Stappenplan voor de opmaak van uw MJP Module 2 Danny Kindekens m.m.v. Dirk Meulemans

Ondersteuningsaanbod Module 1: Een meerjarenplanning met sturingskracht Module 2: Handvaten voor uw omgevingsanalyse Module 3: Sturen met doelstellingen en actieplanning ? Module 4: 1-3 voor mandatarissen ? Module 5: Vertaling naar BBC software 28/12/2018

Agenda Handvaten voor uw omgevingsanalyse Proces van start tot memorandum Product, Proces, Participanten Lessons learned Belangrijkste valkuilen Structuur van het document Gemeentemonitor, SDGs, DESTEP Kick-off Update missie visie Cijfermateriaal, kwalitatieve input Participatie Analyse- en integratiefase, suggesties naar beleid Interne analyse 28/12/2018

Van start tot omgevingsanalyse 3 P’s Product: Hoe moet het resultaat eruit zien? Doelstellingen? Naar wie is het gericht? Structuur: Hoe ziet onze organisatie er uit? A4 met kerncijfers per dienst Missie en visie Externe analyse – NULMETING - indicatoren Interne analyse Welke trends bieden zich aan? Uitdagingen voor volgende beleidsperiode 28/12/2018

Van start tot omgevingsanalyse Proces: Stappen + timing Evaluatie vorig MJP Kader voor volgende Beleidscyclus Kick-off binnen de organisatie Update missie en visie van en op de organisatie Verzamelen van cijfermateriaal Verzamelen kwalitatief materiaal Participatietraject Analyse: omzetten van data naar informatie Besluiten / memorandum / suggestienota / …. 28/12/2018

Van start tot omgevingsanalyse Participanten: Beleid : CBS/VB – gemeente/ocmw raad Stuurgroep Coördinator Inhoudelijke trekkers intern Lokale en/of regionale actoren Burgers, klanten, cliënten Medewerkers Externe begeleider 28/12/2018

Lessons learned – evaluatie lopend MJP 28/12/2018

WESPENTAILLEMODEL VOORTRAJECT ANALYSE BELEIDSBEPALING ACTIEPLANNING PROCEDURE 28-12-2018

Link tussen omgevingsanalyse en MJP ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING integratie van de analyse deelanalyses Missie en visie concretisering van missie en visie in doelstellingen middelen, activiteiten, prestaties WESPENTAILLEMODEL 28/12/2018

Cijfers i.p.v. analyse 28/12/2018

Geen integratie van de analyse ACTIEPLANNING BELEIDSBEPALING integratie van de analyse deelanalyses Missie en visie concretisering van missie en visie in doelstellingen middelen, activiteiten, prestaties WESPENTAILLEMODEL 28/12/2018

Product – omgevingsanalyse 28/12/2018

Product – omgevingsanalyse Doelgroep: lokaal bestuur Noden en behoeften van interne en externe belanghebbenden Instrument om de omgeving in kaart te brengen Instrument om organisatie in kaart te brengen Basis voor beleidskeuzes Dynamisch ! Maakt deel uit van de cyclische benadering in de beleids- en beheerscyclus 28/12/2018

Product – structuur Gemeentemonitor SDG’s DESTEP Eigen indeling 28/12/2018

Structuur gemeentemonitor Demografie Ruimte & infrastructuur Personeel Financiën Overheid Armoede Cultuur & vrije tijd Mobiliteit Natuur/milieu en energie Ondernemen & werken  28/12/2018

Structuur gemeentemonitor Onderwijs & vorming Samenleven Wonen & woonomgeving Zorg & gezondheid. Deze zijn ook afgestemd met de stadsmonitor. 28/12/2018

Gegevens gemeentemonitor kwantitatief 28/12/2018

Gegevens gemeentemonitor kwalitatief 28/12/2018

Structuur SDGs 28/12/2018

Structuur SDGs 28/12/2018

Structuur SDGs Indeling document Integrale benadering Checklist 28/12/2018

Structuur DESTEP 28/12/2018

Macro: wat zijn de tendensen, uitdagingen op wereldvlak? Structuur DESTEP Macro: wat zijn de tendensen, uitdagingen op wereldvlak? Meso: wat betekent dit op lokaal vlak? Micro: wat betekent dit voor onze organisatie, onze dienstverlening, onze burgers, onze medewerkers… ? 28/12/2018

Creëren van momentum / draagvlak Betrokkenheid Kick-off Samenbrengen van Diensten, afdelingen, clusters Gemeente en OCMW Toekomstige fusiegemeenten Creëren van momentum / draagvlak Betrokkenheid Presentatie en verdeling werkvelden / thema’s 28/12/2018

Update missie en visie 28/12/2018

Vanuit welke visie, met welke ambitie pakken we deze opdracht aan? Update missie en visie Hoe zien we de opdracht van de geïntegreerde organisatie, het lokaal bestuur? Vanuit welke visie, met welke ambitie pakken we deze opdracht aan? Welke waarden stellen we centraal in onze aanpak? Rol administratie en politiek in dit verhaal = missie en waarden zijn legislatuuroverschrijdend 28/12/2018

Verzamelen van cijfermateriaal Voornamelijk desktop research Kan gecentraliseerd worden Aanvullen met kerncijfers van de eigen dienstverlening uit laatste jaarrapport Cijfers van andere actoren in de gemeente (CAW, K&G,VDAB, Thuiszorgdiensten…) 28/12/2018

Verzamelen van cijfermateriaal Lokale statistieken Gemeentelijke profielschetsen Gemeentemonitor Stadsmonitor Sectorale aandachtspunten Belfius studies 28/12/2018

Verzamelen van kwalitatieve info Aanvullen van cijfers met kwalitatieve expertise uit het werkveld. = plaats waar vraag en aanbod naar bepaalde vormen van individuele en collectieve dienstverlening op elkaar worden afgestemd - transactieveld Cultuur, wonen, werken, veiligheid, zorg,…. Gebeurt NIET centraal, wél gecoördineerd ! 28/12/2018

Werkveld / transactieveld aanbod vraag actoren burgers gemeente context 28/12/2018

Verzamelen van kwalitatieve info Vraagzijde: Noden, behoeften, verwachtingen … Tevredenheidsonderzoeken Doelgroepen – socio-economisch – persoonskenmerken Doelgroepen – geografische opdelingen – wijken/dorpen 28/12/2018

Kwalitatieve input aan vraagzijde Wonen Cultuur Bevolking - Senioren - Jongeren - Gezinnen Grondgebied - Deelgemeente X - Wijk Y Zorg 28/12/2018

Verzamelen van kwalitatieve info Aanbodzijde: Tendensen in de sector Te verwachten regelgeving Kostenstructuur Technologische ontwikkelingen Samenwerkingsmogelijkheden 28/12/2018

Verwachtingenmanagement Participatietraject Waarom participatie? Omdat het moet – juridisch argument Omdat het loont – instrumenteel argument Omdat het hoort – ideologisch argument Omwille van de positieve neveneffecten Verwachtingenmanagement 28/12/2018

Niveaus van participatie Participatietraject Niveaus van participatie Informeren Consulteren Adviseren Co-creatie Zelf beslissen Verwachtingenmanagement Actief omgaan met participatieladder Grootte van de groepen ! 28/12/2018

Per fase in het beleidsplanningsproces: Participatietraject Per fase in het beleidsplanningsproces: Planningsfase Uitvoering Evaluatiefase Bijsturing Integrale participatie Burgers niet gehinderd door bestuurlijke indeling Mogelijkheid tot integraal burgerperspectief Ter ondersteuning van een integraal planningstraject Inspiratiemoment ‘participatie in beleidsplanning’ VVSG Joke Van Reppelen 28/12/2018

Analyse en integratie Eerste analyserapport Participatie burgers Participatie actoren Tweede analyserapport Lacunes burgers Lacunes actoren Derde analyserapport Basisanalyse Verfijning, verdieping en objectivering 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

Break-out sessie: 2 groepen Voorbeelden van participatie Extern Intern Methodieken, werkvormen Resultaten Valkuilen/lessen 28/12/2018

Deelproces “Geïntegreerde analyse” = vaststellen van de belangrijkste maatschappelijke uitdagingen als basis voor het beleid voor de komende jaren Omzetten van data en rapporten naar bruikbare informatie en conclusies Conceptueel: afgebakende fase Dienstoverschrijdend tot organisatiebreed Praktijk: samenvallend met de suggestienota, memorandum, witboek, menukaart… 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

Deelproces “Geïntegreerde analyse” Memorandum ? Suggestienota ? Witboek ? 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

Deelproces “Geïntegreerde analyse” Organisatiebeheersing ! 28/12/2018 Stappenplan meerjarenplan

Interne analyse - denkkader December 28, 2018 Performantie verhogen Effectiviteit Efficiëntie Risico’s missie visie Strategie Operaties INPUT Processen OUTPUT Klant Middelen

Leidraad Audit Vlaanderen 28/12/2018

28/12/2018

Common Assessment Framework CAF model Common Assessment Framework 28/12/2018

Traject naar Uitmuntendheid 28/12/2018

Traject naar Uitmuntendheid Eerder gericht op organisatieontwikkeling Veel ruimer dan ondersteunende diensten Werkboeken: Op organisatievlak: OCMW en gemeente Alle ondersteunende diensten Ook operationele diensten Ook aandacht voor methodieken: Procesmanagement Projectmanagement Risicomanagement Werken met doelstellingen 28/12/2018

28/12/2018