werkgroepenstructuur Structuur opgezet om maximaal samenwerking tussen stad en brandweer

Gekoppelde mastertabel: vb FIN Jeff

Gekoppelde mastertabel … Jeff Verschillende werkgroepen geven input in eigen tabel en die koppelt door naar gekoppelde mastertabel Gekoppelde mastertabel is sturingsmiddel voor BOZ.

Output van de mastertabel … Jeff Output van de tabel zijn verschillende rapportages, bvb rapportage over de vooruitgang, rapportage over aan te leveren besluitvorming, rapportage over wederzijdse acties

Retroplanning besluitvorming Jeff

Overzicht taken brandweer-stad Jeff

3. Zorg dat het gebeurt Communiceer² Neem obstakels weg Genereer kortetermijnsuccessen Houd het tempo hoog Bert Even belangrijk als de inventarisatie van de acties en opdrachten: Communiceer over de verandering: je kan niet voldoende communiceren Er is een groep mensen nodig die alle obstakels wegneemt (verandering is enerzijds overtuigen, anderzijds obstakels voor verandering wegnemen) Genereer successen op korte termijn (zorg ervoor dat mensen af en toe het gevoel hebben dat het nog zin heeft) Val niet stil, dat is nefast

Belang van communicatie Je kan niet voldoende communiceren Eenvoudig Diverse kanalen HERHALING Het goede voorbeeld geven Incosistenties communiceren en duiden Geven en nemen Onderzoek communicatienoden/luister! Leidende coalitie kan niet oordelen over communicatiebehoeften Bert Communicatie is hyperessentieel, want mensen kunnen niet tegen onzekerheid Beter slecht nieuws dan onzekerheid Er zijn een aantal regels voor goede communicatie Vooral herhaling is belangrijk Maar denk niet dat je iets als voldoende hebt gecommuniceerd, je moet de noden echt vragen en peilen (continu). Iemand uit de leidende coalitie kan niet de communicatiebehoefte van de massa beoordelen.

Communicatie Hoe hebben wij het gedaan: Informatiebehoefte continu bevragen Wekelijkse infomail naar trekkers van werkgroepen Wekelijkse nieuwsbrief (vraag vd week, woord vd week) +10% lezen sinds de nieuwsbrief korter en eenvoudiger is Informatiesessies (75% aanwezigheid) Alle ploegen Administratie niet vergeten! Intranet FAQ Alle presentaties open en bloot Ambassadeurs inzetten Bert

Bert Belangrijk is om dit vol te houden BOZ krijgt hele positieve feedback over volgehouden inspanning (niet enkel korte acties!)

Neem obstakels weg Hoofdtaak van BOZ Capaciteiten verdelen Prioriteiten stellen Bemiddelen Onderhandelen Conflicthantering Groepsbinding Coaching … Bert Sommige mensen zijn gemotiveerd door voordelen, anderen worden gemotiveerd door wegnemen nadelen of obstakels Daarnaast belemmeren obstakels werking werkgroepen Idee is dat werkgroepen zo weinig mogelijk belemmerd worden in hun inhoudelijke werk! Inhoudelijke werking is essentieel in dit soort projecten Moeilijkheid? Mensen zekerheid geven en onzekerheid is net een groot obstakel.

Genereer kortetermijnsuccessen 1/1/2015 is de overgang naar de zone Zorg dat een aantal minimale elementen klaar zijn Vier dit Maar val nadien niet stil Bert Vier successen Zorg ervoor dat mensen op regelmatige basis succes ervaren, bvb de 10e nieuwsbrief (toon dat herhaling en volhouden succes hebben)

Minimale vereisten voor overgang naar de zone De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies   Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd   Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald   Bert

De brandweer moet kunnen uitrukken naar interventies   Wagens zijn overgedragen LOG Tankkaarten in orde Alle verzekeringen in orde Nummerplaten aangevraagd FI STAF PM SB Bert

Het personeel heeft een statuut en wordt uitbetaald   ICT HR FIN PM FI personeelsbehoefteplan zone   personeel wordt betaald     operationeel personeel heeft een keuze voor statuut kunnen maken   administratief personeel is gedetacheerd  Bert

Er kunnen bestellingen worden uitgevoerd     er is een begroting  OPS FIN ICT FI LOG   er is een meerjarenbeleidsplan en een operationeel plan er is een meerjarenbeleidsplan en een operationeel plan     er is een mogelijkheid om bestellingen uit te voeren Bert

4. Bestendig de nieuwe situatie Leg de nieuwe cultuur vast Opleiding Intervisie Coaching In het nieuwe verhaal Bert Wordt bij ons extern begeleid

Overgang naar de zone is een tijdelijk verhaal Binnen een bepaalde tijd moeten we in stabiel(er) water komen Verandering mag niet blijven duren Neem dit op in de planning (en communiceer hierover) Bert 2015 wordt een heftig jaar: Dus: Goede planning (vb alle DVO’s op punt stellen) Tijd om zone stabiel te maken 2016 moet overgang naar reguliere werking mogelijk zijn. Laat ons zorgen dat we de zonevorming niet nog 20 jaar moeten doen. Stabiele organisaties bouwen, samenwerken

Documenten Projectstructuur Overzicht van processen Alle documenten te vinden via http://bit.ly/overgangzone Meer info via Bert.brugghemans@stad.antwerpen.be (brandweer) Jeff.vanouytsel@stad.antwerpen.be (stad) Bert

Discussie Bert + Jeff