Hoorcollege SDM1 Software project management: project scheduling & tracking Mario van Vliet 18 April 2006 - 1 -

Data Colleges worden gegeven op de volgende data: 18 April 9 Mei 23 Mei 6 Juni Tentamen is op 27 Juni 8:30 uur – 10:30 uur. Voor diegene die ook GIP-House volgen geldt dat ze zich moeten inschrijven voor zowel het theorie gedeelte als het praktijk gedeelte. - 2 - 2

Onderwerpen die in SDM1 aan bod komen Projectmanagement Metrics Component Based Development : vandaag Projectplanning Business Planning Technical Planning Rollen van Projectmanager Qualitymanager Contract Owner Public Relations Manager Director Planningsmethodieken VANDAAG Project scheduling & tracking CPM Work Breakdown structure Gantt-charts Quality Management Risk Management - 6 -

Content Wat is project scheduling & tracking ? Welke onderdelen onderkennen we in project scheduling? Work Breakdown Structure Technieken: CPM, Gantt Charts Voorbeelden Oefening Slotopmerkingen

Wat is project scheduling&tracking? Het opdelen van de totale werklast van een project in taken die gedefinieerde producten opleveren; Het plannen van deze taken in de tijd; Het alloceren van resources aan deze taken. Tracking: Het volgen van de voortgang van de taken tijdens de uitvoering van een project; Het op basis van de laatste inzichten bijsturen en aanpassen van de scheduling.

Uitgangspunten voor project scheduling Opdelen in compartimenten Totale project moet worden opgedeeld in behapbare compartimenten van werk (= taak ) die uitvoerbaar zijn en (in combinatie met andere taken) gedefinieerde werkproducten opleveren (work-breakdown structure); Afhankelijkheid Afhankelijkheid van taken onderling moet worden vastgesteld: zijn taken afhankelijk van elkaar of kunnen ze parallel, onafhankelijk van elkaar, worden uitgevoerd; Tijd Allocatie Voor elke taak moet worden vastgesteld: Hoeveel tijd met de taak gemoeid is uitgedrukt in FTE s (Full-Time Equivalents): part-time, full-time of meer dan 1 FTE; Wat de start- en einddatum van de taak is (nog niet toegewezen aan een persoon); Matching totale tijd met beschikbare resources Voor een bepaald tijdvak moet worden vastgesteld of de benodigde resources per tijdvak ook voorhanden zijn (nog niet toegewezen aan een persoon); Definiëren van verantwoordelijkheden Per taak moet worden vastgesteld wie voor welke taak verantwoordelijk is (toegewezen aan een persoon); Vaststellen wat een taak moet opleveren Per taak moet worden vastgesteld welk werkproduct aan het eind van de taak moet worden opgeleverd. Verschillende werkproducten worden gegroepeerd in een deliverable; Vaststellen van milestones Vaststellen van de milestones van het project: moment in de tijd waarop een (groep van) deliverables wordt opgeleverd.

Welke onderdelen en stappen onderscheiden we in project scheduling & tracking Project taak: Een taak is uitvoerbaar en levert een gedefinieerd werkproduct op (SMART); Work-breakdown structure: Opdelen van het totale traject in taken; Deliverable: Tussen- of eindproduct dat door een taak of een verzameling van taken wordt opgeleverd; Milestone: Datum waarop een deliverable wordt opgeleverd; Netwerk van afhankelijkheden van projecttaken Sequentieel; Parallel; Vaststellen welke taken kritiek zijn in het netwerk: kritieke taken bepalen de doorlooptijd van het project; Vaststellen wat de omvang is van de taken; Vaststellen welke resources welke taken kunnen uitvoeren; Opbouwen projectschedule: taken verdelen over de tijd en alloceren van resources aan de taken; Tracking van projectvoortgang op basis van projectschedule.

doelstellingen, milestones Milestones, deliverables Sturing project Sturen op doelstellingen Steering Committee Project Sponsor Project Steering Committee Sturen op doelstellingen, milestones en deliverables Aandacht in dit college Sturen op Milestones, deliverables en taken Project Manager(s) Technical Project Leader Functionele/Process Groupen (User Focal Points) Sturen op Taken en resources Analysten Ontwerpers Programmeurs ….. User Group 1 User Group 2 User Group n

Voorbeeld Work-breakdown structure Hoofdfasering Software pakketimplementatie Fase 1 Ontwikkelen Blauwdruk Fase 2 Ontwerpen Informatie- systeem Fase 3 Realiseren Informatie- systeem Fase 4 Invoeren Informatie- systeem 12/30/2018

Stappenplan fase 1 Ontwikkelen blauwdruk Deliverables fase 1 Blauw- druk 1.1. Voor- bereiding & Project- definitie 1.2. Ontw. proces- model huidige situatie 1.3. Analyse huidige Situatie 1.4. Ont- wikkelen blauwdruk 1.5 Fit-analyse shortlist Pakketten 1.6 maken principe keuze 1.7. Opstellen plan volgende fasen Principe -keuze Fit- analyse Plan fase 2 1.3 Current State Analysis (tijdwinst 1 week) Middel: verkorting doorlooptijd Risico: extra belasting interne organisatie 2.1 Future state visioning (tijdwinst 3 weken) Middel: geen proces decompositie Future State vertaling uitgangspunten future state per wave pakket functionaliteit geldt sterk als randvoorwaarde Risico: verlies uitgangspunten bij uitwerking toekomstige situatie gebruikers acceptatie 12/30/2018

Stappenplan fase 2 Ontwerpen Informatiesysteem Input Fase 2 Deliverables Fase 2 Blauw- druk Definitieve keuze Iteratief Principe- keuze Procesmodel toek. sit. Voorbereiding Uitvoering Fit- analyse 2.1. Ontwikkelen simulatie case 2.2. Programmeren/ inrichten simulatie omgeving 2.3. Prototype Doorlopen 2.4. Eind- rapportage 2.5. Ontwerpen interfaces en conversie Eind- rapportage Plan fase 2 Oplossings- voorstellen “gaps” 12/30/2018

Project: relatie tussen deliverables en milestones Timing, resourcing en afhankelijkheden

Opzetten schedule Stel deliverables en milestones vast; Identificeer taken die bij de deliverables horen; Identificeer relaties tussen deliverables en activiteiten; Bepaal de omvang van de resources benodigd voor een taak; Alloceer mensen aan activiteiten; Creëer activiteiten netwerken en ‘bar charts’ (Gantt Charts).

Voorbeeld Taak Doorlooptijd in werkdagen Afhankelijkheid (milestone) 8 T2 15 T3 T1 (M1) T4 10 T5 19 T2, T4 (M2) T6 5 T1, T2 (M3) T7 20 T8 25 T4 (M5) T9 T3, T6 (M4) T10 T5, T7 (M7) T11 7 T9 (M6) T12 T11 (M8)

Activiteiten netwerk Inzicht in parallele taken en sequentiële taken + afhankelijkheden 15 dagen 14/7/99 T3 15 dagen 8 dagen M1 4/8/99 T9 T1 M4 4/7/99 25/7/99 5 dagen 25/8/99 M3 M6 Start T6 15 dagen 7 dagen T2 20 dagen T11 T7 25/7/99 10 dagen 5/9/99 M2 11/8/99 T4 T5 M8 M7 10 dagen 18/7/99 15 dagen 10 dagen M5 T10 25 dagen T12 T8 Eind 19/9/99

Activiteiten netwerk Start Eind T3 M1 T9 M4 M3 M6 T12 T11 T7 M2 T4 T5 15 dagen 14/7/99 T3 15 dagen 8 dagen M1 4/8/99 T9 T1 M4 4/7/99 25/7/99 5 dagen 25/8/99 M3 M6 Start T6 15 dagen 7 dagen T12 20 dagen T11 T7 25/7/99 10 dagen 5/9/99 M2 11/8/99 T4 T5 M8 M7 10 dagen 18/7/99 15 dagen 10 dagen M5 T10 25 dagen T12 T8 = Kritieke Pad Eind 19/9/99

Bar Chart (Gantt chart) 4/7 18/7 11/7 1/8 25/7 8/8 22/8 15/8 29/8 5/9 12/9 19/9 26/9 Start T4 T1 T2 M1 T7 T3 M5 T8 M3 M2 T6 T5 M4 T9 M7 T10 M6 T11 M8 T12 Eind

Bar Chart (Gantt chart) 4/7 18/7 11/7 1/8 25/7 8/8 22/8 15/8 29/8 5/9 12/9 19/9 26/9 Start T4 T1 T2 M1 T7 T3 M5 T8 M3 M2 T6 T5 M4 T9 M7 T10 M6 T11 M8 T12 Eind

Allocatie van resources aan taken en aan tijd Taak Software Engineer T1 Jan T2 Carolien T3 T4 Frank T5 Isabel T6 T7 Jim T8 T9 T10 T11 T12 4/7 18/7 11/7 1/8 25/7 8/8 22/8 15/8 29/8 5/9 12/9 19/9 26/9 Frank Jan Carolien Jim Isabel T5 T2 T12 T11 T8 T4 T9 T3 T1 T7 T10 T6 Resources kunnen ook het kritieke pad beïnvloeden, b.v. Frank met T8-T11

Voorbeeld uit de praktijk

Opzetten van een schedule: oefening Gebruik het voorbeeld van de work-breakdown structure: Maak een projectschedule (Gantt chart) van de individuele taken, deliverables en de milestones; Besteed geen aandacht aan de duur van de taken, maar wel aan de volgorde van de taken en de afhankelijkheid tussen taken, deliverables en milestones (kritieke pad); Doe de oefening in tweetallen + klassikale terugkoppeling; 15 minuten

Slotopmerkingen Project scheduling en tracking is een essentiële ‘tool’ in de handen van een projectmanager; Het geeft inzicht in de status van een project en wordt gebruikt voor een eerste initiële inschatting en voor het tracken van de voortgang van een project en het adequaat reageren daarop; Het is geen vervanging van de projectmanager, maar slechts ondersteuning Er is in toenemende mate geavanceerde software ondersteuning voor project scheduling (b.v. MS-project, Prince-2, Prima-Vera)