AMIF-ISF Coaching eindverslag AMIF 03 - Integratie 21/09/2018 AMIF-ISF Coaching eindverslag AMIF 03 - Integratie Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Inhoud: Algemeen Financiële rapportage Inhoudelijke rapportage Rapportage doelgroep Bewijsstukken Controleproces en saldobepaling Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21/09/2018

21/09/2018 1. Algemeen Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Algemeen Volgens templates op website www.amif-isf.be ! meeste recente versies gebruiken Indienen per mail: amif.isf@ibz.eu Ten laatste op 31/03/2017 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21/09/2018

2. Financiële rapportage 21/09/2018 2. Financiële rapportage Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Loonkosten: algemeen Rapporteren per persoon per maand Verschillende soorten kosten afzonderlijk rapporteren: zie template Altijd referentie naar bewijsstuk vermelden Kosten moeten gelinkt zijn aan budgetfiche 21/09/2018

Loonkosten: directe kosten subsidiabel als DIRECTE kosten : salaris, RSZ, patronale bijdrage, taalpremie, fietsvergoeding, sociaal abonnement, werkbonus, en eventuele andere reglementaire bijdragen (pensioen, verzekering, …) Niet subsidiabel als directe kosten: kosten sociaal secretariaat, bonussen die niet tot het gebruikelijke loonbeleid behoren Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21/09/2018

Loonkosten Eindejaarspremie en vakantietoelage enkel het deel dat slaat op de periode dat de persoon op het project gewerkt heeft en à rato van de gewerkte tijd is subsidiabel (als directe kost). Voorbeeld: Project van 01/04/2015 – 31/12/2016 (9 maanden) Persoon X werkt voor 40% op het project VG/EJP/andere: subsidiabel voor 9/12 aan 40% = 1000€ * 9/12 = 750 * 40% = 300 € Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21/09/2018

Loonkosten Eindejaarspremie en vakantietoelage Vakantietoelage: Toelage uitbetaald tijdens de projectperiode 2015: vakantietoelage uitbetaald in 2015 (ook al is deze voor de start van het project betaald geweest) 2016: vakantietoelage uitbetaald in 2016 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21/09/2018

Loonkosten Correctie op basis van doelgroep Indien 50% van de deelnemers aan het project tot de doelgroep behoort (derdelanders – niet EU) slechts 50% van de loonkost mag ingebracht worden als kost voor het project Voorbeeld: 100 deelnemers, waarvan 80 derdelanders (doelgroep AMIF) en 20 EU-burgers Loonkost begeleider = 1000 € Slechts 80% van de loonkost (800 €) is subsidiabel. DUS: enkel 800 € rapporteren en niet 1000 € 21/09/2018

Indirecte kosten Maximum % zoals bepaald in budgetfiche Op basis van gerapporteerde / aanvaarde kosten Geen bewijsstukken nodig Voorbeeld: Budgetfiche: 12% indirecte kosten op 100.000 € = 12.000 € Rapportage: 12% indirecte kosten op 90.000 € = 10.800 € Na controle: 12% indirecte kosten op 80.000 € = 9.600 € Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21/09/2018

3. Inhoudelijke rapportage 21/09/2018 3. Inhoudelijke rapportage Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Aandachtspunten Rapportage over hele projectduur Juiste referenties (projectnaam + projectcode) Publicaties, … : als bijlage bij het eindverslag bezorgen Onderaanneming: enkel rapporteren indien gefinancierd door het project Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund 21/09/2018

Indicatoren Grijze vakken letterlijk en volledig kopiëren uit de projectfiche Kwantitatieve versus kwalitatieve indicatoren: Kwantitatief: hoeveel (resultaat is getal) Kwalitatief: wat heb ik bereikt (beschrijving) Hier enkel personen die deel uitmaken van de doelgroep (niet EU) rapporteren 21/09/2018

4. Rapportage doelgroep 21/09/2018 Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Rapportage doelgroep 2 lijsten Anonieme rapportage ! Gegevens: Lijst met alle deelnemers Lijst met enkel deelnemers AMIF doelgroep (derdelanders) Anonieme rapportage ! Gegevens: Dossiernummer Statuut Nationaliteit Start en einddatum aan project 21/09/2018

21/09/2018 5. Bewijsstukken Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Algemeen Te bewaren ter plaatse Mogen niet bezorgd worden aan de VA bij indiening eindrapport Moeten aan de VA worden voorgelegd bij eventuele controle ter plaatse 21/09/2018

Loonkosten Loonfiches per maand Affectatiebewijs Arbeidscontract Timesheet indien niet 100% op het project tewerkgesteld Taakbeschrijving 21/09/2018

Doelgroep Bewijs geldig statuut gedurende gehele projectperiode Uittreksel uit rijksregister (getrokken bij begin van het project) OF Recente annex waaruit blijkt dat persoon recht heeft om in België te verblijven Bewijs van deelname aan project Getekende aanwezigheidslijsten activiteiten / individuele opvolging 21/09/2018

6. Controleproces en saldobepaling 21/09/2018 6. Controleproces en saldobepaling Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund

Administratieve controle Zijn alle templates correct ingevuld ? Komt wat gerapporteerd overeen is met wat er voorzien is in de project- en budgetfiche ? Zijn de bereikte resultaten realistisch ? Is er rekening gehouden met eerdere opmerkingen ? Klopt de financiële rapportage rekenkundig ? Zijn de gemaakte kosten realistisch ? … 21/09/2018

Financiële controle On the spot (bij de eindbegunstigde) 100% of 20 % van de kosten categorie (random selectie) Door 2 personen van de Cel Fondsen Datum wordt bepaald in overleg met eindbegunstigde (indien nodig meerdere dagen) Lijst met te controleren stukken wordt op voorhand bezorgd De VA maakt verslag van de controle Dialoogperiode van 1 maand om ontbrekende stukken voor te leggen 21/09/2018

Controle doelgroep Alle projecten met primaire doelgroep On the spot (bij de eindbegunstigde) Door 2 personen van de Cel Fondsen Datum wordt bepaald in overleg met eindbegunstigde Op basis van steekproef Controle van statuut deelnemer nationaliteit deelnemer deelname aan project Dialoogperiode van 1 maand om ontbrekende stukken voor te leggen 21/09/2018

Saldobepaling Op basis van Financiële controle % fouten worden geëxtrapoleerd naar de gehele massa Tenzij het gaat om incidentele fout Controle doelgroep % fouten wordt geëxtrapoleerd op volledige projectkost 21/09/2018

Saldobepaling Saldo wordt meegedeeld per mail aan de eindbegunstigde Eindbegunstigde heeft 30 dagen om schriftelijk inlichtingen te vragen Saldo wordt bevestigd per brief Betaling saldo wordt uitgevoerd 21/09/2018

21/09/2018 Vragen ? Supported by the Asylum, Migration and Integration Fund & the Internal Security Fund