Zelfevaluatie Leidraad Organisatiebeheersing 24/09/2018 Zelfevaluatie Leidraad Organisatiebeheersing

Agenda Audit Vlaanderen / Organisatiebeheersing 24/09/2018 Agenda Audit Vlaanderen / Organisatiebeheersing Leidraad Organisatiebeheersing als model Degelijke aanpak zelfevaluatie Traject na Zelfevaluatie Goede praktijken Instrumenten

Audit Vlaanderen / Organisatiebeheersing 24/09/2018 Audit Vlaanderen / Organisatiebeheersing

Filmpje Audit Vlaanderen 24/09/2018 Filmpje Audit Vlaanderen www.auditvlaanderen.be/samen-beter-werken

Rol van Audit Vlaanderen 24/09/2018 Rol van Audit Vlaanderen Uitvoeren van audits: Strategische doelstelling: tegen 2019 alle besturen auditeren Organisatie-audit - thema-audit - forensische audit Sensibilisering Workshops/toelichtingen, goede praktijken, globale rapporten, … Samenwerking met andere organisaties, bv. VVSG, VVP, ABB, … (nota meerjarenplan, nota omgevingsanalyse, …) Hoofddoel: besturen stimuleren om gestructureerd aan organisatiebeheersing te werken

Organisatiebeheersing is ... 24/09/2018 Organisatiebeheersing is ... Geheel van maatregelen (beheersmaatregelen) om een redelijke zekerheid te bekomen over: ‘Doet de organisatie de juiste dingen’ (= effectiviteit) Bereiken van de vooropgestelde doelstellingen en kennis en beheersing van mogelijke risico’s ‘Doet de organisatie die dingen juist’ (= integriteit, kwaliteit en efficiëntie) Naleven van regelgeving en procedures Betrouwbare financiële en beheersrapportering Effectieve en efficiënte werking en inzet van middelen Bescherming van activa en voorkomen van fraude Art. 99 Gemeentedecreet / Art. 98 OCMW-decreet  Art. 217 Decreet Lokaal bestuur

24/09/2018 Niveaus

Verantwoordelijkheden 24/09/2018 Verantwoordelijkheden Algemeen directeur is verantwoordelijk voor organisatiebeheersing, in overleg met het managementteam Raad keurt het kader om te werken aan organisatiebeheersing goed Raad volgt de jaarlijkse rapportering over organisatiebeheersing op

24/09/2018 Terminologie

Terminologie Kader? Geeft antwoord op minstens deze drie vragen: 24/09/2018 Terminologie Kader? Geeft antwoord op minstens deze drie vragen: Welk model hanteert de organisatie om haar werking te analyseren? Een degelijk model omvat minstens de sturende en ondersteunende processen (bv. Leidraad Organisatiebeheersing, VVSG-model). Hoe en wanneer staat de organisatie periodiek stil bij haar werking? Belangrijk hierbij is om een cyclisch systeem van evaluatie en bijsturing op te zetten dat ook hanteerbaar is voor de organisatie (bv. ZELFEVALUATIE / externe doorlichting) Hoe zal de algemeen directeur rapporteren over organisatiebeheersing aan het politiek niveau?

24/09/2018 Terminologie Systeem

Leidraad Organisatiebeheersing als model 24/09/2018 Leidraad Organisatiebeheersing als model

Model? Omvat minstens de sturende en ondersteunende processen 24/09/2018 Model? Omvat minstens de sturende en ondersteunende processen Leidraad Organisatiebeheersing in deze workshop Maar ook andere, gelijkwaardige modellen, bv. VVSG-model, CAF/EFQM, …

Model Leidraad Organisatiebeheersing 24/09/2018 Model Leidraad Organisatiebeheersing DOELSTELLINGEN EN PROCESMANAGEMENT BELANGHEBBENDENMANAGEMENT MONITORINGSYSTEMEN

10 thema’s Doelstellingen en procesmanagement (=DP) 24/09/2018 10 thema’s BBC Doelstellingen en procesmanagement (=DP) Belanghebbendenmanagement (=BHM) Monitoring (=MON) Financieel management (=FIM) Organisatiestructuur (=ORG) Personeelsbeleid (=HRM) Organisatiecultuur (=CUL) Informatie en communicatie (=ICO) Facilitaire middelen, opdrachten en contracten (=FAM) Informatie- en communicatietechnologie (=ICT) Mensen Middelen

Per thema Doelstelling: wat je wil bereiken 24/09/2018 Per thema Doelstelling: wat je wil bereiken Risico: gebeurtenissen die het behalen van de doelstellingen in het gedrang kunnen brengen Beheersmaatregel: maatregelen die de risico’s kunnen herleiden tot een aanvaardbaar niveau

Degelijke aanpak van een zelfevaluatie 24/09/2018 Degelijke aanpak van een zelfevaluatie

24/09/2018 Nut van zelfevaluatie? Als cruciaal element om gestructureerd te werken aan organisatiebeheersing Als onderdeel van de omgevingsanalyse (intern) In functie van de integratie gemeente – OCMW

Aanpak van de zelfevaluatie 24/09/2018 Aanpak van de zelfevaluatie Rollen en verantwoordelijkheden Coördinator: bewaken traject (“Trekker”) Samenstelling zelfevaluatieteam: coördineren van de zelfevaluatie Bepalen van welke medewerkers input wordt gevraagd: verschillende geledingen van de organisatie (afdekking thema’s Leidraad) Zowel interne werking (financiën, HRM, ICT, …) als dienstverlening (vrije tijd, welzijn, …) Bepalen wie deelneemt aan werksessies (inhoudelijke bespreking van de thema’s)

Aanpak van de zelfevaluatie 24/09/2018 Aanpak van de zelfevaluatie Planning Planning van de thema’s Volgorde van de thema’s Aantal werksessies (hoeveel thema’s per sessie) Best op relatief korte termijn (aantal maanden)

Aanpak van de zelfevaluatie 24/09/2018 Aanpak van de zelfevaluatie Werksessies Doel Per controledoelstelling uit de Leidraad de beheersmaatregelen in kaart brengen die de organisatie al dan niet heeft om de risico’s af te dekken Hulpmiddelen/instrumenten: ppt kernwoorden Leidraad, risico’s en beheersmaatregelen Leidraad Belangrijk: de Leidraad is geen checklist! Steeds nadenken i.f.v. afdekking risico’s eigen aan de organisatie Finaliteit Overzicht sterke punten en verbeterpunten per controledoelstelling Verbeterpunten omzetten naar verbeteracties Quick Wins Hulpmiddelen/instrumenten: Excel oplijsting sterke punten/ verbeterpunten (-acties)/Quick Wins

Aanpak van de zelfevaluatie 24/09/2018 Aanpak van de zelfevaluatie Werksessies Voorbereiding Discussie in werksessie o.b.v. voorbereiding van 1 lid uit het team OF elk lid van het team een voorbereiding laten maken Tips: Leg de nadruk op een open communicatie in de werksessies Bepaal gespreksleider/moderator en notulist Denk en vraag zoveel mogelijk in functie van de afdekking van risico’s Bv. “Is daarmee het risico afgedekt?”, “Zien we daar geen risico?”

Aanpak van de zelfevaluatie 24/09/2018 Aanpak van de zelfevaluatie Scoring? Kan op verschillende niveaus: Niveau van controledoelstelling: mate waarin risico’s zijn afgedekt binnen controledoelstelling Niveau van thema: mate waarin risico’s zijn afgedekt binnen thema Niveau van risico: vertrekken vanuit risico en bv. scoren op kans en impact van het risico Hulpmiddelen/instrumenten: Schaal scoring op niveau controledoelstellingen/thema’s

Traject na zelfevaluatie 24/09/2018 Traject na zelfevaluatie

Aan de slag met de resultaten 24/09/2018 Aan de slag met de resultaten Prioritering verbeteracties/Quick wins onderscheid methodiek prioritering (bv. pair ranking) Hulpmiddelen/instrumenten: Prioritering verbeteracties (goede praktijk) Actieplan met aanduiding verantwoordelijke en timing  belangrijk om ook acties/aanbevelingen uit andere evaluaties/audits/doorlichtingen op te nemen Terugkoppeling bv. naar betrokken medewerkers, overige personeelsleden, politieke niveau

Aan de slag met de resultaten 24/09/2018 Aan de slag met de resultaten Opvolgingsmethodiek Bv. periodiek op MAT/CBS (voorbeeld tussentijdse opvolging) Rapportering De rapportering over organisatiebeheersing geeft de mate van beheersing van risico’s weer. Hierbij vermeldt het rapport de status/voortgang van vooropgestelde verbeteracties, alsook de geplande verbeteracties voor het volgende jaar. Het gekozen model kan helpen om het rapport en de informatie over de beheersing van de risico’s te structureren. Bv. rapporteren over uitgevoerde en geplande verbeteracties (Zwevegem)

24/09/2018 Goede praktijken

24/09/2018 https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken-leidraad-organisatiebeheersing https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken/uitvoeren-van-een-zelfevaluatie (Sint-Katelijne-Waver) https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken/gestructureerde-aanpak-van-organisatiebeheersing (Berlaar) https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken/prioritering-van-verbeteracties-op-basis-van-een-degelijke-zelfevaluatie (Kuurne) https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken/werken-aan-interne-controle-organisatiebeheersing-aan-de-hand-van-een-zelfevaluatie (Zwevegem) https://overheid.vlaanderen.be/goede-praktijken/werken-aan-interne-controle-organisatiebeheersing-zelfevaluatie-ge%C3%AFntegreerd-in-de (Mol)

24/09/2018 Instrumenten

Uitvoering zelfevaluatie 24/09/2018 Uitvoering zelfevaluatie Leidraad Organisatiebeheersing met controledoelstellingen, risico’s en beheersmaatregelen Ppt met kernwoorden Leidraad Organisatiebeheersing Excel oplijsting sterke punten/verbeterpunten (-acties)/Quick Wins Schaal scoring op niveau controledoelstellingen/thema’s Excel prioritering verbeteracties

Andere zelfevaluatie-instrumenten 24/09/2018 Andere zelfevaluatie-instrumenten www.auditvlaanderen.be/organisatiebeheersing/andere- zelfevaluatie-instrumenten Controleprogramma: Gemeentelijke belastingen en retributies Gidsen: Gids voor facturatie en inning van gemeentelijke belastingen en retributies Gids voor aankoop- en contractbeheer

Globale rapporten www.auditvlaanderen.be/globale-rapporten 24/09/2018 Globale rapporten www.auditvlaanderen.be/globale-rapporten Eerste reeks organisatie-audits bij lokale besturen Thema-audit gemeentelijke belastingen en retributies Eerste detectie-audits bij OCMW-besturen Thema-audit Aankoop- en contractbeheer van leveringen en diensten Thema-audit Aankoop- en opvolging van werken Thema-audit Instroom van medewerkers Thema-audit Informatiebeveiliging

Bedankt! Relatiebeheerder West-Vlaanderen Caroline Scheerlinck 24/09/2018 Relatiebeheerder West-Vlaanderen Caroline Scheerlinck caroline.scheerlinck@vlaanderen.be Relatiebeheerder Oost-Vlaanderen Kenneth Debolle kenneth.debolle@vlaanderen.be Relatiebeheerder Antwerpen Frank Vermeulen frank.vermeulen@vlaanderen.be Relatiebeheerder Vlaams-Brabant Liesbeth Vanderstukken Liesbeth.vanderstukken@vlaanderen.be Relatiebeheerder Limburg Els Parthoens els.parthoens@vlaanderen.be Bedankt!