Train-the-trainer opleidingspakketten informatiemanagement

Inhoud introductie structuur opleiding opleidingspakketten kennisdelen 23 september 2018

Introductie kennisdeling aanpak nieuwe opleiding toelichten tips om de pakketten te geven 23 september 2018

Structuur opleiding afzonderlijke lespakketten doel flexibel kunnen inspelen op de noden van cursisten pakketten afzonderlijk kunnen geven zoveel mogelijk hergebruik mogelijk maken evenwicht tussen theorie en praktijk regelmatig oefeningen en interactie groep 23 september 2018

Basis: Stappenplan Informatiehuishouding Middelen Verantwoor-delijkheden Procedures Om een goede informatiehuishouding op te zetten heb je nood aan sterke, dragende pijlers. Deze moeten elkaar onderling versterken en zijn ook onderling complementair en afhankelijk. Er moeten middelen zijn om het mogelijk te maken (niet alleen maar geld of ict, maar ook tijd, voldoende personeel, …) Er moeten procedures zijn, die de afspraken weergeven die zijn gemaakt om bepaalde acties uit te voeren (bv. procedure vernietiging, naamgeving, …) Er moeten verantwoordelijkheden zijn. Mensen die erop toezien dat de middelen er zijn, dat de procedures worden opgevolgd, en de middelen goed en efficiënt worden aangewend. Het informatiebeleid: Het informatiebeleid van een organisatie omvat de doelen, middelen en wegen om de gewenste informatievoorziening te ontwikkelen en te beheren. Het informatiebeleid is binnen een organisatie kaderzettend voor alle activiteiten die met informatievoorziening te maken hebben. Het informatiebeleid geeft uitgangspunten en randvoorwaarden voor de gewenste informatievoorziening. Het moet zijn afgestemd op het strategisch beleid van een organisatie. Informatie is immers geen doel op zich, maar een middel waarmee een organisatie beter kan functioneren. VRAAG: staan alle pijlers op zich? Wat gebeurt er als er onevenwicht is? Wat gebeurt er als er geen integratie tussen de verschillende pijlers? VRAAG: 3 mogelijke voorstellingen: De Machine: ieder pilaar is een stuk van de machine, bestaande uit grote en kleine tandwielen, die allemaal afhankelijk zijn van elkaar. De lopende band: elk van de zaken is een pilaar: de lopende band = middelen, de operator de verantwoordelijkheden, de handleiding = procedures. De Griekse tempel= de informatiehuishouding (fronton) ziet er uit als een Griekse tempel gesteund door 3 pilaren, die even sterk moet zijn. Als dat niet het geval is, stort het in elkaar. Informatiebeleid 23 september 2018

Basis stappenplan inhoud aanpak timing wat is informatiebeheer? waarom is het belangrijk? wat heb je nodig om aan goed informatiebeheer te doen? aanpak theorie timing 20-30 min 23 september 2018

Gemeenschappelijk klassement? 23 september 2018

Basis: Gemeenschappelijk klassement inhoud wat is een gemeenschappelijk klassement ? waarom is het belangrijk? hoe stel je het op en onderhoud je het? aanpak veel oefeningen en interactie cursisten de problematiek en oplossingen laten formuleren 23 september 2018

Basis: Gemeenschappelijk klassement timing 2 uur à 2 uur 15 min aandachtspunten komt heel veel bij kijken, dus intensief pakket aanpak vergt goede groepsdynamiek en begeleiding van lesgever 23 september 2018

Basis: IBP inhoud aanpak timing wat is een IBP? Wat staat er in? termen bestemming en bewaartermijn waarom is het belangrijk? hoe stel je het op en onderhoud je het? aanpak theorie, beperkte oefeningen en interactie timing 45 min 23 september 2018

Gevorderden: IBP inhoud aanpak timing aandachtspunten wat is de betekenis van alle velden in het IBP aanpak uitgebreide oefening, zeer praktisch timing 1 tot anderhalf uur aandachtspunten te uitgebreid voor basisopleiding, maar zeer handig om mee aan de slag te gaan met collega’s die een IBP moeten opstellen probeer, als case, een of meerdere dossiertypes van cursisten te gebruiken 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

Basis: Beheren semistatisch archief inhoud basisinformatie beheren analoog archief introductie Depot aanpak theorie, beetje interactie, filmpje timing 20-30 min aandachtspunten luchtig, een goede afwisseling met de andere pakketten 23 september 2018

Basis: Vernietigen inhoud aanpak timing aandachtspunten procedure voor vernietigen belang IBP onderstrepen bewust omgaan met overheidsinformatie aanpak theorie timing 10 min aandachtspunten Is een apart pakket om het belang te benadrukken en is makkelijk herbruikbaar 23 september 2018

Gevorderden: digitaliseringsprojecten inhoud types digitalisering waarom digitaliseren? de juiste oplossing voor de doelstelling plan van aanpak … nadruk op denkkader aanpak theorie, interactie, kleine oefening 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

Gevorderden: digitaliseringsprojecten timing anderhalf uur aandachtspunten veel vraag naar link met pakket handtekenplaatsing en met gemeenschappelijk klassement intensief 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

G: e-mail onder controle inhoud hoe omgaan met e-mail? link gemeenschappelijk klassement? aanpak acties aanpak vertellen en interactie timing 45 min aandachtspunten makkelijk herbruikbaar 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

G: handtekenplaatsing inhoud bewustzijn over wat een handtekening is en wat de functie ervan is beslissingsmodel aanpak verhaal vertellen en verwijzen naar website timing 10 min aandachtspunten moet nog verder uitgewerkt worden 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

G: depot inhoud aanpak timing aandachtspunten volledige procedure aandacht voor belangrijkste punten aanpak theorie en oefening timing 25-40 min aandachtspunten zeer praktisch 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

G: Informatiehuishouding op orde houden inhoud hoe onderhouden? steun management en collega’s trash day aanpak samenvattend vertellen timing 15-25min aandachtspunten verwijst naar alle pakketten 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

G: Laat je netwerk werken inhoud wat doet een informatiebeheerder netwerk informatiebeheerders hinderpalen voor de informatiebeheerder aanpak theorie en interactie timing 15-25min aandachtspunten verwijst naar alle pakketten 1 of twee cursisten brengen een dossier mee 23 september 2018

Linken tussen pakketten Stappenplan Waarom bijhouden? Primair ter ondersteuning van de bedrijfsvoering ter voldoening aan regelgeving ter verantwoording ter handhaving van rechten Secundair cultureel-maatschappelijk belang IBP definitie bewaartermijn en bestemming daaraan koppelen Semistatisch archief: schema 23 september 2018

Hulplijnen: algemeen eerstelijnsadvies? Meer nood aan vitamine i? je informatiebeheerder en beleidsdomeinarchivaris http://www.bestuurszaken.be/netwerk-informatiebeheerders http://www.bestuurszaken.be/beleidsdomeinarchivarissen Meer nood aan vitamine i? http://www.bestuurszaken.be/opleiding 23 september 2018

Hulplijnen: algemeen www.bestuurszaken.be/informatiemanagement informatiemanagement@bz.vlaanderen.be www.bestuurszaken.be/yammernetwerk-informatiemanagement-vlaamse-overheid yammer.com/informatiebeheervlaamseoverheid 23 september 2018